國外先進(jìn)檔案管理經(jīng)驗分析及啟示

趙悅

【摘要】國外檔案管理工作有檔案政策法規(guī)完善、檔案開放力度大、信息化程度高、檔案服務(wù)彰顯人文情懷等先進(jìn)經(jīng)驗，值得我們借鑒和參考，本文通過對國外成功經(jīng)驗進(jìn)行學(xué)習(xí)和分析，總結(jié)出對于我國檔案工作發(fā)展具有指導(dǎo)意義的對策措施。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;國外檔案;檔案開放;信息化

近年來，我國檔案事業(yè)發(fā)展迅速，但與國外先進(jìn)檔案管理經(jīng)驗相比，還存在著諸多不足，現(xiàn)對國外先進(jìn)檔案管理經(jīng)驗進(jìn)行學(xué)習(xí)、總結(jié)和分析，借鑒國外先進(jìn)的檔案管理成功經(jīng)驗，為我國檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展提供思路和方法。

一、國外先進(jìn)檔案管理的特征

（一）檔案管理相關(guān)政策法規(guī)完善。國外檔案管理理論較為完善，政策發(fā)展水平較高，檔案利用體系較為科學(xué)。美國是檔案管理相關(guān)政策最為完善的國家之一。美國對檔案相關(guān)政策的研究起步較早。20世紀(jì)50年代起，美國就相繼頒布了一系列有關(guān)信息公開和檔案利用等方面的政策法規(guī)。同時，隨著檔案事業(yè)需要，美國檔案管理相關(guān)政策經(jīng)歷了多次修改，逐步發(fā)展完善，不斷適應(yīng)新的需求。英國在檔案管理政策建設(shè)方面也有較好的發(fā)展，英國于1836年成立了檔案委員會，負(fù)責(zé)研究檔案改革和提出關(guān)于建立總檔案館的方案。1838年通過第一個

《公共檔案法》，之后都進(jìn)行了不斷的修訂和完善。《公共檔案法》對檔案的管理、開發(fā)與利用及其相關(guān)法律問題進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定，是管理英國國家檔案的主要和基礎(chǔ)性的法律，建立了完善的檔案保管體系。

（二）檔案開放力度大。國外發(fā)達(dá)國家檔案開放力度較大。美國國家檔案館一直以其開放性聞名，其百分之八十以上館藏資源都可以毫無限制地向社會開放。美國國會1966年頒布了《信息自由法》，以促進(jìn)聯(lián)邦政府信息公開和利用。美國國家檔案館專門開設(shè)了“信息自由閱覽室”，按照要求開放文件供讀者閱覽。法國1794年《穡月七日檔案法令》規(guī)定所有公共檔案館實行開放原則。法國對檔案開放利用的規(guī)定十分具體，并針對不同類型檔案制定了詳細(xì)的檔案開放范圍。此外，國外對檔案利用者的資格限制非常少。外國利用者在美國國家檔案館查閱檔案，不會因為國籍方面的問題受到限制。英國公共檔案館對利用者無論本國公民，還是外國人，都同等對待。

（三）信息化程度高。國外檔案管理具有規(guī)范性和科學(xué)性，電子檔案管理機(jī)制較為完善，重視檔案管理信息化建設(shè)。英國是檔案管理較為先進(jìn)的國家之一，1955年，英國就開始使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)向公眾提供檔案信息服務(wù)。英國檔案信息資源整合門戶網(wǎng)站，對多所高校檔案信息資源進(jìn)行整合，以數(shù)據(jù)庫和檢索工具為支撐，為高校教學(xué)研究以及公眾檔案查詢提供便捷服務(wù)。英國高校檔案館之間不僅實現(xiàn)了跨校合作，還與博物館、圖書館合作實現(xiàn)了檔案信息資源共享。美國高校檔案館網(wǎng)站頁面簡明扼要，邏輯條理清晰，融合多種功能，還有一些網(wǎng)站設(shè)有在線咨詢服務(wù)，能夠為利用者提供方便的檔案信息服務(wù)。澳大利亞與新西蘭等國成立了檔案管理聯(lián)盟，完善了電子檔案統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)了電子文件數(shù)字化管理。

（四）檔案服務(wù)彰顯人文情懷。國外檔案管理工作推崇

“以人為本”的服務(wù)理念，旨在為公眾提供方便快捷的服務(wù)，呼吁公眾關(guān)注社會熱點(diǎn)話題，彰顯人文情懷。英國公共檔案館與國家統(tǒng)計局聯(lián)合設(shè)立了“家庭檔案中心”，對查詢者提供家庭歷史咨詢服務(wù)，可以為檔案查詢者提供有關(guān)出生、收養(yǎng)、婚姻、死亡等方面的歷史檔案咨詢，并指導(dǎo)他們?nèi)绾卫眉易V檔案信息資源。英國高校檔案管理機(jī)構(gòu)可以提供部分檔案的復(fù)制品或原件查詢，還有檔案展覽、網(wǎng)上指南等檔案信息資源，查閱者可以在閱覽區(qū)查閱檔案信息。同時，還可以通過電話、電子郵件等方式聯(lián)系檔案館工作人員，進(jìn)行檔案查詢。此外，英國許多檔案館還專門為殘疾人提供了輪椅等設(shè)施，還配備有供檔案查詢者進(jìn)行討論交流的會議室。加拿大非常重視對歷史檔案的保存和利用。加拿大國家檔案館里保存著大量的移民歷史記載，詳細(xì)記錄了移民最早建立家園的情況。同時，該館保存了加拿大在殖民統(tǒng)治期間的政府文件，這些英法殖民統(tǒng)治檔案具有極其珍貴的歷史研究價值和民族價值。該館還為固定利用者發(fā)放全年有效的檔案借閱卡，方便利用者進(jìn)行檔案查詢。

二、國外先進(jìn)檔案管理的啟示

（一）制定符合發(fā)展要求的信息政策。當(dāng)前我國檔案管理發(fā)展較為滯后，針對檔案管理相關(guān)政策也少之又少，一些檔案政策法規(guī)已明顯落后于實際工作需要，檔案工作沒有實現(xiàn)科學(xué)、規(guī)范化管理，檔案方面的法律僅有一部《檔案法》。我國應(yīng)主動學(xué)習(xí)和借鑒國外檔案政策先進(jìn)經(jīng)驗，加大對檔案政策的研究，制定出符合實際工作要求的信息公開政策、檔案利用政策及法律法規(guī)，將檔案管理政策和信息利用服務(wù)結(jié)合起來，將信息利用融入檔案管理中去，并不斷進(jìn)行政策的補(bǔ)充和完善。

（二）不斷加大檔案開放力度。與國外開放的檔案利用環(huán)境相比，我國對檔案的利用和對檔案利用者的限制過多，且利用手續(xù)繁瑣，不利于發(fā)揮檔案資源的價值，我國應(yīng)制定規(guī)范科學(xué)的檔案開放規(guī)定，進(jìn)一步細(xì)化檔案開放具體政策，不斷完善檔案開放制度，使檔案開放工作有據(jù)可依。檔案部門應(yīng)根據(jù)本部門實際情況，將部門檔案向社會開放，以滿足檔案事業(yè)發(fā)展需求和社會公眾查閱需求。促進(jìn)具有研究價值和歷史意義的檔案進(jìn)一步開放，同社會政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育、民生等方面結(jié)合起來，加大檔案宣傳力度，以此來提升公民檔案意識，通過開放利用更好地發(fā)揮檔案資源價值。

（三）加快檔案信息化建設(shè)步伐。相較于發(fā)達(dá)國家，我國在檔案信息化建設(shè)方面存在明顯不足，我國應(yīng)加快檔案信息化建設(shè)步伐，充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字化技術(shù)，加快公共檔案館、高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)，提供滿足個性化需求的檔案檢索服務(wù)，實現(xiàn)檔案資源目錄查詢和檔案全文閱覽服務(wù)。豐富網(wǎng)站內(nèi)容，發(fā)布館藏介紹、查檔須知、檔案相關(guān)知識和政策法規(guī)，使利用者對檔案服務(wù)有更加深刻的了解和認(rèn)識。還可通過微信、微博、公眾號等方式提供檔案便捷查詢服務(wù)，使利用者可以隨時隨地查詢檔案資源。利用多種途徑方法加快檔案信息化建設(shè)，竭盡所能發(fā)揮檔案資源優(yōu)勢水平。

（四）提高服務(wù)水平，彰顯人文情懷。我國應(yīng)充分借鑒國外檔案服務(wù)經(jīng)驗，拓寬檔案服務(wù)的范圍和功能，向社會廣泛征集反映歷史、社會生活、重大事件、家族傳承等方面的檔案，從民眾中來，到民眾中去，積極挖掘檔案信息資源，吸引公眾參與到檔案建設(shè)中來。根據(jù)館藏優(yōu)勢，舉辦展覽、講座、沙龍、競賽等各種類型的宣傳活動，向社會展出珍貴檔案、特色檔案。讓民眾走進(jìn)檔案館的同時，讓檔案走出去，通過檔案展覽進(jìn)社區(qū)、送檔案下鄉(xiāng)等方式，增進(jìn)檔案與民眾的距離，讓公眾通過檔案活動了解檔案，學(xué)會利用檔案。同時，還可以與圖書館、博物館等相關(guān)單位進(jìn)行合作，豐富檔案館藏資源，實現(xiàn)檔案信息資源共享，提升檔案整體影響力。還可以與學(xué)校加強(qiáng)合作，將檔案館作為學(xué)習(xí)教育基地，利用檔案信息中的珍貴史料，開展豐富多彩的文化教育活動。此外，還要改善檔案館環(huán)境，營造舒適親民的檔案文化氛圍，將檔案館打造成公眾文化休閑場所，將人文情懷融入檔案館建設(shè)中，提升檔案文化屬性和品牌建設(shè)力度。

三、結(jié)語

通過與國外先進(jìn)檔案工作經(jīng)驗的對比和分析，認(rèn)識到當(dāng)前我國檔案管理工作存在檔案管理相關(guān)政策法規(guī)不完善、檔案開放力度不足、信息化程度低及服務(wù)水平低等明顯問題。因此，我國應(yīng)加快制定符合檔案工作實際和信息公開發(fā)展要求的檔案管理政策，健全檔案管理相關(guān)政策體系，完善配套措施，實現(xiàn)檔案工作的科學(xué)、規(guī)范化管理。加大檔案開放力度，通過開放和利用充分發(fā)揮檔案資源價值。加快檔案信息化建設(shè)步伐，以公眾需求為導(dǎo)向，向社會各界提供更高質(zhì)量、更高水平的檔案服務(wù)，彰顯檔案服務(wù)人文情懷。

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