中學(xué)檔案管理安全保障措施研究

邱明磊

【摘要】檔案管理對于學(xué)校以及社會發(fā)展有著積極的推動作用，并逐漸獲得了社會的廣泛關(guān)注。對于學(xué)校而言，通過對資料的有效整合，做好檔案的歸檔以及立卷工作，使得這些檔案可以充分實現(xiàn)其價值，有助于提升學(xué)校的管理水平。此外，利用檔案資料提升決策的精準(zhǔn)性，可以推動學(xué)校更好發(fā)展。為此，本文對中學(xué)檔案管理安全保障措施展開了分析，探究了中學(xué)檔案安全管理的必要性，論述了中學(xué)檔案安全管理中存在的問題，并提出了相應(yīng)的措施。

【關(guān)鍵詞】中學(xué);檔案管理;安全保障

當(dāng)前，安全問題逐漸成了各個行業(yè)高度關(guān)注的問題。所以，安全保障措施的制定需要針對具體問題給予針對性的分析，要根據(jù)不同的時間、行業(yè)使用差異化的應(yīng)對策略。同理，檔案管理工作中的安全保障，也需要根據(jù)科技以及理念的發(fā)展程度，采取不同的策略。所以，檔案管理安全保障工作，需要共同發(fā)展和與時俱進(jìn)。對于學(xué)校而言，通過搜集和整合各種資料，做好檔案的歸檔以及立卷的相關(guān)工作，使得這些資料、檔案可以真正體現(xiàn)出其價值，有助于提升學(xué)校的管理水平。此外，利用這些檔案資料也能夠開展精準(zhǔn)化決策，有助于推動學(xué)校有序發(fā)展。為此，筆者結(jié)合實踐工作經(jīng)驗，對中學(xué)檔案管理安全保障問題與措施進(jìn)行了深入剖析。

一、中學(xué)檔案安全管理的必要性

隨著我國經(jīng)濟逐漸進(jìn)入新常態(tài)，各項改革措施處在攻堅克難的關(guān)鍵階段。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，中學(xué)檔案安全管理既面臨著機遇，同時也面臨著挑戰(zhàn)，不僅需要對檔案管理形式進(jìn)行創(chuàng)新，同時也需要對檔案管理工作制度和內(nèi)容進(jìn)行完善。在此背景下，中學(xué)檔案管理工作也開始朝著信息化建設(shè)的方向不斷發(fā)展。強化檔案管理就是合理使用現(xiàn)代信息技術(shù)，完善并且提升檔案管理的效果，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺，及時地獲取最新的信息資源，拓展檔案信息資源開發(fā)以及獲取渠道，從而保證檔案管理的有效性、科學(xué)性以及便捷性。同時，信息化檔案信息的安全性與準(zhǔn)確性也會得到提升。除此之外，新時期，強化檔案安全管理工作，可以在某種意義上推動信息資源共享，實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)，保證檔案管理工作能夠幫助學(xué)校更好發(fā)展?？梢?，新時期，強化檔案安全管理工作極為有必要，這是提升學(xué)校社會競爭力的關(guān)鍵途徑與有效手段?，F(xiàn)階段，部分中學(xué)檔案安全管理工作依然面臨著諸多問題，嚴(yán)重影響了學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。中學(xué)想要在激烈的競爭中尋求發(fā)展，就要采用現(xiàn)代信息技術(shù)完善發(fā)展理念，強化檔案管理工作的安全性，以此和社會發(fā)展相匹配，最終實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的根本目標(biāo)。為此，筆者認(rèn)為，加強中學(xué)檔案安全管理工作，不僅有助于學(xué)校檔案管理工作有序性的提升，同時也有助于完善學(xué)校各項管理工作。

二、中學(xué)檔案安全管理存在的問題

（一）管理信息化程度較低。當(dāng)前，我國檔案安全管理從業(yè)人員管理意識薄弱，特別是事業(yè)單位，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)普遍認(rèn)為檔案管理工作并非中學(xué)發(fā)展的關(guān)鍵內(nèi)容。所以，在檔案管理工作中所投入的資金短缺，沒有能夠?qū)鹘y(tǒng)管理理念進(jìn)行有效創(chuàng)新，檔案管理措施不夠完善，安全性不足。與此同時，當(dāng)前，社會信息技術(shù)發(fā)展速度較快，中學(xué)對于檔案管理的信息化建設(shè)缺少足夠的重視度，導(dǎo)致檔案管理工作依然停留在手工管理的階段，對中學(xué)利用檔案帶來了不利的影響，降低了檔案管理本身的危險性，約束了中學(xué)的可持續(xù)發(fā)展。

（二）管理專業(yè)化程度不高。檔案管理需要專業(yè)人員給予專業(yè)化的管理?？墒?，當(dāng)前很多中學(xué)缺少檔案管理制度，管理工作較為隨意，管理人員專業(yè)化程度不足，從而降低了檔案安全管理效果，信息資源更新速度較慢，使得檔案信息無法及時而又準(zhǔn)確地提供給相應(yīng)的人員。除此之外，事業(yè)單位檔案管理任務(wù)相對繁重，檔案信息管理方法以及專業(yè)化程度不足，造成了檔案管理工作異常混亂，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案遺漏與丟失的問題，由此造成檔案管理處于危險當(dāng)中，使得檔案使用率低下，對整體經(jīng)營效益產(chǎn)生了不利的影響。

（三）管理設(shè)備不夠可靠。中學(xué)檔案管理設(shè)備包含了數(shù)字檔案存儲設(shè)備、實體檔案存儲設(shè)備、檔案銷毀設(shè)備以及數(shù)字檔案利用設(shè)備等。目前，市場上也提供了多種形式的檔案密集架、檔案盒等設(shè)備實現(xiàn)對實體檔案的存儲。部分中學(xué)使用了不符合國家標(biāo)準(zhǔn)的器具裝載檔案，在檔案存儲以及使用的過程中會產(chǎn)生檔案破壞的情況。對于數(shù)字檔案而言，很多中學(xué)使用了普通的磁盤存儲，甚至有的中學(xué)將數(shù)據(jù)存儲在云端，對于員工使用檔案權(quán)限沒有做細(xì)致的要求，員工之間存在設(shè)備互借的問題。對于那些已經(jīng)報廢的檔案設(shè)備，中學(xué)也沒有使用科學(xué)而又合理的處理方式，只是簡單將其出售，或者是丟棄，檔案盒當(dāng)中的檔案編目以及資料都沒有進(jìn)行處理就丟失，這使得中學(xué)檔案資料完整性受損，導(dǎo)致了一些別有用心者盜竊中學(xué)機密的情況發(fā)生。

（四）加密技術(shù)落后。中學(xué)歸入檔案信息管理系統(tǒng)的相關(guān)文件主要是Excel以及Word文檔，歸檔過程中沒有使用軟件本身自帶的文件保護(hù)工作對文件進(jìn)行加密處理，沒有限制檔案的編輯權(quán)以及修改權(quán)。此外，通過網(wǎng)絡(luò)獲得檔案的過程中，一些中學(xué)內(nèi)網(wǎng)缺少加密，文件通常以沒有加密的明文形式在網(wǎng)絡(luò)上傳輸，入侵者能夠利用網(wǎng)關(guān)以及路由器獲取文件，盡管提供的多為檔案副本信息，對檔案本身的真實性以及完整性不會產(chǎn)生威脅，可是通過多次分析與竊取，入侵者能夠充分挖掘中學(xué)運作規(guī)律，泄漏網(wǎng)上傳輸?shù)母黝愋畔ⅲ`取機要文件。

三、中學(xué)檔案管理安全保障措施

（一）提升實體檔案的安全。紙質(zhì)檔案在中學(xué)檔案中所占的比重較大。實體檔案安全保障技術(shù)需要從安全修復(fù)以及安全保管兩個方面入手?？茖W(xué)合理地使用安全保管技術(shù)是確保學(xué)校檔案實體安全的關(guān)鍵舉措。在保管環(huán)境層面，需要引入智能化環(huán)境監(jiān)控技術(shù)，全面監(jiān)控中學(xué)檔案庫房安全。使用現(xiàn)代化的裝幀技術(shù)，對特定檔案需要進(jìn)行真空保管，避免機械磨損以及氧化。強化檔案除菌技術(shù)的使用，選擇相應(yīng)的驅(qū)蟲藥劑，避免檔案受到蟲害。對于不同載體的檔案需要進(jìn)行分類保管，避免聲像檔案、磁性載體檔案在保管環(huán)境中受到侵害，從而影響學(xué)校檔案安全的可用性與完整性。檔案修復(fù)技術(shù)可以全面提升實體檔案壽命。修復(fù)技術(shù)包含了修裱技術(shù)、紙張去污技術(shù)、加固技術(shù)以及去酸技術(shù)等。目前，磁性載體檔案修復(fù)技術(shù)應(yīng)用較為困難。對中學(xué)來說，檔案管理人員要掌握簡易的檔案修復(fù)方法，存在相對較高的修復(fù)需求的時候可以將其外包給專業(yè)服務(wù)商，合理化的使用市場所提供的便利，提升檔案安全水平。

（二）落實“兩勤一查”工作。為了保障學(xué)校師生更加重視檔案安全管理工作，檔案管理人員需要綜合使用校園文化走廊、報刊和qq群等形式提升宣傳力度，使得全校的師生能夠充分認(rèn)識到檔案法與保密法等知識，推動全校師生遵守檔案資料查閱制度與規(guī)章，使其產(chǎn)生合理使用學(xué)校檔案資源的良好習(xí)慣。此外，檔案管理人員在日常工作中也要認(rèn)真觀看監(jiān)控錄像，防止出現(xiàn)讀者損壞檔案以及涂改檔案的情況。對于讀者借閱并且歸還的資料，管理人員要對其進(jìn)行認(rèn)真檢查，如果發(fā)現(xiàn)問題，要馬上向領(lǐng)導(dǎo)小組報告，第一時間給予解決。

（三）完善安全保障設(shè)施建設(shè)。硬件設(shè)施是檔案長期可用的重要保障。相較于傳統(tǒng)檔案來說，由于紙質(zhì)檔案、磁帶檔案以及膠片檔案對于光、濕溫度、氧化劑以及酸堿等有著特殊的要求，學(xué)校需要配備更加專業(yè)的檔案承載設(shè)備保證檔案的安全，而且?guī)旆恐幸友b窗簾、防盜窗、溫濕度表以及空調(diào)等調(diào)節(jié)設(shè)備。對于數(shù)字檔案來說，學(xué)校需要選擇合理化的服務(wù)器，充分滿足學(xué)校實際運作的需要，為員工管理與使用檔案配備相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備與終端設(shè)備，同時還要配備復(fù)印機、掃描儀以及打印機等輸入輸出設(shè)備，對機房的溫濕度、電磁干擾、灰塵、靜電等進(jìn)行有效控制，確保檔案機房能夠更加安全的運作。除此之外，學(xué)校還要增設(shè)視頻監(jiān)控設(shè)備，對檔案的實際運作情況進(jìn)行記錄。添加排氣扇、滅火器等設(shè)備，在中學(xué)檔案發(fā)生災(zāi)害的時候可以給予有效應(yīng)對。

（四）加強安全機密技術(shù)應(yīng)用。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，中學(xué)檔案中會存在大量的電子檔案與電子文件，如何確保這些檔案的安全性是目前學(xué)校檔案管理的難點與重點，為此，學(xué)校需要在網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)以及數(shù)據(jù)安全技術(shù)等方面給予充分的保護(hù)，在充分享受信息技術(shù)對工作效率提升的情況下，保證檔案資料的安全性。為了保證學(xué)校機密檔案信息的安全以及保密，需要使用現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)安全技術(shù)，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)安全管理。首先，使用數(shù)據(jù)防擴散加密技術(shù)，對核心數(shù)據(jù)進(jìn)行強制化加密，檔案使用范圍限定在學(xué)校授權(quán)的計算機以及網(wǎng)絡(luò)上，在學(xué)校授權(quán)范圍內(nèi)，檔案能夠自動解密，不僅可以有效緩解服務(wù)器的壓力，同時也有助于合理、便捷使用檔案，同時對于密級相對較低的文檔則可以不給予加密處理，便于對外業(yè)務(wù)的溝通與交流。其次，健全中學(xué)數(shù)字檔案備份技術(shù)，有效實現(xiàn)中學(xué)檔案的異質(zhì)異地備份以及自動備份，將備份的成本控制在學(xué)?？梢猿惺艿姆秶鷥?nèi)，對于那些條件不允許的學(xué)校，至少需要實現(xiàn)手動備份，避免出現(xiàn)服務(wù)器被盜與損壞的問題。

四、結(jié)語

總而言之，檔案管理機構(gòu)是中學(xué)加強行政管理的重要部門，在社會、經(jīng)濟以及科技持續(xù)發(fā)展的背景下，中學(xué)要積極地轉(zhuǎn)變檔案管理傳統(tǒng)理念，對檔案安全管理工作進(jìn)行優(yōu)化，推動中學(xué)檔案管理工作可以在激烈的市場競爭中保持穩(wěn)定而又持續(xù)的發(fā)展。所以，針對目前一些學(xué)校檔案管理中暴露出的問題，中學(xué)要積極的使用信息化手段，對檔案管理理念進(jìn)行優(yōu)化。同時，要不斷健全檔案管理的相關(guān)制度，有效提升學(xué)校檔案管理水平，以此推動中學(xué)可持續(xù)發(fā)展。

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