新時代醫(yī)院文秘檔案管理工作方法

續(xù)翠萍

【摘要】在新的時代背景之下，醫(yī)院的文秘檔案管理工作對于提高醫(yī)院的工作效率以及促進醫(yī)院的發(fā)展具有很大的影響。因此，文秘工作作為醫(yī)院檔案管理工作當中非常重要的一部分，應該注重在信息化的發(fā)展時代之下，加強醫(yī)院的文秘檔案管理工作，以創(chuàng)新的方式和方法促進醫(yī)院檔案管理的有序發(fā)展和順利進行。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院文秘;檔案管理;方法

一、醫(yī)院文秘工作對檔案管理工作的重要性

（一）文秘工作可以為醫(yī)院檔案管理工作提供信息服務。醫(yī)院的文秘工作通過檔案的管理、資料的收集以及病例的保存等信息進行相互的整合以及收集，可以為醫(yī)院的檔案管理工作提供有效的基礎(chǔ)，文秘工作者以檔案的形式進行醫(yī)院檔案的相互保存可以促進醫(yī)院資源的信息共享。但是如果文秘缺乏檔案管理重要性的認識，檔案管理過程比較隨意，出現(xiàn)檔案丟失、檔案混亂等問題，還有些檔案人員沒有積極提高自身檔案管理技能和方法的思想，在檔案管理過程中過分借鑒自身經(jīng)驗，這無疑也給檔案管理質(zhì)量提高設(shè)置了障礙。因此，醫(yī)院的文秘工作是檔案管理工作當中非常重要的一個環(huán)節(jié)，可以為檔案管理工作提供有效的信息服務，為促進醫(yī)院的正常發(fā)展提供重要的前提。

（二）文秘工作可以保障醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量。醫(yī)院的文秘工作主要是針對檔案管理當中存在的基本問題進行相互的解決和整理，在協(xié)調(diào)各個部門之間具有一定的服務職能，而文秘工作者需要具備專業(yè)的素養(yǎng)以及專業(yè)的素質(zhì)，針對檔案管理當中出現(xiàn)的基本問題，能夠進行相應的解決，并充分認識到檔案管理工作對于社會和經(jīng)濟發(fā)展帶來的重要價值，從而能夠提高自身的素質(zhì)與保障醫(yī)院的檔案管理。在醫(yī)院的檔案管理工作當中，檔案對于醫(yī)院的查閱以及臨床科研起到了重要的作用，因此，文秘工作人員要具備自己的知識修養(yǎng)以及技能素養(yǎng)，才能夠在文秘檔案管理工作當中順利開展工作，并且運用現(xiàn)代化的信息更快更好地開發(fā)信息，實現(xiàn)檔案信息的資源共享，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務。

（三）文秘工作可以為醫(yī)院的檔案管理提供有效的保障。建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務。文秘工作不僅僅對于檔案管理進行相互的分類，同時也對于醫(yī)院的整體發(fā)展以及醫(yī)院的信息查閱提供有效的基礎(chǔ)。如果醫(yī)院檔案的整理歸檔等工作未被重視，檔案管理細節(jié)存在明顯問題和漏洞，進而導致檔案遺失、缺損問題頻頻發(fā)生，嚴重地影響了醫(yī)院檔案的使用價值。因此，做好文秘工作需要針對檔案管理存在的基本問題，并結(jié)合當今社會背景以及大數(shù)據(jù)的應用融入信息化的發(fā)展過程當中，以紙質(zhì)化的方式向電子化的方式進行轉(zhuǎn)變，在創(chuàng)新服務形式過程當中能夠高效率工作，實現(xiàn)檔案管理資料有序整理，從而促進在信息時代發(fā)展變化之下醫(yī)院檔案管理工作的進一步提高。

二、新時代醫(yī)院文秘檔案管理工作的方法

（一）提升文秘工作者的職業(yè)素養(yǎng)。隨著大數(shù)據(jù)的到來，醫(yī)院的文秘工作需要提升自己的專業(yè)素質(zhì)，尤其是可以根據(jù)大數(shù)據(jù)的發(fā)展變化，建立健全檔案的管理體制，以創(chuàng)新的形式來針對檔案管理進行分類和收集，從而加強檔案管理的信息化建設(shè)。堅持與時俱進的創(chuàng)新形式，醫(yī)院文秘日常工作的創(chuàng)新能夠在醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的過程當中提高新的工作思路以及方法，針對醫(yī)院檔案整理當中存在的基本問題，能夠以自身的專業(yè)素養(yǎng)進行相互的管理，以高效率的管理方式實現(xiàn)檔案的完美結(jié)合，從而醫(yī)院的發(fā)展。要加強基礎(chǔ)業(yè)務工作，在建立科學的檢索體系方面下功夫。尤其要加強機讀目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，不斷適應信息化、現(xiàn)代化管理的需要，實現(xiàn)從手工檢索向計算機檢索的全面過渡。因此，針對文秘工作者需要加強對于檔案收集工作當中的重視程度，通過提升檔案管理的技術(shù)含量以及加強文秘工作者自身的學習，并且提高醫(yī)院文秘工作者的職業(yè)素養(yǎng)，按照文書檔案管理工作當中關(guān)于統(tǒng)一管理的基本原則，努力提高文秘的檔案管理職能以及自身的修養(yǎng)，才能夠做一名合格的文秘檔案管理工作者。另外，掌握現(xiàn)代化的管理方式，能夠適應信息化的發(fā)展需求，更好地豐富和完善醫(yī)院的檔案管理工作。

（二）提高文秘工作的信息化建設(shè)，保障檔案管理工作適應時代的發(fā)展。隨著以互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)時代的到來，在新的歷史背景之下，檔案管理工作需要結(jié)合時代的發(fā)展變化，能夠適應社會的發(fā)展需求。因此，醫(yī)院的文秘工作者需要在檔案管理工作當中掌握現(xiàn)代化的管理方式，建立和完善電子檔案歸檔機制，加強醫(yī)院檔案管理當中的信息化發(fā)展和網(wǎng)絡建設(shè)，使得醫(yī)院的檔案管理工作更好地為社會實現(xiàn)自身的價值做充分的條件，有效地實現(xiàn)資源共享。在信息化的背景之下，建立和注重網(wǎng)絡發(fā)展的重要性，需要醫(yī)院的文秘工作者能夠結(jié)合各個醫(yī)院的特點，建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡體系，通過線上和線下的交流方式能夠提高檔案管理的效率，從而確保檔案管理當中出現(xiàn)的基本問題能夠得到有效的解決，并利用信息化的發(fā)展模式為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展提供有效的基礎(chǔ)，促進醫(yī)院的未來發(fā)展朝著好的趨勢前進。

（三）建立健全醫(yī)院文秘檔案管理工作的保障機制。制度建設(shè)是做好檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，由于檔案管理工作當中存在的基本問題以及自身檔案的特殊性，這就需要工作者針對檔案管理有章可循，建立一定的規(guī)章制度，最大限度地保障醫(yī)院檔案的安全性。有效整理收集，保障各項工作的順利進行，需要掌握一定的方法。醫(yī)院的文秘工作者在轉(zhuǎn)變思想觀念的過程中，以積極的態(tài)度以及創(chuàng)新式的管理手段促進了管理工作，在社會發(fā)展過程當中能夠發(fā)揮自身的價值和效果。高標準的文秘工作能夠促成高標準的檔案管理工作，文秘工作本身就是從公文開始，從公文結(jié)束的，從起草公文開始就應該進入檔案管理的初級階段，對手稿的收集也是檔案管理的一部分，之后的接收過程必須要嚴謹，做到每件都有記錄，重要文件要填寫承辦單，之后文件傳閱過程中必須要有記錄，能夠跟蹤文件的去處，最終將文件收回，并詢問處理結(jié)果。同時也要發(fā)揮醫(yī)院文秘人員的基本優(yōu)勢，在處理檔案資料的過程當中實現(xiàn)檔案資源的信息整合，從而保障檔案的使用效能，這就需要辦公室的文秘工作者強化檔案管理當中的方式和方法，以現(xiàn)代化的手段以及意識形態(tài)，提高自身的檔案管理意識規(guī)范和檔案管理的質(zhì)量。

三、結(jié)束語

隨著社會形勢的變化和發(fā)展，對醫(yī)院的檔案整理工作的規(guī)范性要求，會隨著時代發(fā)展而越來越高，文秘工作人員要不斷總結(jié)工作經(jīng)驗。醫(yī)院的文秘工作與檔案管理是相輔相成的，加強文秘工作者的基本素養(yǎng)可以提高檔案管理的規(guī)范性，這就需要醫(yī)院在開展文秘檔案管理工作當中，針對文秘人員進行專業(yè)化的培訓以及管理，必須強化檔案工作人員的責任意識，從而有效地提高文秘的檔案管理意識，在參與工作的過程當中，做到有效收集和整理檔案的便捷性，為醫(yī)院的檔案管理工作提供良好的基礎(chǔ)，實現(xiàn)醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展。

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