數(shù)字化環(huán)境下的醫(yī)院綜合檔案管理

盧永平

【摘要】醫(yī)院綜合檔案包括理療檔案、技術(shù)檔案、歷史資料等多方面內(nèi)容，隨著醫(yī)院發(fā)展規(guī)模的擴(kuò)張，綜合檔案體量不斷擴(kuò)充。本文探討面向數(shù)字化環(huán)境的醫(yī)院綜合檔案管理，分析醫(yī)院綜合檔案管理的特征，并給出醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)措施。構(gòu)建適應(yīng)數(shù)字化環(huán)境及綜合檔案管理特點的檔案管理方案，合理開發(fā)醫(yī)院信息資源，為其發(fā)展決策提供理論基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化;醫(yī)院;綜合檔案管理

信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與醫(yī)院傳統(tǒng)管理方式、手段的融合已成為醫(yī)院轉(zhuǎn)型發(fā)展的主要任務(wù)之一。在信息時代，綜合檔案管理工作的重要性逐漸提升，數(shù)字化檔案管理方式的出現(xiàn)使得原本的綜合檔案管理效率顯著提升，同時也是實現(xiàn)綜合檔案資源化的前提。醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理實踐剛剛起步，在應(yīng)用數(shù)字化手段時還存在一定問題，需要對相關(guān)經(jīng)驗進(jìn)行總結(jié)。

一、醫(yī)院綜合檔案管理特征

醫(yī)院綜合檔案涵蓋醫(yī)療、財務(wù)、人資、行政、科技等多個方面，檔案類別豐富、內(nèi)容復(fù)雜，導(dǎo)致醫(yī)院綜合檔案管理帶有一定的獨特性。1.載體性特征。醫(yī)院傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)文件為主，可供直接翻閱和查看。在數(shù)字化環(huán)境中，綜合檔案的存在形式及格式更加豐富，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫、云空間、移動存儲設(shè)備等均可能成為檔案信息的存儲載體。2.時效性特征。在數(shù)字化環(huán)境中，依托于網(wǎng)絡(luò)的靈活性和高速性，相關(guān)人員可隨時隨地進(jìn)行檔案信息的查詢、調(diào)取和管理。一系列與綜合檔案相關(guān)的操作均可在極短的時間內(nèi)完成，檔案信息的時效性大大增強(qiáng)。

3.共享性特征。數(shù)字化檔案管理打破了傳統(tǒng)檔案的空間限制，通過數(shù)字化平臺即可完成檔案傳輸與共享，對原始檔案進(jìn)行充分保護(hù)。

二、面向數(shù)字化環(huán)境的醫(yī)院綜合檔案管理

（一）開發(fā)數(shù)字化資源，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫。醫(yī)院發(fā)展數(shù)字化綜合檔案管理方式時，最首要的任務(wù)就是將原本以紙質(zhì)、實物形式存在的綜合檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，開發(fā)醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化資源，并設(shè)置專門的數(shù)據(jù)庫，將綜合檔案信息分類、分級存儲到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。1.檔案分類。結(jié)合目前醫(yī)院綜合檔案分類情況，為各類檔案設(shè)置專門的數(shù)據(jù)庫，應(yīng)包括醫(yī)療設(shè)備數(shù)據(jù)庫、人力資源數(shù)據(jù)庫、會計信息數(shù)據(jù)庫、科技檔案數(shù)據(jù)庫等。以醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)據(jù)庫為例。醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院的主要資產(chǎn)構(gòu)成，相關(guān)人員需要將各類醫(yī)療設(shè)備的名稱、型號、用途、采購信息、維保信息、折舊處理、報廢處理等信息錄入到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，使管理人員能夠?qū)︶t(yī)院固定資產(chǎn)的保有情況有清晰、直觀的了解，輔助醫(yī)療資源優(yōu)化配置工作的開展。醫(yī)院的科技檔案通常具備較高的科研價值和經(jīng)濟(jì)價值，因此在對其進(jìn)行數(shù)字化管理時，必須確保錄入信息嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確。醫(yī)院各項科研活動的申報及審批資料、過程記錄、科研成果信息等均要全面、準(zhǔn)確納入數(shù)字化檔案管理平臺當(dāng)中，并提高科研檔案的訪問權(quán)限。2.目錄構(gòu)建。醫(yī)院綜合檔案類別豐富、內(nèi)容體系龐大，在開發(fā)數(shù)字化資源時，可利用著錄標(biāo)引，提取各檔案資料的檔案號、分類號、名稱、建設(shè)時間、關(guān)鍵詞等信息，構(gòu)成數(shù)據(jù)庫目錄，以便之后通過數(shù)字化管理平臺進(jìn)行具體檔案信息的查詢和調(diào)取，為檔案資源利用提供方便。3.檢索優(yōu)化。除依照綜合檔案的類別對其分類存儲外，為確保后期檔案管理及應(yīng)用活動的高效開展，建議設(shè)置分級的檔案檢索系統(tǒng)。按照綜合檔案的重要程度，將其劃分為院級檔案、全宗級、案卷級和文件級四個等級，以便在最短的時間內(nèi)定位到所需檔案，并對不同級別的檔案設(shè)置不同的訪問權(quán)限。醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化資源開發(fā)不可能一蹴而就，在發(fā)展過程中，可優(yōu)先將那些實用價值、儲存價值及資源開發(fā)價值較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，循序漸進(jìn)完成全部綜合檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。

（二）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境監(jiān)管，確保信息安全。醫(yī)院綜合檔案內(nèi)容涉及醫(yī)院發(fā)展運(yùn)營的方方面面，是非常重要的內(nèi)部資料。數(shù)字化綜合檔案管理雖然給醫(yī)院檔案管理帶來更高效的工作方式，并實現(xiàn)檔案資源開發(fā)利用，同時也將來自網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的一些風(fēng)險帶入檔案管理工作當(dāng)中。就目前醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作進(jìn)展看，信息風(fēng)險管理也要明顯滯后于檔案數(shù)字化建設(shè)。為此，要求在實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的同時，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境監(jiān)管，充分維護(hù)醫(yī)院綜合檔案信息安全，杜絕信息泄露、盜取等問題的發(fā)生。第一，確保數(shù)字化檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全。數(shù)字化檔案管理應(yīng)依托于醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，將內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)隔離，并通過數(shù)據(jù)加密、訪問權(quán)限限制等，確保綜合檔案信息安全。檔案管理人員需定期檢對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查。例如，定期更新殺毒軟件，安裝高性能的防火墻，避免計算機(jī)系統(tǒng)受到外界風(fēng)險的干擾。第二，做好檔案信息備份工作。除數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)自帶的備份功能外，檔案管理人員應(yīng)對綜合檔案信息進(jìn)行異地備份，選用性能優(yōu)良的備份磁盤，并定期檢查磁盤中備份信息的完整性。第三，對于重要檔案，應(yīng)將其原件同步保存，確保兩種檔案形式中的內(nèi)容相一致。除外部風(fēng)險防范外，內(nèi)部信息安全也是數(shù)字化綜合檔案管理的重點。在將原始檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案的過程中，要確保數(shù)據(jù)、信息輸入的準(zhǔn)確性。例如，在完成某一部分檔案錄入工作后，交換人員崗位進(jìn)行核對，及時發(fā)現(xiàn)人員失誤問題并進(jìn)行糾正。檔案掃描的過程中，要求逐項、逐頁進(jìn)行，避免出現(xiàn)遺漏或掃描不清晰的問題。目前不少醫(yī)院在日常管理過程中均已融入信息化管理方式，例如財務(wù)管理、人力資源管理等均依托專門的信息化平臺。構(gòu)建數(shù)字化綜合檔案管理平臺時，要注意各平臺之間的互通互聯(lián)。從現(xiàn)有的信息化系統(tǒng)中提取綜合檔案信息，在根源上避免人工操作帶來的失誤問題。在數(shù)字化管理過程中，結(jié)合人員崗位工作內(nèi)容設(shè)置檔案管理操作權(quán)限，禁止其他部門人員在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下進(jìn)行檔案查詢、下載等操作。

（三）完善檔案管理規(guī)范，提高管理成效。數(shù)字化檔案管理工作與醫(yī)院其他管理工作相同，需要在合理、完善工作規(guī)程的引導(dǎo)下，才能確保各項細(xì)節(jié)工作規(guī)范開展。因此醫(yī)院應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展情況及綜合檔案管理需求，打造適應(yīng)本單位的數(shù)字化檔案管理規(guī)范。規(guī)范中必須對數(shù)字化檔案管理的各項流程、要求、管理內(nèi)容等進(jìn)行明確，并對管理人員的職責(zé)和任務(wù)進(jìn)行合理劃分。確保每一項檔案管理操作都能在規(guī)范中找到相應(yīng)的理論支撐，對管理人員的個人行為進(jìn)行約束。管理規(guī)范的編制和完善應(yīng)交由醫(yī)院級領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)、管理人員代表及技術(shù)人員等共同進(jìn)行，確保規(guī)范中各項要求符合醫(yī)院綜合檔案管理的實際情況，且具備較高的可執(zhí)行性。例如，對檔案信息的錄入、分類、存儲等技術(shù)要求作出明確規(guī)定;規(guī)范設(shè)置檔案管理及相關(guān)操作權(quán)限，其他部門人員在查詢、調(diào)用檔案之前，需向相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)提交申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可開展相應(yīng)操作。檔案管理規(guī)范隨著醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程的深入，不可避免會表現(xiàn)出一定的滯后性，因此要求對管理規(guī)范進(jìn)行動態(tài)化完善。結(jié)合當(dāng)前數(shù)字化綜合檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀，分析之前一段時間內(nèi)管理規(guī)范在實施過程中產(chǎn)生問題和阻礙，加以修正或更新，始終保證管理規(guī)范與數(shù)字化綜合檔案管理實踐相互匹配。數(shù)字化綜合檔案管理的高效開展依托于準(zhǔn)確、全面的原始信息，為此綜合檔案管理工作應(yīng)得到醫(yī)院其他部門的積極配合。在提交原始檔案的過程中，規(guī)范檔案格式并保證其中信息準(zhǔn)確、清晰，為檔案數(shù)字化管理提供便利。

三、結(jié)論

本文對數(shù)字化環(huán)境下醫(yī)院綜合檔案管理優(yōu)化措施進(jìn)行分析，建議相關(guān)單位從開發(fā)數(shù)字化資源，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫;加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境監(jiān)管，確保信息安全;完善檔案管理規(guī)范，提高管理成效等角度出發(fā)，打造科學(xué)、適用的數(shù)字化綜合檔案管理發(fā)展方案。不斷提高醫(yī)院數(shù)字化檔案管理能力，充分利用檔案資源。

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