新時(shí)期基層檔案館檔案接收工作

趙運(yùn)龍

【摘要】隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，社會(huì)對(duì)檔案接收工作也提出了更高的要求。從目前來(lái)看，基層檔案館在檔案接收工作中，始終存在著各種問(wèn)題，這嚴(yán)重阻礙了檔案接收工作的順利開(kāi)展。所以，為了充分發(fā)揮檔案在我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用與價(jià)值，應(yīng)當(dāng)對(duì)新時(shí)期基層檔案館的檔案接收工作進(jìn)行詳細(xì)的研究。通過(guò)分析基層檔案館在檔案接收工作中存在的問(wèn)題，并結(jié)合這些問(wèn)題制定行之有效的對(duì)策，以供人們參考。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;基層檔案館;檔案接收工作;問(wèn)題;對(duì)策

檔案接收工作是基層檔案館工作水平高低的重要標(biāo)志，它在我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中占有重要地位。然而在新時(shí)期，傳統(tǒng)的檔案接收工作已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的要求。為此，基層檔案館必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷拓展檔案接收工作的新領(lǐng)域。由此可見(jiàn)，詳細(xì)研究新時(shí)期基層檔案館的檔案接收工作是很有必要的。

一、基層檔案館檔案接收工作中存在的問(wèn)題

基層檔案館在檔案接收工作中存在的問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下幾方面：一是檔案損毀、丟失問(wèn)題較為嚴(yán)重;二是案卷質(zhì)量參差不齊;三是檔案移交種類單一，部分單位對(duì)移交檔案有抵觸;四是電子檔案接收難度大，重復(fù)數(shù)字化造成浪費(fèi)。

（一）檔案損毀、丟失問(wèn)題較為嚴(yán)重?；鶎訖n案館并不注重檔案接收工作，導(dǎo)致檔案損毀、丟失問(wèn)題較為嚴(yán)重。一方面，基層檔案館的檔案室缺乏良好的檔案保管條件，既沒(méi)有適宜的溫濕度，也沒(méi)有完善的設(shè)備，使得檔案一直處于凌亂的狀態(tài)，失去檔案的利用價(jià)值;另一方面，基層檔案館的檔案員更換頻繁，在更換時(shí)，這些檔案員從不按照規(guī)定進(jìn)行檔案交接、清點(diǎn)，致使檔案丟失問(wèn)題時(shí)有發(fā)生，這不利于保證檔案的完整與安全。

（二）案卷質(zhì)量參差不齊。當(dāng)前，很多單位的檔案達(dá)不到接收進(jìn)館的標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)論從全宗卷編寫(xiě)上還是從文稿質(zhì)量上，都與基層檔案館的要求相差很大。若想將檔案留在基層檔案館，相關(guān)單位必須根據(jù)規(guī)范的要求，對(duì)原有的檔案進(jìn)行修改，這不利于提高檔案接收工作的效率。除此之外，由于檔案員身兼多職，事務(wù)太多，沒(méi)有足夠的精力開(kāi)展檔案接收工作，導(dǎo)致案卷質(zhì)量參差不齊，不利于檔案的管理、利用。

（三）檔案移交種類單一。究其原因，不外乎三點(diǎn)：第一，在開(kāi)展檔案接收工作的過(guò)程中，基層檔案館過(guò)于重視文書(shū)檔案，對(duì)其他載體的檔案則很少關(guān)注。第二，很多檔案移交單位對(duì)檔案的移交認(rèn)知通常是比較少的，這些單位普遍認(rèn)為只需要向基層檔案館移交文書(shū)檔案就可以了。第三，由于一些單位對(duì)移交檔案有抵觸，所以，這些單位不愿將檔案移交到基層檔案館，這嚴(yán)重阻礙了檔案接收的進(jìn)度。

（四）電子檔案接收難度大。無(wú)紙化辦公早已成為新的熱潮。相較于紙質(zhì)文件，電子文件是單位接收最多的。然而由于受到傳統(tǒng)思維的影響，沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)電子文件的鑒定和歸檔，多數(shù)單位從不對(duì)電子文件進(jìn)行保存。

二、解決問(wèn)題的對(duì)策

要想有效解決基層檔案館在檔案接收工作中存在的問(wèn)題，就必須制定切實(shí)可行的對(duì)策，具體從以下幾方面入手：一是加大檔案法律法規(guī)宣傳力度;二是強(qiáng)化業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)和培訓(xùn);三是分類推進(jìn)檔案接收;四是探索電子文件歸檔和接收。

（一）加大檔案法律法規(guī)宣傳力度。檔案行政主管部門必須加大檔案法律法規(guī)宣傳力度。首先，檔案行政主管部門應(yīng)當(dāng)利用各種形式，開(kāi)展檔案法律法規(guī)宣傳活動(dòng)，使移交單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案員充分掌握檔案法律法規(guī)的相關(guān)內(nèi)容。其次，立檔單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到檔案接收工作的重要性，在履行檔案行政執(zhí)法時(shí)更加有理有據(jù)。

（二）強(qiáng)化業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)和培訓(xùn)。強(qiáng)化業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)和培訓(xùn)，能夠在一定程度上避免單位出現(xiàn)檔案毀損、丟失等問(wèn)題?；诖耍瑱n案行政主管部門應(yīng)當(dāng)定期檢查檔案室，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)督促解決。從目前來(lái)看，基層檔案館的檔案員大多兼職，更換比較頻繁，這就使檔案交接工作成為檔案員經(jīng)常面對(duì)的事情，做好檔案交接工作，對(duì)于維護(hù)檔案安全與完整具有十分重要的意義。然而在實(shí)際工作中，存在一些不盡如人意的現(xiàn)象。老檔案員與新檔案員交接時(shí)，不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，以致出現(xiàn)檔案數(shù)量不清，借出歸還檔案責(zé)任不明、界限不清，使檔案接收工作前后脫節(jié)。直至下一年立卷，檔案行政主管部門才知道哪些單位更換了檔案員。首先，檔案行政主管部門應(yīng)當(dāng)定期組織各單位參加各種培訓(xùn)活動(dòng)。其次，檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)了解各單位檔案員的變動(dòng)情況，對(duì)新檔案員進(jìn)行單獨(dú)指導(dǎo)，以此來(lái)保證檔案接收工作的可持續(xù)發(fā)展。再次，對(duì)重組合并的單位，檔案行政主管部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)參與到檔案移交工作中，三方共同對(duì)檔案數(shù)量進(jìn)行清理，明確各方的職責(zé)。最后，在開(kāi)展檔案接收工作之前，保證檔案接收工作的有效開(kāi)展。

（三）分類推進(jìn)檔案接收?；鶎訖n案館在開(kāi)展檔案接收工作時(shí)，發(fā)現(xiàn)最容易出現(xiàn)檔案丟失問(wèn)題的就是已經(jīng)撤銷的單位。究其原因;不外乎以下三點(diǎn)：第一，立檔單位沒(méi)有保管好檔案，在移交相關(guān)手續(xù)時(shí)也沒(méi)有按照規(guī)定履行。第二，單位合并重組后，新成立的單位不會(huì)注重合并之前的檔案。第三，很多單位沒(méi)有足夠的空間對(duì)檔案進(jìn)行保存，致使檔案室材料堆積如山，威脅到檔案的安全與完整。有人提出，如果條件允許，應(yīng)當(dāng)最大限度地接收檔案進(jìn)館，減少檔案在單位保管的時(shí)間，以此來(lái)避免可能出現(xiàn)的檔案毀損、丟失等風(fēng)險(xiǎn)?；鶎訖n案館在開(kāi)展檔案接收工作時(shí)，不能采用單一的辦法來(lái)接收檔案，而是應(yīng)當(dāng)具體問(wèn)題具體分析，就重組合并的單位而言，基層檔案館應(yīng)當(dāng)在其重組合并時(shí)就把檔案接收進(jìn)館;這一觀點(diǎn)得到了基層檔案館的高度認(rèn)可，并選擇部分單位進(jìn)行試點(diǎn)，這不僅能夠提高檔案接收工作的效率，還能夠從試點(diǎn)單位發(fā)現(xiàn)更多的問(wèn)題，從而找到切實(shí)可行的解決對(duì)策。? ? ? ? （四）探索電子文件歸檔和接收。由于當(dāng)前各單位都不注重檔案接收工作，未配備專職檔案員，致使檔案接收工作無(wú)法落到實(shí)處。在這樣的情況下，檔案行政主管部門只能積極引導(dǎo)。首先，檔案行政主管部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)《電子檔案移交與接收辦法》等推進(jìn)電子文件的歸檔和接收，并聯(lián)系基層檔案館主動(dòng)對(duì)接，以此來(lái)統(tǒng)一市或省范圍內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)，使檔案接收工作的質(zhì)量與效率得以提升。值得注意的是，各單位必須按照統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案行政主管部門，并且檔案行政主管部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤。只有這樣，才能使電子文件的歸檔和接收更加標(biāo)準(zhǔn)化。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，詳細(xì)研究新時(shí)期基層檔案館的檔案接收工作是尤為重要的。通過(guò)分析基層檔案館在檔案接收工作中存在的問(wèn)題，檔案損毀、丟失問(wèn)題較為嚴(yán)重;案卷質(zhì)量參差不齊;檔案移交種類單一，部分單位對(duì)移交檔案有抵觸;電子檔案接收難度大，重復(fù)數(shù)字化造成浪費(fèi)。并結(jié)合這些問(wèn)題制定行之有效的對(duì)策，加大檔案法律法規(guī)宣傳力度;強(qiáng)化業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)和培訓(xùn);分類推進(jìn)檔案接收;探索電子文件歸檔和接收。只有這樣，才能切實(shí)保證檔案接收工作的順利開(kāi)展，從而推動(dòng)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展。

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