檔案集約化管理的必要性及優(yōu)勢(shì)

謝鋒

【摘要】企業(yè)檔案管理作為企業(yè)辦公管理的基礎(chǔ)工作，有著十分重要的作用，隨著社會(huì)時(shí)代的不斷發(fā)展變革，一些新的管理理念與手段也在不斷地應(yīng)用到企業(yè)檔案管理之中，提高了企業(yè)的檔案管理效率，改善了目前檔案管理體制中存在的問(wèn)題。檔案集約化管理是在新市場(chǎng)形勢(shì)下檔案管理模式的一場(chǎng)重要變革，是適應(yīng)當(dāng)下企業(yè)發(fā)展的管理體制與科學(xué)手段，有效整合企業(yè)內(nèi)部檔案信息，使檔案管理工作與各個(gè)部門(mén)建立密切配合，是對(duì)檔案資源進(jìn)行集中統(tǒng)一管理的管理架構(gòu)。本文以目前檔案管理體質(zhì)中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，闡述檔案集約化管理的必要性和存在的優(yōu)勢(shì)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;集約化管理;有效整合;油田企業(yè)

目前我國(guó)各個(gè)行業(yè)都迎來(lái)了一場(chǎng)變革，這對(duì)企業(yè)管理也提出了新的要求，尤其是企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作更為重要。在企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)新檔案材料收集形式、管理機(jī)制、服務(wù)手段，提高檔案管理部門(mén)工作人員的綜合素質(zhì)，建立完善有效的檔案管理體系。在如今社會(huì)，信息技術(shù)不斷發(fā)展，這強(qiáng)調(diào)了信息資源也是一種新的財(cái)富。對(duì)企業(yè)內(nèi)部信息資源有效管控，綜合利用，科學(xué)管理，更有利于企業(yè)的資源分配。以檔案集約化管理的手段入手，有效降低了檔案管理的人力、物力、財(cái)力，全面實(shí)現(xiàn)了企業(yè)信息資源的綜合共享，促進(jìn)企業(yè)的全面發(fā)展。

一、企業(yè)檔案集約化管理的必要性

（一）降低企業(yè)管理成本。所有的企業(yè)在進(jìn)行生產(chǎn)活動(dòng)的同時(shí)都不可避免地會(huì)與社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、政治等各個(gè)方面產(chǎn)生各種各樣的聯(lián)系，而這些聯(lián)系信息匯總而成的也就是企業(yè)檔案，是一個(gè)企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中的重要財(cái)富，是企業(yè)的發(fā)展資源和重要優(yōu)勢(shì)。但是這些信息十分駁雜，在人事、財(cái)務(wù)、技術(shù)等各個(gè)部門(mén)都有涉及，而每個(gè)部門(mén)的管理水平各有差異，規(guī)章制度也很難統(tǒng)一，這導(dǎo)致獨(dú)立的檔案分配到各個(gè)部門(mén)很難保證檔案信息的完整和系統(tǒng)。只有將所有檔案信息都匯總到專門(mén)的檔案管理部門(mén)，由相關(guān)技術(shù)工作人員進(jìn)行統(tǒng)一管理，才能更大限度地發(fā)揮出檔案資源的重要價(jià)值。并且檔案工作的匯總解放了其他部門(mén)工作人員的工作任務(wù)，使他們可以將工作精力更好地集中到各自專業(yè)領(lǐng)域的工作任務(wù)之上。檔案分散管理會(huì)導(dǎo)致檔案信息存儲(chǔ)等很難系統(tǒng)安全，而檔案集約化管理可以使檔案管理工作更科學(xué)系統(tǒng)地分類整理，對(duì)檔案信息的及時(shí)整合可以使企業(yè)在工作中集中最大的力量?jī)?yōu)勢(shì)，解決發(fā)展過(guò)程中最迫切的問(wèn)題，并且在一定程度上減少了檔案信息中的知識(shí)損耗。檔案集約化管理不僅能使企業(yè)在檔案管理的過(guò)程中將資金優(yōu)勢(shì)發(fā)揮到最大化，還能確保檔案管理工作高效、科學(xué)，適應(yīng)生產(chǎn)發(fā)展。在管理中更好地節(jié)省人力、物力和財(cái)力，降低管理成本。

（二）提高企業(yè)管理水平。檔案集約化管理有效促進(jìn)了企業(yè)的管理水平，使企業(yè)的檔案管理更加規(guī)范化。企業(yè)中有各個(gè)部門(mén)，在信息管理上會(huì)更加駁雜，涉及范圍也更廣，非專業(yè)人員在整理和編制檔案的過(guò)程中會(huì)花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間。也會(huì)給這些工作人員造成很大的工作壓力。而檔案集約化管理會(huì)使檔案的數(shù)據(jù)信息全部匯總集中到專業(yè)的人員手中，在管理過(guò)程中，專業(yè)人員會(huì)根據(jù)企業(yè)檔案的特點(diǎn)和公司內(nèi)部的管理形勢(shì)、現(xiàn)狀等多角度結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案信息中的互相補(bǔ)充，提高公司檔案管理的水平，使檔案管理部門(mén)成為公司真正的信息資源部門(mén)，統(tǒng)一對(duì)外利用，更有利于檔案信息的互補(bǔ)和篩選，方便快捷，相互聯(lián)系，互相滲透。例如在油田企業(yè)中，檔案集約化管理更有必要性，油田企業(yè)在我國(guó)是實(shí)業(yè)型工作單位，其檔案信息在生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理和科學(xué)研究等各個(gè)方面都具有十分重要的利用價(jià)值。在油田企業(yè)中，部門(mén)眾多，涉及人員較多，而各個(gè)部門(mén)之間聯(lián)系性較強(qiáng)。目前各個(gè)企業(yè)在檔案管理中也一直使用分級(jí)管理的模式，這造成檔案管理的工作任務(wù)十分沉重，而檔案集約化管理對(duì)油田企業(yè)的各個(gè)工作部門(mén)的信息數(shù)據(jù)資源都進(jìn)行了科學(xué)合理的整合，對(duì)其中的重復(fù)檔案、無(wú)效價(jià)值的檔案等去除刪減，再上傳可利用的檔案資源到公司網(wǎng)站，方便更多的員工咨詢利用。

二、企業(yè)檔案集約化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）系統(tǒng)完善檔案資源。檔案集約化管理使企業(yè)可以更有效地?cái)U(kuò)大檔案的收集范圍，保證檔案的完整性。而且檔案集約化管理也可以有效避免重復(fù)性檔案的收集，保證信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和唯一性，更重要的是檔案集約化管理使公司建立動(dòng)態(tài)檔案管理體系。例如在油田企業(yè)中，檔案之間的信息聯(lián)系性較強(qiáng)。比如勘探開(kāi)發(fā)類的信息管理，涉及地下形態(tài)結(jié)構(gòu)的勘探資料和反映地面施工的實(shí)際操作資料，這些資料都有相關(guān)性，但是分類在不同部門(mén)保存。若是查閱者需要這類相關(guān)資料的信息，需要去兩個(gè)不同部門(mén)的檔案室查詢，既增加了借閱查詢的難度也浪費(fèi)了大量的時(shí)間。反之，檔案集約化管理有效地解決了這一問(wèn)題，使工作人員在查詢信息的時(shí)候更加方便、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，既有利于員工借閱，又保證了信息的完整、準(zhǔn)確。

（二）減少浪費(fèi)，降低企業(yè)成本。檔案集約化管理使企業(yè)集中力量，加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)的管理，使檔案管理更加精細(xì)化。按照檔案涉及內(nèi)容對(duì)檔案進(jìn)行分類，對(duì)涉密檔案提升管理水平，加密管理程序。同時(shí)檔案集約化管理更有效地降低了企業(yè)成本。例如在油田企業(yè)中，各個(gè)部門(mén)的檔案管理分別配備檔案室，配有相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施，這樣的小型檔案室雖然借閱量不足，但是其資金投入依然較大。每個(gè)小型檔案室的資金投入在幾十萬(wàn)以上，而油田企業(yè)中涉及這樣類型的檔案室少說(shuō)也有20個(gè)，更增大了企業(yè)的管理成本投入。而檔案集約化管理更有效減少了檔案室管理的投入資金，減少了重復(fù)性的投入資本，避免造成不必要的浪費(fèi)。

（三）優(yōu)化人才配備，提升業(yè)務(wù)水平。企業(yè)檔案管理是企業(yè)一類專業(yè)性十分強(qiáng)的信息管理工作，而當(dāng)下相關(guān)的檔案管理技術(shù)人才較少，再加上受到企業(yè)行政關(guān)系的限制，人員流動(dòng)和配置優(yōu)化等都受到了很大的阻礙，造成企業(yè)內(nèi)部檔案人才的分配十分不合理。由于企業(yè)存在各種類型的檔案管理，不同類型的檔案信息因其特點(diǎn)都有著相應(yīng)的工作流程，每套工作流程或多或少都有著一些差異。由于技術(shù)管理型人才較少，在公司內(nèi)部分布也十分不均衡，很容易造成單位管理水平的差別，使企業(yè)不能把信息更新系統(tǒng)完整地整合。而檔案集約化管理集中檔案人才，更有利于企業(yè)對(duì)于人才的布局，合理優(yōu)化配置，提升企業(yè)檔案管理的水平。

（四）整合檔案信息資源。目前，當(dāng)下的企業(yè)應(yīng)用的檔案管理體制一般為分級(jí)管理體制，這十分不利于企業(yè)檔案信息結(jié)構(gòu)的整合。在這種體制下，檔案借閱程序變得更加復(fù)雜，企業(yè)各個(gè)部門(mén)為了更方便檔案信息的查詢和利用，必然會(huì)造成重復(fù)存檔的現(xiàn)象，即同一份文件在企業(yè)的多個(gè)檔案室中重復(fù)存儲(chǔ)，不僅造成紙張的浪費(fèi)，還會(huì)浪費(fèi)企業(yè)的檔案存儲(chǔ)空間。另外，這種管理體制十分不利于檔案信息數(shù)據(jù)的整合，檔案的編研與管理是對(duì)企業(yè)龐雜的檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行精加工的過(guò)程，是整合信息數(shù)據(jù)的重要工作。國(guó)家規(guī)定檔案編研必須要結(jié)合企業(yè)自身，而當(dāng)下由于企業(yè)具有編研能力的工作人才較少，對(duì)企業(yè)龐雜的信息很難集中整合，造成編研工作的壓力，使企業(yè)的編研成果不理想。檔案的集約化管理使企業(yè)的檔案庫(kù)轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)的資源庫(kù)，剔除了重復(fù)性的檔案，使檔案管理工作更加高效，同時(shí)也為企業(yè)作出決策提供了有力的數(shù)據(jù)支持。除此之外，檔案集約化管理可以有效促進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)，全面實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息資源的有效共享，方便企業(yè)人員查閱利用。

三、結(jié)束語(yǔ)

在新的市場(chǎng)形勢(shì)下，隨著企業(yè)的不斷壯大與發(fā)展，利用信息技術(shù)使企業(yè)檔案管理向集約化管理模式前進(jìn)，創(chuàng)新檔案管理模式是當(dāng)下時(shí)代對(duì)企業(yè)檔案管理提出的要求。企業(yè)工作人員應(yīng)當(dāng)積極探索，與時(shí)俱進(jìn)，有效整合企業(yè)內(nèi)部信息數(shù)據(jù)資源，集中管控，去劣存優(yōu)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效利用。檔案集約化管理更有效整合檔案資源，加強(qiáng)檔案安全體系建設(shè)，提升了檔案資源對(duì)企業(yè)的服務(wù)能力，提高企業(yè)管理水平，為企業(yè)決策發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持，推動(dòng)企業(yè)不斷進(jìn)步。

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