大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新研究

孫毅然

【摘要】大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理帶來(lái)了一定的沖擊，以往的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)有的社會(huì)需求。近些年來(lái)，各個(gè)事業(yè)單位也在提高檔案管理的質(zhì)量，且已經(jīng)取得了良好的效果。很多事業(yè)單位也已經(jīng)意識(shí)到了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案管理存在巨大的作用，但這些改變還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還需要對(duì)檔案管理的工作進(jìn)行創(chuàng)新，構(gòu)建出科學(xué)完善的檔案管理系統(tǒng)。為此，需要對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行系統(tǒng)性的分析，了解數(shù)據(jù)之間存在的聯(lián)系，以便于能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的決策提供有價(jià)值的參考依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案管理;工作創(chuàng)新

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)對(duì)檔案管理工作的影響

大數(shù)據(jù)時(shí)代，各行各業(yè)的工作都離不開對(duì)大數(shù)據(jù)的運(yùn)用，檔案管理工作也是如此，檔案管理工作需要采用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行處理。因?yàn)榇髷?shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理實(shí)現(xiàn)了技術(shù)層面的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)了檔案管理方式的革新，讓人們感受到了大數(shù)據(jù)帶來(lái)的便利。眾所周知，事業(yè)單位的發(fā)展離不開管理工作的完善，而管理工作中最為重要的一項(xiàng)內(nèi)容就包括對(duì)人力資源檔案進(jìn)行管理。為此，事業(yè)單位需要構(gòu)建科學(xué)完善的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行科學(xué)化的管理，同時(shí)，要保證檔案管理規(guī)劃的清晰和機(jī)密性，且能夠靈活變通，以便于能夠隨時(shí)對(duì)檔案中的信息進(jìn)行更新。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理?yè)碛辛诵碌木S護(hù)方式，會(huì)對(duì)人們的智力勞動(dòng)進(jìn)行全面有效的維護(hù)，從而保證相關(guān)人員的權(quán)益能夠受到有效的維護(hù)。如今，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位在利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，需要先調(diào)動(dòng)工作人員的工作激情，轉(zhuǎn)變以往的管理手段，以便于能夠突出大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)所在。使用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)有一項(xiàng)變化十分明顯，就是工作效率得到了顯著的提高，工作人員也比以往更加仔細(xì)認(rèn)真。但是還是有一些因素在干擾檔案管理工作的開展，主要是缺乏人力和財(cái)力等資源的投入。這些問(wèn)題的解決都需要根據(jù)實(shí)際情況制定相應(yīng)的措施，只有解決了這些因素的干擾，檔案管理工作才能走向信息化的道路，工作的效率才會(huì)得到進(jìn)一步的提高。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作遇到的問(wèn)題

（一）大數(shù)據(jù)管理技術(shù)遇到了難題。如今，事業(yè)單位的數(shù)據(jù)持續(xù)增加，大量數(shù)據(jù)的涌進(jìn)為檔案管理人員帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)，并且檔案信息的安全性一直以來(lái)都是人們十分關(guān)注的一個(gè)問(wèn)題，和以往的紙質(zhì)檔案管理相比，如今的數(shù)據(jù)檔案管理難度更大。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，很多檔案管理者還未掌握好大數(shù)據(jù)技術(shù)，現(xiàn)有的技術(shù)無(wú)法緊隨時(shí)代的需求，很多時(shí)候無(wú)法和傳統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的鏈接。并且，如今各個(gè)事業(yè)單位都缺乏專業(yè)的檔案管理人員，以至于檔案管理工作還存在諸多問(wèn)題。

（二）缺乏適宜的檔案管理理念和流程。在以往的檔案管理工作中，工作人員只需要將所有的檔案進(jìn)行分類，并做好標(biāo)記就好了，這樣就能夠方便下次查詢相關(guān)的檔案。但是大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息十分龐大，很多信息之間存在一定的關(guān)聯(lián)性。如果還是采用以往的檔案管理方式進(jìn)行管理的話，工作負(fù)擔(dān)加劇，無(wú)法做好數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化分類工作，特別是有些信息在儲(chǔ)存上無(wú)法使用以往的方式進(jìn)行處理，這就需要事業(yè)單位革新檔案管理的理念，并重新制定適宜的檔案管理流程。

（三）缺乏高素質(zhì)的檔案管理工作人員。大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息來(lái)源不斷拓寬，信息數(shù)量不斷疊加，龐大的信息也存在參差不齊的現(xiàn)象，檔案管理人員在辨別信息上存在一定的難度。在以前的檔案管理過(guò)程中，工作人員只需要具備基本的檔案管理理念和技能就可以了。而現(xiàn)在，檔案工作者不僅需要學(xué)會(huì)各項(xiàng)技能，還要學(xué)會(huì)運(yùn)用檔案資料中的分類、錄入和搜索等軟件。可見，大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，這就需要檔案管理人員進(jìn)一步加強(qiáng)自身的專業(yè)素養(yǎng)，以便于適應(yīng)相關(guān)工作的開展。

（四）缺乏合適的檔案儲(chǔ)存手段。如今，很多數(shù)據(jù)都是以電子文檔或者圖片等形式進(jìn)行儲(chǔ)存的，這些資料在保存的時(shí)候無(wú)法再利用以往的方式進(jìn)行保存，而需要探尋新的儲(chǔ)存方式。因此，如今的檔案儲(chǔ)存手段也日益豐富，需要對(duì)信息進(jìn)行歸納分類，并編排相應(yīng)的關(guān)鍵詞，這樣就能夠根據(jù)關(guān)鍵詞快速地進(jìn)行檔案資料的查詢。若是檔案信息在儲(chǔ)存期間發(fā)生了泄漏或者丟失，就會(huì)涉嫌侵犯隱私或者知識(shí)產(chǎn)權(quán)的現(xiàn)象。一旦出現(xiàn)這種情況，勢(shì)必會(huì)影響事業(yè)單位的形象。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新的可行性策略

（一）推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)和管理工作的有序進(jìn)行。事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)該和當(dāng)前的大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的步伐保持一致，因此，在實(shí)際的檔案數(shù)據(jù)開發(fā)和管理時(shí)，應(yīng)該擁有一定的創(chuàng)新意識(shí)，能夠融合一定的創(chuàng)新開發(fā)思維，樹立開放性和服務(wù)性的檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)以往的檔案管理開發(fā)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的統(tǒng)一，以便于能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的快速查詢，這樣才能保證檔案數(shù)據(jù)能夠發(fā)揮其應(yīng)有的效用。同時(shí)，大數(shù)據(jù)技術(shù)歸根結(jié)底還是一種信息技術(shù)，因此，檔案管理也可以走向信息化的道路。雖然檔案管理走向信息化是歷史的必然，但是也不能生搬硬套其他行業(yè)的信息化管理道路，而應(yīng)該根據(jù)自身存在的實(shí)際問(wèn)題構(gòu)建具有針對(duì)性的管理體系。這就需要根據(jù)事業(yè)單位自身的戰(zhàn)略目標(biāo)來(lái)進(jìn)行，這樣才能保證檔案管理工作不會(huì)違背事業(yè)單位的整體性目標(biāo)，保證檔案管理工作的前進(jìn)方向和事業(yè)單位的發(fā)展方向相一致。

（二）構(gòu)建維護(hù)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息安全的管理體系。無(wú)論何時(shí)，檔案數(shù)據(jù)膜安全性都是十分重要的一個(gè)問(wèn)題。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息的安全管理難度進(jìn)一步加大，信息泄露的可能性更加大，檔案管理的安全性問(wèn)題受到了各方的關(guān)注。為此，事業(yè)單位的工作人員需要先意識(shí)到檔案管理的重要性，只有意識(shí)到了該項(xiàng)工作的重要性，才會(huì)在日常的工作行為中認(rèn)真執(zhí)行相關(guān)工作制度，減少工作中存在的失誤。同時(shí)，必須要保證檔案管理人員的電腦運(yùn)行環(huán)境的安全，并采用適宜的技術(shù)進(jìn)行事先預(yù)防，以硬件維護(hù)和防御性軟件共同保護(hù)檔案管理的安全。如今，被廣泛應(yīng)用的技術(shù)是防火墻技術(shù)，即在檔案管理系統(tǒng)中安裝一個(gè)防火墻，這樣就能夠?qū)ν獠康那秩氘a(chǎn)生一定的防御作用。當(dāng)然，如果還想提高檔案信息的安全指數(shù)，還可以添加一些防御措施，比如數(shù)字證書等。這些措施的采取都是為了能為檔案信息的儲(chǔ)存構(gòu)建一個(gè)安全的管理體系，重視網(wǎng)絡(luò)信息的安全性，做好檔案信息的監(jiān)督和管理工作，以便于檔案管理工作能在適宜的環(huán)境下進(jìn)行。同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)該加大人力資源的投入，培養(yǎng)專業(yè)性的人才，專門維護(hù)信息的安全，以防止黑客入侵事業(yè)單位的檔案管理體系。

（三）創(chuàng)設(shè)科學(xué)合理的大數(shù)據(jù)檔案管理體系。事業(yè)單位是社會(huì)主義建設(shè)中的一股重要力量，而檔案管理工作又關(guān)乎事業(yè)單位的發(fā)展前景。盡管近些年來(lái)檔案管理工作得到了一定的提高，但還是存在一些需要改進(jìn)和完善的地方。檔案管理工作要想做好，需要先明白知識(shí)產(chǎn)權(quán)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)法之間的關(guān)系，將檔案信息中有關(guān)于法律的內(nèi)容全部融入法律范圍。同時(shí)，還需要提高檔案管理人員的法律意識(shí)，從而促進(jìn)檔案管理工作的高效運(yùn)行。同時(shí)，根據(jù)如今的大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)，還可以根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的具體需求進(jìn)行專業(yè)人才的專門培養(yǎng)。需要注意的時(shí)，盡管已經(jīng)處于大數(shù)據(jù)時(shí)代，也不意味著要完全擯棄以往的檔案管理方法，而是對(duì)以往的檔案管理方式進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，以便于為檔案管理注入新的創(chuàng)意點(diǎn)。另外，事業(yè)單位還應(yīng)該做好檔案管理的軟硬件設(shè)施工作，利用一些先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案管理的工作方式進(jìn)行再創(chuàng)造。最為重要的是，要保證這些檔案管理的優(yōu)化方式都能夠被貫徹執(zhí)行下去，只有落實(shí)到實(shí)際的工作中，相應(yīng)的效果才會(huì)產(chǎn)生，若是檔案管理的優(yōu)化舉措一直停留在決策層面，那么一切都會(huì)失去原有的意義。

四、總結(jié)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)該保持危機(jī)意識(shí)，能夠?qū)ΜF(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，在檔案管理工作中，要保證自身的檔案管理理念和大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展相一致，并且能夠熟練運(yùn)用相關(guān)的信息化技術(shù)，做好檔案管理的信息安全工作，提高檔案管理工作的效率，從而對(duì)以往的檔案管理方式進(jìn)行適宜的調(diào)整和革新，發(fā)揮出檔案管理的真正效用，以便于能使檔案管理更好地服務(wù)于事業(yè)單位，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

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