政府檔案管理工作的現(xiàn)狀及應對策略

李福德

【摘要】近幾年，伴隨社會發(fā)展以及城鎮(zhèn)建設工作的不斷深入，政府檔案管理穩(wěn)定發(fā)展，并取得顯著成績。然而在取得成績的同時，應承認政府檔案管理面臨的難題，如領導檔案意識薄弱、管理工作者素質亟待提高等。針對這一現(xiàn)象，有必要提出具體的應對策略，從而推動政府檔案管理趨向規(guī)范化與制度化方向發(fā)展。基于此，本文針對政府檔案管理現(xiàn)狀及應對策略進行探究，期望為政府優(yōu)化檔案管理工作質量、提高工作水平提供一定參考。

【關鍵詞】政府;檔案管理;現(xiàn)狀;策略

政府檔案管理與當?shù)亟ㄔO發(fā)展具有密切的關聯(lián)，伴隨政府檔案管理的持續(xù)發(fā)展進步，檔案管理工作成績明顯，且工作質量有所改善，同時管理水準也得到有效提高?，F(xiàn)階段，我國政府檔案管理雖然已處在較高的水準上，但在現(xiàn)實工作過程當中仍會面臨部分難題，對于政府各項工作順利運作造成了一定的負面影響。政府檔案作為記錄當?shù)毓ぷ鲗嵤顩r、當?shù)匕l(fā)展改變以及居民群體在黨的領導下的關鍵性原始資料，亦是掌握當?shù)馗黜棇嶋H狀況的一手資料。優(yōu)化政府檔案管理相應工作，不僅是檔案管理的現(xiàn)實需求，還是新時期社會對于檔案管理工作的客觀要求。因此，探索政府檔案管理現(xiàn)狀及應對策略有著一定的現(xiàn)實意義，可為政府檔案管理質量及水平提升奠定理論基礎。

一、檔案管理的性質作用

檔案管理基于其根本性質與主要作用而言，屬于一項管理性、服務性以及政治性工作。事實上，檔案管理工作并不生產物質層面的財富，也不由檔案相關管理工作者與機構產生及應用，其是專門負責管理機構內部各個部門所生成的歷史文件的專業(yè)，因此屬于管理性工作。然而，檔案管理系統(tǒng)并非孤立存在的，而是諸多社會管理系統(tǒng)當中不可或缺的構成部分。提供檔案信息內容為社會實踐而服務，是該工作區(qū)分其他工作的主要特征。檔案部門盡管也進行檔案研究與編著等工作，但本質目的在于更好地順應社會的應用，這便呈現(xiàn)出檔案管理的服務性。社會歷史各時期中，檔案管理都必然為經濟、文化和政治服務，否則其就不會存在，同時也無法發(fā)展。階級社會當中，檔案管理呈現(xiàn)出一定的階級利益與階級關系，為統(tǒng)治階級把握，并為一定階級的文化、政治和經濟而服務，而這一服務方向正是該工作政治性的呈現(xiàn)。檔案管理系統(tǒng)作為國家文獻資料系統(tǒng)的構成部分，是社會信息系統(tǒng)的奠基石。這一工作不但對局部單位生產及工作具有意義，同時對社會也有著一定意義，不但具備現(xiàn)實的意義，更具備長遠的和歷史的意義。

二、政府檔案管理面臨的困境

（一）領導檔案管理意識薄弱。檔案管理意識即人主觀層面對檔案及檔案工作認知水平與了解程度。檔案管理意識的強弱與檔案事業(yè)發(fā)展息息相關。現(xiàn)如今，部分政府領導檔案管理意識存在相對薄弱的現(xiàn)象。首先，對于檔案的內涵界定模糊，對于其工作中所接觸的文件以及資料是否為檔案的認知不足。其次，對于檔案及檔案管理工作缺乏關心，認為檔案管理和自身毫無關系，并未充分掌握自身具體工作中生成的檔案內容與檔案存放位置，對于日后生活及工作可發(fā)揮怎樣的作用模糊不清。再次，對于檔案管理的理解存在偏差，并將檔案管理視作將文件簡單歸放至檔案柜的工作，忽視檔案信息在采集、整理以及歸檔的具體過程中需要遵循的規(guī)律。最后，對于檔案缺乏重視。部分地區(qū)政府未將檔案管理工作置于其應有地位上，對于檔案資料的收集質量與范圍并未做出明確規(guī)定，難以保障檔案管理工作質量。

（二）檔案管理工作者綜合素養(yǎng)亟待提升現(xiàn)階段。一方面，政府部分檔案管理工作者存在文化水平偏低和專業(yè)程度不高的問題，自身不愿學習檔案管理新方法及新技術，管理水平與思想理念陳舊，無法跟上社會發(fā)展步伐。同時，部分檔案管理工作者缺乏較強的事業(yè)心，敬業(yè)精神與奉獻意識不足，職業(yè)情感薄弱，業(yè)務能力有待提升，欠缺知識更新自覺性和主動性，導致政府檔案管理面臨諸多困境;另一方面，檔案管理工作者因檔案意識不足，對于檔案工作尚未有精準的定位，還未意識到提升自身綜合素養(yǎng)的重要意義，而政府對于檔案管理工作者的教育培訓工作也并未給予充分支持。此外，部分政府當前檔案管理手段相對滯后，以人工手動管理方式為主，檔案信息采集、歸納、編目、查閱以及檢索等過程基本沿用以往手工方式，很少應用現(xiàn)代化、信息化管理方法，導致檔案管理與使用效率偏低。

（三）檔案管理制度尚未完善。部分政府尚未創(chuàng)建相較完善與健全的檔案管理有關制度，致使政府檔案管理面臨部分難題。比如，欠缺標準化案卷收集歸納規(guī)定，部分案卷存在破損以及缺頁等狀況。又如，案卷歸檔指標尚未統(tǒng)一，多數(shù)案卷題名存在不完整或者沒有題名的情況。同時，檔案使用效率偏低，過于強調檔案信息保密性，導致部分檔案被封存在庫房中，難以對其充分應用。除此之外，檔案管理工作當中有關資料均是由政府領導層管理，若這些檔案難以有效集中，便會致使政府檔案管理平難以提升，促使檔案資料過于繁雜，從而對檔案管理效果造成反向影響。

三、政府檔案管理工作優(yōu)化的有效策略

（一）增強對政府檔案管理的意識。若想提升政府檔案管理質量及效率，應首先增強各級領導與工作人員對于檔案管理的意識，將檔案管理工作置于首要位置。政府領導應增加對于檔案管理的視察力度與其重要性的宣傳力度，針對檔案管理存在的問題制定有效策略加以解決，提高檔案管理整體水準。檔案行政管理有關部門可采用多樣性的宣傳手段，如信息開發(fā)、問卷調查、史料展覽以及微信關注等方式，強化檔案法宣傳力度，增強政府內部工作人員以及社會群體的法制觀念。黨委與政府應將檔案業(yè)務建設的每個環(huán)節(jié)引進法制建設中，融合實際管理工作，將工作檢查與督促同時進行，塑造一個嚴肅且規(guī)范的檔案管理法制工作環(huán)境。

（二）提高檔案管理工作者綜合素養(yǎng)。政府檔案管理的有序進行，需要具有專業(yè)素養(yǎng)較強的檔案管理工作者支撐。針對現(xiàn)階段政府對檔案管理缺乏重視，以及專業(yè)檔案管理工作者稀缺的現(xiàn)象，應強化檔案管理工作者的教育培訓工作，提高對于檔案管理工作者的要求，清晰檔案管理整體要求與制度。在檔案管理工作者實際工作中，應嚴格依據(jù)檔案管理制度實施，持續(xù)學習與提高個體專業(yè)知識及專業(yè)素質，認真履行相應管理制度，改進與創(chuàng)新自身工作模式。另外，檔案管理工作者應加強自身對檔案管理的重視度，并認知到檔案是其工作及政府的重要資源，應充分發(fā)掘并利用檔案所具備的價值，從而提高檔案管理工作者的使命感與光榮感，調動其工作自覺性與積極性，確保檔案管理順利進行。

（三）健全檔案管理體系，完善檔案管理制度。創(chuàng)建完善的政府檔案管理體系，并有效發(fā)揮其職能，可保障檔案管理工作順利進行。在政府檔案管理具體流程中，嚴格根據(jù)制度實施檔案收集、整理、分類、立卷以及歸檔，而不同類型的檔案與資料應存放在其對應位置，創(chuàng)建檢索目錄、各類臺賬以及全宗卷，保障檔案管理制度化與檔案信息收集和歸檔的高效性以及精準性，落實政府檔案管理和業(yè)務工作的協(xié)同發(fā)展。同時，應將檔案管理所有工作流程落到實處，并配備專業(yè)檔案管理工作者，樹立清晰的檔案管理目標。除此之外，政府還應創(chuàng)建相應監(jiān)督與考核制度，優(yōu)化制度存在的弊端，真正提升檔案管理質量以及效率。

四、結語

綜上所述，新時期檔案作為重要資源，強化檔案管理工作，改善檔案管理質量，對政府發(fā)展有著重要意義。現(xiàn)階段，政府檔案管理層面主要存在下述問題：領導檔案管理意識薄弱、檔案管理工作者綜合素養(yǎng)亟待提升，以及檔案管理制度尚未完善等。而加強政府檔案管理水準需基于下述方面入手：增強對政府檔案管理的意識、提高檔案管理工作者綜合素養(yǎng)、健全檔案管理體系，完善檔案管理制度。

【參考文獻】

[1]石周.政府檔案管理信息化建設路徑分析[A].中國教育發(fā)展戰(zhàn)略學會教育教學創(chuàng)新專業(yè)委員會[C].中國教育發(fā)展戰(zhàn)略學會教育教學創(chuàng)新專業(yè)委員會，2019.

[2]林曲虹.政府信息公開對檔案工作的挑戰(zhàn)及檔案管理部門的對策研究[J].城建檔案，2018（11）：73-75.

[3]王永興，陳巍.大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校政府采購檔案管理電子化的思考[J].辦公室業(yè)務，2018（13）：82.

[4]潘偉.鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合管理語境下檔案管理規(guī)范化問題分析[J].山東檔案，2018（03）：52-53.