新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考

高艷梅

【摘要】隨著時代的進步和發(fā)展，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足新時期要求，越來越多的問題隨之暴露出來，設(shè)施落后、檔案管理隊伍素質(zhì)不高等問題導致事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量不高，檔案難以發(fā)揮在實際工作中的作用。想要促使事業(yè)單位在新時期有更好的發(fā)展，就必須創(chuàng)新檔案管理思路，從而推動事業(yè)單位建設(shè)，為社會發(fā)展作出貢獻。

【關(guān)鍵詞】新時期;事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新

事業(yè)單位是以社會公益為目的的重要組織，學校、醫(yī)院以及部分政府下屬機構(gòu)屬于事業(yè)單位。隨著時代的進步和發(fā)展，事業(yè)單位的社會作用日益凸顯，其管理工作也受到了更多的重視。檔案管理作為事業(yè)單位管理工作的重要部分，對于內(nèi)部人員的獎懲以及外部人員招聘有著非常重要的作用。但是就目前來看，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理模式已經(jīng)暴露出了很多問題，這些問題的存在導致管理工作質(zhì)量難以提升。因此在新時期，事業(yè)單位應當創(chuàng)新檔案管理思路，彌補檔案管理過程中存在的不足，從而提升檔案管理質(zhì)量，讓事業(yè)單位在社會發(fā)展中發(fā)揮更重要的作用。

一、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的意義

目前，我國已經(jīng)進入全面小康社會的決勝階段。而事業(yè)單位作為國家機構(gòu)的組成部分，將會在新時期發(fā)揮重要的作用。事業(yè)單位檔案是事業(yè)單位所有信息的匯聚地，對檔案管理工作進行創(chuàng)新，是保障新時期事業(yè)單位全面改革的必要條件之一。將現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入事業(yè)單位檔案管理過程中，可以有效提升事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)化和系統(tǒng)化水平，從而提升管理科學性，對檔案管理效率提升同樣有著很大的幫助。在事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新背景下，檔案管理過程中存現(xiàn)的問題不斷被解決，可以促使檔案管理工作體系不斷完善，這對事業(yè)單位管理工作質(zhì)量以及通往現(xiàn)代化都有著非常重要的意義。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）管理方式陳舊，創(chuàng)新度不足。在社會不斷進步和發(fā)展中，事業(yè)單位日常檔案信息處理工作日益繁重，但是由于檔案管理方式單一，創(chuàng)新度不足，導致管理效率低下，很難滿足如今快節(jié)奏的社會需求。在進行檔案信息管理時，檔案管理部門并沒有制定統(tǒng)一的管理機制，導致管理過程混亂。尤其是在重要檔案信息處理時，由于流程不規(guī)范，導致重要信息無法被及時整理和歸檔，這可能會對后續(xù)的工作產(chǎn)生很嚴重的負面影響。此外，事業(yè)單位在檔案管理時無法熟練運用現(xiàn)代檔案管理設(shè)備，導致檔案管理效率低下，在尋找檔案信息時，往往需要耗費大量的時間和精力。一些重要的信息甚至會在管理過程中被丟失，則不但會影響到事業(yè)單位整個管理體系的運行，可能對單位本身的公信力也會產(chǎn)生影響。

（二）檔案管理設(shè)施落后。信息技術(shù)在快速發(fā)展過程中已經(jīng)滲透到了各行各業(yè)，但是我國部分事業(yè)單位并未充分重視該技術(shù)在檔案管理中的應用。雖然事業(yè)單位為檔案管理設(shè)置了相關(guān)設(shè)施設(shè)備，但是這些設(shè)備陳舊，未及時更新，在數(shù)據(jù)處理時很容易出現(xiàn)信息丟失情況，并且這些軟硬件設(shè)備也難以滿足現(xiàn)如今快節(jié)奏社會的需求。由于事業(yè)單位檔案管理設(shè)施落后，導致資源開發(fā)利用率十分低下。信息技術(shù)在檔案信息的收集、整理以及后期檢索上有著非常強大的功能。但是由于重視程度不足，事業(yè)單位并未充分利用檔案資源的后期價值。如果不能充分利用信息技術(shù)在檔案管理中的作用，會導致檔案管理持續(xù)處在被動的狀態(tài)中，管理效率和管理質(zhì)量難以提升。

（三）管理隊伍素質(zhì)不高。在檔案管理工作中，管理人員的業(yè)務水平對檔案管理工作質(zhì)量有著很大的影響。但是就目前事業(yè)單位檔案管理人員來看，部分事業(yè)單位的檔案管理人員并非專職管理人員，缺乏應有的專業(yè)素養(yǎng)和責任意識，這部分人員往往在進行檔案管理的同時兼職其他工作。雖然在傳統(tǒng)的檔案管理中可以采用這種模式，但是新時期檔案信息愈加繁多，這種方式很容易出現(xiàn)錯誤，而降低檔案管理質(zhì)量。還有部分事業(yè)單位雖然設(shè)置了專門的檔案管理部分，但是檔案管理人員缺乏與時俱進的精神，固執(zhí)守舊，沒有對新時代的檔案管理技能進行了解，逐漸落后于時代，導致檔案管理工作效率低下，并且很容易在管理過程中出現(xiàn)信息丟失和錯誤現(xiàn)象。這些現(xiàn)象都阻礙了事業(yè)單位檔案管理工作的深入開展。

三、新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

（一）創(chuàng)新檔案管理制度，強化檔案管理能力。想要提升檔案管理能力，就一定要有完善的制度作保障。所以事業(yè)單位應當依據(jù)檔案管理現(xiàn)狀制定科學的管理制度，從而提升檔案管理效率。首先，應當保障管理制度的方向和內(nèi)容，在原來的基礎(chǔ)上設(shè)置檔案管理機構(gòu)和崗位，同時不斷完善制度內(nèi)容，建立起規(guī)范的制度體系。其次，要保障制度的約束性。制度的約束效力不僅要延伸到檔案管理人員，還要對單位的領(lǐng)導進行約束，保障檔案管理人員依照相關(guān)規(guī)章制度規(guī)范、獨立地進行管理工作。最后，應當表明獎懲制度，將檔案管理人員的工作結(jié)果與績效相關(guān)聯(lián)。如果檔案管理人員高度負責，高質(zhì)量地完成自身工作，則給予獎勵以促使管理人員在今后更努力地完成工作。如果工作人員出現(xiàn)工作失誤甚至是惡意篡改信息的行為，則要進行嚴厲的懲處。以完善的制度為事業(yè)單位檔案管理工作保駕護航。

（二）推動信息化建設(shè)水平，提高檔案管理效率。在新時期，事業(yè)單位想要充分發(fā)揮檔案信息的作用，就應當重視信息技術(shù)在檔案管理中的作用，通過引入先進的軟硬件設(shè)置以提高檔案管理效率。事業(yè)單位應當投入充足的資金更新設(shè)備，并且在后續(xù)過程中對設(shè)備功能進行檢查，保障設(shè)備的功能正常，以此確保檔案信息保存過程中的安全、完整。事業(yè)單位還可以通過網(wǎng)絡(luò)向社會提供有用的檔案信息，在實現(xiàn)資源共享的過程中提升檔案管理價值。這也是事業(yè)單位對檔案信息的開發(fā)利用，通過創(chuàng)新管理手段實現(xiàn)檔案信息利用率的提升。此外，事業(yè)單位還可以建立高效的在線服務系統(tǒng)，用戶可以通過該系統(tǒng)感受檔案信息管理帶來的作用，同時檔案管理水平也會在這一過程中不斷提升以更好地滿足用戶需求。

（三）強化人員培訓，加強檔案管理隊伍建設(shè)。事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化趨勢逐漸加快，因此必須加強檔案管理人員培訓，才能滿足當今時代的要求。首先，應當改變檔案管理人員的認知，讓他們認識到如今是數(shù)字信息時代，與傳統(tǒng)管理模式相比，信息技術(shù)管理有著更高的效率。其次，加強人員專業(yè)技能培訓。鼓勵檔案管理人員進行理論知識的學習。同時為管理人員提供更多的培訓機會，讓檔案管理人員在理論學習與實踐操作中強化自身專業(yè)技能。最后，事業(yè)單位還可以面向社會招聘更加專業(yè)的人才。招聘的人員不僅擁過硬的專業(yè)素養(yǎng)，可以高質(zhì)量地完成自身工作。還可以對周圍的人產(chǎn)生影響，提升對信息技術(shù)的敏感程度，從而建立起一支擁有較高素養(yǎng)的現(xiàn)代檔案管理隊伍，更好地推動事業(yè)單位檔案管理工作的開展。

四、結(jié)語

新時期事業(yè)單位檔案管理工作愈發(fā)重要，高質(zhì)量的檔案管理工作可以推動事業(yè)單位發(fā)展，進而滿足社會對事業(yè)單位的需求。但是目前事業(yè)單位檔案管理還存在較多問題，這些問題的存在影響到檔案管理效率的提升。想要提升事業(yè)檔案管理質(zhì)量，就一定要加強創(chuàng)新。首先是制度方面的創(chuàng)新，應當依據(jù)事業(yè)單位檔案管理的實際情況完善制度，為檔案管理質(zhì)量提升做基礎(chǔ)保障。其次是設(shè)備上的創(chuàng)新，只有擁有滿足現(xiàn)代需求的信息技術(shù)設(shè)備，才能承載高速率、高準確率的數(shù)據(jù)處理器，從而提升檔案管理效率。最后還應當重視人才上的創(chuàng)新，鼓勵檔案管理人員不斷提升自身素養(yǎng)，從而更好地運用現(xiàn)代信息技術(shù)進行檔案管理。在創(chuàng)新中事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量會不斷提升，事業(yè)單位服務于人民大眾的作用也能更好地體現(xiàn)。

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