企業(yè)檔案管理中信息技術(shù)應(yīng)用研究

劉芳

【摘要】伴隨著當(dāng)前信息技術(shù)的快速發(fā)展，為民眾的生活和工作都帶來了很大的影響。信息技術(shù)在企業(yè)當(dāng)中的運(yùn)用非常廣泛，各種技術(shù)在企業(yè)當(dāng)中的運(yùn)用，使得檔案管理工作的整體效率得到了有效提升，但是也給傳統(tǒng)的檔案管理帶來了不小的挑戰(zhàn)。因此，此文就當(dāng)前信息技術(shù)下的企業(yè)檔案管理進(jìn)行探討和分析。

【關(guān)鍵詞】信息技術(shù);企業(yè);檔案管理;運(yùn)用

一、信息化背景下企業(yè)檔案管理的新方向

就當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展來看，市場競爭越來越激烈，各類信息資源的獲取顯得越來越重要，檔案管理作為一個(gè)企業(yè)最重要的信息存儲方式，重要性不可小視，從傳統(tǒng)的檔案管理模式來看，信息的更新有著嚴(yán)重滯后的情況，且在檔案信息運(yùn)用時(shí)也很難起到實(shí)質(zhì)性的作用，信息技術(shù)運(yùn)用到當(dāng)前的檔案管理工作當(dāng)中，可以有效地提升數(shù)據(jù)的安全性，同時(shí)也有利于數(shù)據(jù)的存儲、查找，這種管理模式有著成本低、成效好、檢索快的特點(diǎn)，并且能夠不斷優(yōu)化原有的管理模式，從而在此基礎(chǔ)上完整存儲企業(yè)的信息，給企業(yè)信息的咨詢、決策等方面提供有利的幫助，這樣的管理模式顯而易見，是當(dāng)前時(shí)代所必須要實(shí)現(xiàn)的，在提升企業(yè)整體競爭力的同時(shí)，也能夠讓信息技術(shù)在檔案管理當(dāng)中起到最好的效果。

二、信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理工作中的作用

（一）信息技術(shù)拓寬了企業(yè)檔案資源范圍。在企業(yè)日常的檔案管理工作當(dāng)中，傳統(tǒng)的管理模式會(huì)受到信息傳送的限制，檔案資源的開發(fā)對象一般都是企業(yè)已經(jīng)具有的資源，開發(fā)空間相對較小。信息技術(shù)的運(yùn)用可以有效地解決一類問題，同時(shí)在日常的運(yùn)作當(dāng)中隨時(shí)隨地開展檔案管理工作，不會(huì)受到地點(diǎn)和時(shí)間的限制。

（二）企業(yè)檔案管理更加系統(tǒng)化。信息技術(shù)的運(yùn)用可以提升企業(yè)數(shù)據(jù)存儲的整體容量，提升數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。信息技術(shù)的運(yùn)用涉及所有的檔案資源，同時(shí)還能夠?qū)ω?cái)務(wù)、生產(chǎn)等方面的系統(tǒng)進(jìn)行高度融合，確保整個(gè)企業(yè)數(shù)據(jù)能夠得到統(tǒng)一的管理，這樣對于一個(gè)企業(yè)的發(fā)展而言是非常有利的。

（三）讓企業(yè)檔案管理更加細(xì)致化。如果一個(gè)企業(yè)在慢慢向著現(xiàn)代化和人性化的管理發(fā)展，那么在日常的運(yùn)作當(dāng)中，就需要使用到信息技術(shù)。特別是在檔案管理工作當(dāng)中運(yùn)用到信息技術(shù)可以很好地去滿足企業(yè)細(xì)致化的管理。信息技術(shù)能夠讓一個(gè)企業(yè)的檔案管理更加高效化，讓所有檔案都能夠以電子數(shù)據(jù)的方式進(jìn)行保存，且隨時(shí)都可以進(jìn)行查閱。對傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，避免檔案出現(xiàn)破損的情況。檔案信息管理更加便捷、科學(xué)。只需要進(jìn)行一次的投資就能夠獲得多次的產(chǎn)出，信息技術(shù)下的檔案管理可以在一定程度上擺脫對于經(jīng)費(fèi)的依賴和約束。

三、信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理當(dāng)中的運(yùn)用

（一）前期運(yùn)用。在企業(yè)檔案管理當(dāng)中運(yùn)用到信息技術(shù)，初期一般都體現(xiàn)在檔案的查閱、檢索、統(tǒng)計(jì)、整編等方面。信息化檔案管理初期階段必須要用計(jì)算機(jī)檢索功能來對檔案信息進(jìn)行編制。使用著錄項(xiàng)目把讀取的檔案目標(biāo)編制為一個(gè)數(shù)據(jù)庫，然后有按照相關(guān)的要求對數(shù)據(jù)進(jìn)行編制，同時(shí)對目錄進(jìn)行分類等。隨后使用計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行檢索，按照檢索人員的需求，把檔案的原有文件和目錄信息提交給檢索者，同時(shí)也可以利用檔案的形式特點(diǎn)和內(nèi)容特點(diǎn)來進(jìn)行檢索。最后利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對已經(jīng)構(gòu)建完成的檔案進(jìn)行不定期的管理和更新，主要開展的工作有：數(shù)據(jù)庫空間的占有率、入庫出庫量統(tǒng)計(jì)、檔案查閱時(shí)間和歸還時(shí)間以及檔案內(nèi)容的更新，這些都必須要進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)。

（二）綜合運(yùn)用。即便是當(dāng)前很多企業(yè)都使用了信息技術(shù)來對檔案進(jìn)行管理，但是檔案文件的管理形式還是必不可少的，且從當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展來看，信息技術(shù)的運(yùn)用必然會(huì)對檔案管理工作帶來一定的影響，為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理和文件資源的合理運(yùn)用以及共享，以這樣的方式來減少重復(fù)數(shù)據(jù)的錄入和規(guī)范系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，那么對信息技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用是必不可少的。對于整體檔案管理進(jìn)行綜合化而言是非常具有效果的，同時(shí)也能夠讓管理效率得到提升，讓計(jì)算機(jī)等技術(shù)效果得到最好的發(fā)揮。

（三）科學(xué)制定檔案信息化規(guī)劃。在企業(yè)開展檔案信息化管理過程當(dāng)中，制定一定的規(guī)劃是至關(guān)重要的，且必須要在滿足企業(yè)發(fā)展的要求基礎(chǔ)之上開展，根據(jù)企業(yè)自身的特點(diǎn)和發(fā)展的方向，進(jìn)行深入的探討研究論證，制定出一個(gè)符合企業(yè)自身發(fā)展需求的檔案信息化管理規(guī)劃，使用循序漸進(jìn)的方法，從企業(yè)信息的實(shí)際需求出發(fā)，來對管理模式進(jìn)行分析，明確管理當(dāng)中的各個(gè)流程，對其進(jìn)行全面的調(diào)節(jié)，為企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)提供更大的發(fā)展空間。

（四）檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建。企業(yè)中檔案信息系統(tǒng)是非常重要的一部分，這一個(gè)系統(tǒng)自身就有著一定的特點(diǎn)。當(dāng)前時(shí)代背景下的企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的活動(dòng)都離不開企業(yè)的檔案信息系統(tǒng)。此外，企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)運(yùn)作期間所帶來的信息必須要由檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行收集匯總，然后對其進(jìn)行長期保存。還有就是，一個(gè)企業(yè)對檔案的大量使用，使得檔案信息管理系統(tǒng)成了一個(gè)企業(yè)重要的信息來源之一。

（五）重視信息技術(shù)，提升信息化水平。在當(dāng)前日新月異的信息化時(shí)代，企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理工作面臨全新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。信息技術(shù)的運(yùn)用，為檔案管理提供了很多種方式，為檔案的規(guī)整、存儲都提供了很大的幫助，讓整體檔案管理的科技水平得到了不斷的提升。就目前企業(yè)的發(fā)展來看，如果想要在信息化的時(shí)代實(shí)現(xiàn)可持續(xù)的發(fā)展，那么就必須要在企業(yè)的內(nèi)部進(jìn)行先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)，進(jìn)而不斷提升檔案信息的管理水平。在當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展過程當(dāng)中，信息技術(shù)的整體水平都會(huì)直接影響檔案管理工作的整體效率，對企業(yè)能否正常運(yùn)作有著直接影響，所以企業(yè)必須要重視檔案管理的信息化建設(shè)。

（六）培養(yǎng)專業(yè)人才，提升檔案管理團(tuán)隊(duì)素質(zhì)。在企業(yè)當(dāng)中，人才的培養(yǎng)是極為關(guān)鍵的一項(xiàng)工作，人才是開展工作的基礎(chǔ)，在企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中，必須要運(yùn)用專業(yè)素質(zhì)過硬的計(jì)算機(jī)人才，這樣才能讓企業(yè)的檔案管理信息技術(shù)得到不斷提升，讓檔案管理更加安全穩(wěn)定。企業(yè)必須要定期進(jìn)行檔案管理人員的培訓(xùn)，在此基礎(chǔ)上不斷提升他們的信息化技術(shù)運(yùn)用能力，提升他們的職責(zé)意識，讓他們可以更好地去完成企業(yè)的檔案管理工作，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)整體管理團(tuán)隊(duì)的能力提升，為企業(yè)未來實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

四、結(jié)束語

伴隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化時(shí)代的來臨，企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中運(yùn)用信息化技術(shù)可以有效地提升整體的工作效率，同時(shí)也能夠讓檔案的管理更加科學(xué)、規(guī)范，并且也能夠有效降低檔案管理工作的工作量。在當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展過程當(dāng)中，信息化的檔案管理模式運(yùn)用也是越來越廣泛，因此在已有的技術(shù)基礎(chǔ)上進(jìn)行不斷創(chuàng)新，這樣才能讓檔案管理工作能夠有效適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的快速發(fā)展，讓企業(yè)在競爭激烈的市場當(dāng)中站穩(wěn)腳跟。

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