信息化環(huán)境下機關(guān)檔案安全保密管理分析

劉化榮

【摘要】計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展改變了人們?nèi)粘５墓ぷ鳠o紙化自動化，慢慢影響著我們的工作和學(xué)習(xí)。檔案的處理方法也因為這些技術(shù)的發(fā)展，發(fā)生了轉(zhuǎn)變。現(xiàn)在很多企業(yè)在工作中會使用電子信息處理系統(tǒng)，工作效率得到了大幅度的提高。隨著信息處理技術(shù)不斷發(fā)展，事業(yè)單位作為國家設(shè)置的帶有一定的公益性質(zhì)的機構(gòu)，其檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)潮流發(fā)展，不斷進行改革。事業(yè)單位開展電子信息檔案管理是時代賦予的使命。本文對信息化背景下事業(yè)單位機關(guān)的檔案管理方法進行分析，希望引起事業(yè)單位對信息安全的重視，認識到信息技術(shù)給檔案管理中帶來的便利。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;事業(yè)機關(guān);檔案安全

計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，不斷小型化，使其延伸到社會的各個領(lǐng)域，大量的信息通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，信息化慢慢滲透到人們的生活中。當(dāng)今社會迎來了信息化時代。計算機作為信息化時代發(fā)展的機器，改變著許多行業(yè)的運營方式。事業(yè)單位的檔案管理也受到影響，不斷發(fā)展進步。檔案管理工作對各個企業(yè)來說都是一項重要的工作，其中作為政府主導(dǎo)的事業(yè)單位更需要好好完成這項工作。它能直觀地反應(yīng)工作的進行情況，能及時對工作進行調(diào)整，處理工作中發(fā)生的各種問題。目前國內(nèi)的事業(yè)單位在處理工作的初始階段普遍使用紙質(zhì)檔案，檔案資料過多，難以整理分類和保存。導(dǎo)致搜索檔案資料時工作量大、效率低、時間長。隨著信息化技術(shù)的使用，檔案管理的效率和速度得到極大提升。其工作模式也在不斷改變，然而面對繁雜的檔案事業(yè)單位的管理工作仍有提升空間。

一、信息化給事業(yè)單位機關(guān)檔案管理帶來的變化和影響

（一）檔案資料保存的更加完整。在信息化時代來臨之前，檔案資料大多為紙質(zhì)，保管的條件比較嚴(yán)格，檔案的安全難以保證。信息化管理檔案則把檔案做成數(shù)據(jù)傳輸保管在數(shù)據(jù)庫中，可以隨時調(diào)取數(shù)據(jù)。即使存儲數(shù)據(jù)的U盤等損壞，也能夠進行數(shù)據(jù)恢復(fù)。相比紙質(zhì)檔案的管理其安全性更有保障，很少出現(xiàn)檔案丟失或損毀的情況，檔案保存更加完整。這給事業(yè)單位機關(guān)檔案的管理帶來了極大的便利。

（二）檔案資料的保管更加安全。機關(guān)檔案管理工作是事業(yè)單位工作的重要環(huán)節(jié)，事業(yè)單位需要做好保密工作，保障檔案和檔案機密的安全。信息化檔案存儲的介質(zhì)更加具有保密性。相比紙質(zhì)的檔案資料，電子檔案資料不僅保證了檔案資料的完整性，也使資料的保存更加安全。電子檔案資料可以隨時備份或銷毀，發(fā)生意外時檔案資料可以得到很好的保護。

（三）檔案資料管理效率更高。紙質(zhì)檔案的管理，對于管理人員來說，其工作量往往比較大。在處理紙質(zhì)檔案的過程中，首先，需要把紙質(zhì)檔案歸類，一張一張、一疊一疊分類。其次，把不同的檔案編號按分好的編號放入檔案庫保存。這個過程會耗費大量時間。工作人員后續(xù)查閱檔案的時候也需要按照編號一個一個進行查找，查找檔案的時間甚至?xí)^閱讀檔案的時間。最后，是對檔案的保管，保存檔案的檔案庫需要安排人員定期打掃，否則檔案發(fā)生霉變或者被蟲或老鼠啃食，會影響檔案閱讀，前期的整理也會功虧一簣。清掃工作也會耗費大量人力、物力。如果使用信息化技術(shù)對檔案進行管理，就可以很大程度上避免這些情況。登記檔案時可以在系統(tǒng)上劃分好的序號上做登記?？s短了查找目錄的時間，可以直接通過搜索找到并提取資料。信息化技術(shù)也會縮短紙質(zhì)檔案的保存時間，減少管理人員維護紙質(zhì)檔案的工作量。

二、信息化對檔案管理產(chǎn)生的作用

（一）資源的范圍得到拓展。傳統(tǒng)的檔案管理受到有限的信息傳送技術(shù)的影響，很難拓展已獲取資源。機關(guān)的現(xiàn)有資源管理效率低下，計算機技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展推廣了檔案管理的信息化，使得存儲資源更多，資源的拓展性也更強。事業(yè)單位一系列化的檔案管理工作和其他日常工作都能做到同時開展，不會影響日常工作的效率。事業(yè)單位的內(nèi)部管理也更加高效化，檔案能得到高效的管理。

（二）檔案更加有系統(tǒng)性。大多數(shù)情況下，信息化技術(shù)會使數(shù)據(jù)的存儲容量增加，也會提高其可靠性。這也就使得事業(yè)單位的檔案管理能形成一個良好的系統(tǒng)，更加具有系統(tǒng)性。在這個基礎(chǔ)上，事業(yè)單位檔案管理的范圍更加廣泛，內(nèi)容更加豐富。能使不同系統(tǒng)的信息保持統(tǒng)一和完整。事業(yè)單位擁有的檔案資源通過信息化技術(shù)得到整合，更加系統(tǒng)化。為形成完整的檔案系統(tǒng)奠定了基礎(chǔ)。

三、信息化對檔案管理產(chǎn)生的問題

（一）電子檔案的真實性比紙質(zhì)檔案更難以保證。電子檔案比較容易被刪除，且刪除后基本不會有遺留痕跡。同時，計算機形成的文件材料，也沒有辦法根據(jù)筆跡進行辨識。事業(yè)單位的管理者很少直接接觸到這些檔案數(shù)據(jù)，無法保證其真實性及權(quán)威性。事業(yè)單位的管理者沒有辦法簽發(fā)這些檔案資料，沒有人能保證資料沒有被別人修改或刪除，也很難發(fā)現(xiàn)資料中存在的問題。

（二）電子檔案難以保密。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在不斷發(fā)展，各種電子設(shè)備可以隨時隨地獲取存儲的電子文件，也能在不同設(shè)備上互相傳輸。這就使得其安全性難以保障，在重視保密性的事業(yè)單位中難以推廣。所以，雖然當(dāng)今社會網(wǎng)絡(luò)如此的發(fā)達，但因為電子檔案的安全性問題，很多事業(yè)單位害怕推廣電子化檔案管理。解決保密性問題才能推動事業(yè)單位信息化檔案管理的發(fā)展。

（三）電子檔案難以保留。各種軟件的發(fā)展，改變著人們的辦公方式。很多單位推廣無紙化辦公。因為無紙化辦公更加快速、方便。通過計算機就可以提取資源信息。但也存在缺點，黑客和病毒都會造成電子文件的丟失，從而導(dǎo)致難以想象的后果。尤其對于事業(yè)單位來說，這種情況一旦出現(xiàn)甚至?xí)＜皣依妗?/p>

四、保證事業(yè)單位檔案安全的措施

（一）推廣信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。事業(yè)單位管理檔案需要順應(yīng)信息化技術(shù)的發(fā)展，學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，用發(fā)展的眼光看待信息化技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，不應(yīng)該用死板的思維看待檔案管理。事業(yè)單位的信息化檔案管理需要各個部門的合作才能很好地實行。要根據(jù)未來工作的發(fā)展趨勢來選擇信息化檔案管理設(shè)備和軟件。要重視這項工作，不能花了錢買了設(shè)備卻不使用。只有管理人員改變對信息化技術(shù)的態(tài)度，意識到信息化是社會發(fā)展的大趨勢，才能發(fā)揮出信息化檔案管理工作的作用。

（二）建立完好的保密機制。在檔案資料的安全問題上，信息安全問題是其源頭。若想保證檔案的安全，首先不能使用不安全的硬件及軟件接入計算機，以免病毒進入。還需要建立服務(wù)器防火墻，多重保護檔案資料。要保證能夠在感染計算機病毒時及時反映給使用者，并發(fā)出警報，啟動相關(guān)程序，保護重要檔案資料。

（三）法律規(guī)劃。電子文件在編輯過程中，文件的編輯、歸檔完成后，最后才對電子檔案進行存儲。這樣就使電子檔案信息有可能因為沒有及時保存而丟失或損壞，這種情況下可以在各個環(huán)節(jié)對電子檔案預(yù)先進行保存，以免沒有辦法找回資料。為了保證電子檔案的完整性，相應(yīng)的管理措施需要加以改變，還需保證措施得以落實。因此，為了更好地保護電子文件的真實性、完整性。相應(yīng)的法規(guī)及管理制度對事業(yè)單位來說很有必要，這樣不僅對檔案管理人員起到約束作用，而且對檔案管理有了法律依據(jù)。

五、結(jié)束語

事業(yè)單位改變檔案管理方式能夠適應(yīng)信息化時代的高速發(fā)展，對其發(fā)展會產(chǎn)生重要作用。事業(yè)單位的檔案管理員也需要掌握信息化技術(shù)，意識到信息化檔案管理帶來的便利，把管理的信息進行整合，從而提高檔案管理的效率和速度。信息化檔案管理也能有效避免管理過程中的操作不當(dāng)和信息的不公開，需要查閱檔案的人員能快速查到自己想要的信息。這對事業(yè)單位的檔案管理無疑是一種改革，能大大提高事業(yè)單位檔案管理的效率。事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要意識到信息技術(shù)的好處，在檔案管理中推廣。

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