企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理類檔案工作的收集與整理

嚴(yán)曉慶

【摘要】收集與整理是整個(gè)檔案工作的基本內(nèi)容，也是最不容小覷的一個(gè)環(huán)節(jié)。在檔案工作中，加強(qiáng)檔案整理的有序性、提高檔案的利用價(jià)值以及結(jié)合時(shí)代背景利用現(xiàn)代化信息手段進(jìn)行檔案整理工作已成為當(dāng)前的重點(diǎn)。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理類檔案;收集;整理

企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理類檔案的管理與收集工作是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，很多檔案都對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理決策等產(chǎn)生重要的影響，企業(yè)應(yīng)當(dāng)以提高對(duì)于檔案收集與管理工作的重視程度為前提，結(jié)合信息化時(shí)代的特點(diǎn)，通過不斷加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)水平、完善企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)制度來提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理類檔案收集與管理工作的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

一、企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理類檔案的內(nèi)容

企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理類檔案包括以下內(nèi)容：第一，經(jīng)營(yíng)決策與計(jì)劃文件，具體包括企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、經(jīng)營(yíng)方針和經(jīng)營(yíng)策略以及各種經(jīng)營(yíng)決策方案、計(jì)劃等。第二，物資供應(yīng)與能源管理類文件材料，具體包括各種物資定額、材料庫(kù)存決策、物資合同、能源供應(yīng)計(jì)劃。第三，生產(chǎn)與質(zhì)量管理文件材料，具體包括企業(yè)各類經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)完成進(jìn)度的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、質(zhì)量工作總結(jié)等。第四，市場(chǎng)與銷售文件材料，具體包括市場(chǎng)調(diào)查、分析報(bào)告與統(tǒng)計(jì)報(bào)表、商品商標(biāo)與廣告、產(chǎn)品訂貨與銷售合同、商務(wù)糾紛與訴訟文件等。第五，財(cái)務(wù)與成本管理文件材料，具體包括：財(cái)務(wù)決策與計(jì)劃、成本預(yù)測(cè)與分析、經(jīng)濟(jì)核算材料等。企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理檔案對(duì)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與發(fā)展存在至關(guān)重要的作用，它能夠促進(jìn)企業(yè)與外部聯(lián)系，也是企業(yè)管理層制定生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策的依據(jù)，同時(shí)對(duì)于加強(qiáng)企業(yè)自身競(jìng)爭(zhēng)力的建設(shè)，提高其在激烈競(jìng)爭(zhēng)市場(chǎng)中的地位以及增強(qiáng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的經(jīng)濟(jì)利益回報(bào)具有關(guān)鍵性的意義。

二、經(jīng)營(yíng)管理類檔案收集與管理工作面臨的問題

（一）檔案收集人員存在的問題。在收集檔案的過程中，很多企業(yè)都會(huì)在各個(gè)部門內(nèi)設(shè)置檔案員的崗位，由部門內(nèi)的職員兼職，這些檔案兼職人員的工作便是收集并移交相關(guān)的檔案，但是在實(shí)際中，各部門檔案兼職人員存在最主要的問題便是目標(biāo)不明確，他們不確定該將哪些檔案上交給檔案管理部門。主要原因在于他們除了收集與移交檔案外，還有自己的本職工作要做，而本職工作耗費(fèi)了他們的大部分精力，這就使得在收集與移交檔案的過程中，他們的精力不足或者專業(yè)水平不夠高，兼職檔案員的崗位未能發(fā)揮有效的價(jià)值與作用，形同虛設(shè)。最明顯的表現(xiàn)便是不知道該將部門內(nèi)的哪些文件資料移交給檔案管理部門，在移交檔案文件的過程中覺得沒有文件可以移交，或者讓專業(yè)的檔案管理部門的專業(yè)人員自己選擇需要移交的檔案文件。

（二）企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理類檔案收集存在難度。企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理類檔案收集存在難度除了部門內(nèi)的檔案兼職人員不作為外，某些部門為了一己私利不愿意移交檔案文件，他們將利潤(rùn)作為部門追求的終極目標(biāo)，有些相關(guān)的經(jīng)營(yíng)管理檔案被看作是部門內(nèi)部的無形資產(chǎn)，為了便于日后的使用，他們找借口將檔案文件保留在部門內(nèi)，而這些檔案通常關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過程中的一些重大利益，甚至存在有些部門在發(fā)生人事變動(dòng)的時(shí)候會(huì)將“私藏”的這部分檔案遺失的情況。

（三）檔案管理人員專業(yè)技術(shù)水平不足。信息化時(shí)代，信息技術(shù)已經(jīng)與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)密不可分，而檔案管理工作也是一樣，在檔案管理工作中運(yùn)用信息技術(shù)手段，將大大減輕傳統(tǒng)檔案管理工作中的費(fèi)時(shí)費(fèi)力又低效的弊端，但是前提是檔案管理部門的專業(yè)人員掌握一定的信息技術(shù)基礎(chǔ)，能夠熟練使用管理檔案所采用的軟件。在實(shí)際情況中很多檔案管理人員沒有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過相關(guān)信息技術(shù)，不習(xí)慣對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，熟練使用計(jì)算機(jī)也存在一定的難度，這就對(duì)于企業(yè)的檔案管理工作造成了很大的阻礙。

（四）檔案管理中的信息安全問題。信息時(shí)代為檔案管理工作帶來便利的同時(shí)，也存在一定的安全隱患，尤其是信息安全隱患，與傳統(tǒng)的檔案管理工作不同的是，檔案文件很容易受到黑客或者病毒的攻擊而泄露甚至丟失，一旦發(fā)生這些情況，將會(huì)為企業(yè)帶來極其嚴(yán)重的利益損失。

三、解決企業(yè)檔案收集與管理工作問題的措施

（一）加強(qiáng)宣傳力度，提高全體員工的檔案收集與管理意識(shí)。在日常工作中，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理相關(guān)內(nèi)容的宣傳力度，比如通過單位的微信公眾號(hào)進(jìn)行相關(guān)宣傳，使員工了解到檔案管理工作的意義以及重要性，諸如在微信公眾號(hào)通過發(fā)送檔案工作違紀(jì)違法案例的相關(guān)推文來增強(qiáng)職工的檔案意識(shí)，引起員工對(duì)于檔案移交以及收集工作的重視，培養(yǎng)員工的檔案保護(hù)意識(shí)。此外，檔案管理部門需要將日常的檔案管理中遇到的難題以及工作的進(jìn)展及時(shí)匯報(bào)給管理層，從上級(jí)獲取人力、財(cái)力或物資等方面的支持，在獲得各方高度支持的基礎(chǔ)之上提高檔案的服務(wù)工作效率。此外檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極了解項(xiàng)目的進(jìn)度，根據(jù)項(xiàng)目的不同進(jìn)度來進(jìn)行檔案收集與管理工作，并且及時(shí)向上級(jí)反映在歸檔中遇到的問題，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)與檔案整理同行的狀態(tài)。

（二）增強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。企業(yè)在選拔兼職檔案管理人員時(shí)應(yīng)當(dāng)適當(dāng)提高用人標(biāo)準(zhǔn)，為兼職檔案管理崗位選拔一些細(xì)心、耐心、勤勞并且對(duì)檔案管理工作感興趣、有熱情的員工。此外，在選拔這些人員時(shí)，企業(yè)也應(yīng)（下轉(zhuǎn)第48頁(yè)）（上接第46頁(yè)）當(dāng)適當(dāng)關(guān)注年齡與性別等因素，以期保持檔案管理員隊(duì)伍的整體專業(yè)穩(wěn)定性。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)定期對(duì)各個(gè)職能部門的兼職檔案人員進(jìn)行檔案收集與移交方面的專業(yè)化培訓(xùn)，根據(jù)其在日常檔案收集與移交工作中的實(shí)際問題，提出相應(yīng)的解決方案，比如確定各個(gè)職能部門制定需要移交的檔案內(nèi)容，解決兼職檔案人員不知道該移交什么檔案的問題，除定期的培訓(xùn)外，檔案管理部門的專業(yè)人員應(yīng)當(dāng)定期對(duì)各部門的兼職檔案人員進(jìn)行收集與整理檔案的實(shí)際操作指導(dǎo)。管理層應(yīng)當(dāng)積極鼓勵(lì)檔案管理人員參加市級(jí)檔案分管單位組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并給予時(shí)間和經(jīng)費(fèi)上的支持，提高檔案管理人員的實(shí)際操作與業(yè)務(wù)指導(dǎo)水平。企業(yè)在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)的時(shí)候，可以采取“請(qǐng)進(jìn)來”與“走出去”相結(jié)合的方式，除了上述的請(qǐng)檔案管理部門的專業(yè)人士到各個(gè)職能部門指導(dǎo)員工的實(shí)際操作外，還可以組織檔案管理人員去其他的檔案管理先進(jìn)單位進(jìn)行學(xué)習(xí)，通過學(xué)習(xí)其他單位的經(jīng)驗(yàn)與實(shí)際的操作技能提高本單位的檔案管理工作效率。

（三）加強(qiáng)單位內(nèi)部檔案相關(guān)的制度建設(shè)。沒有規(guī)矩不成方圓，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)同樣應(yīng)當(dāng)健全相關(guān)的制度規(guī)范，在相關(guān)制度規(guī)范的基礎(chǔ)之上強(qiáng)化對(duì)于檔案管理工作的約束。具體來講，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際情況制定相應(yīng)的檔案管理獎(jiǎng)懲制度，當(dāng)完善內(nèi)部檔案相關(guān)制度建設(shè)之后，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加大相關(guān)制度的執(zhí)行力度與對(duì)各個(gè)職能部門的監(jiān)督，嚴(yán)格依照所制定的制度來對(duì)相關(guān)的檔案收集與管理行為進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰。完善的檔案管理制度就是檔案收集與管理工作中的一道防線，檔案收集工作是檔案管理工作的前提，只有檔案收集工作做得好，后續(xù)的檔案管理工作才能得到保障。不斷完善企業(yè)內(nèi)的檔案收集與管理的相關(guān)制度，努力實(shí)現(xiàn)依照制度開展檔案收集與管理工作，使得檔案收集與管理工作“有據(jù)可循”。正如檔案管理界的一句話：“檔案是前人智慧與自己心血的結(jié)合，前人智慧啟發(fā)了自己，而自己的心血又滋養(yǎng)了后人?！?/p>

四、結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)在進(jìn)行經(jīng)營(yíng)管理類檔案收集與管理工作時(shí)要結(jié)合現(xiàn)有的時(shí)代背景，充分利用信息技術(shù)的便利性，改善傳統(tǒng)檔案管理工作中的費(fèi)時(shí)費(fèi)力又低效的弊端，在完善企業(yè)內(nèi)部檔案收集與管理制度的基礎(chǔ)之上提高檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，不斷增強(qiáng)其實(shí)際操作能力以及檔案操作意識(shí)。

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