紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工與應(yīng)用機(jī)制研究

李美佳

【摘要】隨著信息化的發(fā)展以及單軌制的不斷深入，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案已經(jīng)成為必然，紙質(zhì)檔案數(shù)字化在我國(guó)檔案工作未來的發(fā)展過程是一個(gè)十分重要的趨勢(shì)。目前，紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中還存在標(biāo)準(zhǔn)性、技術(shù)性和安全性等問題，本文分析數(shù)字化加工的整體流程，從更新觀念、夯實(shí)技術(shù)保障、強(qiáng)化外包管理等五個(gè)方面指出紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題并論述相關(guān)的解決措施。

【關(guān)鍵詞】紙質(zhì)檔案;數(shù)字化加工;解決策略

一、數(shù)字化技術(shù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字化的含義

數(shù)字化技術(shù)就是利用數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、高效掃描技術(shù)（掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等）將紙質(zhì)文件或者聲像文件等不同形式的載體信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息或組成具有有序結(jié)構(gòu)的數(shù)字信息的過程。檔案信息的數(shù)字化基本包括四方面的基本含義：（1）檔案數(shù)字化建設(shè)的基本推動(dòng)力量是信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用。（2）檔案數(shù)字化建設(shè)的階段性目標(biāo)是提高檔案工作現(xiàn)代化水平和確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與服務(wù)的基本框架。（3）在檔案數(shù)字化過程中必須重新重視和思考檔案管理的原則。（4）檔案信息數(shù)字化的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)社會(huì)公眾滿意的檔案信息社會(huì)化服務(wù)。

二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)用的重要意義

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案經(jīng)過數(shù)字化，然后通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)空間進(jìn)行傳輸、擴(kuò)展和提供利用，提高了檔案的利用效率。紙質(zhì)數(shù)字檔案的數(shù)字化是改變館藏結(jié)構(gòu)的需要，同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。紙質(zhì)檔案數(shù)字化對(duì)年代久遠(yuǎn)破損的紙質(zhì)檔案起到了良好的修復(fù)和保護(hù)作用。具體地說，首先，檔案信息數(shù)字化是一種對(duì)紙質(zhì)檔案原件實(shí)行有效保護(hù)的方法，數(shù)字化后能提供方便快捷的服務(wù)方式。其次，檔案信息數(shù)字化使不同載體形式的檔案信息得到轉(zhuǎn)換與再現(xiàn)，可以實(shí)現(xiàn)資源共享。最后，將特色檔案資源進(jìn)行挖掘和宣傳的同時(shí)，為電子政務(wù)和無紙化辦公的接軌創(chuàng)造條件。

三、紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本流程

《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）明確規(guī)定，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化主要包括整理、掃描、校對(duì)和存儲(chǔ)幾個(gè)步驟。為了確保紙質(zhì)檔案信息數(shù)字化工作的質(zhì)量，紙質(zhì)檔案數(shù)字化必須遵循一定的原則：1.規(guī)范性原則。所有的檔案信息必須按照規(guī)定的技術(shù)要求、文本格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，并盡可能采取通用格式。2.安全性原則。確保數(shù)字化的檔案信息與原件一致，確保檔案原件的安全。3.效益性原則。選擇最優(yōu)的數(shù)字化方案、流程。下面重點(diǎn)闡述數(shù)字化加工的主要流程。檔案數(shù)字化加工的作業(yè)流程圖如下圖所示：

（一）整理工作是前期的主要工作。整理工作是數(shù)字化加工的第一項(xiàng)工作，首先按照掃描進(jìn)度，選擇一批檔案（一定的卷數(shù)）檢查無誤后履行簽字手續(xù)移交給數(shù)字加工者。整理工作具體包括：第一，檢查檔案是否完整，是否缺頁，并對(duì)裝訂的檔案進(jìn)行拆釘。第二，保證文件的正反頁都有頁號(hào)，這樣保證掃描過程中檔案的頁碼排錯(cuò)或者丟失。第三，如果發(fā)現(xiàn)紙張大于A4紙并且質(zhì)量差的文件頁，進(jìn)行著重登記，用A3的掃描儀進(jìn)行掃描。

（二）掃描工作。根據(jù)文件大小、色彩、質(zhì)地、字跡清晰程度等選擇適合的掃描方式、色彩模式、分辨率、存儲(chǔ)格式、存儲(chǔ)壓縮率等，首先應(yīng)確保圖像質(zhì)量的清晰度問題，同時(shí)應(yīng)盡量減少文件的容積量。掃描圖像一般包括JPG和PDF等格式。

（三）校對(duì)工作。所謂校對(duì)工作就是檔案校對(duì)工作者對(duì)掃描完的文件圖像進(jìn)行查缺補(bǔ)漏，比如，如果發(fā)現(xiàn)缺頁、文件增量等情況，需要進(jìn)行重新掃描。如果發(fā)現(xiàn)黑邊、文件傾斜等情況，就需要用圖像處理軟件進(jìn)行重新調(diào)整。

（四）存儲(chǔ)工作。一方面對(duì)檔案原件進(jìn)行整理、重新裝訂，檢查無誤后，應(yīng)予以歸還，防止檔案丟失;另一方面是對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建立、數(shù)據(jù)備份以及成果管理。

四、紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)過程的出現(xiàn)的問題及對(duì)策

研究紙質(zhì)檔案信息化的理論，對(duì)指導(dǎo)我國(guó)檔案信息化建設(shè)的具體過程具有現(xiàn)實(shí)意義。

（一）轉(zhuǎn)變管理理念，夯實(shí)制度保障。由于很多檔案部門不受重視，經(jīng)濟(jì)支持較弱，所以還存在有些檔案部門不是把所有檔案數(shù)字化，而是首選比較重要的永久檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，或者根據(jù)資金情況隨心所欲開展數(shù)字化工作。我國(guó)自2018年1月1日起實(shí)施DA/T31-2017《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》代替（DA/T31-2005）的標(biāo)準(zhǔn)，新的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》主要從組織原則、數(shù)字化前端控制、技術(shù)參數(shù)和指數(shù)、數(shù)字化驗(yàn)收成果以及數(shù)字化工作流程等方面對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作進(jìn)行了重新修改和修訂，該修訂更加注重我國(guó)紙質(zhì)檔案數(shù)字化自身特點(diǎn)，因此，檔案數(shù)字化必須遵照國(guó)家規(guī)范及規(guī)定開展。

（二）加強(qiáng)館際合作，建立共享機(jī)制。檔案數(shù)字化的最終目的是要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共建共享，為用戶提供方面快捷的檔案信息服務(wù)。有些檔案部門所處的地理位置比較偏僻，數(shù)字化加工進(jìn)程比較緩慢，因此建立館際間合作，多方協(xié)作共建共享檔案信息資源，有利于檔案事業(yè)的均衡發(fā)展。檔案部門加強(qiáng)自身建設(shè)的同時(shí)，還需要各級(jí)檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)重視、政策扶持、資金保障、技術(shù)投入等。

（三）構(gòu)建融合的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)。據(jù)相關(guān)調(diào)查，目前制約數(shù)字檔案館的瓶頸問題是紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化之后，如何最大限度地實(shí)現(xiàn)電子檔案的網(wǎng)絡(luò)化和共享性。如何整合新舊系統(tǒng)的融合統(tǒng)一，如何構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)是亟待解決的問題。比如，有些舊的系統(tǒng)如果完全摒棄的話，不僅一種資源的浪費(fèi)，而且新系統(tǒng)與舊系統(tǒng)的融合由于數(shù)據(jù)庫和管理軟件及輸出的文件格式不同，很難實(shí)現(xiàn)完全的整合與統(tǒng)一，長(zhǎng)此以往，形成“信息孤島”現(xiàn)象。因此，從數(shù)字檔案館的發(fā)展來看，突破傳統(tǒng)檔案管理的守舊思想，以新方法、新技術(shù)、新思路、新方法建設(shè)集成化、集中化管理的檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)，以全新IT服務(wù)管理模式運(yùn)行和發(fā)展數(shù)字檔案館系統(tǒng)是非常必要的，也是與節(jié)約型社會(huì)發(fā)展理念相一致的有效工作模式。

（四）規(guī)范檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包管理。為了減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，不少檔案管理部門選擇將檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包到專業(yè)的檔案轉(zhuǎn)化公司，由專業(yè)的公司完成檔案轉(zhuǎn)化工作。然而，在轉(zhuǎn)化的過程中存在諸多不規(guī)范因素，這些因素也成了影響檔案安全和轉(zhuǎn)化質(zhì)量的關(guān)鍵。因此，檔案部門要對(duì)數(shù)字化外包的選擇對(duì)象達(dá)成共識(shí)，一般選擇技術(shù)能力過關(guān)的公司，并且定期指派專人進(jìn)行督查、監(jiān)控和指導(dǎo)。同時(shí)成立專門的檔案工作委員會(huì)和檔案驗(yàn)收小組，對(duì)數(shù)字化加工的結(jié)果進(jìn)行檢測(cè)和驗(yàn)收，確保其按照進(jìn)度完成。

（五）檔案數(shù)字化后續(xù)工作。首先，有些年代久遠(yuǎn)的檔案，比如，文書檔案，上面的印章已經(jīng)模糊，基建圖紙存在著字跡老化現(xiàn)象，因此，數(shù)字化加工后期，還需要對(duì)結(jié)果進(jìn)行核查，如果發(fā)現(xiàn)數(shù)字圖像不完整、無法清晰識(shí)別或者圖像失真現(xiàn)象，需要調(diào)整色彩和分辨率，重新進(jìn)行掃描。其次，對(duì)數(shù)字轉(zhuǎn)換后的圖像要及時(shí)建立目錄庫，將數(shù)字圖像與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的文檔號(hào)進(jìn)行一一校對(duì)，確保檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的準(zhǔn)確對(duì)接。

【參考文獻(xiàn)】

[1]陳智偉，鄧紹興.檔案管理學(xué)[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2008.

[2]田媛.檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包規(guī)范化管理探析[J].陜西檔案，2016（2）.檔案學(xué)通訊，2015（4）.d

[3]李曉東.淺談檔案數(shù)字化發(fā)展的重要性[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（4）.

[4]代清華.檔案數(shù)字化工作中的重難點(diǎn)探討[J].陜西檔案，2019（3）.

[5]陳智慧.檔案數(shù)字化中的著作權(quán)合理使用制度初探[J].檔案學(xué)通訊，2019（5）.