紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工與應(yīng)用機制研究

李美佳

【摘要】隨著信息化的發(fā)展以及單軌制的不斷深入，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案已經(jīng)成為必然，紙質(zhì)檔案數(shù)字化在我國檔案工作未來的發(fā)展過程是一個十分重要的趨勢。目前，紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中還存在標準性、技術(shù)性和安全性等問題，本文分析數(shù)字化加工的整體流程，從更新觀念、夯實技術(shù)保障、強化外包管理等五個方面指出紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題并論述相關(guān)的解決措施。

【關(guān)鍵詞】紙質(zhì)檔案;數(shù)字化加工;解決策略

一、數(shù)字化技術(shù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字化的含義

數(shù)字化技術(shù)就是利用數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、高效掃描技術(shù)（掃描儀、數(shù)碼相機等）將紙質(zhì)文件或者聲像文件等不同形式的載體信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息或組成具有有序結(jié)構(gòu)的數(shù)字信息的過程。檔案信息的數(shù)字化基本包括四方面的基本含義：（1）檔案數(shù)字化建設(shè)的基本推動力量是信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用。（2）檔案數(shù)字化建設(shè)的階段性目標是提高檔案工作現(xiàn)代化水平和確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與服務(wù)的基本框架。（3）在檔案數(shù)字化過程中必須重新重視和思考檔案管理的原則。（4）檔案信息數(shù)字化的最終目標是實現(xiàn)社會公眾滿意的檔案信息社會化服務(wù)。

二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)用的重要意義

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案經(jīng)過數(shù)字化，然后通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)空間進行傳輸、擴展和提供利用，提高了檔案的利用效率。紙質(zhì)數(shù)字檔案的數(shù)字化是改變館藏結(jié)構(gòu)的需要，同時實現(xiàn)檔案信息資源共享。紙質(zhì)檔案數(shù)字化對年代久遠破損的紙質(zhì)檔案起到了良好的修復(fù)和保護作用。具體地說，首先，檔案信息數(shù)字化是一種對紙質(zhì)檔案原件實行有效保護的方法，數(shù)字化后能提供方便快捷的服務(wù)方式。其次，檔案信息數(shù)字化使不同載體形式的檔案信息得到轉(zhuǎn)換與再現(xiàn)，可以實現(xiàn)資源共享。最后，將特色檔案資源進行挖掘和宣傳的同時，為電子政務(wù)和無紙化辦公的接軌創(chuàng)造條件。

三、紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本流程

《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）明確規(guī)定，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化主要包括整理、掃描、校對和存儲幾個步驟。為了確保紙質(zhì)檔案信息數(shù)字化工作的質(zhì)量，紙質(zhì)檔案數(shù)字化必須遵循一定的原則：1.規(guī)范性原則。所有的檔案信息必須按照規(guī)定的技術(shù)要求、文本格式和工作標準進行，并盡可能采取通用格式。2.安全性原則。確保數(shù)字化的檔案信息與原件一致，確保檔案原件的安全。3.效益性原則。選擇最優(yōu)的數(shù)字化方案、流程。下面重點闡述數(shù)字化加工的主要流程。檔案數(shù)字化加工的作業(yè)流程圖如下圖所示：

（一）整理工作是前期的主要工作。整理工作是數(shù)字化加工的第一項工作，首先按照掃描進度，選擇一批檔案（一定的卷數(shù)）檢查無誤后履行簽字手續(xù)移交給數(shù)字加工者。整理工作具體包括：第一，檢查檔案是否完整，是否缺頁，并對裝訂的檔案進行拆釘。第二，保證文件的正反頁都有頁號，這樣保證掃描過程中檔案的頁碼排錯或者丟失。第三，如果發(fā)現(xiàn)紙張大于A4紙并且質(zhì)量差的文件頁，進行著重登記，用A3的掃描儀進行掃描。

（二）掃描工作。根據(jù)文件大小、色彩、質(zhì)地、字跡清晰程度等選擇適合的掃描方式、色彩模式、分辨率、存儲格式、存儲壓縮率等，首先應(yīng)確保圖像質(zhì)量的清晰度問題，同時應(yīng)盡量減少文件的容積量。掃描圖像一般包括JPG和PDF等格式。

（三）校對工作。所謂校對工作就是檔案校對工作者對掃描完的文件圖像進行查缺補漏，比如，如果發(fā)現(xiàn)缺頁、文件增量等情況，需要進行重新掃描。如果發(fā)現(xiàn)黑邊、文件傾斜等情況，就需要用圖像處理軟件進行重新調(diào)整。

（四）存儲工作。一方面對檔案原件進行整理、重新裝訂，檢查無誤后，應(yīng)予以歸還，防止檔案丟失;另一方面是對數(shù)字化成果進行數(shù)據(jù)庫建立、數(shù)據(jù)備份以及成果管理。

四、紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)過程的出現(xiàn)的問題及對策

研究紙質(zhì)檔案信息化的理論，對指導(dǎo)我國檔案信息化建設(shè)的具體過程具有現(xiàn)實意義。

（一）轉(zhuǎn)變管理理念，夯實制度保障。由于很多檔案部門不受重視，經(jīng)濟支持較弱，所以還存在有些檔案部門不是把所有檔案數(shù)字化，而是首選比較重要的永久檔案進行數(shù)字化加工，或者根據(jù)資金情況隨心所欲開展數(shù)字化工作。我國自2018年1月1日起實施DA/T31-2017《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》代替（DA/T31-2005）的標準，新的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》主要從組織原則、數(shù)字化前端控制、技術(shù)參數(shù)和指數(shù)、數(shù)字化驗收成果以及數(shù)字化工作流程等方面對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作進行了重新修改和修訂，該修訂更加注重我國紙質(zhì)檔案數(shù)字化自身特點，因此，檔案數(shù)字化必須遵照國家規(guī)范及規(guī)定開展。

（二）加強館際合作，建立共享機制。檔案數(shù)字化的最終目的是要實現(xiàn)檔案信息資源的共建共享，為用戶提供方面快捷的檔案信息服務(wù)。有些檔案部門所處的地理位置比較偏僻，數(shù)字化加工進程比較緩慢，因此建立館際間合作，多方協(xié)作共建共享檔案信息資源，有利于檔案事業(yè)的均衡發(fā)展。檔案部門加強自身建設(shè)的同時，還需要各級檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)重視、政策扶持、資金保障、技術(shù)投入等。

（三）構(gòu)建融合的檔案管理系統(tǒng)平臺。據(jù)相關(guān)調(diào)查，目前制約數(shù)字檔案館的瓶頸問題是紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化之后，如何最大限度地實現(xiàn)電子檔案的網(wǎng)絡(luò)化和共享性。如何整合新舊系統(tǒng)的融合統(tǒng)一，如何構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)平臺是亟待解決的問題。比如，有些舊的系統(tǒng)如果完全摒棄的話，不僅一種資源的浪費，而且新系統(tǒng)與舊系統(tǒng)的融合由于數(shù)據(jù)庫和管理軟件及輸出的文件格式不同，很難實現(xiàn)完全的整合與統(tǒng)一，長此以往，形成“信息孤島”現(xiàn)象。因此，從數(shù)字檔案館的發(fā)展來看，突破傳統(tǒng)檔案管理的守舊思想，以新方法、新技術(shù)、新思路、新方法建設(shè)集成化、集中化管理的檔案管理平臺系統(tǒng)，以全新IT服務(wù)管理模式運行和發(fā)展數(shù)字檔案館系統(tǒng)是非常必要的，也是與節(jié)約型社會發(fā)展理念相一致的有效工作模式。

（四）規(guī)范檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包管理。為了減輕工作人員的負擔，不少檔案管理部門選擇將檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包到專業(yè)的檔案轉(zhuǎn)化公司，由專業(yè)的公司完成檔案轉(zhuǎn)化工作。然而，在轉(zhuǎn)化的過程中存在諸多不規(guī)范因素，這些因素也成了影響檔案安全和轉(zhuǎn)化質(zhì)量的關(guān)鍵。因此，檔案部門要對數(shù)字化外包的選擇對象達成共識，一般選擇技術(shù)能力過關(guān)的公司，并且定期指派專人進行督查、監(jiān)控和指導(dǎo)。同時成立專門的檔案工作委員會和檔案驗收小組，對數(shù)字化加工的結(jié)果進行檢測和驗收，確保其按照進度完成。

（五）檔案數(shù)字化后續(xù)工作。首先，有些年代久遠的檔案，比如，文書檔案，上面的印章已經(jīng)模糊，基建圖紙存在著字跡老化現(xiàn)象，因此，數(shù)字化加工后期，還需要對結(jié)果進行核查，如果發(fā)現(xiàn)數(shù)字圖像不完整、無法清晰識別或者圖像失真現(xiàn)象，需要調(diào)整色彩和分辨率，重新進行掃描。其次，對數(shù)字轉(zhuǎn)換后的圖像要及時建立目錄庫，將數(shù)字圖像與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的文檔號進行一一校對，確保檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的準確對接。

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