檔案規(guī)范化管理研究

趙靜

摘 要：隨著高校的發(fā)展，高校擴(kuò)建和合并，基建項(xiàng)目不斷的增加，也對(duì)高校檔案管理提出了新的要求。想要做好檔案管理工作，便必須保證檔案管理的規(guī)范化。而想要做到檔案規(guī)范化管理，便必須提高全體成員的檔案管理意識(shí)，完善檔案管理制度，提高檔案信息化建設(shè)的水平，將高校檔案資源更好的利用起來(lái)，給高校更好的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：高校檔案;規(guī)范化;管理

高校檔案工作開(kāi)展對(duì)于高校的可持續(xù)發(fā)展非常重要，檔案工作開(kāi)展的時(shí)候，需要認(rèn)真的研究當(dāng)前高校檔案工作開(kāi)展情況，并根據(jù)高校檔案管理的需要完善檔案管理制度，讓檔案管理工作更加的規(guī)范，切實(shí)提高高校檔案管理的水平，將檔案的作用發(fā)揮出來(lái)，幫助高校更好的發(fā)展。

一、提高檔案管理意識(shí)，給檔案規(guī)范化管理奠定基礎(chǔ)

想要做好檔案管理工作，便必須認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。若是高校具備現(xiàn)代檔案管理意識(shí)，能夠給高校檔案工作更好的進(jìn)行奠定良好的基礎(chǔ)，高校的檔案形成于各個(gè)部門中，并且會(huì)同步的歸檔電子檔案和紙質(zhì)檔案[1]。并且歸檔范圍也比較廣泛，因?yàn)闄n案的分散和來(lái)源的廣泛，直接給高校檔案管理水平造成了教的的營(yíng)銷。高校中教師不但需要做好教學(xué)和日常的工作，還需要做好檔案管理工作，只有高校全體教職工都真正的認(rèn)識(shí)到了做好檔案管理的重要性，真正的重視檔案管理工作，才能夠確保檔案資源管理的規(guī)范化，才能夠更好的滿足人們對(duì)于檔案的需要。

二、完善檔案管理體制，做好檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

高校進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，施行的是三級(jí)管理體制，也就是檔案管理委員會(huì)、檔案館以及全校專兼職檔案管理隊(duì)伍三者共同進(jìn)行檔案管理。檔案管理委員會(huì)需要做好相關(guān)的研究，會(huì)決定高校檔案工作的方針，從宏觀上對(duì)全校的檔案工作開(kāi)展進(jìn)行把握。檔案館是檔案管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)，需要做好相關(guān)任務(wù)的實(shí)施工作[2]。全校專兼職檔案管理隊(duì)伍需要做好檔案工作組織協(xié)調(diào)、檔案整理積累以及移交工作。想要將三級(jí)管理體制的作用發(fā)揮出來(lái)，要求學(xué)校檔案管理隊(duì)伍的質(zhì)量比較高。通過(guò)分析當(dāng)前高校管理工作我們能夠發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)無(wú)法很好的滿足當(dāng)前高校檔案管理的需要，欠缺專業(yè)化人才。隨著檔案信息化工作的進(jìn)行，人才的作用愈加重要，隊(duì)伍建設(shè)問(wèn)題還是高校檔案工作開(kāi)展所面臨的重要問(wèn)題。面對(duì)這種情況，高校必須認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，做好檔案管理人才的培訓(xùn)工作，確保其能夠掌握更多的檔案管理技能，根據(jù)實(shí)際情況引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人才，完善檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，從而給檔案管理工作更好的進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。

三、突出重點(diǎn)，做好館藏資源管理工作

隨著檔案管理工作的發(fā)展，檔案資源建設(shè)不再僅僅是盲目的重視檔案數(shù)量，而是應(yīng)該重視其質(zhì)量和種類，從整體的需要出發(fā)做好檔案管理工作。首先，我們必須認(rèn)識(shí)到檔案管理并不是簡(jiǎn)單的進(jìn)行資料的收集[3]。現(xiàn)在高校檔案資源建設(shè)的時(shí)候，并沒(méi)有真正的做到應(yīng)歸盡歸。其次，高校進(jìn)行檔案管理工作的相關(guān)制度并沒(méi)有很好的落實(shí)，出現(xiàn)這種情況的原因在于有些管理部門和二級(jí)學(xué)院并沒(méi)有真正的認(rèn)識(shí)到檔案資源建設(shè)重要性，相關(guān)工作人員更換的比較頻繁，專人專職很難做到，這也會(huì)導(dǎo)致檔案很容易遺失。高校進(jìn)行檔案資源建設(shè)的時(shí)候，需要兼顧到科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、教書(shū)育人以及文化傳承等重要方面，在進(jìn)行館藏資源建設(shè)的時(shí)候，需要從整體出發(fā)，集合學(xué)校教學(xué)的特點(diǎn)，將學(xué)校風(fēng)尚更好的體現(xiàn)出來(lái)，進(jìn)行學(xué)校精神的傳遞，給學(xué)生營(yíng)造出一個(gè)良好的環(huán)境。

四、做好高校檔案信息化建設(shè)

隨著科技發(fā)展，檔案工作已經(jīng)逐步的進(jìn)入了數(shù)字化時(shí)代，高校進(jìn)行檔案建設(shè)的時(shí)候，也必須認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，緊跟社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，做好檔案信息化機(jī)制和體制方面的設(shè)計(jì)，推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)更好的進(jìn)行。在實(shí)施的時(shí)候，應(yīng)該從兩個(gè)原則出發(fā)，首先需要把握雙軌制原則，將紙質(zhì)檔案作為正本，將數(shù)字檔案作為副本來(lái)做好檔案的存儲(chǔ)管理工作。其次，需要根據(jù)全周期原則進(jìn)行檔案管理[4]。全周期的檔案管理指的是檔案管理不再通過(guò)以往的方式進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)以及使用管理工作，需要做好檔案產(chǎn)生、存儲(chǔ)、使用，甚至是銷毀的整個(gè)過(guò)程的管理。

高校必須認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)本身是一項(xiàng)系統(tǒng)性和長(zhǎng)期性比較強(qiáng)的工作，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的時(shí)候，任務(wù)也比較的艱難，需要大量的資金和人力資源方面的投入。當(dāng)前高校檔案管理人員的信息化水平比較差，這便要求學(xué)校必須認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)培訓(xùn)的重要性，加大培訓(xùn)的力度，切實(shí)提高檔案管理人員的信息化水平。其次，需要重視專業(yè)人才的引進(jìn)，引進(jìn)專業(yè)的檔案管理信息化人才，從而給高校檔案管理信息化建設(shè)更好的進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案規(guī)范化管理無(wú)論是對(duì)政府、事業(yè)單位還是高校都非常重要，我們?cè)谶M(jìn)行高校檔案管理的時(shí)候，必須認(rèn)識(shí)到檔案規(guī)范化需要較長(zhǎng)的時(shí)間，其本身便是一個(gè)系統(tǒng)的過(guò)程，我們必須認(rèn)識(shí)到其重要性，并保持耐心。高校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都必須認(rèn)識(shí)到檔案管理規(guī)范化對(duì)于高校發(fā)展的重要性，明確自己的責(zé)任，對(duì)于檔案管理中存在的問(wèn)題必須及時(shí)的發(fā)現(xiàn)并進(jìn)行上報(bào)，嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)的要求開(kāi)展檔案管理工作，將檔案的作用更好的發(fā)揮出來(lái)，讓其為高校更好的發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]盧美西.對(duì)于檔案規(guī)范化管理與加強(qiáng)管理制度的思考[J].傳媒論壇，2019，2（24）：149.

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[3]楊軍.高校教學(xué)檔案規(guī)范化管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].山西科技，2019，34（05）：75-77+80.

[4]方東霞.高校檔案科學(xué)規(guī)范化管理路徑分析[J].智庫(kù)時(shí)代，2019（33）：192+204.