淺析企業(yè)檔案信息化管理及利用

李文慧　馬春華

摘 要：隨著信息化水平的不斷提升，企業(yè)檔案管理工作已然從傳統(tǒng)的記錄保存轉(zhuǎn)入到信息化管理階段，不僅有效提升了信息調(diào)度的便捷程度，而且能夠更好地保存檔案。在當(dāng)今社會，信息作為企業(yè)內(nèi)部運(yùn)營系統(tǒng)最重要的部分，逐漸向自動化和數(shù)字化多個(gè)領(lǐng)域靠攏，企業(yè)檔案也具有這樣的發(fā)展勢頭。針對企業(yè)發(fā)展，分析檔案信息化管理及利用是如何循序漸進(jìn)落實(shí)到位的，以期便于企業(yè)在運(yùn)營過程中對檔案信息的有效利用。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;信息化管理;利用

中圖分類號：G278.3? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2020）09-0033-01

在檔案信息化管理和利用方面，很多企業(yè)都希望能夠?qū)⑿畔①Y源利用率發(fā)揮到最大化，以此來強(qiáng)化其內(nèi)部管理。作為企業(yè)，需要通過先進(jìn)的管理理念和技術(shù)對所有檔案進(jìn)行信息化管理，實(shí)現(xiàn)多平臺互通的價(jià)值。

一、企業(yè)檔案信息化管理現(xiàn)狀分析

1.檔案管理意識較為薄弱。在很多企業(yè)中，對檔案信息化管理都意識薄弱。面對當(dāng)下信息化的迅速發(fā)展和大數(shù)據(jù)時(shí)代的日趨形成，人們的生活方式和工作環(huán)境均受到了一定影響。打破傳統(tǒng)模式對檔案進(jìn)行管理，是對檔案管理人員的一項(xiàng)挑戰(zhàn)。信息化時(shí)代下，企業(yè)針對檔案進(jìn)行信息化管理所要耗費(fèi)的資金較高，大多數(shù)企業(yè)站在無關(guān)緊要的立場，認(rèn)為檔案信息化管理對企業(yè)的發(fā)展不能夠起到較大影響，是可有可無的存在，降低了管理者對檔案信息化管理的重視程度。

2.檔案信息存在安全隱患。信息安全隱患是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下的一大威脅，很多企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化管理過程中，存在著極大安全問題。具備高新技術(shù)手段的網(wǎng)絡(luò)黑客利用盜取的企業(yè)信息做違法交易，泄露公司內(nèi)部核心數(shù)據(jù)，這樣一來，輕者企業(yè)信息外露，嚴(yán)重的造成企業(yè)財(cái)產(chǎn)損失。因此，檔案信息存在的安全隱患，主要是因?yàn)槠髽I(yè)自身對信息化管理工作認(rèn)知存在缺陷，未能夠做到良好防護(hù)措施，針對重要檔案進(jìn)行加密保護(hù)。

3.缺乏專業(yè)管理人才。新時(shí)期，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化以及智能化對檔案管理人員提出了更高的要求，其中信息化建設(shè)理解匱乏，沒有形成更加全面的認(rèn)知，系統(tǒng)內(nèi)的業(yè)務(wù)操作和知識培訓(xùn)等都不精準(zhǔn)，擁有的僅僅是簡單的計(jì)算機(jī)操作和文字能力。這樣一來，企業(yè)檔案信息化管理在專業(yè)人才運(yùn)用方面便極度匱乏，無法滿足實(shí)際需求。

二、企業(yè)檔案信息化管理及利用的有效途徑

1.制定企業(yè)信息化管理長遠(yuǎn)規(guī)劃。要想對企業(yè)檔案實(shí)施信息化管理，首先，要做到的便是構(gòu)建企業(yè)信息化管理的長遠(yuǎn)規(guī)劃，以此來引起企業(yè)自身的高度重視，意識到檔案信息化管理在利用方面對企業(yè)所產(chǎn)生的效益。作為企業(yè)的檔案管理部門，應(yīng)該承擔(dān)起促進(jìn)企業(yè)綜合性發(fā)展的責(zé)任，憑借戰(zhàn)略性眼光與踏實(shí)肯干的作風(fēng)進(jìn)行內(nèi)部檔案信息化建設(shè)。其次，針對企業(yè)檔案信息化管理，應(yīng)該制定出明確的規(guī)劃和實(shí)施方法，以科學(xué)流程指導(dǎo)操作。在整個(gè)執(zhí)行過程中，都具備長遠(yuǎn)性和復(fù)雜性，因此，相關(guān)部門之間的密切配合也是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化管理的必要支持。為了真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息共享、資源配置以及相互協(xié)作，必須根據(jù)制定的目標(biāo)進(jìn)行建設(shè)和管理，一步一步穩(wěn)扎穩(wěn)打，切實(shí)推進(jìn)企業(yè)檔案向著信息化管理和利用方面轉(zhuǎn)型。

2.加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)和人員培訓(xùn)。在企業(yè)檔案信息管理和利用方面，除了需要制定長遠(yuǎn)科學(xué)規(guī)劃以外，還需要加強(qiáng)軟硬件設(shè)施優(yōu)化和人員培訓(xùn)，以此來實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)。作為檔案管理部門，應(yīng)該重視與信息技術(shù)部門之間搭建良好的合作溝通關(guān)系，無論是業(yè)務(wù)上還是細(xì)節(jié)當(dāng)中，信息化技術(shù)部門都能夠及時(shí)給予良好支持，盡可能改善不足之處。對于一些較大型企業(yè)，可以設(shè)置較高的目標(biāo)，以最快的速度實(shí)現(xiàn)將檔案信息化建設(shè)歸納到企業(yè)的綜合建設(shè)當(dāng)中，做到資源配置全面化，充分解決軟硬件問題以及人員培訓(xùn)方面的問題。首先，在硬件設(shè)施方面，企業(yè)檔案信息化管理需要良好的網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施做支持，利用主干網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、計(jì)算機(jī)等進(jìn)行信息存儲，搭建良好的運(yùn)營平臺。其次，在軟件方面，依據(jù)檔案信息化建設(shè)規(guī)模，決定企業(yè)自行開發(fā)與購買，考慮信息兼容性的同時(shí)也要科學(xué)控制成本，避免在這一過程中造成浪費(fèi)。最后，在人員培訓(xùn)方面，注重思想道德素質(zhì)教育和個(gè)人掌握的基本技能，培養(yǎng)有責(zé)任意識的檔案管理人才。在計(jì)算機(jī)軟件熟練運(yùn)用方面，盡可能運(yùn)用對系統(tǒng)熟悉的人員，減少在培訓(xùn)過程中基本操作方面浪費(fèi)時(shí)間。

3.重視檔案信息管理安全系統(tǒng)建設(shè)。倘若一個(gè)企業(yè)的檔案信息化管理和利用方面沒有實(shí)施良好管控，任由信息隨便調(diào)度利用，則會造成重要信息的流失，影響整個(gè)企業(yè)的效益。因此，重視檔案信息管理方面的安全系統(tǒng)，能夠有效實(shí)現(xiàn)檔案信息化的管理和利用。為了更好地推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，有偏向性地加強(qiáng)信息化管理，巧借計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫對紙質(zhì)檔案進(jìn)行規(guī)整合一，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，可以規(guī)范企業(yè)自身檔案信息管控和利用。在利用過程中，一旦發(fā)現(xiàn)查詢到的信息與系統(tǒng)內(nèi)部不一致，可以有效排查原因，是否是程序方面不能對錄入的信息進(jìn)行編寫，造成無法實(shí)現(xiàn)信息化管理。在檔案信息管理安全系統(tǒng)維護(hù)過程中，可以加強(qiáng)對數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理，采用加密技術(shù)，防止黑客入侵系統(tǒng)盜取檔案信息，以此來保證檔案信息方面的共享。從檔案的價(jià)值方面來看，唯一性和歷史性是其具備的必要因素，不僅能夠?yàn)楹罄m(xù)工作開展提供參考意見，還能夠保留記錄之前的成果，形成一定評估。所以，安全系統(tǒng)能夠確保檔案的完整性和有效性。通過一定身份認(rèn)證，來獲取檔案信息，也是保證系統(tǒng)安全的一種方式。

4.以企業(yè)建設(shè)為中心，加強(qiáng)檔案管理。以企業(yè)建設(shè)為中心加強(qiáng)檔案管理和利用，需要整個(gè)企業(yè)工作人員的努力和配合。一方面，對檔案信息進(jìn)行全面收集，促使其能夠順利對接企業(yè)信息交流系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)服務(wù)最大化的目標(biāo)。另一方面，對于管理人員來說，多元化的培訓(xùn)能夠有效增強(qiáng)其責(zé)任感和使命感，構(gòu)建一級化管理體系。重視企業(yè)建設(shè)，有效進(jìn)行檔案管理，以發(fā)揮信息的作用，促進(jìn)企業(yè)更好更快發(fā)展。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案信息化管理主要指的是運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段對企業(yè)的重要檔案進(jìn)行系統(tǒng)信息化操作，在科學(xué)合理范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源共享，以此來促進(jìn)企業(yè)更好運(yùn)轉(zhuǎn)。相對于傳統(tǒng)方式下檔案管理，這樣的優(yōu)化方式不管是對于后期利用的便捷之處，還是對于整體數(shù)據(jù)的保存性而言，都有極大意義。

參考文獻(xiàn)：

[1]? 梁軍平.如何做好檔案的管理工作[J].十堰職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，（8）.

[2]? 李道逸.檔案管理中存在的問題及對策[J].經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展，2008，（1）.

[3]? 文圭賢.檔案管理中存在的問題及對策之我見[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2010，（16）.

[責(zé)任編輯 劉嬌嬌]