健康思維意識(shí)令效率翻倍

Rays

公司為了節(jié)約開(kāi)支，往往同時(shí)接受多個(gè)任務(wù)，員工一人身兼多職。此時(shí)，許多職場(chǎng)人會(huì)手忙腳亂，不知從何做起。但是，如果我們將自己從“任務(wù)”角色的維度，拔高到“項(xiàng)目”成員的高度，自然會(huì)對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的整體規(guī)劃做一些了解，從而更加容易識(shí)別各個(gè)工作的優(yōu)先級(jí)，也更利于自己對(duì)手頭的“任務(wù)”進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序，進(jìn)而有條不紊地開(kāi)展工作。

工作實(shí)踐告訴我們，有一個(gè)健康的思維意識(shí)，才是改變困境的前提——

認(rèn)清流程、任務(wù)、問(wèn)題，高效工作

一個(gè)項(xiàng)目要達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，需要這個(gè)項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)成員都能理解項(xiàng)目中的流程、任務(wù)、問(wèn)題及其相互之間的邏輯關(guān)系，緊密配合，真正實(shí)現(xiàn)讓流程自動(dòng)管理績(jī)效。

筆者認(rèn)為，無(wú)論是否置身于項(xiàng)目，一個(gè)好的工作管理，應(yīng)該具備以下幾個(gè)要素：第一，有明確的歸屬關(guān)系，從而判斷主次輕重，確定優(yōu)先級(jí);第二，有明確的工作目標(biāo)與要求，讓結(jié)果很直觀地呈現(xiàn);第三，有明確的優(yōu)先級(jí)：最主要的作用是確定當(dāng)前最迫切的任務(wù);第四，有明確的負(fù)責(zé)人與協(xié)助人：幫你在協(xié)調(diào)工作時(shí)，找對(duì)人、做對(duì)事;第五，有明確開(kāi)始與結(jié)束的時(shí)間節(jié)點(diǎn)：確定工期，以預(yù)計(jì)任務(wù)進(jìn)度;第六，有明確的狀態(tài)：明確任務(wù)是未開(kāi)始、已開(kāi)始、已結(jié)束中的哪種狀態(tài)，利于協(xié)調(diào);第七，適合歷史查閱：日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)、年度總結(jié)都可以有跡可循，便于復(fù)盤與回顧。

如果我們的項(xiàng)目是研發(fā)一款數(shù)碼相機(jī)，那么在公司決定開(kāi)發(fā)這款產(chǎn)品的時(shí)候，往往需要先進(jìn)行前期的市場(chǎng)調(diào)研、可行性分析，然后充分進(jìn)行可行性評(píng)審，才決定立項(xiàng)、開(kāi)案等，同時(shí)會(huì)指定項(xiàng)目經(jīng)理、確定項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)各個(gè)負(fù)責(zé)人等。除了可行性評(píng)估，其間還會(huì)有研發(fā)計(jì)劃評(píng)審、結(jié)構(gòu)開(kāi)發(fā)評(píng)審、電子開(kāi)發(fā)評(píng)審、試生產(chǎn)評(píng)審、量產(chǎn)評(píng)審等。

而且，這個(gè)階段的各種評(píng)審都有公司既定的流程，都有嚴(yán)格的先后順序。只有遵從相關(guān)的流程，完成相關(guān)的任務(wù)，才能順利讓該項(xiàng)目向前推進(jìn)。項(xiàng)目經(jīng)理在安排項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)，就會(huì)根據(jù)這些流程、任務(wù)的關(guān)聯(lián)性設(shè)置時(shí)間表，并逐個(gè)完成。

只是無(wú)論工作上還是生活上，很多時(shí)候都會(huì)出現(xiàn)計(jì)劃趕不上變化的情況，因此，就需要我們能夠有項(xiàng)目管理的流程思維、問(wèn)題思維。遇到問(wèn)題，就需要有臨時(shí)對(duì)策、永久對(duì)策，并各個(gè)擊破，才能使項(xiàng)目進(jìn)度盡在掌握。

分解工作任務(wù)，穩(wěn)扎穩(wěn)打

如上文所述，項(xiàng)目管理可以分解為多個(gè)項(xiàng)目任務(wù)，同時(shí)在推進(jìn)的過(guò)程中，不僅需要符合現(xiàn)有的流程，而且需要充分考慮其與任務(wù)的關(guān)聯(lián)性，因此每個(gè)項(xiàng)目成員都需要綜合認(rèn)知完成這件事的整體概貌、階段和步驟，然后將它們分解成一個(gè)個(gè)能夠看到具體成果的任務(wù)，并且在整個(gè)過(guò)程中可以隨時(shí)地監(jiān)控它的完成進(jìn)展和狀態(tài)。

在這方面，用項(xiàng)目管理的WBS（工作分解結(jié)構(gòu)）來(lái)分解各個(gè)層級(jí)任務(wù)的關(guān)聯(lián)性、邏輯關(guān)系，是運(yùn)用該種項(xiàng)目思維的關(guān)鍵所在。目前，項(xiàng)目管理的軟件也非常多。這些軟件，對(duì)于提高人們?nèi)粘５墓ぷ餍?，都是非常有幫助的。因此，在?xiàng)目管理過(guò)程中，善用工具也是提高工作效率的方法之一。

時(shí)刻準(zhǔn)備B計(jì)劃，處變不驚

俗話說(shuō)：一顆紅心，兩種準(zhǔn)備。優(yōu)秀的管理者，都懂得制訂B計(jì)劃，也就是備用方案。因?yàn)橛?jì)劃中任何事項(xiàng)的變動(dòng)，都會(huì)影響其他任務(wù)的計(jì)劃，甚至影響全局，導(dǎo)致項(xiàng)目整體進(jìn)度延誤。而B(niǎo)計(jì)劃在很多時(shí)候是應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)必備的計(jì)劃，也許它不一定會(huì)執(zhí)行，但是會(huì)讓你在執(zhí)行A計(jì)劃的時(shí)候更加堅(jiān)定、果斷，更會(huì)讓你具有安全感。這種風(fēng)險(xiǎn)控制思維，也可以避免我們?cè)谟龅酵饨缫蛩匾鸬淖兓c異常時(shí)驚慌失措。

總而言之，項(xiàng)目管理思維是職場(chǎng)達(dá)人必備的思維模式，也是一個(gè)職場(chǎng)新人逐漸成熟的標(biāo)志。提升自己項(xiàng)目管理思維的過(guò)程，就是不斷自我成長(zhǎng)的過(guò)程，而項(xiàng)目管理思維的形成，也是一個(gè)人走向管理層甚至更高職位的必經(jīng)之路。

（編輯 宦菁 huanjing0511@sohu.com）