如何有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平

趙艷梅

【摘要】人力資源檔案管理在事業(yè)單位的管理工作中扮演著重要角色，是人力資源管理中的重要組成部分。提升人力資源檔案管理水平可以充分發(fā)揮“人”的價(jià)值，人是諸多生產(chǎn)力要素中最活躍的因素，也是事業(yè)單位發(fā)展中最重要的資源。當(dāng)下事業(yè)單位強(qiáng)調(diào)對(duì)人力資源管理制度的創(chuàng)新發(fā)展，但實(shí)際還有很長(zhǎng)的路要走。本文結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn)分析提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的必要性和現(xiàn)狀，并提出幾點(diǎn)推動(dòng)事業(yè)單位人力資源檔案管理水平提升的系列建議，供同行們討論。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位? 人力資源? 檔案管理

在實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的中國(guó)夢(mèng)這一目標(biāo)指引下，事業(yè)單位作為科技、文化、教育、衛(wèi)生等與民生息息相關(guān)領(lǐng)域的單位，要更好的為群眾服務(wù)，就要充分開(kāi)發(fā)和管理人力資源，調(diào)動(dòng)工作人員的能力、技能、經(jīng)驗(yàn)和體力等多種因素，不斷提升事業(yè)單位自身的綜合實(shí)力。傳統(tǒng)事業(yè)單位內(nèi)部疏于對(duì)人力資源檔案的管理，難以發(fā)揮員工們的價(jià)值，而唯有從根源上發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題，才能有效提升事業(yè)單位的人力資源檔案管理水平。

一、提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的價(jià)值分析

（一）關(guān)乎事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展

對(duì)人力資源檔案管理影響著事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r，人力資源檔案管理水平較高，管理者可以精準(zhǔn)把握工作人員實(shí)際狀況，制定符合工作人員的發(fā)展規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)人力資源最大化的優(yōu)勢(shì)，提升事業(yè)單位的總體發(fā)展水平。檔案管理的有序化、規(guī)范化，可以在檔案查詢時(shí)快速了解工作人員的素質(zhì)結(jié)構(gòu)，對(duì)工作人員進(jìn)行全面認(rèn)知和合理定位，快速匹配合適的崗位。事業(yè)單位的長(zhǎng)期發(fā)展中不可避免有人員流動(dòng)，崗位調(diào)動(dòng)，為實(shí)現(xiàn)工作人員的價(jià)值，就要提升檔案管理水平并實(shí)現(xiàn)檔案共享，保障內(nèi)部人力資源最優(yōu)配置，這關(guān)乎事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）關(guān)乎工作人員潛力的挖掘

在穩(wěn)定發(fā)展的過(guò)程中，事業(yè)單位的高層人員為發(fā)展考慮，必然要挖掘工作人員的潛力，推動(dòng)工作人員更好的成長(zhǎng)，職位調(diào)動(dòng)時(shí)充分考量工作人員的素質(zhì)結(jié)構(gòu)。人力資源檔案管理水平的提升，可以全方位、多角度的記錄工作人員狀況，在個(gè)人職業(yè)生涯發(fā)展中也扮演著不可磨滅的作用，而這對(duì)于工作人員本身也是行為的約束力，個(gè)人的表現(xiàn)都會(huì)實(shí)時(shí)記錄在檔，可以推動(dòng)內(nèi)部員工在規(guī)范操作的基礎(chǔ)上提升業(yè)務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值的同時(shí)為單位發(fā)展帶來(lái)更大的價(jià)值。

二、事業(yè)單位人力資源檔案管理中存在的問(wèn)題分析

（一）信息化意識(shí)不足，重視程度較低

傳統(tǒng)事業(yè)單位的人力資源檔案管理工作單純需要接受檔案、保存檔案，以單純的手工操作形式不僅效率低，檔案保存、查閱和整理過(guò)程中失誤率也比較高，難以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，一方面不利于事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，另一方面也難以適應(yīng)時(shí)代的趨勢(shì)。傳統(tǒng)人力資源檔案管理模式明顯難以發(fā)揮工作人員的價(jià)值，長(zhǎng)久下去檔案管理工作者的惰性明顯，不愿意接受和學(xué)習(xí)信息化檔案管理方式。由于缺乏重視程度，工作人員難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的數(shù)據(jù)化處理，難以推動(dòng)檔案信息化管理。

（二）系統(tǒng)建設(shè)不完善，信息化水平低

當(dāng)下事業(yè)單位強(qiáng)調(diào)在人力資源管理中實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，但由于缺乏統(tǒng)一且完善的標(biāo)準(zhǔn)，檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)也缺乏具體的規(guī)定，各個(gè)單位間檔案管理工作開(kāi)展缺乏統(tǒng)一的工作依據(jù)，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)建設(shè)不足，網(wǎng)絡(luò)化水平不明顯，難以實(shí)現(xiàn)檔案資源有效共享和有效傳輸，整體而言的檔案管理水平依然較低。除檔案管理系統(tǒng)建設(shè)不完善外，當(dāng)下系統(tǒng)的安全性也是一大隱患，相對(duì)封閉的狀態(tài)下難以發(fā)揮信息化的特征與優(yōu)勢(shì)，不利于檔案管理水平的提升。

（三）檔案管理工作者數(shù)量有限，綜合素質(zhì)待提升

當(dāng)下人力資源檔案管理水平提升的一大關(guān)鍵是檔案管理者綜合素質(zhì)的提升，傳統(tǒng)檔案管理工作簡(jiǎn)單且單一，操作起來(lái)難度不大，大多工作人員并非相關(guān)專(zhuān)業(yè)的工作者，而大多是缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)、直接上崗的工作者，在入職時(shí)缺乏系統(tǒng)的面試考核和技能培訓(xùn)，計(jì)算機(jī)應(yīng)用和軟件應(yīng)用能力較差，不能匹及新時(shí)期人力資源檔案管理水平提升的需要，不利于事業(yè)單位的檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理。

三、提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的策略分析

（一）實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理，明確責(zé)任意識(shí)

事業(yè)單位的人力資源檔案管理工作要提升水平，首先要有具體、明確的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，工作人員的檔案管理工作開(kāi)展有章可循，在執(zhí)行時(shí)也會(huì)更高效。依據(jù)行業(yè)具體的管理制度和單位自身的規(guī)章制度，構(gòu)建全面且合理的管理體系并落實(shí)在工作實(shí)踐中，提升檔案管理工作的可行性。于高層的管理者而言，定期組織檔案管理者學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，結(jié)合本單位的實(shí)際狀況有序推動(dòng)，可以提升檔案管理體系的規(guī)范化程度。誠(chéng)然，規(guī)范化的管理體系構(gòu)建，一方面是保障檔案管理工作有序展開(kāi)，另一方面可以為檔案管理工作者提供動(dòng)力，積極配合檔案管理工作的開(kāi)展。為保障檔案管理工作與事業(yè)單位具體工作齊頭并進(jìn)，不斷發(fā)展，就要在事業(yè)單位內(nèi)部設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，并實(shí)現(xiàn)檔案管理機(jī)構(gòu)的獨(dú)立運(yùn)作。在對(duì)工作人員展開(kāi)培訓(xùn)的過(guò)程中強(qiáng)調(diào)不同職位的責(zé)任和義務(wù)，強(qiáng)調(diào)人力資源檔案管理工作的價(jià)值，使工作人員在工作中保持高度注意力集中，盡可能做到零失誤、零犯錯(cuò)。檔案管理工作者在事業(yè)單位內(nèi)部薪資體系相對(duì)特殊，明確規(guī)范的考核體系可形成對(duì)檔案管理工作者的積極推動(dòng)，形成精神激勵(lì)和物質(zhì)激勵(lì)的內(nèi)在動(dòng)力，借制度保障完善追究責(zé)任制度，提升檔案管理工作的安全性，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。

（二）加強(qiáng)思想重視，提升綜合素質(zhì)

長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)事業(yè)單位人力資源檔案管理工作思想上的輕視，導(dǎo)致檔案管理沒(méi)有發(fā)揮價(jià)值，各部門(mén)間對(duì)檔案的利用不夠，不利于工作高效開(kāi)展?；诖耍嵘w員工的檔案思想意識(shí)，是加強(qiáng)對(duì)檔案這一有效資源的利用率，以合理、合法的方式獲得資源后，解決工作中的問(wèn)題。思想上有足夠的重視是基礎(chǔ)，還需要積極展開(kāi)對(duì)事業(yè)單位全體工作人員的培訓(xùn)，強(qiáng)化工作人員對(duì)檔案資源的認(rèn)知，組織專(zhuān)門(mén)的知識(shí)講座實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的深度認(rèn)知，唯有全體工作人員思想上重視，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理和各部門(mén)工作的共同發(fā)展。

思想上對(duì)檔案管理工作的重視是針對(duì)全體員工的，而對(duì)于檔案管理的具體工作人員而言，單純的思想重視不能滿足長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展需要，綜合素質(zhì)的提升才是審時(shí)度勢(shì)的表現(xiàn)。首先，要具備對(duì)檔案管理工作的耐心，認(rèn)清個(gè)人的職位職責(zé)，嚴(yán)格把控檔案內(nèi)容的真實(shí)性，其次，要保持對(duì)檔案管理工作的細(xì)心，幫助同事進(jìn)行檔案的準(zhǔn)確、規(guī)范的歸檔。最后，不斷提升檔案管理者的專(zhuān)業(yè)水平，為事業(yè)單位的工作展開(kāi)提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理體系高效運(yùn)作，構(gòu)建事業(yè)單位內(nèi)部高水平的檔案管理專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)。

（三）學(xué)習(xí)檔案管理技術(shù)，研發(fā)信息系統(tǒng)

學(xué)習(xí)與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理技術(shù)才能提升檔案管理工作水平，傳統(tǒng)人工檔案管理方式低效且容易出錯(cuò)，相關(guān)工作人員學(xué)習(xí)先進(jìn)檔案管理技術(shù)并應(yīng)用于事業(yè)單位的具體工作中，讓原本復(fù)雜的檔案管理工作簡(jiǎn)單的多，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)支撐下，檔案的快速查閱、資料傳輸、信息共享更有效，檔案資源的利用率逐日提升，使得檔案管理工作更加現(xiàn)代化與信息化。人力資源管理系統(tǒng)（e-HR）當(dāng)下在各個(gè)行業(yè)扮演著重要角色，在事業(yè)單位的人力資源管理系統(tǒng)或辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）中研發(fā)人事檔案信息系統(tǒng)（模塊），是實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理水平提升的新思路。這一系統(tǒng)可以動(dòng)態(tài)的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，還有定期提醒更新檔案的功用，便于檔案管理者充實(shí)檔案，高效管理。展開(kāi)檔案管理系統(tǒng)研發(fā)的過(guò)程中，要在保護(hù)原始檔案的基礎(chǔ)上減少紙質(zhì)材料，借助軟件展開(kāi)信息自動(dòng)嚴(yán)重，避免完全相同信息重復(fù)錄入，避免相互矛盾信息的錯(cuò)誤錄入，以圖像、音頻和音像等為載體進(jìn)行記錄。人力資源檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)要注意兩個(gè)問(wèn)題，首先是資源的兼容性，以統(tǒng)一的信息采集標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式展開(kāi)系統(tǒng)研發(fā)，避免多余冗雜的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，杜絕結(jié)構(gòu)的混亂無(wú)序，其次是資源的安全性，具體包含包括網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備、介質(zhì)、數(shù)據(jù)等方面。若要實(shí)現(xiàn)單位的檔案數(shù)字化外包，就要與可靠的實(shí)施單位展開(kāi)合作，嚴(yán)格把控安全性，嚴(yán)守保密規(guī)定，提升信息系統(tǒng)的安全性和可靠性。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不斷提升的新時(shí)代，事業(yè)單位要與時(shí)俱進(jìn)，就要解決內(nèi)部發(fā)展過(guò)程中的不成熟問(wèn)題，尤其是人力資源檔案管理工作。人力資源是實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的重要力量，重視人力資源檔案管理可以充分發(fā)揮員工的價(jià)值，發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性。事業(yè)單位的管理者需要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理信息手段，不斷優(yōu)化和改進(jìn)人力資源檔案管理模式，提升檔案管理人員的素質(zhì)并提升工作效率，為事業(yè)單位的發(fā)展創(chuàng)造價(jià)值，更好的為群眾服務(wù)，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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