基于Excel VBA高校工資輔助管理工具的應(yīng)用

文| 戴柯峰

我校勞資管理工具現(xiàn)狀

近年來隨著高校招生規(guī)模的不斷擴大，教師人數(shù)、種類也在增加。教師工資待遇計算和發(fā)放是人事工作中重要的環(huán)節(jié)，關(guān)系到廣大教職工的切身利益，是維持教師基本生活的重要保障。因此勞資工資在高校管理中是一個極其重要的環(huán)節(jié)，特別是在工資計算過程中要認真仔細盡可能避免出現(xiàn)錯誤。那么如何利用現(xiàn)代化計算機技術(shù)來提高工作效率，精準完成工資核算具有十分重要的意義。

目前我校工資計算工具使用FoxPro進行匯總統(tǒng)計。FoxPro在數(shù)據(jù)庫處理能力方面較強，但隨著科技的發(fā)展，微軟已經(jīng)宣布停止開發(fā)該軟件。在日常的使用過程中，筆者以非計算機背景人員使用FoxPro對工資數(shù)據(jù)進行處理，時常感覺力不從心，操作復(fù)雜且效率底下，尤其是使用SQL語句導(dǎo)入數(shù)據(jù)而非設(shè)定的程序，通過可視化界面的導(dǎo)入。而Excel具有強大的制表功能，且普及性較廣，為了提高工資工作效率，結(jié)合本單位實際情況，利用Excel VBA構(gòu)建適用我校的、界面友好、操作熟悉的高校工資輔助管理工具具有重要意義。

VBA技術(shù)簡介

VBA作為微軟公司開發(fā)的、作為Excel拓展工具的一種標準化的宏編程語言，它可以通過編寫VBA代碼來對Excel工作表進行操作，實現(xiàn)對Excel表進行交互式管理和控制。VBA作為以Excel為載體的宏編程語言，它可以通過Excel內(nèi)置的Visual Basic Editor窗口來編寫VBA代碼擴展Excel功能，結(jié)合Excel本身的函數(shù)公式,實現(xiàn)Excel表格數(shù)據(jù)的自動化處理。

在目前信息化迅猛發(fā)展的形式下，各高校在勞資管理單據(jù)匯總、報送、發(fā)放、統(tǒng)計中仍然大部分是使用Excel作為主要統(tǒng)計、匯總工具。運用VBA技術(shù)尤其適用于解決在大量勞資數(shù)據(jù)統(tǒng)計、匯總、計算等重復(fù)的操作，因此掌握好VBA技術(shù)可以讓勞資管理人員從復(fù)雜繁瑣的勞資數(shù)據(jù)處理中解脫出來。

系統(tǒng)功能設(shè)計

系統(tǒng)功能開發(fā)的總體任務(wù)是要實現(xiàn)我校工資管理、人員管理、工資計算等功能，主要功能包括：

1.導(dǎo)入數(shù)據(jù),包括導(dǎo)入人員信息，導(dǎo)入工資數(shù)據(jù)。導(dǎo)入人員信息是指記錄教職工計酬基本信息，如序號、姓名、帳號、部門、職務(wù)、職稱、類型、標記、工號；導(dǎo)入工資數(shù)據(jù)，如匯總值班費、其他項目、過節(jié)費、項目等等非常規(guī)性項目的應(yīng)發(fā)金額，以及代扣教職員工的社保金、公積金、個稅等由學(xué)校代扣代繳項目。

2.課時量計算，根據(jù)每學(xué)期初教務(wù)處統(tǒng)計匯總的課時量總表，導(dǎo)入課時量表中，通過課時量、職稱及教師類型進行折合計算獎勵績效工資。

3.生產(chǎn)工資數(shù)據(jù)表格，如生成計算稅表、工資明細表、銀行入卡表等，方便財務(wù)計稅和出帳。

4.增減員工，包含職工的添加、刪除、修改、查詢，本功能主要通過建立數(shù)據(jù)導(dǎo)入數(shù)據(jù)到工資表進行添加職工序號、姓名、帳號、部門等信息，職工管理包括修改、刪除職工信息。

Excel VBA工資系統(tǒng)主體表格體系

根據(jù)我?？冃ЧべY發(fā)放體系以及歷史形成的績效工資數(shù)據(jù)統(tǒng)計及匯總模式，使用Excel VBA構(gòu)建工資管理系統(tǒng)替換原FoxPro工資計算方式，盡量在不變更原有操作習(xí)慣前提下平穩(wěn)過渡，利用新的工資輔助管理系統(tǒng)高效提高工資計算、管理方式進行設(shè)計，主要工資體系以直觀便利為主，設(shè)計內(nèi)容盡量在一張Excel表里面完成，各種類型對應(yīng)的標準盡量寫入到系統(tǒng)代碼當(dāng)中，以便節(jié)省Excel表格大小。最終確定Excel VBA工資輔助管理系統(tǒng)表格界面主要分為三個模塊：人員基礎(chǔ)信息表、工資數(shù)據(jù)表、課時量表。

基礎(chǔ)信息表

基礎(chǔ)信息表主要是錄入涉及工資計算的人員基礎(chǔ)信息，如序號、姓名、帳號、部門、職務(wù)、職稱、類型、標記、工號等，將確認好的人員基本工資信息數(shù)據(jù)導(dǎo)入到系統(tǒng)中。根據(jù)我?？冃ЧべY方案將相應(yīng)績效工資中獎勵性績效工資標準用自定義函數(shù)寫入到Excel系統(tǒng)中，根據(jù)人員信息表中的職務(wù)職稱就高取值，生成教職工的標準獎勵性績效工資（月獎）；標記列，主要為標識輔導(dǎo)員、教學(xué)秘書、課時量折半人員等特殊人員。類型主要是標識教職工的人員類型，區(qū)分教師和行政人員。

工資數(shù)據(jù)表

工資數(shù)據(jù)表主要是錄入工資數(shù)據(jù)，如已發(fā)工資數(shù)據(jù)主要存放財政統(tǒng)發(fā)工資數(shù)據(jù)，每月依據(jù)人社廳返盤數(shù)據(jù)導(dǎo)入；工資補差，補公積金、津貼、校內(nèi)工資、電話補助按照學(xué)校文件進行發(fā)放，一般這幾個項目在每月工資發(fā)放過程中變化不大，因此若有調(diào)整則手動進行調(diào)整；其它項目類、值班費、項目一、項目二按照各部門提供的導(dǎo)入模板進行導(dǎo)入累計。月獎：寒暑假，按照人員信息表中的職務(wù)職稱就高取值，生成教職工的標準獎勵性績效工資（月獎）；學(xué)期中間行政人員按照考勤數(shù)據(jù)，對應(yīng)職級標準計發(fā)月獎。教輔人員，按照學(xué)?？冃ЧべY方案由各二級部門計算上報教輔人員月獎，通過模板導(dǎo)入到系統(tǒng)中。教學(xué)人員由教務(wù)處匯總上報課時量匯總到人事處進行相應(yīng)規(guī)則計算。實發(fā)工資數(shù)，主要通過Excel本身函數(shù)公式進行計算，實發(fā)工資=應(yīng)發(fā)工資-扣款統(tǒng)計-已發(fā)工資。

課時量表

在正常教學(xué)期間，每學(xué)期開學(xué)后第二個月按照教務(wù)處統(tǒng)計匯總的各教師學(xué)期總課時量，導(dǎo)入系統(tǒng)中，按系統(tǒng)設(shè)定的Excel函數(shù)公式，平均分攤4個月進行計發(fā)教師獎勵性績效，變動課時量是設(shè)定存放教師每月課時量增減變動的情況，按照教師相應(yīng)的職稱進行計算教師的月獎（獎勵性績效工資）。

VBA代碼實現(xiàn)

Excel VBA是通過對象來操作和控制Excel，操作對象有Excel程序（Application對象）、工作?。╓orkbook對象），Range對象，工作表（Worksheet對象）或其中的單元格（Cell對象），EXCEL VBA工資系統(tǒng)主要功能體現(xiàn)在對EXCEL數(shù)據(jù)文件進行控制，執(zhí)行系統(tǒng)相應(yīng)功能，這里只針對系統(tǒng)主要功能的實現(xiàn)進行介紹并展示關(guān)鍵導(dǎo)入模塊主要功能代碼。

Excel VBA 工資系統(tǒng)功能總界面的實現(xiàn)

為了提高VBA代碼使用效率，節(jié)約查找命令按鈕的時間，通過XML語言在功能區(qū)定制屬于工資系統(tǒng)的專用選項卡，提升VBA代碼運行的便捷性，同時也使自己的VBA代碼程序融入到系統(tǒng)中。功能區(qū)使用的代碼語言為XML語言，因此無法通過VBA代碼來構(gòu)建功能區(qū)的選項卡，主要通過第三方軟件CUSTOM UI Editor軟件來實現(xiàn)，實現(xiàn)效果如圖1。

圖1 EXCEL VBA工資系統(tǒng)功能總界面

導(dǎo)入工資數(shù)據(jù)實現(xiàn)

For Next是VBA代碼中最常見的一種循環(huán)語句，它主要可以指定重復(fù)運行一組VBA代碼語句，拓展代碼運行廣度，使原一次性的操作可以批量重復(fù)執(zhí)行。工資數(shù)據(jù)的導(dǎo)入主要通過以姓名為關(guān)鍵字，通過FOR 循環(huán)用If語句進行判斷關(guān)鍵字是否一致，一致則將數(shù)據(jù)進行累加。通過選項卡中的導(dǎo)入工資數(shù)據(jù)選項卡執(zhí)行VBA代碼，主要功能代碼如圖2。

課時量計算功能實現(xiàn)

通過選項卡中的課時量計算選項卡執(zhí)行VBA代碼。主要使用IF語句，IF語句是VBA代碼中使用效率最高的條件語句，相對于其他條件語句，它簡單易懂，使用靈活。課時量計算中VBA代碼主要使用條件語句中最簡單組合If Then語句，它代表如果符合條件，則執(zhí)行相關(guān)代碼。課時量計算過程中，通過For Next循環(huán)批量判斷是否符合設(shè)定的條件，符合條件則計算數(shù)值放入到相應(yīng)單元格中。

導(dǎo)出獎金明細表實現(xiàn)

通過選項卡中的生成獎金明細表功能，生成獎金明細表主要是根據(jù)學(xué)校財務(wù)要求進行編寫，生成符合財務(wù)出帳要求的獎金發(fā)放明細表。此代碼編寫主要涉及到使用區(qū)域Use Range的列數(shù)，區(qū)域復(fù)制命令Copy,數(shù)組寫入Array，復(fù)制粘貼past Special屬性，單元格合并Merge，F(xiàn)or Next循環(huán)，Range對象等操作。

結(jié)束語

圖2 導(dǎo)入工資數(shù)據(jù)模塊關(guān)鍵代碼

系統(tǒng)采用基于EXCEL內(nèi)置功能編寫VBA程序進行開發(fā)研究，搭建Excel VBA高校工資輔助管理工具，目前運行良好，能較好的完成目前我院教職員工的工資輔助管理需求。系統(tǒng)實用性較強，較原來的FoxPro開發(fā)的程序更容易上手，且操作界面友好熟悉。Excel VBA高校工資輔助管理工具運行解決了人事處勞資科對全校教職員工的工資高效化管理需求，主要包括核算工資，生成工資明細表、計稅表、入卡表等等功能。系統(tǒng)代碼維護簡單，可根據(jù)業(yè)務(wù)流程變動進行可視化修改，使勞資管理人員能夠及時應(yīng)對工資發(fā)放政策的變化而進行系統(tǒng)功能調(diào)整，較好的完成工資管理工作需求。