應(yīng)用PDCA 循環(huán)降低醫(yī)療設(shè)備固定資產(chǎn)賬賬不符、賬實(shí)不符率探索

鄺曉敏

（廣州市花都區(qū)人民醫(yī)院設(shè)備科，廣東 廣州 510800）

近年來，隨著醫(yī)院的發(fā)展，我院醫(yī)療設(shè)備日益增多，占醫(yī)院固定資產(chǎn)的比重也不斷增大。醫(yī)療設(shè)備數(shù)量多、種類雜、分布散、流動(dòng)性大的特點(diǎn)，給管理帶來了很大的難度。賬賬不符、賬實(shí)不符是固定資產(chǎn)管理中最突出最常見的問題，在一定程度上制約著醫(yī)院的發(fā)展。為解決這些問題，設(shè)備科運(yùn)用PDCA 循環(huán)管理方法，對(duì)醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行規(guī)范化管理，收到了較好的效果。

1 總體情況

2018 年，我院醫(yī)療設(shè)備財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)上財(cái)務(wù)賬共4900 項(xiàng)，設(shè)備管理系統(tǒng)上資產(chǎn)賬共4964 項(xiàng)，賬賬不符率約為1.31%。設(shè)備科、財(cái)務(wù)科聯(lián)合使用科室對(duì)全院醫(yī)療設(shè)備固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)后發(fā)現(xiàn)，賬實(shí)不符有140 項(xiàng)，賬實(shí)不符率約為2.86%，全院約90%的使用科室不同程度出現(xiàn)賬實(shí)不符情況。

2 資料與方法

2.1 P（計(jì)劃）階段

（1）分析現(xiàn)狀，找出問題產(chǎn)生原因。設(shè)備科、財(cái)務(wù)科和使用科室人員逐一核查賬實(shí)不符的140 項(xiàng)設(shè)備的來龍去脈，分析具體原因，并做成原因分析匯總表（表1）、甘特圖（圖1）。

通過柏拉圖可以發(fā)現(xiàn)，造成醫(yī)療設(shè)備賬實(shí)不符的主要原因是資產(chǎn)卡片漏貼或丟失、新購設(shè)備未入賬和隨意報(bào)廢未辦手續(xù)，累計(jì)比率占80.7%。通過查擺，發(fā)現(xiàn)造成問題的更深層次原因，主要有以下幾個(gè)方面，并做成魚骨圖（圖2）：

表1 醫(yī)療設(shè)備賬實(shí)不符原因分析匯總表

圖1 醫(yī)療設(shè)備賬實(shí)不符原因分析柏拉圖

圖2 醫(yī)療設(shè)備賬賬不符、賬實(shí)不符原因分析魚骨圖

①監(jiān)督管理和獎(jiǎng)懲制度不完善。固定資產(chǎn)監(jiān)督管理和獎(jiǎng)懲機(jī)制不完善或形同虛設(shè)，工作流程不清晰，工作指引不明確，臨床科室無規(guī)章制度可循；新制度未正式發(fā)文和培訓(xùn)，知曉率不高，導(dǎo)致使用科室隨意處置資產(chǎn)。②缺乏專職管理人員。設(shè)備科和財(cái)務(wù)科固定資產(chǎn)管理員缺乏培訓(xùn)，專業(yè)性不強(qiáng)，責(zé)任心不足，入賬時(shí)數(shù)據(jù)錄入不全甚至失真，造成系統(tǒng)臺(tái)賬與實(shí)物數(shù)據(jù)出現(xiàn)偏差。臨床科室人員管理意識(shí)淡薄，沒有安排專門人員管理科室內(nèi)固定資產(chǎn)，科室間隨意搬動(dòng)，久借不還，科室內(nèi)存放無序、擅自報(bào)廢的情況時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致科室固定資產(chǎn)管理混亂。③系統(tǒng)信息化程度不高。我院固定資產(chǎn)管理使用了兩套信息系統(tǒng)，分別是設(shè)備管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，分別由財(cái)務(wù)科和設(shè)備科管理維護(hù)，兩套系統(tǒng)沒有對(duì)接，信息交換與共享性差，設(shè)備變動(dòng)都以財(cái)務(wù)賬為準(zhǔn)，報(bào)廢后也只在財(cái)務(wù)賬上銷賬，資產(chǎn)賬并沒有同步更新，造成了賬賬不符。再者，盤點(diǎn)時(shí)用的是財(cái)務(wù)賬，但是，對(duì)照的卻是資產(chǎn)賬上出的標(biāo)簽，由于醫(yī)療設(shè)備流動(dòng)性大，標(biāo)簽容易模糊或丟失，固定資產(chǎn)賬實(shí)不符也就不足為奇了。

（2）針對(duì)問題制定方案，設(shè)定目標(biāo)值：①制定完善的監(jiān)督管理和獎(jiǎng)懲制度。根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況，完善制度，優(yōu)化流程，以制度的形式明確職責(zé)和工作流程，同時(shí)，制定獎(jiǎng)懲機(jī)制，明確私自處置造成固定資產(chǎn)損壞、丟失的，將承擔(dān)賠償責(zé)任。②設(shè)置專職管理人員。設(shè)備科設(shè)置固定資產(chǎn)管理員，明確崗位職責(zé)，加強(qiáng)培訓(xùn)，專職管理醫(yī)療設(shè)備。主要職責(zé)包括醫(yī)療設(shè)備出入庫、調(diào)撥、報(bào)廢、資產(chǎn)卡片粘貼、信息系統(tǒng)維護(hù)更新、定期盤點(diǎn)、督導(dǎo)培訓(xùn)等。使用科室設(shè)置設(shè)備管理員，負(fù)責(zé)科室內(nèi)醫(yī)療設(shè)備的驗(yàn)收、報(bào)廢、報(bào)修、盤點(diǎn)等工作。使用科室每月自查，歸口管理部門定期清查。③加強(qiáng)信息化管理。針對(duì)兩套系統(tǒng)信息不對(duì)稱、共享性差的問題，聯(lián)合系統(tǒng)維護(hù)廠家協(xié)同解決，若短時(shí)間內(nèi)不能解決，設(shè)備科與財(cái)務(wù)科派專人逐一對(duì)賬，更正補(bǔ)全數(shù)據(jù)，確保賬賬符。④設(shè)定目標(biāo)。將賬賬不符率降至0%，賬實(shí)不符率降至1.5%以內(nèi)。

2.2 D（實(shí)施）階段

根據(jù)前期分析和制定的方案，執(zhí)行管理。

（1）制定完善的《醫(yī)學(xué)裝備日常使用保養(yǎng)管理制度》、《醫(yī)學(xué)裝備處置管理制度》、《固定資產(chǎn)賠償制度》、固定資產(chǎn)調(diào)撥、報(bào)廢流程等規(guī)章制度與工作指引，規(guī)范設(shè)備驗(yàn)收、出入庫、交接、報(bào)修、報(bào)廢手續(xù)，并在醫(yī)院OA 發(fā)布。

（2）成立醫(yī)療設(shè)備管理員微信群，群內(nèi)成員包括設(shè)備科、財(cái)務(wù)科固定資產(chǎn)管理員和使用科室設(shè)備管理員，加強(qiáng)溝通，及時(shí)了解設(shè)備變動(dòng)狀態(tài)。

（3）設(shè)備科派員到使用科室進(jìn)行培訓(xùn)和督導(dǎo)考核，使每位設(shè)備管理員熟悉醫(yī)療設(shè)備調(diào)撥、交接、報(bào)修、報(bào)廢、盤點(diǎn)等流程，盡最大可能提高知曉率，減少失誤。

（4）完善信息系統(tǒng)管理，開通手機(jī)APP 掃二維碼報(bào)修、設(shè)備管理系統(tǒng)線上報(bào)廢、調(diào)撥等功能。

2.3 C（檢查）階段

通過盤點(diǎn)、考核、督導(dǎo)檢查等方式，確認(rèn)實(shí)施方案是否達(dá)到目標(biāo)，并調(diào)整解決方案。

（1）設(shè)備科與財(cái)務(wù)科定期或不定期對(duì)賬，了解賬賬相符狀況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)分析原因并解決。

（2）采用使用科室定期自查，設(shè)備科、財(cái)務(wù)科不定期抽查、定期盤點(diǎn)等相結(jié)合的方式了解賬實(shí)相符狀況。對(duì)賬實(shí)不符的設(shè)備，逐一核查變動(dòng)原因，共同尋找管理漏洞，完善解決方案。

2.4 A（處理）階段

總結(jié)方案效果，把有效措施標(biāo)準(zhǔn)化，遺留問題自動(dòng)轉(zhuǎn)入下一個(gè)PDCA 循環(huán)，周而復(fù)始，螺旋上升。

（1）成效確認(rèn)。截至2019 年5 月底，通過逐一對(duì)賬，我院醫(yī)療設(shè)備固定資產(chǎn)賬賬不符率降至0%；設(shè)備科、財(cái)務(wù)科聯(lián)合使用科室在2019 年6 月進(jìn)行了一次醫(yī)療設(shè)備固定資產(chǎn)全面清查，共盤點(diǎn)醫(yī)療設(shè)備5473 項(xiàng)，賬實(shí)不符66 項(xiàng)，賬實(shí)不符率降至1.5%以內(nèi)，實(shí)現(xiàn)了目標(biāo)值。

（2）問題檢查。督導(dǎo)檢查中發(fā)現(xiàn)，少數(shù)使用部門在盤點(diǎn)過程中流于形式，沒有認(rèn)真自查，偶爾存在私自處置、隨意存放等情況，同時(shí)，有些科室由于人員調(diào)動(dòng)而沒有做好業(yè)務(wù)交接，致使新的設(shè)備管理員不熟悉醫(yī)療設(shè)備處置流程，導(dǎo)致科室內(nèi)醫(yī)療設(shè)備混亂無序。

（3）持續(xù)改進(jìn)。設(shè)備科定期將問題和意見以督導(dǎo)反饋的形式反饋到使用科室，共同分析原因并持續(xù)改進(jìn)。加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)，明確職責(zé)范圍，完善設(shè)備管理工作流程。

3 討論

PDCA 循環(huán)是一套科學(xué)的管理理念，運(yùn)用具體有效的管理手段發(fā)現(xiàn)問題、分析原因和解決問題，目前，已成為各醫(yī)院提升醫(yī)療質(zhì)量管理、規(guī)范醫(yī)療服務(wù)行為的常用方法。利用PDCA 循環(huán)能克服固定資產(chǎn)傳統(tǒng)管理中隨意性、盲目性的缺點(diǎn)，促進(jìn)固定資產(chǎn)管理的科學(xué)性、有序性，增強(qiáng)了各部門的管理意識(shí)，使固定資產(chǎn)賬賬、賬實(shí)不符現(xiàn)象得到明顯改善，在一定程度上提升了醫(yī)院整體管理和服務(wù)水平，值得推廣應(yīng)用。