高校內(nèi)部控制信息化建設(shè)研究

吳星宇 邢楊昕

摘要：隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，給高校帶來(lái)新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，同時(shí)促進(jìn)了高校信息化建設(shè)。近幾年的財(cái)政資金投入、科研收入的增長(zhǎng)迅猛，高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)愈趨于多元化特征，為高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)管理帶來(lái)許多難題。因此，信息化建設(shè)成為高校需要解決的重點(diǎn)方向之一。文章從內(nèi)部控制角度對(duì)高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息化建設(shè)進(jìn)行研究。首先，對(duì)高校業(yè)務(wù)流程信息化進(jìn)行梳理，找出其存在的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)，確定監(jiān)控的重點(diǎn)方向;然后將內(nèi)控制度、控制方法等要素通過(guò)信息技術(shù)嵌入系統(tǒng)中，達(dá)到內(nèi)部控制信息化運(yùn)行的目的，從而保證高校業(yè)務(wù)合法合規(guī)，提升高校辦公服務(wù)的效率效果。

關(guān)鍵詞：高校;信息化;內(nèi)部控制

1 高校內(nèi)部控制的定義

1996年，財(cái)政部頒布《事業(yè)單位財(cái)務(wù)規(guī)則》，對(duì)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的規(guī)定進(jìn)行細(xì)分;1998年，財(cái)政部和教育部聯(lián)合頒布了《高等學(xué)校會(huì)計(jì)制度（試行）》，對(duì)高校會(huì)計(jì)核算做出了具體的規(guī)定;2009年，財(cái)政部和教育部聯(lián)合頒布《高等學(xué)校會(huì)計(jì)制度》（征求意見稿），對(duì)高等學(xué)校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算進(jìn)行細(xì)化，同時(shí)提出增強(qiáng)高校的內(nèi)部控制。征求意見稿還指出高校應(yīng)合理引入權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，同時(shí)要兼顧財(cái)務(wù)管理、預(yù)算管理、資產(chǎn)管理和績(jī)效評(píng)價(jià)信息。起初階段，有學(xué)者提出內(nèi)部控制是以保證會(huì)計(jì)賬簿記錄的準(zhǔn)確性以及企業(yè)資產(chǎn)的安全性為目標(biāo)。現(xiàn)在，學(xué)者對(duì)內(nèi)部控制有了更為深刻開闊的見解。如今學(xué)者對(duì)內(nèi)部控制的定義：內(nèi)部控制是通過(guò)制定一系列的規(guī)章制度、規(guī)劃設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)工作組織、編排程序并采用有效的管理措施等，確保會(huì)計(jì)主體財(cái)產(chǎn)的安全完整、資源的有效使用以及財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息的真實(shí)可靠。由此可見，高校的內(nèi)部控制的定義可以理解為：為了達(dá)到有效地執(zhí)行學(xué)校制定的些許制度規(guī)章、保證學(xué)習(xí)財(cái)產(chǎn)的安全完整、確保會(huì)計(jì)信息質(zhì)量、規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和增強(qiáng)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量而實(shí)施的舉措。

2 高校內(nèi)部控制信息化面臨的問(wèn)題

2.1 高校業(yè)務(wù)流程復(fù)雜，信息化難度大

高校財(cái)務(wù)的定義很寬泛。它涵蓋有預(yù)算管理、核算管理、薪資管理、資產(chǎn)管理、后勤管理、學(xué)生獎(jiǎng)助貸管理等業(yè)務(wù)。以具體業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō)，自其發(fā)生、入賬、資金收付等環(huán)節(jié)處理都有所不同，因此其業(yè)務(wù)流程也是各異、復(fù)雜的。制度的升級(jí)涉及到會(huì)計(jì)科目的改變、固定資產(chǎn)折舊計(jì)提變動(dòng)、基建賬簿合并等新業(yè)務(wù)。此外還涉及到對(duì)原來(lái)的系統(tǒng)更新升級(jí)，重重問(wèn)題讓這項(xiàng)工作面臨許多困難。

2.2 網(wǎng)絡(luò)整合度不高

及時(shí)、全面和準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息資源是高校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的重要依據(jù)和有力保障?，F(xiàn)在大部分高校都擁有數(shù)字化的財(cái)務(wù)信息資源，然而，這些重要資源確缺乏共享性，僅僅局限于財(cái)務(wù)部?jī)?nèi)部，高校沒(méi)有對(duì)財(cái)務(wù)信息與業(yè)務(wù)信息進(jìn)行整合。此外，因?yàn)樨?cái)務(wù)信息需要做到保密，因此，高校財(cái)務(wù)資源相對(duì)獨(dú)立，這也是高校財(cái)務(wù)資源與其他業(yè)務(wù)信息缺乏整合的原因之一。簡(jiǎn)言之，高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)與計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平建設(shè)不相適應(yīng)。

2.3 財(cái)務(wù)信息化管理制度不完善

各個(gè)高校財(cái)務(wù)制度的制定，一般是按照國(guó)家或上級(jí)主管部門的相關(guān)法律法規(guī)以及政策來(lái)建立完善的。但如今面臨的問(wèn)題是內(nèi)部控制信息化方面的相關(guān)制度存在空白，即使有的高校制定有相關(guān)制度，但是也不夠完善，尤其是并未按照最新的法律法規(guī)及政策的指導(dǎo)進(jìn)行修訂。高校的內(nèi)部控制信息化建設(shè)，首先需要各項(xiàng)基本數(shù)據(jù)的支持，這是高校進(jìn)行內(nèi)部控制信息化的前提。然而，高校的這些財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的缺乏，是阻礙高校內(nèi)部控制信息化建設(shè)的一個(gè)難題，尤其那些新建的高校。

內(nèi)部控制信息化建設(shè)需要依據(jù)嚴(yán)格的程序進(jìn)行，各個(gè)財(cái)務(wù)崗位要建立完善的制度，使內(nèi)部控制信息化建設(shè)過(guò)程得到可靠的保障。

3 內(nèi)部控制信息化的構(gòu)建

3.1 建立內(nèi)部控制信息化平臺(tái)

高校應(yīng)當(dāng)利用好現(xiàn)代化的信息技術(shù)輔助建立內(nèi)部控制信息化平臺(tái)。 將財(cái)務(wù)、科研、教務(wù)、人事、學(xué)生、資產(chǎn)、后勤、基建等數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的整合，使得高校各部門數(shù)據(jù)能夠即使的相互傳遞，從而提高學(xué)校各部門的協(xié)作程度，防止各部門信息傳遞不及時(shí)的發(fā)生。信息化平臺(tái)要能保障各部門間數(shù)據(jù)的集成，讓高校數(shù)據(jù)有一個(gè)統(tǒng)計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)。此外，業(yè)務(wù)部門要負(fù)責(zé)將各自的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)即使錄入信息化平臺(tái)并更新，這樣才能保障其他部門即使查詢及使用到最新的數(shù)據(jù)，避免因數(shù)據(jù)更新不及時(shí)而出現(xiàn)差錯(cuò)。如果信息更夠得到及時(shí)上傳更新，財(cái)務(wù)人員獲取和分析數(shù)據(jù)的效率將大幅度提升，從而能夠快速的分析財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，保障高校教學(xué)、辦公的高質(zhì)量運(yùn)行。例如，學(xué)生處是高校的主要部門之一，主要負(fù)責(zé)學(xué)生信息的統(tǒng)計(jì)錄入、學(xué)籍變動(dòng)、宿舍管理及補(bǔ)助金等業(yè)務(wù)，若此部門的數(shù)據(jù)能及時(shí)上傳信息化平臺(tái)，財(cái)務(wù)處便能夠通過(guò)信息化平臺(tái)查詢最新數(shù)據(jù)并進(jìn)行管理。在信息化平臺(tái)數(shù)據(jù)的及時(shí)更新下，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)學(xué)費(fèi)清繳管理、助學(xué)金和獎(jiǎng)學(xué)金下發(fā)、學(xué)籍變動(dòng)等相關(guān)問(wèn)題能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地辦理，避免重復(fù)、底效率地工作。

3.2 更新應(yīng)用系統(tǒng)，完善業(yè)務(wù)流程

目前，“審批難”、“報(bào)賬難”、“排隊(duì)久”等情況是高校財(cái)務(wù)處面臨的主要問(wèn)題，因此高校需要升級(jí)更新應(yīng)用系統(tǒng)及相關(guān)功能。首先，構(gòu)建網(wǎng)上預(yù)約和審批功能。高教教職工和學(xué)生應(yīng)當(dāng)能夠使用學(xué)工號(hào)注冊(cè)并登錄學(xué)校系統(tǒng)進(jìn)行申請(qǐng)審批等基本操作，并能夠上傳原始憑證的掃碼件，網(wǎng)上填寫報(bào)銷單并及時(shí)上傳審批。相關(guān)負(fù)責(zé)人通過(guò)登錄信息系統(tǒng)平臺(tái)，能夠及時(shí)看到待審批的申請(qǐng)，從而及時(shí)查閱審批。這樣一來(lái)，“審批難”問(wèn)題便得到有效解決。在相關(guān)負(fù)責(zé)人審批完成之后，數(shù)據(jù)將及時(shí)更新呈現(xiàn)在信息化平臺(tái)，以供報(bào)銷人員執(zhí)行報(bào)銷程序。財(cái)務(wù)處員工在看到審批完成的憑證之后，便可執(zhí)行報(bào)銷程序，整個(gè)流程效率得到提升。其次，對(duì)系統(tǒng)的相關(guān)功能進(jìn)行升級(jí)。教職工薪金、學(xué)生的獎(jiǎng)學(xué)金和助學(xué)金發(fā)放問(wèn)題應(yīng)當(dāng)重視?，F(xiàn)實(shí)中因?yàn)樾畔鬟f的不及時(shí)，以及系統(tǒng)應(yīng)用的不足，銀行退回等現(xiàn)象頻發(fā)，造成款項(xiàng)不能及時(shí)發(fā)放給師生員工。更新維護(hù)信息化平臺(tái)的權(quán)限應(yīng)當(dāng)適度的開放給師生，并且高校應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)與銀行間的溝通問(wèn)題，提升平臺(tái)應(yīng)用的功能，保障每筆款項(xiàng)發(fā)放后能夠及時(shí)地以短信形式發(fā)送給師生職工，實(shí)現(xiàn)信息及時(shí)傳遞的目標(biāo)，提高工作質(zhì)量。

3.3 加強(qiáng)培養(yǎng)復(fù)合型人才

如今，高校財(cái)務(wù)處面臨的困難還包括高?？焖侔l(fā)展與財(cái)務(wù)人員數(shù)量不足以及財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)不高之間的矛盾。高校需要在以下方面入手來(lái)解決這一問(wèn)題。首先，高層領(lǐng)導(dǎo)要意識(shí)到財(cái)務(wù)工作的重要程度，把控好財(cái)務(wù)工作質(zhì)量;其次，設(shè)置完善各個(gè)崗位，細(xì)化崗位職責(zé)，招納更多的人員擴(kuò)充人才隊(duì)伍;還要加強(qiáng)對(duì)在職人員的培養(yǎng)，不僅要熟練掌握財(cái)務(wù)專業(yè)技能，還要懂得相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，不斷提高個(gè)人能力;高校還應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)財(cái)務(wù)人員的個(gè)人素質(zhì)和職業(yè)道德意識(shí)，完善內(nèi)控制度和監(jiān)督機(jī)制。提高個(gè)人修養(yǎng)、職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，建立一支復(fù)合型人才團(tuán)隊(duì)，為高校信息化建設(shè)提供保障。

4 結(jié)語(yǔ)

如今，隨著高校的快速發(fā)展，業(yè)務(wù)越來(lái)越復(fù)雜，機(jī)會(huì)與挑戰(zhàn)也隨之而來(lái)。因此，學(xué)校若想可持續(xù)發(fā)展，得到進(jìn)一步提升，應(yīng)當(dāng)適應(yīng)時(shí)代潮流，促進(jìn)內(nèi)部控制信息化建設(shè)。同時(shí)，高校財(cái)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)提高專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)的人才培養(yǎng)，完善內(nèi)控制度，規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提升財(cái)務(wù)工作效率和質(zhì)量，是高校的正常業(yè)務(wù)運(yùn)行得以保障。

參考文獻(xiàn)：

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基金項(xiàng)目：本文系廣西財(cái)經(jīng)學(xué)院2019年度會(huì)計(jì)類學(xué)生研究項(xiàng)目“廣西高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制信息化建設(shè)研究”

（作者單位：廣西財(cái)經(jīng)學(xué)院）