如何提升基層檔案管理科學(xué)化

邢光青

摘要：本文首先分析了基層檔案管理科學(xué)化的重要性，接著提出了基層檔案管理存在的問題，最后提出了要優(yōu)化基層檔案管理機(jī)制、提升檔案信息的準(zhǔn)確性、檔案管理流程的規(guī)范化、提升專業(yè)人員的綜合素質(zhì)等策略。

關(guān)鍵詞：基層檔案;科學(xué)化;管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2020）04-00-01

隨著中國(guó)特色社會(huì)主義進(jìn)入新時(shí)代，基層單位管理成為社會(huì)各界關(guān)注的問題。檔案管理是基層組織管理的一部分，其重要性不言而喻。但是，由于部分基層單位對(duì)于檔案管理管理的認(rèn)識(shí)度不夠，并沒有真正的感受到檔案管理在組織建設(shè)中的作用，甚至認(rèn)為這項(xiàng)工作開展可有可無(wú)，導(dǎo)致基層檔案管理存在諸多問題。在現(xiàn)階段，要能夠站在全面發(fā)展的角度看問題，注重基層檔案管理的科學(xué)化，從基層穩(wěn)定大局出發(fā)，提高政治站位，以實(shí)際行動(dòng)來(lái)提升基層檔案管理成效。

一、基層檔案管理科學(xué)化的重要性

檔案是記錄基層發(fā)展的重要材料，能夠?yàn)榛鶎咏M織發(fā)展提供全方位的服務(wù)，輔助其他部門工作的開展。檔案管理工作比較復(fù)雜，提升其規(guī)范性、實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理能夠充分發(fā)揮出檔案在組織管理中的作用。畢竟基層單位需要合理調(diào)配資源才能朝著科學(xué)合理的方向發(fā)展，檔案管理戰(zhàn)略同樣需要結(jié)合組織的整體發(fā)展規(guī)劃，以組織的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃為目標(biāo)和方向，找出檔案管理科學(xué)化中存在的問題，有居安思危意識(shí)，精準(zhǔn)分析每個(gè)時(shí)期的組織發(fā)展經(jīng)歷。此外，檔案管理還能夠?yàn)榭茖W(xué)決策提供參考依據(jù)。我們以人事檔案為例，基層組織的人員考核跟職工利益有直接的關(guān)系，職工的工作狀況、成效等都會(huì)被記錄在人事檔案中，通過調(diào)閱人事檔案來(lái)客觀評(píng)價(jià)職工的工作狀況，提升決策的科學(xué)有效性。

二、基層檔案管理存在的問題

1.檔案管理的重視度問題

部分基層管理者認(rèn)為，檔案管理并不能給組織帶來(lái)直觀的經(jīng)濟(jì)效益，這項(xiàng)工作并不是特別重要。這些管理者并沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的地位，認(rèn)為檔案管理就是行政管理的一部分。沒有結(jié)合單位實(shí)際制定檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理具有很大的隨意性。如果領(lǐng)導(dǎo)不重視，那么這項(xiàng)工作的開展就會(huì)受到影響，甚至存在檔案失真問題。

2.檔案管理的人員配備問題

基層檔案管理人員的綜合素養(yǎng)有待提升，缺乏專業(yè)知識(shí)扎實(shí)的管理人才。由于機(jī)構(gòu)崗位設(shè)置問題，部分基層單位沒有過分關(guān)注檔案管理崗位的人員，甚至把檔案管理部門作為“養(yǎng)老部門”看待，把一些業(yè)務(wù)能力不是特別強(qiáng)的人員派遣到這個(gè)工作崗位上，這些人員本著“得過且過”的態(tài)度對(duì)待這項(xiàng)工作，缺乏相應(yīng)的保密意識(shí)與管理手段，導(dǎo)致檔案管理的整體質(zhì)量不高。

三、提升基層檔案管理科學(xué)化的策略

1.優(yōu)化基層檔案管理機(jī)制

要實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化與規(guī)范化，就需要健全的檔案管理機(jī)制作為基礎(chǔ)，通過劃分具體的崗位職責(zé)，規(guī)范崗位工作內(nèi)容，完善組織協(xié)調(diào)等手段來(lái)提升管理成效。一方面，要把檔案管理制度公布出來(lái)，確保各項(xiàng)制度能夠真正的落實(shí)到位，明確檔案管理工作人員，分管領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)這項(xiàng)工作的開展?fàn)顩r進(jìn)行監(jiān)督管理。另一方面，要定期召開檔案科學(xué)化管理座談會(huì)，通過商議制定管理制度、管理人員職責(zé)來(lái)健全規(guī)范化檔案管理機(jī)制，確保這項(xiàng)工作的順利開展。此外，還要做好檔案管理的宣傳工作，確保其他部門能夠配合檔案管理部門的工作，盡可能的提升檔案管理效率。

2.提升檔案信息的準(zhǔn)確性

隨著基層管理制度的改革，事業(yè)單位也開始逐步引進(jìn)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，人事流動(dòng)也變得比較頻繁。作為檔案管理人員要時(shí)刻關(guān)注單位內(nèi)部的信息變動(dòng)，有效掌握各種信息資源的具體狀況，比如，我們?nèi)耘f以基層人事檔案為例，當(dāng)出現(xiàn)人員調(diào)動(dòng)或者人員職務(wù)調(diào)整要迅速更新人事檔案信息，確保人事檔案的準(zhǔn)確性。要認(rèn)真審核當(dāng)前事業(yè)單位的檔案的歷史遺留問題，特別是“人檔分離”等情況，進(jìn)行整理和分類，通過聯(lián)系當(dāng)事人把檔案信息該移交的移交，該收藏的收藏，妥善處理好人事檔案的歸處。對(duì)于那些利用價(jià)值不大或者幾乎沒有利用價(jià)值的檔案，可以全部登記造冊(cè)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意之后集中注銷，提升檔案信息管理的時(shí)效性。

3.檔案管理流程的規(guī)范化

基層檔案的收集、歸檔等工作主要就是通過檔案工作人員主動(dòng)收集、整理或者其他人員提供相關(guān)信息資料完成。當(dāng)前，大部分組織都有了辦公自動(dòng)化軟件，實(shí)現(xiàn)了工作的信息化，而各個(gè)部門的工作內(nèi)容也變得越來(lái)越豐富、提升了復(fù)雜性。站在這個(gè)層面上說，檔案管理面臨的挑戰(zhàn)是如何識(shí)別和保留有價(jià)值的信息資源，如何保證這些信息資源的完整性和有效性，而且在信息產(chǎn)生和傳遞形式多樣化的前提下，要從哪個(gè)環(huán)節(jié)入手開展工作。對(duì)于檔案管理部門來(lái)說，制定規(guī)范化的檔案文件采集與歸檔方式，這也是當(dāng)前檔案管理面臨的新的任務(wù)。要在檔案制度規(guī)范的基礎(chǔ)上，按照規(guī)范化的管理框架，對(duì)辦公室的各種信息資源的具體價(jià)值進(jìn)行判斷，結(jié)合不同的存儲(chǔ)形式選擇合適的歸檔方式和歸檔標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理人員要強(qiáng)化跟各個(gè)部門之間的溝通和聯(lián)系，定期開展檔案資料收集工作，確保重要信息不漏項(xiàng)，確保信息資料的真實(shí)性。

4.提升專業(yè)人員的綜合素質(zhì)

在檔案管理科學(xué)化道路上，人員選擇要堅(jiān)持專業(yè)化標(biāo)準(zhǔn)，挑選那些具備檔案 管理經(jīng)驗(yàn)的人員。對(duì)于新任工作人員，單位要進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，或者統(tǒng)一參加上級(jí)單位組織的培訓(xùn)工作，也可以“老帶新”，讓他們能夠盡快熟悉工作崗位，對(duì)檔案管理有個(gè)清晰的認(rèn)知。同時(shí)，基層組織還要樹立正確價(jià)值導(dǎo)向，重視專業(yè)人才的繼續(xù)教育工作，更新其專業(yè)知識(shí)點(diǎn)，激發(fā)他們檔案管理的內(nèi)生動(dòng)力，用較高的工作熱情來(lái)開展檔案管理工作。組織管理者要針對(duì)培訓(xùn)的成效開展計(jì)算機(jī)技能測(cè)試與職業(yè)能力測(cè)試，找出存在的不足，重新制定人員培訓(xùn)方案，通過這些方式提升檔案管理人員的工作能力。在培訓(xùn)中，要特別引入信息時(shí)代檔案信息安全的重要性知識(shí)，強(qiáng)化檔案信息安全預(yù)防工作，通過在計(jì)算機(jī)安全系統(tǒng)隔離、防護(hù)惡性軟件和病毒，提升網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全性。

結(jié)論

綜上所述，國(guó)民經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，社會(huì)各個(gè)方面的轉(zhuǎn)型升級(jí)也被提升日程。隨著信息化技術(shù)的推進(jìn)，檔案管理工作顯得越來(lái)越重要。特別是基層單位，作為基礎(chǔ)性工作，管理人員務(wù)必要認(rèn)識(shí)到當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題，優(yōu)化基層檔案管理機(jī)制、提升檔案信息的準(zhǔn)確性、檔案管理流程的規(guī)范化、提升專業(yè)人員的綜合素質(zhì)。

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