淺談檔案信息化建設(shè)

韓雨箕

摘要：檔案是人們學(xué)習(xí)和生產(chǎn)生活真實(shí)記錄。檔案是一種重要的信息源，越來(lái)越受到國(guó)家、社會(huì)和個(gè)人的重視。檔案信息化建設(shè)是檔案部門(mén)參與社會(huì)信息化的具體表現(xiàn)形式，也是檔案管理部門(mén)進(jìn)一步推動(dòng)深化改革、提高服務(wù)效能的必然渠道，這就要求在新時(shí)代必須做好檔案信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè);檔案管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2020）04-00-01

隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用成為各個(gè)領(lǐng)域創(chuàng)新和發(fā)展的一種趨勢(shì)，因此在信息化社會(huì)高速發(fā)展的過(guò)程中，檔案管理工作要想順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，就必須做好檔案信息化管理的建設(shè)，有效地提高檔案管理工作的效率。

一、檔案信息化建設(shè)的重要意義

傳統(tǒng)的檔案管理模式對(duì)于檔案的查閱、歸檔、編纂等工作完全依靠人工完成，在很大程度上降低了檔案管理工作的效率。而檔案信息化則可以有效地避免這些問(wèn)題，檔案信息化可以把檔案的收集、整理、保管、開(kāi)發(fā)利用，經(jīng)過(guò)信息的生產(chǎn)、加工形成一個(gè)合理的、完整的、科學(xué)的信息產(chǎn)業(yè)體系。

1.檔案信息化是提高檔案管理工作效率的必然要求

實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)，將檔案管理實(shí)行規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化，檔案一經(jīng)錄入就變成了長(zhǎng)期有效的資源，可以多次利用、即時(shí)查閱，突破了傳統(tǒng)檔案的查閱方式，檔案管理員不用像以前一本一本的從目錄中查找檔案，可以使檔案管理人員的工作從繁重到簡(jiǎn)易，可以把更多時(shí)間和精力放到檔案的收集、整理和保存等工作上，不僅可以達(dá)到檔案管理內(nèi)部數(shù)據(jù)共享的效果，還大大的提高了檔案管理工作的效率。

2.檔案信息化建設(shè)是檔案工作改革的必然之路

檔案信息工作是信息化建設(shè)的重要組成部分，傳統(tǒng)的人工檔案管理存在各種局限，只有實(shí)現(xiàn)檔案的信息化才能打破，促使檔案的各項(xiàng)工作從固步自封向靈活多樣轉(zhuǎn)變。實(shí)行檔案管理信息化，檔案查閱可以提供多種渠道，不僅可以電話(huà)直接查詢(xún)，還可以網(wǎng)上查詢(xún)，省去了“來(lái)回跑”的麻煩。實(shí)行檔案信息化對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理來(lái)說(shuō)，操作簡(jiǎn)單、便捷、利用高效，達(dá)到了檔案信息資源的科學(xué)配置、有效管理的效果。

3.檔案信息化建設(shè)是提高服務(wù)效能的必然趨勢(shì)

檔案信息化建設(shè)不僅讓檔案的保管、收集、整理等工作變得實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化，使檔案工作變得便捷化、高效化，還大大提高了檔案管理員的工作效率，還在很大程度上減輕了管理員的工作負(fù)擔(dān)，有效的從檔案管理到檔案服務(wù)的轉(zhuǎn)變，更大大地提高了檔案管理工作的服務(wù)效能，達(dá)到了便民服務(wù)的目的。

二、檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

檔案信息化主要分為三個(gè)層次，一是檔案的內(nèi)在信息，指的是檔案的內(nèi)容。二是檔案的形成信息，指的是檔案的特征。三是檔案編研之后的加工信息。

檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以此來(lái)提高檔案工作的現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。簡(jiǎn)單說(shuō)檔案信息化建設(shè)就是應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開(kāi)發(fā)利用檔案的過(guò)程。

檔案的信息化建設(shè)主要包括：

1.檔案網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)

主要指計(jì)算機(jī)操作和管理系統(tǒng)，包括：數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段以及數(shù)據(jù)庫(kù)的管理系統(tǒng)和信息安全系統(tǒng)，核心是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，只有建立成熟和安全的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，才能使檔案信息化產(chǎn)生最佳效果。

2.檔案的信息資源建設(shè)

檔案信息采集是檔案資源的重要主成部分。在現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案前提下把這些“紙質(zhì)”變成圖片、影像，經(jīng)過(guò)收集和整理后上傳到網(wǎng)上，形成比較全面、完整的數(shù)據(jù)，確保電子文件歸檔、電子檔案移交接收、電子檔案的長(zhǎng)期保存工作順利、有序地開(kāi)展。

3.檔案管理員素質(zhì)和能力建設(shè)

這是檔案信息化建設(shè)的核心問(wèn)題，檔案管理人員不僅要

有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)水平和專(zhuān)業(yè)能力，還要對(duì)計(jì)算機(jī)掌握熟練，不斷使檔案信息化管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，使傳統(tǒng)管理向信息化管理有序邁進(jìn)。

三、檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

1.錄著格式統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

各地的檔案錄入沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，錄入內(nèi)容、時(shí)間、格式

要求不一致，甚至很多地方此項(xiàng)工作開(kāi)展緩慢，應(yīng)參照國(guó)家檔案局相關(guān)文件的要求進(jìn)行檔案錄入，錄入內(nèi)容盡量完整、清晰，格式盡量統(tǒng)一，并保證檢索途徑多元化，方便查詢(xún)。

2.加強(qiáng)信息安全保障工作

要按照國(guó)家涉密網(wǎng)路信息工作的法律法規(guī)，對(duì)個(gè)人檔案

尤其是未公開(kāi)的檔案要保密，嚴(yán)格管理計(jì)算機(jī)設(shè)備，建立嚴(yán)格、健全的計(jì)算機(jī)防控體系，確保檔案數(shù)據(jù)不外泄。開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)備份工作，要按照國(guó)家檔案局的重要檔案要異地備份的要求，各級(jí)檔案部門(mén)要對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保電子檔案安全不丟失。

3.加快對(duì)信息化人才的培訓(xùn)和引進(jìn)

人才是發(fā)展的生產(chǎn)力，要想推動(dòng)檔案信息化快速發(fā)展，

就需要高素質(zhì)、高能力的檔案管理人員。檔案部門(mén)應(yīng)加大對(duì)在職的檔案管理員的培訓(xùn)力度，對(duì)檔案館員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的、系統(tǒng)的培訓(xùn)，合理的設(shè)置培訓(xùn)內(nèi)容，使培訓(xùn)內(nèi)容能與現(xiàn)實(shí)工作緊密連在一起;加大對(duì)檔案管理員的計(jì)算機(jī)技能的培訓(xùn)，逐步促進(jìn)檔案現(xiàn)代化進(jìn)程。