新時(shí)期基層檔案管理的現(xiàn)狀與對策分析

王德軍

摘要：隨著社會的不斷發(fā)展，以及近年來檔案部門的大力宣傳，社會大眾對檔案的認(rèn)識逐步提高，檔案意識不斷增強(qiáng)，尤其是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案室，越來越注重做好檔案工作，并通過不斷加大資金、人力投入等方式來改善檔案工作現(xiàn)狀，從而管理好檔案，以期讓室藏檔案真正發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

關(guān)鍵詞：基層;檔案管理;現(xiàn)狀;對策分析

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2020）04-00-01

當(dāng)前，檔案作為知識與信息的重要載體，成為機(jī)關(guān)事業(yè)單位保存有價(jià)值的資料的主要途徑。檔案室管理的規(guī)范與否，檔案保存的完整與否，檔案利用的充分與否，直接關(guān)系著機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位各方面工作的開展都發(fā)揮著重要的作用，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府來說也同樣如此。但是，就目前大多數(shù)的基層檔案室來說，還存在著很多的不足之處，如何實(shí)現(xiàn)基層檔案室的規(guī)范化管理，便成為了單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的重要任務(wù)。

一、基層檔案規(guī)范管理的重要意義

一方面，檔案工作是基層單位工作的重要組成部分?；鶎邮也貦n案記錄著基層單位各項(xiàng)工作的開展情況，記錄著單位的發(fā)展軌跡，體現(xiàn)著基層單位發(fā)展的每一個(gè)階段。比如鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理工作，詳細(xì)記錄著鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)業(yè)、林業(yè)、畜牧業(yè)、民政、司法、計(jì)生等各方面工作的開展情況，這不僅是對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作的記錄，也是鄉(xiāng)鎮(zhèn)為民服務(wù)的具體表現(xiàn)，是我們建設(shè)服務(wù)型政府的最直接體現(xiàn)。

另一方面，檔案為工作開展提供直接依據(jù)。檔案是在工作中形成的記錄，具有真實(shí)性、可靠性，可以說是第一手的參考資料。我們常說檔案具有資政作用，就是指的檔案記錄著以前各項(xiàng)工作的開展情況，有經(jīng)驗(yàn)也有教訓(xùn)，但是卻能為我們今天的工作提供可借鑒的地方，避免工作走彎路，避免出現(xiàn)類似錯(cuò)誤。比如檔案中那些活動照片、聲像資料、工作總結(jié)、會議記錄等內(nèi)容，都詳細(xì)記錄著基層單位每一次的活動，當(dāng)我們再次開展類似活動時(shí)，我們便有了參考，有了工作依據(jù)。

二、基層檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.重視程度不夠

當(dāng)前人們的檔案意識越來越強(qiáng)，檔案越來越受重視，但是由于基層單位的工作比較忙，尤其是鄉(xiāng)鎮(zhèn)作為直接與廣大人民群眾接觸的最前沿，工作更是繁忙，加上領(lǐng)導(dǎo)忙于具體工作，缺乏對檔案重要性的認(rèn)識，對檔案的要求低、標(biāo)準(zhǔn)低、過問較少，導(dǎo)致部分基層單位對檔案工作不夠重視，出現(xiàn)應(yīng)付的現(xiàn)象，在檔案的收集和管理方面做的尤為不足，以致會有歸檔不全、檔案遺失損毀現(xiàn)象發(fā)生，對檔案工作的發(fā)展帶來不利的影響。

2.管理制度不完善

用制度管事，用制度管人，這樣才能促進(jìn)工作的開展，對于檔案工作來說同樣如此。但是，基層單位尤其是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理十分亂，缺乏行之有效的管理制度。導(dǎo)致管理存在不規(guī)范性。雖然有的基層單位會制定檔案管理方面的制度，但是往往會存在制度不完善、執(zhí)行不嚴(yán)格的情況。這就會導(dǎo)致檔案收集工作不能做到應(yīng)收盡收，檔案整理工作不能規(guī)范存放，檔案保管工作存在安全漏洞，檔案利用工作不夠便捷。

3.基礎(chǔ)設(shè)施較差

領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的不重視，必然在檔案的投入方面就會出現(xiàn)不足，在基層單位尤為明顯的就是基礎(chǔ)設(shè)施落實(shí)，不能滿足檔案管理工作的需要。有的單位都沒有配備專門的檔案室，使用的裝具都不滿足規(guī)范要求;有的雖然配備了檔案室，但也僅僅是存放之地，卻沒有配備必要的除濕、加濕等設(shè)備，完全達(dá)不到檔案庫房的“九防”要求，給檔案的安全帶來較大的影響。

4.管理人員不足

在一些基層單位，由于工作任務(wù)重，精兵強(qiáng)將基本上都安排在領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為的重點(diǎn)崗位，而檔案管理工作往往是由年齡大、學(xué)歷低、工作能力相對較差的人員擔(dān)任，但是卻不能勝任檔案管理工作。也有的單位沒有專職人員，只安排兼職人員，在其他工作之余從事下檔案管理工作。這些檔案管理人員缺少專業(yè)的業(yè)務(wù)知識和業(yè)務(wù)能力，對檔案工作力不從心，尤其是兼職人員的流動性還大，更不能實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范管理。

5.管理手段落后

雖然信息化越來越普及，但是大多數(shù)基層單位，尤其是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理手段，檔案的收集、管理和利用都是靠人工完成，這不僅會加大工作人員的工作量，而且容易出現(xiàn)檔案收集不完整、整理不規(guī)范、保管不安全、利用不方便的問題，尤其是檔案的利用方面，查找難度大，浪費(fèi)時(shí)間和精力，而且也容易查找不到，同時(shí)來回的翻閱紙質(zhì)檔案還會對檔案造成不必要的損傷，威脅檔案的安全。

三、基層檔案管理的對策分析

1.增強(qiáng)檔案意識，提高重視程度

各級檔案行政管理部門要大力宣傳，尤其是要深入基層宣傳，切實(shí)提高基層單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的檔案意識，讓他們充分認(rèn)識到檔案工作的重要性，單位領(lǐng)導(dǎo)的重視對基層檔案工作來說是最大的支持，只有領(lǐng)導(dǎo)重視才能給予更多物力、財(cái)力和人力保障，才能為檔案工作的規(guī)范化管理提供更加堅(jiān)強(qiáng)的保障。檔案管理人員重視檔案工作，才會去學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，才會想方設(shè)法增強(qiáng)自己的業(yè)務(wù)能力，才能更好的開展好檔案管理工作。

2.建立健全檔案管理制度

制度是實(shí)現(xiàn)基層檔案規(guī)范化管理的保障，基層單位要嚴(yán)格按照國家相關(guān)法律法規(guī)，認(rèn)真做好檔案的收集、整理、保管和利用等各項(xiàng)工作。同時(shí)，要努力探索建立適合本單位的檔案管理工作制度，完善檔案的收集、整理、保管、借閱、保密等方面的制度，健全檔案工作責(zé)任制，并嚴(yán)格抓好落實(shí)，確保檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)不出現(xiàn)任何差錯(cuò)。

3.加大投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施

要實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，必然離不開必要的資金投入。首先是檔案室的建設(shè)方面，要按照標(biāo)準(zhǔn)安排檔案室用房，保證檔案室面積，并滿足承重、防潮等方面要求;其次是購買檔案柜、檔案盒等檔案裝具和除濕機(jī)、加濕器、溫濕度表等庫房設(shè)備等，確保檔案室按照規(guī)范要求配備設(shè)施設(shè)備，滿足檔案存放的條件，從而確保檔案的安全。最后是購買檔案管理的設(shè)施設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、存儲器等設(shè)備，為檔案的規(guī)范管理提供支撐。

4.加強(qiáng)培訓(xùn)，建立高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍

各基層單位要努力打造一支業(yè)務(wù)知識強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力過硬、有責(zé)任心的檔案管理人才隊(duì)伍，要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，定期組織業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，并安排外出參加檔案管理部門的專門培訓(xùn)，支持他們對業(yè)務(wù)知識的進(jìn)修，尤其是信息化相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，以便更好的開展檔案管理工作。

結(jié)語

綜上所述，這是筆者對基層單位尤其是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府在檔案管理現(xiàn)狀的分析，以及對基層檔案管理工作提出的建議，希望通過這些措施能早日實(shí)現(xiàn)基層檔案的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化管理。

參考文獻(xiàn)

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