淺析中學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)

摘要：加強(qiáng)中學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)，是中學(xué)檔案管理的內(nèi)在要求，也是適應(yīng)學(xué)校教育教學(xué)改革、時(shí)代發(fā)展的需要。當(dāng)前，中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)過程中還存在著重視程度不夠、專業(yè)化水平不高、參與程度不夠等問題。應(yīng)從轉(zhuǎn)變觀念、加強(qiáng)培訓(xùn)、增加投入、服務(wù)教學(xué)等方面入手，提高檔案管理的信息化水平。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案;檔案管理;信息化

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2020）04-00-01

當(dāng)前，我國的檔案管理事業(yè)不斷發(fā)展，檔案管理的信息化、數(shù)字化水平也逐步提高。中學(xué)檔案是保存我國基礎(chǔ)教育發(fā)展資料、關(guān)系學(xué)校持續(xù)發(fā)展的重要內(nèi)容。但目前來看，中學(xué)檔案管理的信息化水平普遍不高，存在著重視程度不夠、專業(yè)人員缺乏等諸多問題。本文旨在為中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)提出合理的實(shí)施建議，以期對提升中學(xué)檔案管理工作有所裨益。

一、中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.中學(xué)檔案的特點(diǎn)決定需要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

中學(xué)檔案的來源廣泛、形式多樣，涉及學(xué)校教育教學(xué)的方方面面：既有學(xué)校行政管理、黨政建設(shè)、制度建設(shè)、后勤保障等資料，又有教學(xué)科研、教師隊(duì)伍建設(shè)、課程建設(shè)、學(xué)生管理、校園文化建設(shè)、校史文化等方面的內(nèi)容;既有文本材料，又有實(shí)物、影像等資料，涵蓋了學(xué)校發(fā)展的整個(gè)過程，時(shí)間跨度較大，內(nèi)容駁雜。這就需要提升中學(xué)檔案管理的信息化水平，提高工作效率，對各類檔案實(shí)行規(guī)范化、精細(xì)化管理，為檔案檢索、歸類整理、定期檢查等提供便利和技術(shù)支持。

2.學(xué)校的教育教學(xué)改革需要提升檔案管理的信息化水平

近年來，課程改革、教學(xué)改革成為當(dāng)前中學(xué)面臨的重要課題，大部分學(xué)校需要在改革中完成轉(zhuǎn)型。學(xué)校檔案成為推動(dòng)學(xué)校改革轉(zhuǎn)型的重要資源。通過檔案梳理，學(xué)校可以借鑒以往好的經(jīng)驗(yàn)和做法，明確辦學(xué)特色和定位，發(fā)掘本校傳承的資源，探索本校改革的路徑和方法，也可以記錄學(xué)校改革的過程性成果。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，既是學(xué)校改革的題中之義，也是助推改革的重要因素。

3.中學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的需要

計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)工程等成為科技進(jìn)步的重要標(biāo)志，改變了人們的生活。信息化、網(wǎng)絡(luò)化成為當(dāng)前人類社會(huì)發(fā)展的必然趨勢。檔案事業(yè)雖然不同于經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化傳播等行業(yè)，但也發(fā)揮著傳承歷史、記錄變遷等重要作用。檔案事業(yè)的信息化水平對于更好地記錄時(shí)代變遷、社會(huì)發(fā)展有重要影響，我們更應(yīng)該提升檔案管理的信息化水平來回應(yīng)、助推時(shí)代發(fā)展。

二、中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)面臨的問題

1.重視程度不夠，亟待更新觀念

教育教學(xué)是中學(xué)最主要的任務(wù)，其他各項(xiàng)工作都是為了更好地服務(wù)于教育教學(xué)。而檔案管理表面看似可有可無，與教育教學(xué)、學(xué)校發(fā)展關(guān)系不大，往往受到忽視。不論教育主管部門，還是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，普遍對中學(xué)檔案管理重視不夠，至于檔案管理的信息化建設(shè)更覺得是一項(xiàng)不必要的投資。在這種觀念的指導(dǎo)下，中學(xué)的檔案管理工作長期發(fā)展滯后，缺少必要的設(shè)施，也缺少專業(yè)人員，工作效率低下，沒有形成基本的規(guī)章制度和工作流程。

2.專業(yè)程度不夠，亟待更新知識(shí)

目前看來，從事中學(xué)檔案管理的人員大部分都缺少專業(yè)知識(shí)，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，對檔案管理的基本知識(shí)和方法、技術(shù)手段缺少了解。很多檔案管理人員自身的信息技術(shù)應(yīng)用水平不高，對檔案管理的信息化建設(shè)也缺乏熱情，動(dòng)力不足，這些都成為制約中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的主觀因素。

3.參與程度不夠，亟待發(fā)動(dòng)宣傳

中學(xué)檔案管理因其長期不受重視，基本上只是檔案管理員的工作，學(xué)校的其他教職工很少參與。實(shí)際上，學(xué)校檔案的管理涉及學(xué)校方方面面，應(yīng)該全員參與。如校史資料，涉及學(xué)校各個(gè)部門，需要各部門定期整理;此外還有關(guān)于學(xué)校課程發(fā)展、校園文化建設(shè)等方面的內(nèi)容，也需要及時(shí)保存。這些工作單憑學(xué)校檔案管理員的力量無法完成，而且也容易有所遺漏，需要全校通力合作。

三、中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施建議

1.高度重視，建立檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度

提高中學(xué)檔案管理工作的信息化水平，首先應(yīng)從轉(zhuǎn)變觀念、端正態(tài)度入手，改變長期以來對檔案管理工作的偏見、漠視態(tài)度，高度重視這項(xiàng)工作。教育主管部門應(yīng)積極引導(dǎo)各學(xué)校加強(qiáng)檔案管理，學(xué)校應(yīng)有專門的校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)檔案管理工作。建章立制，這是中學(xué)檔案管理亟待解決的問題。與學(xué)校其他部門一樣，檔案管理也應(yīng)有明確的制度規(guī)定，建立完善的工作機(jī)制，對檔案的收集、分類、歸檔、整理有明確的要求，對設(shè)備的使用、維護(hù)有明確的說明，對檔案管理人員有明確的評價(jià)機(jī)制等。

2.加強(qiáng)培訓(xùn)，建設(shè)高素質(zhì)檔案管理員隊(duì)伍

各學(xué)校普遍重視師資培訓(xùn)，但往往忽視檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。應(yīng)建立系統(tǒng)的檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，定期組織檔案管理員外出培訓(xùn)，系統(tǒng)掌握專業(yè)知識(shí)，接觸先進(jìn)的檔案管理理念和技術(shù)手段，提高檔案管理人員的專業(yè)化、信息化水平;也可以聘請專家到校指導(dǎo)，不斷推動(dòng)學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。同時(shí)，對檔案管理人員要建立起必要的評價(jià)和獎(jiǎng)懲機(jī)制，將檔案管理人員納入教職工考核的范圍，獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)，提高檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造性。

3.增加投入，完善檔案管理信息化硬件設(shè)施

提高檔案管理的信息化水平，除了營造良好的管理環(huán)境，還需要必要的硬件支持，因此需要學(xué)校增加投入，購買必要的檔案管理設(shè)備，建立起電子檔案庫，形成學(xué)校檔案的管理網(wǎng)絡(luò)。此外，學(xué)校還要注意對檔案管理硬件的日常維護(hù)、信息系統(tǒng)的升級(jí)等，充分保障檔案管理信息環(huán)境的穩(wěn)定運(yùn)行。檔案信息庫的建設(shè)是一項(xiàng)長期工程，需要各項(xiàng)檔案的數(shù)據(jù)收集、信息錄入，需要投入一定的人力和財(cái)力來建設(shè)、運(yùn)營、維護(hù)，這些都需要學(xué)校層面進(jìn)行規(guī)劃。

4.服務(wù)教學(xué)，充分發(fā)揮中學(xué)檔案的實(shí)際作用

扭轉(zhuǎn)檔案管理在中學(xué)不受重視的局面、提升中學(xué)檔案管理的信息化水平，需要讓中學(xué)檔案管理工作發(fā)揮必要的作用，切實(shí)為學(xué)校的教育教學(xué)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)，因此，需要加大對學(xué)校檔案的開發(fā)、利用，服務(wù)于教學(xué)并產(chǎn)生實(shí)際效果。如可以對校史檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，開發(fā)出校史資源，成為校本特色課程;也可以對學(xué)校教師的備課資料匯總分類，形成不斷傳承的備課資源，為一線教師的日常教學(xué)服務(wù)。

總之，加強(qiáng)中學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)是推動(dòng)學(xué)校發(fā)展、符合時(shí)代要求的重要課題，需要通力合作，從轉(zhuǎn)變觀念入手，采取加強(qiáng)人員培訓(xùn)、增加資金投入、廣泛宣傳發(fā)動(dòng)等多項(xiàng)措施來提升中學(xué)檔案管理的信息化水平。

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作者簡介：姜世國（1979—），男，本科學(xué)歷，從事中學(xué)圖書管理、檔案管理工作。