簡(jiǎn)析高校學(xué)籍檔案的本質(zhì)屬性與管理

劉佳

[摘? ? ? ? ? ?要]? 近幾年，隨著新課改的積極推行，越來越多的學(xué)生有機(jī)會(huì)步入高等學(xué)府，接受高等教育。當(dāng)今大學(xué)所采用的傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理方式仍然存在諸多不足，難以適應(yīng)現(xiàn)代高校教育的發(fā)展需求，為此，有必要對(duì)傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理方式做出一定的改變和更新。將對(duì)高校學(xué)籍檔案的本質(zhì)屬性進(jìn)行論述，并根據(jù)高校學(xué)籍檔案發(fā)展中留存的問題提出相應(yīng)的解決措施，保證高校學(xué)籍檔案管理相關(guān)工作事務(wù)的有效進(jìn)行，以便大學(xué)更好地為社會(huì)輸送人才。

[關(guān)? ? 鍵? ?詞]? 高校學(xué)籍管理;檔案;本質(zhì)屬性

[中圖分類號(hào)]? G647? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻(xiàn)標(biāo)志碼]? A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文章編號(hào)]? 2096-0603（2020）14-0230-02

當(dāng)前我國許多大學(xué)為了響應(yīng)國家在高校擴(kuò)招方面的號(hào)召，普遍連續(xù)大規(guī)模擴(kuò)招，促使高校的就讀總?cè)藬?shù)大幅度增長(zhǎng)，學(xué)生學(xué)籍檔案管理的難度也明顯提升。大量的學(xué)籍檔案對(duì)高校學(xué)籍檔案管理工作提出更高的要求，各高校只有完成學(xué)籍檔案相關(guān)工作，才能夠保證其發(fā)展得更好，所以如何確保學(xué)籍檔案工作任務(wù)的有效完成成為各高校教學(xué)管理部門最為注重的內(nèi)容。

一、學(xué)籍檔案的本質(zhì)屬性

每個(gè)學(xué)生從進(jìn)入大學(xué)到畢業(yè)離校，在這過程中形成許多具有參考價(jià)值的信息和數(shù)據(jù)，原始性、記錄性和歷史性是學(xué)籍檔案所具有的三個(gè)屬性。隨著學(xué)生的入學(xué)，學(xué)籍檔案從而產(chǎn)生，學(xué)籍檔案中的相關(guān)信息數(shù)據(jù)是在教育管理部門填寫完成的，整個(gè)過程沒有經(jīng)過修改也不能進(jìn)行修改，所以這是其原始性的主要表現(xiàn)。學(xué)籍檔案中的部分信息數(shù)據(jù)關(guān)乎學(xué)生的就學(xué)階段，學(xué)生的成績(jī)記錄是最為常見的，高校會(huì)不定期將有關(guān)學(xué)生個(gè)人的重要信息在學(xué)籍檔案中進(jìn)行填寫記錄，所以說學(xué)籍檔案具有記錄性[1]。歷史性是因?yàn)閷W(xué)生在校期間會(huì)取得一些成績(jī)，學(xué)籍檔案中將記錄這些成績(jī)，這些記錄下的內(nèi)容能夠體現(xiàn)學(xué)生在校的表現(xiàn)和個(gè)人的優(yōu)點(diǎn)，而且學(xué)籍檔案的歷史性也符合高校教學(xué)管理部門的一定需求。

二、我國高校學(xué)籍檔案管理工作的現(xiàn)存問題

依據(jù)高校學(xué)籍檔案所具有的本質(zhì)屬性，為了保證每個(gè)在校學(xué)生以及畢業(yè)生學(xué)籍檔案信息數(shù)據(jù)的完整、正確，維護(hù)學(xué)籍檔案原始的歷史記錄性，順應(yīng)現(xiàn)代高校教學(xué)管理部門工作的開展需求，這就對(duì)高校學(xué)籍檔案管理工作提出了一定的要求和挑戰(zhàn)。越來越多的學(xué)生進(jìn)入大學(xué)接受高等教育，各個(gè)高校也越來越注重對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案的管理工作。然而高校在進(jìn)行學(xué)籍檔案管理工作時(shí)往往會(huì)忽略一些問題，筆者將就這些問題和相應(yīng)的解決措施略談一二。

建設(shè)數(shù)字化校園一直被提起，但仍然未見學(xué)籍檔案管理實(shí)現(xiàn)真正的數(shù)字化、現(xiàn)代化建設(shè)，我國大部分高校的學(xué)籍檔案管理者沒有形成一致、正規(guī)的標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)籍檔案也是格式各式各樣，還有一些高校學(xué)籍檔案管理依然是依靠紙質(zhì)檔案進(jìn)行存檔，即使有電子檔案，也沒有實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)與電子的雙重保護(hù)，最終造成畢業(yè)學(xué)生學(xué)籍檔案的信息數(shù)據(jù)遺漏或缺失。高校學(xué)籍檔案中的信息數(shù)據(jù)未錄入統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)，各部門相互分離，各自有一套屬于自己的信息系統(tǒng)，給學(xué)籍檔案管理工作增添了管理難度，導(dǎo)致信息共享難以實(shí)現(xiàn)、信息數(shù)據(jù)不完善、檔案管理不當(dāng)、內(nèi)容更新緩慢，未能順應(yīng)現(xiàn)代高校教育數(shù)字化校園的發(fā)展趨勢(shì)。

近年來，我國根據(jù)現(xiàn)代高校教育發(fā)展規(guī)律出臺(tái)了許多高校學(xué)生管理的相關(guān)章程條例，高校需要根據(jù)相關(guān)法令律例擬定一些相應(yīng)的有關(guān)學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)章制度，這將對(duì)學(xué)籍檔案管理工作產(chǎn)生重要影響，但是在學(xué)籍檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)操作中仍然有許多需要改進(jìn)和確立標(biāo)準(zhǔn)的地方。學(xué)籍檔案涉及領(lǐng)域很廣泛，例如，學(xué)生個(gè)人信息如何歸檔，畢業(yè)生如何移交學(xué)籍檔案，這些都需要統(tǒng)一規(guī)劃的操作完成。沒有相關(guān)的學(xué)籍檔案管理規(guī)章制度，會(huì)造成學(xué)生學(xué)籍檔案完整性降低甚至是信息數(shù)據(jù)的缺失。

學(xué)籍檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和程序性，所以想要?jiǎng)偃螌W(xué)籍檔案管理工作，需要在學(xué)生學(xué)籍制度、檔案管理制度、高校管理等多方面有專業(yè)上的優(yōu)勢(shì)，并且在工作過程中具有認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、耐心的素質(zhì)。而相比較大部分高校，在學(xué)籍檔案管理方面缺乏相關(guān)的專業(yè)人才，因?yàn)楣ぷ鲘徫蛔兏容^頻仍，所以很難形成比較固定的管理人才團(tuán)隊(duì)，因此在學(xué)籍檔案管理工作上的協(xié)作和信息上的共享容易造成不利影響[2]。其次，我國高校對(duì)學(xué)籍檔案管理人員的正規(guī)培養(yǎng)缺乏重視，學(xué)籍檔案管理人員對(duì)專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)掌握不夠，導(dǎo)致在處理工作事務(wù)過程中經(jīng)常出現(xiàn)失誤和差錯(cuò)。因此，各高校需要多注重對(duì)學(xué)籍管理人員的培養(yǎng)，增強(qiáng)對(duì)其學(xué)籍檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和理解。

三、有關(guān)學(xué)籍檔案管理的相應(yīng)解決措施

我國號(hào)召各個(gè)大學(xué)擴(kuò)大高校招生規(guī)模，因此大學(xué)的在校生和即將結(jié)業(yè)學(xué)生的人數(shù)急劇增長(zhǎng)，使學(xué)生學(xué)籍檔案的數(shù)量也逐漸上升，同時(shí)也給學(xué)籍檔案管理者的工作增添了一定難度和強(qiáng)度。傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理所采取的手工記錄與查找方法已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)今高校的發(fā)展需求。雖然學(xué)籍檔案管理人員能夠通過手工記錄的方法完成學(xué)籍檔案的記錄任務(wù)，但在學(xué)籍檔案的查找方面仍然非常麻煩，而如果沒有將學(xué)籍檔案進(jìn)行有序的分類整理，不僅難以迅速查找檔案，還會(huì)阻礙整個(gè)學(xué)籍檔案管理工作的有效進(jìn)行。

針對(duì)上述存在的問題，需要運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理方法做出改變和創(chuàng)新。各高?？煞e極借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)取代傳統(tǒng)手工記錄和查找方法，將傳統(tǒng)紙質(zhì)學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代電子學(xué)籍檔案，并且按照不同類別對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行有序的分類處理，這樣能夠方便、快捷地查找某一學(xué)生的學(xué)籍檔案[3]。電子學(xué)籍檔案的應(yīng)用也反映了大學(xué)學(xué)籍管理工作順應(yīng)當(dāng)今高校教育數(shù)字化校園的發(fā)展潮流，學(xué)籍檔案管理人員需要對(duì)學(xué)籍檔案管理方式不停地進(jìn)行探索和更新，以便電子學(xué)籍檔案不被淘汰并且持續(xù)發(fā)展下去。電子學(xué)籍檔案在提升學(xué)籍檔案管理工作效率的同時(shí)也帶來了一些弊端，因?yàn)殡娮訉W(xué)籍檔案可以隨意修改，所以學(xué)籍檔案的兩大本質(zhì)屬性喪失了。因而，要在學(xué)生仔細(xì)、多次的核對(duì)下將每個(gè)信息數(shù)據(jù)錄入到電子學(xué)籍檔案中，并且要求學(xué)生在規(guī)定的時(shí)間段內(nèi)完成信息的核對(duì)，以此提高電子學(xué)籍檔案信息的準(zhǔn)確性，縮短學(xué)籍檔案的錄入時(shí)間，促進(jìn)相關(guān)事務(wù)的高效完成。除此以外，學(xué)籍檔案管理人員還需要對(duì)學(xué)籍檔案實(shí)行電子版與紙質(zhì)版的雙重保護(hù)，避免學(xué)籍檔案信息缺失、內(nèi)容被盜用所造成的一系列問題。

一些高校對(duì)學(xué)籍檔案的管理事務(wù)缺乏重視，因而造成了一些學(xué)籍檔案信息數(shù)據(jù)不真實(shí)的問題。例如：由于許多紙質(zhì)學(xué)籍檔案格式存在差別，容易發(fā)生信息遺漏的情況。因?yàn)槭鞘止び涗?，使用的書寫工具大多不一樣，?jīng)歷長(zhǎng)時(shí)間的放置會(huì)出現(xiàn)學(xué)籍檔案中字跡不清或消失的狀況。又或是在采集學(xué)籍檔案信息數(shù)據(jù)時(shí)，由于工作人員的工作疏忽，使學(xué)生學(xué)籍信息少填、漏填或未按照要求填寫。除此以外，部分高校缺乏對(duì)存放學(xué)籍檔案管理房間的重視，容易出現(xiàn)學(xué)籍檔案受潮、發(fā)霉甚至損壞的問題，大大降低了學(xué)籍檔案的參考價(jià)值。

因此，高校教務(wù)管理部門需要盡快完善相關(guān)學(xué)籍管理的章程、政策。首先，要進(jìn)一步規(guī)范對(duì)學(xué)籍檔案的登記程序，擬定出相應(yīng)的章程，提高學(xué)籍管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，要求學(xué)籍檔案管理工作人員認(rèn)真、負(fù)責(zé)地完成工作。在完成學(xué)籍檔案信息數(shù)據(jù)的錄入工作后，要讓相關(guān)人員仔細(xì)核對(duì)信息數(shù)據(jù)，并在核查無誤后進(jìn)行簽字，以保證信息的準(zhǔn)確性。其次，為了進(jìn)一步保證學(xué)籍檔案的整體能夠完善，高校需要盡快建立健全有關(guān)采集和查詢學(xué)籍檔案信息的制度。學(xué)籍檔案管理人員要及時(shí)地對(duì)其管理的學(xué)籍檔案進(jìn)行更改和重新錄入，因此要按期地對(duì)學(xué)籍檔案的所有學(xué)生組織回訪。并且要對(duì)學(xué)籍檔案的修改時(shí)間及內(nèi)容進(jìn)行多次核對(duì)和校閱，確保錄入信息數(shù)據(jù)足夠全面和準(zhǔn)確。

高校需要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案的保護(hù)和重視，增強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案的維護(hù)力度。首先，要增強(qiáng)學(xué)籍檔案管理人員對(duì)學(xué)籍檔案的保護(hù)意識(shí)，因?yàn)閷W(xué)籍檔案的受保護(hù)程度直接受管理人員工作態(tài)度的影響[4]。只有讓學(xué)籍檔案管理人員認(rèn)識(shí)到所從事工作的關(guān)鍵性和重要性，管理人員才能夠以更加負(fù)責(zé)、敬業(yè)的態(tài)度來完成工作，從而促進(jìn)高校學(xué)籍檔案管理事務(wù)的有效完成。

除此之外，各高校還要進(jìn)一步加大對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案保護(hù)意識(shí)的宣傳和教育，增強(qiáng)學(xué)生對(duì)學(xué)籍檔案的保護(hù)意識(shí)，讓學(xué)生知道學(xué)籍檔案的重要性，明白學(xué)籍檔案會(huì)影響到個(gè)人畢業(yè)后的就業(yè)甚至更加長(zhǎng)遠(yuǎn)的未來，讓學(xué)生有危機(jī)意識(shí)，在學(xué)生填寫和檢查學(xué)籍檔案信息數(shù)據(jù)時(shí)能夠以更加認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對(duì)待，重視自己的學(xué)籍檔案。

綜上所述，學(xué)生的學(xué)籍檔案具有很大的利用價(jià)值，學(xué)籍檔案具有原始的記錄性，是其他文獻(xiàn)無法超越的。學(xué)籍檔案管理工作在教學(xué)管理領(lǐng)域發(fā)揮著重要作用，促進(jìn)高校學(xué)籍檔案管理事務(wù)的有效進(jìn)行，滿足用人單位和高校學(xué)生的需求，有利于各大高校更好地培養(yǎng)及輸出人才。因此，需要高校建立健全學(xué)籍檔案管理制度，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)打破傳統(tǒng)方式，重視對(duì)學(xué)籍檔案的雙重保護(hù)，這樣才能確保學(xué)籍檔案管理工作的有效進(jìn)行，真正地落實(shí)和完成，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的真正價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

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編輯 司 楠