新形勢(shì)下科研事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的思考

周穎慧

摘 要 隨著世界信息化革命的到來(lái)，我國(guó)新政府會(huì)計(jì)制度的施行促進(jìn)了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)職能的轉(zhuǎn)變，也對(duì)科研事業(yè)單位處理和分析財(cái)務(wù)信息的能力不斷提出新的要求。科研事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)應(yīng)順應(yīng)時(shí)代要求實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。本文通過(guò)對(duì)目前科研事業(yè)單位在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)方面存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，思考提出可行的解決方案，為科研事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

關(guān)鍵詞 科研事業(yè)單位 財(cái)務(wù)信息化建設(shè) 財(cái)務(wù)內(nèi)控

一、科研事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的必要性

國(guó)家統(tǒng)計(jì)局?jǐn)?shù)據(jù)（詳見(jiàn)表1）顯示國(guó)家各級(jí)政府對(duì)科學(xué)研究的投入逐年增加，科研事業(yè)單位獲得的科研資金也在逐年增加，科研事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息處理量隨之增加。2019年1月1日，新政府會(huì)計(jì)制度施行，“雙基礎(chǔ)、雙功能、雙報(bào)告”的要求，使財(cái)務(wù)信息處理量陡增，在科研事業(yè)單位財(cái)務(wù)人員本已緊缺的形勢(shì)下，高效、準(zhǔn)確地處理財(cái)務(wù)信息成為科研事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息處理的關(guān)鍵。

近幾年，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)正在向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型，財(cái)務(wù)信息以及對(duì)財(cái)務(wù)信息的分析逐漸為單位決策提供有力支撐，有效的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)勢(shì)在必行。

二、科研事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

新形勢(shì)下的科研事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，不等同于會(huì)計(jì)電算化，它是一項(xiàng)涉及科研事業(yè)單位各部門、多數(shù)據(jù)的系統(tǒng)工程。例如，一項(xiàng)科研項(xiàng)目的申請(qǐng)、立項(xiàng)和驗(yàn)收歸口于科技處管理、經(jīng)費(fèi)到賬和核算在財(cái)務(wù)處、項(xiàng)目人員工資核算在人事處、資產(chǎn)管理在資產(chǎn)處、物資采購(gòu)在采購(gòu)部門等，幾乎整個(gè)單位的所有部門齊心協(xié)力才能共同完成對(duì)一項(xiàng)科研項(xiàng)目從申請(qǐng)到實(shí)施到結(jié)題的全過(guò)程。據(jù)了解，同一單位的不同部門基本都已開(kāi)發(fā)或者購(gòu)買了一套適用于本部門的管理系統(tǒng)，這就為科研事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)帶來(lái)了不少問(wèn)題。

（一）牽涉部門多，投入和維護(hù)成本較高

科研事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)幾乎涉及單位的每一個(gè)部門，不論是否更換統(tǒng)一的信息處理系統(tǒng)，都必須重新梳理各項(xiàng)流程，將整個(gè)單位作為一個(gè)整體通盤考慮，理順科研管理的全過(guò)程，合理劃分各部門的管理區(qū)間，整合優(yōu)化每項(xiàng)流程全鏈條，設(shè)計(jì)好部門間的數(shù)據(jù)鏈接和傳遞。財(cái)務(wù)信息化建設(shè)不單是財(cái)務(wù)部門的責(zé)任，必須所有部門相互配合，才有可能建得好，任何一個(gè)部門不配合，都將導(dǎo)致數(shù)據(jù)鏈斷裂，無(wú)法形成有效的財(cái)務(wù)信息處理系統(tǒng)。

如果在保留各部門原有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，則要考慮該系統(tǒng)與其他各部門在用系統(tǒng)的兼容性、數(shù)據(jù)傳遞的穩(wěn)定性和有效性。在其他系統(tǒng)存在開(kāi)放接口的情況下，這是一種比較恰當(dāng)?shù)倪x擇，投入也比重新開(kāi)發(fā)系統(tǒng)要小很多。在其他系統(tǒng)不存在開(kāi)放接口的情況下，則只能更換統(tǒng)一系統(tǒng)，這就意味著將目前各部門正在使用的系統(tǒng)都廢棄，重新為本單位量身開(kāi)發(fā)一套系統(tǒng)。從系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、試運(yùn)行到正式上線將投入巨大的人力、物力和財(cái)力。系統(tǒng)上線后，還要配備專人維護(hù)，維護(hù)成本比較大。

（二）財(cái)務(wù)內(nèi)控流程設(shè)計(jì)不合理

財(cái)務(wù)審核一般是所有流程的最后一道關(guān)，而財(cái)務(wù)審核只審核形式，對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)無(wú)法進(jìn)行有效的審核。但目前幾乎所有科研事業(yè)單位的審核都指望流程最末端的財(cái)務(wù)來(lái)把關(guān)，沒(méi)有合理設(shè)計(jì)內(nèi)控流程充分調(diào)動(dòng)和發(fā)揮其他部門的主觀能動(dòng)性。

財(cái)務(wù)信息化建設(shè)在提高信息傳遞效率的同時(shí)，存在審批流于形式問(wèn)題加劇的隱患。電子信息的處理只能記錄登錄用戶名，卻無(wú)法識(shí)別該賬戶的實(shí)際操作人，存在一人操作多人賬戶的可能性。而同一操作地址或主機(jī)物理編號(hào)也是推定一人操作多人賬戶的既不充分又不必要條件。

（三）數(shù)據(jù)安全性得不到有力保證

理想的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，應(yīng)該是單位所有業(yè)務(wù)都可以通過(guò)電腦、手機(jī)等客戶端進(jìn)行操作，這就相當(dāng)于將一個(gè)單位的全部信息都放到了互聯(lián)網(wǎng)上。例如，人員基本信息、資金收支等敏感信息以及軍工單位涉密項(xiàng)目信息等，這些信息的安全性就成了財(cái)務(wù)信息化建設(shè)過(guò)程中必須考慮的問(wèn)題。

根據(jù)我國(guó)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中“要保證電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)安全和不被篡改”的規(guī)定，科研事業(yè)單位在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)過(guò)程中要對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)做好備份。隨著時(shí)間的推移，處理信息量的增多，電子化的財(cái)務(wù)信息存儲(chǔ)安全也是一個(gè)不可忽視的問(wèn)題。

三、科研事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的對(duì)策

科研事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的目的是提高工作效率和準(zhǔn)確率，充分發(fā)揮人腦優(yōu)勢(shì)，將更多的精力投入財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的分析與應(yīng)用上，為科研事業(yè)單位管理提供有力支撐。除了要操作簡(jiǎn)單方便，具有基本的統(tǒng)計(jì)、控制和預(yù)警功能外，還應(yīng)注意以下幾個(gè)方面。

（一）頂層推動(dòng)設(shè)計(jì)，各部門積極參與

財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，不僅是建立一套系統(tǒng)，更是將科研事業(yè)單位的科研經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全鏈條電子化，能及時(shí)、有效地調(diào)取一切可以反映資金運(yùn)轉(zhuǎn)的信息，為科研事業(yè)單位的發(fā)展決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的支撐材料。在盡可能降低成本的前提下，事業(yè)單位一般采取在保留現(xiàn)有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，完善和增加新的信息處理系統(tǒng)，并在各系統(tǒng)間建立有效連接。

完整有效的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)應(yīng)由單位主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，統(tǒng)籌考慮，并組織協(xié)調(diào)，調(diào)動(dòng)各部門積極參與梳理流程，劃清責(zé)任，避免重復(fù)簽批和扯皮，形成數(shù)據(jù)在部門間的有效傳遞和讀取，提高工作效率。

例如，項(xiàng)目結(jié)題時(shí)，需提供財(cái)務(wù)決算表中的人員費(fèi)信息，應(yīng)通過(guò)系統(tǒng)后臺(tái)調(diào)取科研處和人事處的有關(guān)信息庫(kù)數(shù)據(jù)自動(dòng)計(jì)算并顯示出來(lái)。具體取數(shù)規(guī)則可設(shè)定為，根據(jù)結(jié)題項(xiàng)目名稱及編號(hào)從科研處的數(shù)據(jù)庫(kù)調(diào)取項(xiàng)目參與成員及科研周期等信息，根據(jù)前述信息從人事處的數(shù)據(jù)庫(kù)調(diào)取人員工資數(shù)據(jù)，兩處的數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)系統(tǒng)預(yù)設(shè)程序的篩選、匹配、計(jì)算后，按結(jié)題項(xiàng)目要求顯示在財(cái)務(wù)處決算表人員費(fèi)的單元格。如此就省去了財(cái)務(wù)人員根據(jù)項(xiàng)目信息從會(huì)計(jì)賬簿導(dǎo)出有關(guān)人員工資信息，經(jīng)過(guò)人工加總后再填寫至決算表對(duì)應(yīng)位置的麻煩。整個(gè)過(guò)程，如果沒(méi)有單位層面的流程梳理和系統(tǒng)設(shè)定，系統(tǒng)將無(wú)法實(shí)現(xiàn)合理取數(shù)、正確計(jì)算，最終自動(dòng)填寫至指定單元格的需求。如果設(shè)計(jì)合理，則科研項(xiàng)目實(shí)際參與人可以隨時(shí)點(diǎn)擊生成目前時(shí)間節(jié)點(diǎn)的項(xiàng)目決算表，并實(shí)現(xiàn)與項(xiàng)目預(yù)算表的比較和簡(jiǎn)單分析，讓科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用情況能夠被實(shí)時(shí)掌握。這不僅大大減輕了財(cái)務(wù)人員的工作壓力，更有利于科研項(xiàng)目的順利開(kāi)展。

（二）加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)控體系建設(shè)，規(guī)范財(cái)務(wù)信息化流程

加強(qiáng)內(nèi)控體系建設(shè)是建立財(cái)務(wù)信息化的基礎(chǔ)。根據(jù)單位規(guī)章制度，明確每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)部門的審批責(zé)任，強(qiáng)化財(cái)務(wù)信息化建設(shè)過(guò)程中內(nèi)控的作用，破除審批責(zé)任壓在財(cái)務(wù)部門的難題。例如物資采購(gòu)，課題負(fù)責(zé)人要對(duì)采購(gòu)發(fā)起人申請(qǐng)采購(gòu)物品的必需性予以審批，采購(gòu)部門要對(duì)采購(gòu)人選擇的供應(yīng)商是否在合格供方名錄及其價(jià)格是否合理予以審批，法務(wù)部門要對(duì)采購(gòu)人提供的合同條款是否合理合法予以審批，驗(yàn)收人要對(duì)采購(gòu)人所采購(gòu)的物品是否真實(shí)到貨予以審批，財(cái)務(wù)部門要對(duì)采購(gòu)人申請(qǐng)支出經(jīng)費(fèi)的課題是否有對(duì)應(yīng)余額及付款信息是否符合合同規(guī)定予以審批等。在采購(gòu)鏈條上，每個(gè)部門應(yīng)有各自明確的審核內(nèi)容及責(zé)任，各部門僅對(duì)自己應(yīng)負(fù)責(zé)的內(nèi)容予以審核，根據(jù)單位制度規(guī)定流程，在采購(gòu)人發(fā)起采購(gòu)申請(qǐng)后，有關(guān)數(shù)據(jù)經(jīng)有關(guān)部門審批后自動(dòng)流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)，在最后一個(gè)環(huán)節(jié)結(jié)束時(shí)，此筆采購(gòu)數(shù)據(jù)應(yīng)自動(dòng)歸檔并生成有關(guān)檢索信息，以便日后調(diào)閱或?qū)彶椤?/p>

（三）及時(shí)更新、升級(jí)配套電子設(shè)備，注意增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全保護(hù)

電腦、服務(wù)器等電子設(shè)備作為財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)的載體，應(yīng)與財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)相適應(yīng)，為系統(tǒng)的正常、高效運(yùn)轉(zhuǎn)提供必要的環(huán)境。在財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)不斷優(yōu)化、升級(jí)和擴(kuò)展的同時(shí)，也應(yīng)注意檢查配套使用的電腦、服務(wù)器等電子設(shè)備硬件、軟件環(huán)境是否得到及時(shí)更新和升級(jí)。

在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)中，電子化信息的安全性與使用的方便快捷同等重要?？蒲惺聵I(yè)單位應(yīng)增強(qiáng)防火墻設(shè)置，購(gòu)買正版殺毒軟件并及時(shí)更新病毒庫(kù)，主動(dòng)、有效防止黑客、病毒的入侵，保證財(cái)務(wù)等敏感數(shù)據(jù)不被盜取、惡意篡改等。

（四）規(guī)范電子審批，明確審批人責(zé)任

對(duì)于電子賬戶，單位一般為每個(gè)人分配一個(gè)特定的電子賬戶，如果有人將電子賬戶和登錄密碼告知他人，讓其代為操作，那么我們應(yīng)認(rèn)為這是一種授權(quán)行為。我們?cè)谪?cái)務(wù)信息化建設(shè)中應(yīng)明確規(guī)定電子簽名與手工簽名具有同等效力，避免出現(xiàn)在查處資金審批問(wèn)題時(shí)，以非本人操作為借口逃避責(zé)任的情況。

為避免不授權(quán)時(shí)領(lǐng)導(dǎo)以待審核單據(jù)過(guò)多為由審批過(guò)慢，造成壓?jiǎn)蔚那闆r，可以借鑒目前一些大公司實(shí)行的財(cái)務(wù)電子審批模式——為每個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置最長(zhǎng)等待時(shí)間，超過(guò)等待時(shí)間，系統(tǒng)默認(rèn)審批通過(guò)，自動(dòng)進(jìn)入下一個(gè)環(huán)節(jié)，如果審計(jì)出現(xiàn)問(wèn)題，仍要追究該審核人的責(zé)任，從而有效提高單據(jù)審批效率。

新形勢(shì)下，科研事業(yè)單位的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)絕非財(cái)務(wù)處一個(gè)部門的事，必須在單位主要負(fù)責(zé)人的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，依靠單位所有部門，將數(shù)據(jù)生成的流程和原則梳理清楚，才能實(shí)現(xiàn)有效數(shù)據(jù)在各部門間的高效、有序傳遞。如果真的全面實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)升級(jí)，將大幅提高科研事業(yè)單位的科研項(xiàng)目管理速度和準(zhǔn)確度，為科研事業(yè)單位的發(fā)展乃至科研事業(yè)的發(fā)展阻力。

（作者單位為中國(guó)科學(xué)院深圳先進(jìn)技術(shù)研究院）

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