簡(jiǎn)述信息時(shí)代如何做好檔案管理

仇蓉

摘 要 當(dāng)前的檔案管理工作與以往相比，要求更高，需不斷提高檔案管理的效率。信息技術(shù)不斷完善，檔案管理工作發(fā)展迎來(lái)了諸多的機(jī)遇，同時(shí)也需要應(yīng)對(duì)前所未有的挑戰(zhàn)。因此，應(yīng)充分利用信息時(shí)代的機(jī)遇，勇敢迎接時(shí)代發(fā)展為檔案管理工作帶來(lái)的挑戰(zhàn)，全面改善檔案管理。

關(guān)鍵詞 信息時(shí)代 檔案管理 機(jī)遇 挑戰(zhàn)

信息時(shí)代發(fā)展中，信息技術(shù)極為關(guān)鍵。信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用提高了檔案管理的效率，減輕了檔案管理人員的工作壓力。檔案管理人員需在管理中合理應(yīng)用信息技術(shù)，這也是檔案管理信息化建設(shè)的重要前提和基礎(chǔ)。

一、信息時(shí)代檔案管理

與傳統(tǒng)檔案管理工作相比，信息時(shí)代的檔案管理工作發(fā)生了顯著的變化，管理人員要基于現(xiàn)代信息技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)管理檔案信息。管理人員需要錄入電子檔案，采集、查詢和共享檔案信息。這種管理方式極大地轉(zhuǎn)變了管理對(duì)象，檔案分類(lèi)更加明確和清晰，檔案查詢和調(diào)取速度明顯加快，充分展現(xiàn)了檔案信息的作用，并且也規(guī)避了檔案信息查詢困難所導(dǎo)致的檔案資源利用率低的問(wèn)題。

二、信息時(shí)代對(duì)檔案管理的新要求

信息時(shí)代的到來(lái)，使檔案管理的要求也發(fā)生了一定的變革，具體表現(xiàn)在：

（一）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的電子化、信息化管理

傳統(tǒng)檔案資料管理多以紙質(zhì)形式實(shí)現(xiàn)，而在信息時(shí)代，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使得檔案管理逐漸向信息化方向轉(zhuǎn)變。這就要求將原本的紙質(zhì)文件資料轉(zhuǎn)化成電子版本，以加強(qiáng)信息化管理，保證檔案資料的真實(shí)性、齊全性。同時(shí)，還應(yīng)建立完善的電子資料庫(kù)，做好定期更新工作，避免資料丟失或遺漏。

（二）提高電子資料的整理歸檔效率，保證檔案資料的齊全

一方面，要對(duì)整理的電子檔案進(jìn)行編號(hào)和排版，確保檔案存儲(chǔ)的有序性，提高查找效率;另一方面，需及時(shí)開(kāi)展檔案歸檔和記錄工作，按照類(lèi)型完善檔案的科學(xué)劃分。此外，還需制定完善的檔案管理制度，做好檔案?jìng)浞?，避免檔案破損或丟失帶來(lái)的不良影響，做到檔案資料的真實(shí)性和齊全性。

（三）提高檔案信息化水平，落實(shí)信息化管理要求

一是要配備完善的信息化管理設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀，及時(shí)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子錄入和存管。二是完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，構(gòu)建靈活的搜索引擎。這樣一方面可將電子檔案進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)管理，及時(shí)了解檔案資料的齊全情況;另一方面也便于工作人員快速準(zhǔn)確地查找到相關(guān)信息，從而提高工作效率，提高檔案利用率。

三、信息時(shí)代檔案管理信息化中的問(wèn)題

（一）檔案管理人員不重視檔案管理工作

檔案管理工作具有系統(tǒng)性和復(fù)雜性，檔案管理人員一方面要具備扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，另一方面也需具備熟練操作信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)的能力。但是，很多企業(yè)并不十分關(guān)注檔案管理工作，人員和資金投入不足，最終導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量無(wú)法達(dá)到理想水平。

（二）檔案管理人員的適用性較弱

為更好地推動(dòng)傳統(tǒng)檔案工作向信息化建設(shè)發(fā)展和轉(zhuǎn)變，檔案管理中應(yīng)用了多種檔案管理軟件。盡管新型檔案管理軟件有利于推動(dòng)檔案信息化和數(shù)據(jù)化建設(shè)與發(fā)展，但是其也存在明顯的不足，不利于提高檔案管理的質(zhì)量。如在信息化檔案管理中，檔案管理軟件的兼容性和適用性較差，不同企業(yè)和單位使用不同規(guī)格的計(jì)算機(jī)，軟件之間無(wú)法兼容，不利于資源共享，檔案管理效率并不理想，最終阻礙檔案管理工作的有效開(kāi)展。

（三）檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

檔案信息化管理的信息化特點(diǎn)尤為明顯，對(duì)此，應(yīng)采取有效措施建立統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范，加強(qiáng)檔案應(yīng)用的規(guī)范性與合理性。但是，在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范缺位現(xiàn)象較為嚴(yán)重。在信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)硬件建設(shè)方面依然需要不斷完善，而這不利于檔案信息化管理的規(guī)范化和科學(xué)化發(fā)展。同時(shí)，由于多種因素的負(fù)面影響，檔案管理部門(mén)并未建立完善的檔案編制，檔案編制細(xì)則不具有普適性，系統(tǒng)軟件不可應(yīng)用于不同的系統(tǒng)當(dāng)中。我國(guó)現(xiàn)階段并未形成全面且詳細(xì)的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，不利于我國(guó)檔案管理工作的順利開(kāi)展。

（四）檔案管理的安全性有待完善

電子檔案管理系統(tǒng)主要借助驗(yàn)證登錄名和密碼保障信息安全。盡管其為工作人員的日常工作提供了諸多的便利，但一旦泄露密碼，不法分子則會(huì)立刻侵入系統(tǒng)當(dāng)中，進(jìn)而出現(xiàn)虛假的檔案信息，破壞檔案信息的可靠性和真實(shí)性。另外，電子檔案信息管理工作內(nèi)容較多，且工作本身具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性和復(fù)雜性，儲(chǔ)存大量不同類(lèi)型的信息。如果計(jì)算機(jī)系統(tǒng)遭到病毒侵害，不法分子則會(huì)趁機(jī)破壞重要信息，威脅企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

（五）高水平檔案管理人員數(shù)量有限

信息時(shí)代飛速發(fā)展，檔案管理工作需要人才的大力支持。但是目前，很多單位均不關(guān)注檔案管理工作，檔案管理人員多兼職其他崗位，專業(yè)的檔案管理人才數(shù)量明顯不足。雖然部分檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)相對(duì)豐富，但是其無(wú)法熟練地應(yīng)用信息技術(shù)，最終導(dǎo)致信息化時(shí)代背景下，檔案信息工作質(zhì)量不夠理想。[1]

四、信息時(shí)代做好檔案管理工作的有效策略

（一）改變管理理念，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

信息時(shí)代發(fā)展中，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)是切實(shí)完善檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。首先，企業(yè)管理人員應(yīng)正確看待檔案管理工作的作用和功能，將檔案管理工作作為企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。其次，檔案管理人員要增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，在日常建設(shè)和管理工作中積極總結(jié)和反思，加強(qiáng)信息化檔案管理的能力，以此增強(qiáng)檔案管理的實(shí)效性。

（二）重視信息化建設(shè)，增強(qiáng)軟件的兼容性

檔案信息化建設(shè)能夠有效完善檔案管理工作。信息化檔案管理有利于推動(dòng)檔案資源的大范圍共享，最大限度地發(fā)揮檔案信息的作用和價(jià)值。為此，檔案管理部門(mén)需合理應(yīng)用信息技術(shù)，不斷創(chuàng)新檔案管理模式，注重檔案信息檢索的便捷性，快速檢索到指定的檔案信息。如在檔案信息分類(lèi)保存和管理中，檔案管理部門(mén)要合理應(yīng)用信息管理系統(tǒng)、CAD系統(tǒng)及ERP系統(tǒng)等軟件完成編程環(huán)節(jié)，基于計(jì)算機(jī)和多媒體技術(shù)自動(dòng)識(shí)別文字檔案和圖像檔案，并將檔案信息自動(dòng)存儲(chǔ)于檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。這樣一方面能夠擴(kuò)大檔案資源的存儲(chǔ)量，另一方面也可有效規(guī)避檔案資料的老化和損壞問(wèn)題，提升檔案管理的水平。[2]

（三）統(tǒng)一檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

管理者需建立完善、統(tǒng)一的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)立完善的檔案管理制度。我國(guó)科學(xué)技術(shù)日益優(yōu)化，在檔案管理工作中，工作人員應(yīng)結(jié)合實(shí)際建立更為全面且完善的檔案管理工作機(jī)制和工作體系，高度重視檔案管理細(xì)則的編制，從而實(shí)行統(tǒng)一的檔案管理細(xì)則，將其真正地踐行在檔案管理工作中，增強(qiáng)軟件的適用性。在管理工作期間，還要及時(shí)明確多個(gè)工作崗位的主要任務(wù)和責(zé)任，從而集中各部門(mén)不同載體的檔案材料，實(shí)現(xiàn)檔案管理與企業(yè)管理工作的協(xié)同發(fā)展。

（四）注重檔案資料安全，做好保密工作

我國(guó)信息資源較多，檔案資源在信息資源中占比較大，在政治建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展中均占據(jù)著主要位置。所以，在信息時(shí)代背景下的檔案管理中，應(yīng)積極建立科學(xué)的檔案信息安全保障機(jī)制，保障檔案信息的安全性，做好保密工作;轉(zhuǎn)變以往的檔案管理觀念，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí);根據(jù)實(shí)際采取針對(duì)性措施防止病毒入侵，增強(qiáng)信息的安全性和可靠性。

檔案管理部門(mén)在日常工作中要采取用戶身份驗(yàn)證的手段，加強(qiáng)檔案管理的有效性，加大計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)監(jiān)督力度，確保檔案信息的隱秘性與安全性。如在檔案管理中，病毒入侵風(fēng)險(xiǎn)較大，發(fā)生了檔案信息泄露和丟失等諸多的問(wèn)題，無(wú)法順利查看檔案內(nèi)容。為有效保障信息安全，檔案管理部門(mén)需采取多種有力措施避免不法分子入侵系統(tǒng)，隨意更改和竊取系統(tǒng)內(nèi)容。為此，需及時(shí)更新用戶登錄名及密鑰驗(yàn)證管理，基于密鑰管理保證系統(tǒng)的安全與穩(wěn)定運(yùn)行。另外，重視系統(tǒng)運(yùn)行監(jiān)控，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中設(shè)置最為先進(jìn)的殺毒軟件，有效隔離內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)，定期備份重要數(shù)據(jù)，進(jìn)而加強(qiáng)維護(hù)數(shù)據(jù)信息的安全性與完整性。

（五）培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才

專業(yè)素質(zhì)較強(qiáng)的檔案管理人員在信息化檔案管理中扮演著重要的角色。我國(guó)現(xiàn)階段的檔案信息管理工作中，專業(yè)素質(zhì)和技能較好的管理人才數(shù)量有限，專業(yè)人才缺口較大。若想不斷提高檔案管理的綜合水平，就應(yīng)高度重視專業(yè)人才的培養(yǎng)與引進(jìn)，為其提供專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，從而增強(qiáng)工作人員的工作能力，轉(zhuǎn)變管理人員的工作理念。檔案管理具有較強(qiáng)的嚴(yán)肅性，需要花費(fèi)大量的精力。單位需要為管理人員傳授計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用技巧，使其靈活熟練地應(yīng)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。不僅如此，單位還需定期指派工作人員外出進(jìn)修，學(xué)習(xí)最新的管理技術(shù)和理念，切實(shí)做好檔案管理工作。

五、結(jié)語(yǔ)

信息時(shí)代背景下，檔案管理工作的要求發(fā)生了較大的變化，其需要更多專業(yè)的檔案管理人員。為做好檔案管理工作，工作人員必須明確檔案管理中的限制性因素，同時(shí)根據(jù)工作的現(xiàn)狀和要求，采取有效的優(yōu)化措施，加強(qiáng)檔案管理工作的有效性，以此為單位提供高品質(zhì)的檔案管理服務(wù)。

（作者單位為鎮(zhèn)江市城市水利管理處）

參考文獻(xiàn)

[1] 趙學(xué)軍.基于信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（01）：42-43.

[2] 馮海霞.對(duì)信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新分析[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2019（04）：138.