云計算背景下高校檔案資源共享系統(tǒng)構建研究

張東營

【摘要】本文分析了云計算支持下高校檔案信息資源共享系統(tǒng)的優(yōu)點，提出了在云計算支持下高校檔案信息資源共享系統(tǒng)的原則：一是面向公共服務模式，二是面向單位或企業(yè)內(nèi)部服務。我們提出了實現(xiàn)檔案信息資源共享的建議：一是注重檔案信息資源建設，二是建立檔案信息資源共享機制，三是建立檔案信用標準體系，四是改變檔案信息服務方式。

【關鍵詞】云計算;高校檔案資源;共享系統(tǒng);構建

在高校檔案發(fā)展的過程當中，云計算為檔案發(fā)展提供了新的平臺，讓高校的檔案管理朝著智能化、信息化的方向發(fā)展。所以高校的信息技術部門要結合檔案管理部門，加強將信息化管理應用到檔案管理當中來，建立高校檔案資源共享系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案“云”框架設計，建構數(shù)字化檔案的云資源整合管理，設立完備的高校檔案服務功能，同時也有利于保護檔案數(shù)據(jù)的隱私化問題，突出檔案數(shù)據(jù)的安全功能。

一、云計算支持下高校檔案信息資源共享系統(tǒng)的優(yōu)點

（一）創(chuàng)新檔案管理服務模式。云計算支持下高校檔案信息資源共享系統(tǒng)，能夠?qū)鹘y(tǒng)的檔案管理服務模式進行創(chuàng)新。借助云計算技術，能夠?qū)嫶蟮臋n案信息資源進行分類整理，在檔案管理人員查閱的過程中，系統(tǒng)能夠?qū)Σ煌脩舻臍v史信息進行分析，并在數(shù)據(jù)庫中調(diào)取相關的檔案信息，借此滿足了不同人員對于檔案信息資源的需求，有助于實現(xiàn)檔案管理服務模式的創(chuàng)新。

（二）提升檔案信息的利用價值。傳統(tǒng)的檔案管理工作中由于平臺因素的限制，檔案信息資源的共享受到了極大的約束，檔案管理人員需要使用專門的計算機設備才能夠完成檔案信息資源的查詢?yōu)g覽。不僅如此，由于平臺的限制，檔案信息的存儲也會受到制約?；谠朴嬎阒С窒赂咝n案信息資源共享系統(tǒng)，能夠為檔案信息資源的共享提供先進的技術手段，將全部檔案信息資源整合到一個更為完善的平臺當中。檔案管理人員能夠不受時間、地點以及計算機設備的約束而隨時查詢檔案信息，實現(xiàn)了檔案信息資源的高效利用，借此極大地提升了檔案信息的利用價值。

二、在云計算支持下高校檔案信息資源共享系統(tǒng)的建議

（一）面向公共服務模式。1.參考咨詢服務。為了向廣大人民群眾提供檔案信息的參考咨詢服務，相關部門需要建立檔案信息資源查詢網(wǎng)站，使用戶能夠借助互聯(lián)網(wǎng)查詢需要的檔案信息。建立檔案信息資源查詢網(wǎng)站時需要注意，網(wǎng)站的主界面需要堅持簡潔實用的原則，用戶只需在查詢欄中輸入關鍵詞就能夠搜索到自己所需的檔案信息。檔案管理工作者需要對數(shù)據(jù)庫中的檔案信息進行分類，并定期對網(wǎng)站進行維護，保證查詢網(wǎng)站的正常運行，提升用戶搜索的速度。2.提供個性化服務。個性化服務是云計算支持下高校檔案信息資源共享系統(tǒng)的優(yōu)勢之一，具體指的是通過數(shù)據(jù)庫對用戶的使用數(shù)據(jù)進行分析并根據(jù)得出的結果向用戶提供具有針對性的服務。比如說，檔案信息資源共享系統(tǒng)對某位用戶多次搜索的內(nèi)容進行分析，并在該用戶下一次使用檔案信息資源共享系統(tǒng)時向其推送與分析結果相關的內(nèi)容，進而提升檔案信息的使用率。不僅如此，系統(tǒng)用戶還可以自行設置搜索的關鍵詞，使系統(tǒng)自動篩選出相關的檔案信息資源。

（二）面向單位或企業(yè)內(nèi)部服務。1.建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。各單位或企業(yè)的檔案管理工作者必須拋棄傳統(tǒng)的人工檔案管理模式，將單位或企業(yè)內(nèi)部所有的紙質(zhì)檔案借助計算機錄入云計算平臺當中，并借助云計算技術對檔案信息進行適當?shù)姆诸惒⒄沓鰴n案的目錄，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。各單位或企業(yè)的檔案管理工作者需要定期對云計算技術的相關設備進行檢修與維護，以便及時發(fā)現(xiàn)設備以及系統(tǒng)中的故障，保證系統(tǒng)的正常運行。在錄入檔案數(shù)據(jù)的過程中需要注意對檔案的內(nèi)容進行審查，更正不實信息，確保檔案信息資源共享系統(tǒng)中檔案數(shù)據(jù)的精準程度。2.在各部門之間建立溝通協(xié)調(diào)機制。各單位以及企業(yè)由多個部門組成，這些部門隸屬于不同的系統(tǒng)，職能各不相同，為檔案的統(tǒng)一管理帶來了困難。因此，單位及企業(yè)應在各部門之間建立溝通協(xié)調(diào)機制，開放不同部門之間的檔案權限，實現(xiàn)單位及企業(yè)的檔案信息資源共享。

三、如何實現(xiàn)檔案信息資源的共享

（一）注重檔案信息資源建設。實現(xiàn)檔案信息資源的共享，重點在于完善檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設。一般情況下，單位或者企業(yè)的檔案信息資源數(shù)量龐大，并且種類繁多，而每個系統(tǒng)用戶對于檔案信息資源的需求各不相同。因此，為了實現(xiàn)檔案信息資源的高效共享，檔案管理人員需要對單位或企業(yè)內(nèi)部所有的檔案信息資源進行分析整理并最好檔案信息的歸納總結，建立條理清晰的檔案信息數(shù)據(jù)庫，提升檔案管理工作的效率，并為檔案信息資源共享系統(tǒng)的用戶提供便捷。

（二）建立檔案信息資源共享機制?；谠朴嬎阒С窒陆ㄔO的檔案信息資源共享系統(tǒng)必須實現(xiàn)統(tǒng)一化管理，因此需要構建完善的檔案信息管理機構。云計算支持下檔案信息資源共享系統(tǒng)的建設需要涉及多個方面的內(nèi)容，包括管理部門、技術部門、人力資源部門等，各部門間的溝通與交流顯得極為必要。所以，各單位或企業(yè)必須建立統(tǒng)一的檔案信息資源共享與共享機制，進而對系統(tǒng)中的檔案信息資源進行統(tǒng)一的管理。同時，需要加大對于檔案信息資源共享系統(tǒng)的資金投入，引進先進的系統(tǒng)設備，并加強檔案信息資源共享系統(tǒng)的運行維護工作。

（三）建立檔案信用標準體系。為了實現(xiàn)檔案信息資源的高校共享，各單位或企業(yè)必須建立檔案信用標準體系，進而對檔案信息資源的共享進行科學合理的評價。檔案管理人員應對其給予足夠的重視，做好相關的設計工作。建立檔案信用標準體系可以從以下幾方面入手展開工作，首先，檔案管理人員應建立科學的檔案信用標準。為了保證檔案管理工作的效率以及質(zhì)量，就必須以完善的檔案信用標準作為基礎，確保檔案信息資源的真實程度，防止單位或企業(yè)的檔案信息資源被別有用心之人惡意篡改。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料雖然管理以及查詢較為繁瑣，但比起電子檔案而言，紙質(zhì)檔案被篡改后很容易就會被發(fā)現(xiàn)，而電子檔案被篡改后僅憑肉眼是看不出來的，必須查詢相關的日志才能夠發(fā)現(xiàn)。為了保證檔案信息資源共享系統(tǒng)中檔案信息資源的真實性，就必須重視檔案信用標準體系的構建。

（四）改變檔案信息服務方式。隨著云計算支持下檔案信息資源共享系統(tǒng)的建立，有關部門必須對傳統(tǒng)的檔案信息服務方式進行改進。首先，檔案信息服務人員應該為檔案信息資源共享系統(tǒng)的用戶提供更具個性化的服務，分析不同用戶的需求，提供針對性的服務方式，這就要求檔案信息服務人員樹立主動服務的觀念，為系統(tǒng)用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。

四、結束語

隨著我國現(xiàn)代化信息技術的快速發(fā)展，在云計算支持下高校檔案信息資源共享系統(tǒng)已成為現(xiàn)階段檔案管理工作的重要發(fā)展方向，對于提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率起著至關重要的作用。有關部門應順應時代發(fā)展的潮流，推動云計算支持下檔案信息資源共享系統(tǒng)的建設，為我國的現(xiàn)代化建設貢獻一分力量。

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