新形勢下檔案管理質(zhì)量提升對策研究

王曉雨

【摘要】新形勢的發(fā)展創(chuàng)造了更多技術(shù)與管理方式，為檔案管理工作創(chuàng)造了良好的發(fā)展條件，同時(shí)也提出了挑戰(zhàn)。針對這種情況，作者立足新形勢下檔案管理質(zhì)量的提升，闡述了目前檔案管理工作中存在的問題，分析目前的社會發(fā)展對檔案管理工作提出的基本要求，同時(shí)提出有效對策，分析在新時(shí)代下，提升檔案管理工作的有效方式，促進(jìn)新時(shí)代檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】新形勢;檔案管理工作;人員素質(zhì)提升;途徑

隨著社會發(fā)展與時(shí)代進(jìn)步，科技進(jìn)程不斷加快，行業(yè)與行業(yè)之間的競爭力也不斷加快，市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展為行業(yè)之間的競爭提供了良好的場地，簡而言之，各行各業(yè)都參與到市場經(jīng)濟(jì)的競爭已經(jīng)成為必然，在這種情況下，檔案管理工作質(zhì)量的提升已經(jīng)成為必不可少的內(nèi)容。檔案管理在新時(shí)代的發(fā)展有很重要的意義，如加強(qiáng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，促進(jìn)單位的全面管理等等。但是目前檔案管理工作存在很多問題，導(dǎo)致缺乏競爭意識，這對于檔案管理工作的開展極為不利，意味著檔案管理工作的優(yōu)勢將會喪失，因此研究新形勢下檔案管理質(zhì)量提升對策對檔案發(fā)展有很現(xiàn)實(shí)的意義。

一、新形勢下檔案管理質(zhì)量提升面臨的挑戰(zhàn)

新形勢下，檔案管理工作最顯著的特點(diǎn)是管理技術(shù)更先進(jìn)，與時(shí)代發(fā)展接軌;管理內(nèi)容更豐富，需要先進(jìn)設(shè)備完成;管理分工更專業(yè)，體現(xiàn)出管理工作的專業(yè)化發(fā)展。其中，技術(shù)更先進(jìn)集中體現(xiàn)在目前的檔案管理工作，普遍使用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，和傳統(tǒng)檔案管理工作相比較而言大大提升了檔案管理工作的效果，提升了管理工作的內(nèi)容。檔案管理工作涉及更多的內(nèi)容，在新時(shí)代下，由于知識與信息的爆炸式增長導(dǎo)致了信息的海量化發(fā)展，而很多信息都成了檔案管理工作中的內(nèi)容。分工的專業(yè)化意味著檔案管理工作的開展，已經(jīng)成為專業(yè)化管理工作在眾多單位的發(fā)展中得到了重視，提升了檔案管理工作的地位。但是在新時(shí)代下，檔案管理工作的開展仍舊存在很多缺陷，如檔案信息的真實(shí)性、保密性、讀取問題、存檔問題等等。針對這些問題，需要加強(qiáng)對檔案管理工作的革新和管理。如在美國阿波羅登月中的電子信息在讀取上存在問題，由于存在大量管理漏洞，導(dǎo)致國家機(jī)密存在泄密問題，這在新形勢下對檔案管理工作提出了更多的要求。

二、新形勢下檔案管理質(zhì)量提升中存在的問題

（一）員工交替導(dǎo)致管理工作存在問題。目前很多單位與企業(yè)都引進(jìn)了比較先進(jìn)的信息化技術(shù)，以此為依托加強(qiáng)了對檔案信息的管理，提升了檔案管理的效率。隨著信息化發(fā)展的不斷加劇，檔案管理工作提出了更多的要求，如對管理人員工作素質(zhì)方面的要求，對管理人員網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平方面的要求。目前的檔案管理工作中，有大量的“70后”員工，“80后”占據(jù)的比例比較少，從整體上看，這部分員工有非常豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，與具有很豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)與專業(yè)水平，但是也存在缺陷，如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平、計(jì)算機(jī)技術(shù)是發(fā)展的缺陷。所以目前的檔案管理工作很大部分是使用比較傳統(tǒng)的方式來完成管理工作。企業(yè)處于本身的原因，很少招聘具有信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專業(yè)人員，如“80后”或者是“90后”的專業(yè)技術(shù)人員，沒有新人員參與到檔案信息管理工作中，這就導(dǎo)致了目前的檔案管理工作逐漸與社會發(fā)展脫節(jié)，落后與社會發(fā)展的情況比較普遍。綜合來說，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

（二）缺乏專業(yè)檔案管理人才。信息化檔案管理的科學(xué)發(fā)展，確保檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，除了要求檔案管理具有專業(yè)的知識和管理能力之外，還要求具有其他方面的知識。檔案管理的信息化發(fā)展很好地體現(xiàn)了檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，在這種情況下，檔案管理工作人員應(yīng)該要具備良好的信息化技術(shù)，具有網(wǎng)站維護(hù)、維修的能力和局域網(wǎng)操作的能力。對于檔案管理工作人員，在日常的工作中還需要做好檔案的更新工作，檔案維護(hù)工作，需要采取有效的措施來提升檔案信息管理的安全性、科學(xué)性等，確保檔案管理信息工作能夠高速發(fā)展，確保了檔案管理工作高質(zhì)量地完成。但是在實(shí)際的發(fā)展中，單位和企業(yè)對檔案管理工作的重視程度不夠高，所以對檔案管理工作投入的資金比較少，在這樣的情況下，具有計(jì)算機(jī)專業(yè)能力、設(shè)備維修能力的人更愿意去較好待遇的單位和企業(yè)工作，再加上檔案管理工作的發(fā)展空間并不大，因此很難有專業(yè)的人才到檔案管理部門工作。

三、新形勢下檔案管理質(zhì)量提升的思考

新形勢下檔案管理質(zhì)量提升，需要從多個方面進(jìn)行綜合考慮。其一，檔案工作人員要樹立良好的服務(wù)意識、安全意識以及創(chuàng)新意識。在服務(wù)行業(yè)中需要以服務(wù)為基礎(chǔ)開展一系列的活動，檔案管理工作要以樹立主動意識為主，確保檔案的安全意識，防止檔案泄密，做好檔案服務(wù)工作。在檔案管理工作中，創(chuàng)新也是發(fā)展的前提，因此在檔案管理工作中必須要樹立良好的創(chuàng)新意識，提出更好的對策和方式做好檔案管理。其二，培養(yǎng)良好的檔案管理能力，如操作能力、管理能力和學(xué)習(xí)能力，檔案管理需要良好的耐心和良好的道德品質(zhì)，同時(shí)需要培養(yǎng)檔案管理人員良好的管理能力，為適應(yīng)新時(shí)代的要求還需要檔案人員具備良好的學(xué)習(xí)能力。其三，培養(yǎng)檔案管理人員良好的精神，如愛崗敬業(yè)和求真務(wù)實(shí)的精神，在檔案管理崗位上做出更好的貢獻(xiàn)。

四、新形勢下檔案管理質(zhì)量提升對策

（一）健全體制管理。如建立健全獎懲機(jī)制，在檔案管理的過程中，需要認(rèn)識到檔案管理工作需要檔案人員具備良好的耐心、責(zé)任心，才可以在眾多的檔案管理工作中，從復(fù)雜且繁瑣的文字工作中做好事業(yè)的決心。但是檔案管理非常消磨人的耐心，這會對檔案管理人員工作造成嚴(yán)重的消極心理。所以在檔案管理工作進(jìn)行的過程中需要制定完整的檔案管理獎懲制度來規(guī)范檔案管理工作人員的行為，只有嚴(yán)格規(guī)范檔案管理人員行為的同時(shí)適當(dāng)提出相關(guān)的獎勵，可以從一定程度上激發(fā)檔案管理人員對工作的積極性，在一定程度上限制了違規(guī)操作情況和管理不當(dāng)?shù)那闆r存在。管理部門還可以對檔案管理人員的綜合工作能力進(jìn)行分析，對優(yōu)秀的人員提供物質(zhì)獎勵、精神獎勵等等，在實(shí)際的工作中，可以淘汰存在消極工作態(tài)度以及工作上有問題的員工，綜合提升檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)。無論是傳統(tǒng)檔案管理工作還是新形勢下信息化檔案管理工作，都需要人為來完成檔案管理工作。所以在檔案管理工作中，檔案管理工作人員的管理能力與管理水平會對檔案管理質(zhì)量有很大的影響。所以單位或者是企業(yè)對檔案管理部門的管理中，要提升檔案管理人員的培訓(xùn)意識，保證管理人員具備良好的自主學(xué)習(xí)意識和創(chuàng)新管理意識，在檔案管理工作中，可以完成檔案管理工作中的各項(xiàng)任務(wù)，并且在日常的工作中，可以主動完成各項(xiàng)檔案管理任務(wù)。所以單位或者是企業(yè)可以為檔案管理人員提供良好的培訓(xùn)方案，制定出員工培訓(xùn)制度確保員工檔案管理水平的提升，分層次、有目的地安排工作人員參與到檔案管理培訓(xùn)中去。針對培訓(xùn)方式，也需要改變傳統(tǒng)的隨機(jī)培訓(xùn)的方式，有計(jì)劃有目的地進(jìn)行，其次是必須有針對性地進(jìn)行培訓(xùn)。

（三）營造競爭意識。在檔案管理工作進(jìn)行的過程中，可以營造檔案管理部門的競爭意識。傳統(tǒng)的檔案管理中就是沒有競爭意識的存在，因此檔案管理工作在企業(yè)的存在感非常弱，檔案管理工作內(nèi)部的活力也不強(qiáng)，因此很大程度上限制了檔案管理人員整體素質(zhì)的提升，要改變首先就要改變企業(yè)對檔案管理部門的重視程度，同時(shí)部門內(nèi)部要建立良好的競爭氛圍和文化氛圍，制定出合理的政策和措施，確保落實(shí)執(zhí)行。

（四）建立考核制度完善管理。企業(yè)內(nèi)部要建立考核制度，制定相關(guān)的考核標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理人員采取客觀的考核方式，從服務(wù)對象和領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理內(nèi)部員工等多個角度對檔案管理人員進(jìn)行考核。在考核中，要確?？己说墓c公平。

五、結(jié)語

綜上所述，新形勢下檔案管理工作存在很多挑戰(zhàn)，但是同時(shí)也為檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展提供了良好的路徑，在這種情況下，對企業(yè)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)、管理工作人員等都提出了相關(guān)的要求。針對目前檔案管理需要樹立好良好的服務(wù)意識。創(chuàng)新意識，從多個角度出發(fā)，奠定檔案管理工作的地位，促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

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