事業(yè)單位會計檔案管理現(xiàn)狀分析及對策探討

劉絹

摘 要 隨著時代的發(fā)展與進步，中國特色社會主義法制體系逐步完善。隨著全面依法治國的精準實施，我國事業(yè)單位會計檔案管理的重要地位也越發(fā)凸顯。但是，有的會計從業(yè)人員或者單位負責(zé)人在會計檔案管理中還存在不少問題，如對會計檔案含義的理解不夠全面，對會計檔案工作的重視不夠、管理不規(guī)范，導(dǎo)致會計檔案利用率不高等突出問題。為此，本文針對這類問題提出在事業(yè)單位會計檔案管理中需要強化責(zé)任意識，正確區(qū)分會計檔案，規(guī)范會計檔案管理各環(huán)節(jié)，增強會計檔案實用性等幾方面的解決策略。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 會計檔案 現(xiàn)狀分析 對策

一、會計檔案的含義

《會計檔案管理辦法》第三條規(guī)定：“會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案?！睆?個方面來理解該定義：一是與經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項相關(guān)的，通過審核、核算、記錄、歸類以后所形成的電子或紙質(zhì)的文字和圖表。二是核算行為完成后能夠做到數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容真實、信息完整，具有保存價值的會計資料。三是整理、裝訂或儲存、利用和鑒定銷毀的會計資料一定是有價值的，并且嚴格參照檔案管理的要求，確保會計檔案的完整和安全。

二、事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題

（一）對會計檔案的重要性把握不足

如今是互聯(lián)網(wǎng)時代，大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)使企業(yè)的數(shù)據(jù)價值產(chǎn)生了革命性變化，使沉睡的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)揮著不可估量的經(jīng)濟價值。但是，事業(yè)單位卻依舊抱著守舊思想，連常規(guī)的紙質(zhì)檔案管理工作都存在極大的漏洞，出現(xiàn)隨意堆放、無人保管、憑證丟失、損害等情況。一方面，財務(wù)人員自身會計檔案管理意識薄弱，關(guān)注常規(guī)工作和涉稅事項，忽視了會計檔案的風(fēng)險。另一方面，單位領(lǐng)導(dǎo)更關(guān)心資金保障、預(yù)決算執(zhí)行情況和績效考核等上級部門重點檢查的工作，對會計檔案漠不關(guān)心。因此，財務(wù)人員和單位領(lǐng)導(dǎo)都不重視檔案管理，是會計檔案歸檔不齊、保管不善、交接不嚴的主要因素。

（二）會計檔案的范圍認定不清

在實際工作中，事業(yè)單位財務(wù)部門涉及的資料多且復(fù)雜，不僅有會計核算過程中直接生成的憑證、賬簿、會計報表等，還有支撐會計賬務(wù)處理的報告、請示、批復(fù);不僅有固定資產(chǎn)調(diào)撥、報廢、新增的文件，還有審計意見、審計報告、調(diào)查結(jié)論、稅務(wù)報表等資料。面對各種各樣的財務(wù)資料，如果會計人員和檔案管理人員不熟悉《會計檔案管理辦法》，只是按照自己的意志來整理資料，勢必不能保證會計檔案的完整性和準確性，也加大了會計檔案保管的工作量。隨著信息技術(shù)的進步和無紙化辦公條件的提升，有些財務(wù)人員忽略了紙質(zhì)原件的重要性，誤將掃描件認定為電子會計檔案。但是，由于掃描件有容易被篡改的特性，只能作為會計核算的參考依據(jù)，因此，在會計檔案認定過程中，紙質(zhì)原件的重要性是掃描件和復(fù)印件替代不了的。

（三）會計檔案的管理不規(guī)范

通常，事業(yè)單位都只配備了一名出納和一名會計，因此工作量大、業(yè)務(wù)復(fù)雜。這使得會計憑證在管理上容易出現(xiàn)一系列的問題。一是實際工作中，工作量大或部分原始票據(jù)無法及時獲取，沒有及時裝訂記賬憑證，記賬憑證封面打印或填寫不合規(guī)、簽章缺失。二是年末完成決算后，沒有及時打印和裝訂會計賬簿，未按照《會計檔案案卷格式》的要求對會計賬簿進行歸檔，會計賬簿和報告未裝入會計檔案盒。這造成會計賬簿和報告零散存放，沒有編制保管清冊，如在再次查看后，容易丟失部分資料，或順序混亂，不利于保管和后期利用。三是會計檔案管理人員配備不到位，很多沒有配備專門的會計檔案管理人員或者由出納保管，不符合內(nèi)部控制要求。四是設(shè)施設(shè)備不到位。有些單位沒有關(guān)注會計檔案保管的安全性，沒有做到防潮、防火、防蟲蛀、防霉變。同時，由于單位存放地點有限，對于年代更加久遠的憑證就順便堆砌，有損壞的風(fēng)險;雜亂堆放，無法控制溫度和濕度，容易引起火災(zāi)，存放檔案柜子沒有鎖或沒有專人負責(zé)保管鑰匙。五是沒有建立會計檔案交接制度，會計人員變動隨意性大，部門之間沒有編制會計檔案移交清冊，會計檔案借閱和復(fù)制沒有審批和登記。六是會計檔案銷毀工作不到位。會計檔案銷毀工作手續(xù)不完善。財務(wù)部門自行鑒定，自行處置，沒有做到各部門聯(lián)合鑒定。有的只關(guān)注會計檔案是否達到年限，不關(guān)心里面是否有未了事項，比如未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)、法律糾紛資料、固定資產(chǎn)是否報廢，直接作為可銷毀資料進行銷毀。有的由于怕承擔(dān)責(zé)任，久久不對按規(guī)定可以銷毀的會計檔案進行銷毀。

（四）會計檔案利用率不高

事業(yè)單位的會計檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，通常只作為會計工作的一個成果而存放在柜子中，沒有發(fā)揮出作為檔案的價值。同時，由于很多單位沒有建立自己的會計檔案管理制度，做好會計檔案管理工作，因此不方便將會計檔案的數(shù)據(jù)用于共享。例如，業(yè)務(wù)部門、采購部門需要借用會計檔案，由于保管的手續(xù)未完成好，財務(wù)部門擔(dān)心在借出過程中造成會計憑證的污損、篡改，一般不愿意外借會計憑證。會計檔案的價值不能充分發(fā)揮其實效性，一方面不能適應(yīng)新時代單位精細化、現(xiàn)代化的管理發(fā)展要求，另一方面影響單位的經(jīng)濟業(yè)務(wù)開展，可能帶來人力、物力、財力上的損失。

三、完善事業(yè)單位會計檔案管理的幾點對策

（一）強化責(zé)任意識，重視會計檔案工作

會計檔案管理工作是一門技術(shù)，也是一面鏡子。會計檔案工作不僅僅是把憑證裝訂好，放到柜子里。從審計和檢查工作來看，整齊、有條不紊的會計檔案會給檢查人員留下很好的印象，從側(cè)面體現(xiàn)出該單位嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、流暢的工作流程、穩(wěn)固的會計基礎(chǔ)、規(guī)范的會計處理。近年來，各單位的離任審計和經(jīng)濟責(zé)任審計也愈發(fā)嚴格，且都有往前追溯的要求。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)任職期限至少3年，甚至長達15年以上，所以會計檔案的完整性、連續(xù)性顯得非常重要。會計人員、檔案管理人員和單位領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必提高認識，強化責(zé)任意識。

（二）熟悉會計基礎(chǔ)工作，正確區(qū)分會計檔案