電子檔案的特點和管理對策

陳敏

【摘要】對電子檔案來講，其特點與傳統(tǒng)的檔案在對比中具有十分顯著的區(qū)別，同時又具有各自不同的優(yōu)缺點。電子檔案的檔案管理規(guī)范性非常差，導(dǎo)致檔案的真實性與安全性均沒有十分系統(tǒng)的保障。出現(xiàn)收集難度較大、整理不規(guī)范等問題。本文提出加強電子檔案管理的應(yīng)對之策。

【關(guān)鍵詞】電子檔案;特點;管理對策

隨著電腦、手機等電子產(chǎn)品的大量應(yīng)用，在日常工作中產(chǎn)生的電子文檔給人們的生活與工作包括檔案工作帶來了巨大的便利。電子文檔與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔相比有很大的不同，近年來，由于電子產(chǎn)品的普及，如何根據(jù)電子文檔形成的電子檔案的特點進行科學(xué)管理，儼然成為眾多檔案管理者所面臨的主要難題之一。對此，必須充分盡快將管理體系與制度進行完善，同時采取最佳的應(yīng)對措施，改善與提高其管理效率。

一、電子檔案優(yōu)缺點并存

電子文檔是指用掃描儀、手機等電子設(shè)備獲得的，以電子文檔、數(shù)碼照片形式存儲于硬盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，同時又能在網(wǎng)絡(luò)上互相傳遞與接收。電子檔案則是一種屬于國家機構(gòu)或者社會組織等機構(gòu)在其中的社會活動中所衍生而來的一種具有應(yīng)用價值的電子文件檔案。因此，電子檔案與傳統(tǒng)檔案在對比可以發(fā)現(xiàn)，電子檔案具有許多優(yōu)點。除了處理快、編輯快、查閱快、歸檔快等優(yōu)點外，還具有存儲久、質(zhì)量不變的特點。不僅可以在計算機上顯示瀏覽處理，還可以與打印機、視頻等多種設(shè)備連接，進行傳輸、播放，其范圍廣泛。

首先，從檔案管理的角度看，電子檔案的缺點有不少，比如其極其依賴于電子系統(tǒng)環(huán)境，只有計算機系統(tǒng)或者應(yīng)用軟件才能使電子檔案處于持續(xù)的工作狀態(tài)。如果沒有計算機，人工無法識辨，無法對其施加任何影響力。其次，電子檔案信息的易改性。電腦不僅對電子文檔的增刪修改十分容易，而且如果檔案人員整理電子檔案誤操作也容易損壞。同時，電子檔案可以在其中因為各種原因發(fā)生各種變化與修改，如果電子檔案在這時并沒有原檔案的對比，其中的真實性有待欠缺，但是電子檔案也可以打印成紙質(zhì)文檔保存，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案也可以轉(zhuǎn)成電子檔案，方便管理和利用。

二、當(dāng)前電子檔案管理存在的問題

在電子檔案日益普及的背景下，電子檔案的管理已引起了檔案部門的重視，但在管理的實踐中仍然存在較多問題，主要表現(xiàn)在：

（一）管理不到位。盡管國家出臺了《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等相關(guān)文件，并對照電子檔案提出了明確的管理要求，但管理規(guī)范的滯后使許多檔案室對電子檔案的管理處于一種被動的狀態(tài)。

（二）真實性難以保證。現(xiàn)代科技迅速發(fā)展，無論是電腦還是手機，智能電子產(chǎn)品越來越多，其功能也越來越多，處理檔案的手段與技術(shù)越來越快捷方便。但是其對人們在檔案管理工作中形成一定的便利時很容易在其中對檔案進行修改與刪除，導(dǎo)致改頭換面與無中生有、亂編亂寫的案例十分多，同樣也十分方便。這樣一來，使檔案內(nèi)容在其中的真實性很難得到保障。除此以外，因為這些電子產(chǎn)品在實際工作中處于流動工作狀態(tài)，很容易因為病毒或者設(shè)備老化等因素導(dǎo)致數(shù)據(jù)遭受破壞，丟失的案例也舉不勝數(shù)。

（三）收集難度大，電子數(shù)據(jù)分布亂、散?？梢燥@然看到，對于部分基層部門的檔案管理工作中，這些檔案人員并沒有得到一定的專業(yè)培訓(xùn)，不僅工作做不到位，同時嚴重缺乏對應(yīng)的專業(yè)知識。所以，當(dāng)電子檔案形成后，當(dāng)事人不知道或不會準時交檔案室歸檔，有的擔(dān)心歸檔后利用起來不方便，也有很多檔案人員只注重實體檔案而忽視電子檔案，導(dǎo)致其中的重要電子檔案容易在工作中遺失。同時也可能由于人員變動等情況沒有辦理相關(guān)的移交手續(xù)，導(dǎo)致大量有價值的檔案丟失。

（四）整理不及時、不規(guī)范。電子檔案是大批量的數(shù)據(jù)存儲在電腦中，許多檔案人員極其依賴電腦的自由組合，而沒有進行業(yè)務(wù)化歸納與整理。時間長了電子文件越來越多，有些信息甚至本人也說不清，即使歸檔，因為形成時間不明、內(nèi)容不詳?shù)仍驘o人著手整理。

三、加強電子檔案管理的策略

（一）不斷完善管理制度。造成電子檔案收集管理難的原因主要是缺少制度規(guī)范指導(dǎo)。各單位應(yīng)根據(jù)自身實際制訂符合電子檔案管理要求和適合本單位特點的檔案管理制度，不斷提高每位檔案人員的職權(quán)意識，擬定好與之相對應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準與相關(guān)的規(guī)章制度，在制度的建立當(dāng)中，必須要將電子檔案保管所需要的相關(guān)制度與法律體系進行完善，同時做好保密論證信息以及計算機對電子文檔的保密工作。

（二）做好電子檔案的形成、積累和歸檔工作。對于電子檔案的歸檔工作中必須有明確的經(jīng)辦人進行辦理，同時對電子文件進行標(biāo)記。而其中的檔案人員必須對電子文件設(shè)定對應(yīng)的訪問權(quán)限，網(wǎng)絡(luò)管理人員可以在其中將電子文件的物理地址存放在特定的服務(wù)器中。同時，這個服務(wù)器可以利用硬盤等形式進行備份，保障電子文件在歸檔后有最基本的原始數(shù)據(jù)，確保這份原始數(shù)據(jù)不會被隨意改動。同時，電子文件在保存中要充分保持其結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定性與完善性。對于服務(wù)器的局域網(wǎng)必須有十分規(guī)范系統(tǒng)化的保障措施，如果一旦其中的系統(tǒng)設(shè)備遇到更新必須充分將電子文件等數(shù)據(jù)進行轉(zhuǎn)移，并且及時更新其記錄。同時還要注意的是，在電子文檔的歸檔工作中無論是檔案人員還是網(wǎng)絡(luò)管理人員必須定期將其設(shè)備與服務(wù)器中的電子文件進行定期整理與刪除重復(fù)多余的內(nèi)容，不斷結(jié)合無紙化辦公的實際需求進行一體化管理，不斷提高檔案管理機構(gòu)的工作效率。

（三）從實際出發(fā)，突破傳統(tǒng)檔案的整理模式。第一，以“項目”為單位做好初步整理，以時間和活動等要素為依據(jù)建立該項目的文件夾。第二，對于文件中沒有歸檔價值的文件應(yīng)該刪除。第三，以項目為單位編制檔號。這種以一個項目為基本單位的歸檔方式既快速又方便。

（四）加強對電子檔案的安全性保護。對于電子檔案的管理，安全保護是核心環(huán)節(jié)。一是加強電子檔案的安全保護，首先要把好入口關(guān)，保存電子檔案在電腦管理系統(tǒng)中的安全性與穩(wěn)定性。同時要定期對其中的設(shè)備軟件與硬件在版本上要得到及時確認與更新，確保這些設(shè)備軟件與硬件滿足檔案管理保護工作所需。電子檔案接收時也要登記，按其技術(shù)條件進行檢測，其內(nèi)容包括軟硬件環(huán)境、版本。二是在存儲這一塊必須盡快制定對數(shù)據(jù)的保護措施，確保數(shù)據(jù)不會在其中丟失，這里可以利用簽署技術(shù)來完成保護措施，比如數(shù)字簽署與光筆簽署，數(shù)字簽署就是傳統(tǒng)的數(shù)字密碼簽署，利用密碼的復(fù)雜性來不斷提高其安全性，而對于光筆簽署，必須要利用相關(guān)的光筆來完成簽名，只有在輸入板利用光筆進行簽名真正讓系統(tǒng)得以識別之后才允許有訪問權(quán)限，光筆簽署的安全性十分顯著。三是利用防火墻技術(shù)來完成保護措施，無論是哪些計算機，本身系統(tǒng)就自帶防火墻技術(shù)，可以保障計算機網(wǎng)絡(luò)避免受到別的服務(wù)器侵入，可以將不屬于該計算機網(wǎng)絡(luò)機構(gòu)的用戶隔絕在外，防止非法入侵，因此，利用防火墻技術(shù)，就要用最新、應(yīng)用效果最好的防火墻與相關(guān)的網(wǎng)關(guān)、過濾技術(shù)進行合理應(yīng)用與下載。

（五）不斷提高檔案管理專業(yè)人才的素養(yǎng)。電子檔案的管理工作涉及相當(dāng)多的專業(yè)知識技能，同時對于管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有著最為基本的要求。因此，必須要充分提高專業(yè)人才的培養(yǎng)，定期開展外出學(xué)習(xí)活動，不斷提高其理論知識與專業(yè)素養(yǎng)，以便于更好地擔(dān)任電子檔案管理工作，滿足現(xiàn)代化發(fā)展的趨勢，使之工作效率與工作流程變得更加先進化與高效化。

四、結(jié)束語

通過鑒定的電子檔案數(shù)據(jù)拷貝到耐久性載體上，至少一式兩份，或及時輸出紙質(zhì)檔存檔。檔案管理工作部門要定期對對應(yīng)的設(shè)備做好基本的維護工作，這樣電子檔案才能長久保存下去。

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