基層疾病預(yù)防控制中心檔案信息化管理探究

方泉

【摘要】本文在分析疾病預(yù)防控制檔案信息化管理優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，總結(jié)了疾病預(yù)防控制檔案信息化管理現(xiàn)狀，隨后探索了強(qiáng)化信息化管理的方法，期望推動疾病預(yù)防檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】疾病預(yù)防控制中心;檔案管理;信息化

信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)、多媒體、電子信息逐漸進(jìn)入千家萬戶的生活之中，且在工作中也得到了廣泛應(yīng)用。疾病預(yù)防控制中心檔案管理與疾病防控、疾病防控計(jì)劃和規(guī)劃、衛(wèi)生監(jiān)測管理存在關(guān)聯(lián)，信息化管理中通過信息技術(shù)的運(yùn)用系統(tǒng)分類、處理、管理、調(diào)用檔案，有助于工作效率的提升。所以，研究疾病預(yù)防控制中心檔案信息化管理十分有必要。

一、疾病預(yù)防控制檔案信息化管理優(yōu)勢

首先，有助于工作效率的提升。在現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用下，檔案工作人員不再肩負(fù)較重的工作強(qiáng)度，通過信息化管理檔案，可將檔案數(shù)據(jù)更全面且有效地保存，因此推進(jìn)疾病預(yù)防控制中心檔案信息化管理，有助于工作人員工作效率的提升。同時(shí)，在光盤、硬盤及計(jì)算機(jī)等具有大容量且空間占據(jù)小的存儲軟件運(yùn)用下存儲信息，可實(shí)現(xiàn)檔案儲存空間的有效節(jié)省。其次，有效保障原始數(shù)據(jù)及維護(hù)工作。疾控檔案形成于特定條件、環(huán)境和時(shí)間下，是長期收集、積累并整理后形成的，所以必須重視疾控檔案維護(hù)?，F(xiàn)下，為保障儲存的及時(shí)性，會及時(shí)歸檔形成后的電子文件。傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)檔案材料因溫度、濕度及重復(fù)使用等影響，會出現(xiàn)較大的損耗。電子檔案備份方便，出現(xiàn)損壞的可能性極低，原始數(shù)據(jù)即使被破壞依舊能夠還原，維護(hù)方面的優(yōu)勢顯著。最后，保密性極強(qiáng)。檔案使用期間，為保障私密性，通過標(biāo)引、關(guān)鍵詞等檢索，可將檔案室翻查及歸檔后的整理等免去。同時(shí)，合理加密檔案密級，將檔案資源提供給用戶時(shí)，有相應(yīng)權(quán)限方可進(jìn)行對應(yīng)檔案資料的查詢、下載。

二、基層疾病預(yù)防控制檔案信息化管理現(xiàn)狀

（一）工作重視度不足。當(dāng)前，多數(shù)疾病預(yù)防控制中心單獨(dú)的檔案科、信息科并未成立，安排了多數(shù)不是專職人員且對疾病控制業(yè)務(wù)工作不了解的工作人員，加之疾病預(yù)防控制中心科室設(shè)置不同、開展的疾病防控業(yè)務(wù)繁多，形成的檔案資料及管理復(fù)雜而又繁瑣，短期內(nèi)無法看出成效，所以相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員對其重視不足，此類專職人員不足的管理，導(dǎo)致檔案管理工作效率大幅度降低。此外，由于人員、資源投入有效的緣故，工作人員在工作中也不具備創(chuàng)新精神和積極性，更是加大了檔案管理工作的開展難度。

（二）檔案管理體系不健全。當(dāng)前，多數(shù)基層疾控中心都不具備健全的檔案管理體系，基層單位對疾病防控業(yè)務(wù)工作和儀器設(shè)備購置、實(shí)驗(yàn)室能力建設(shè)等工作開展給予足夠的重視，卻忽略了檔案管理，以致于檔案管理體系缺乏健全性和完善性。如檔案管理工作開展期間，隨意委派人員擔(dān)任此項(xiàng)工作，專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍不存在，工作中難以順利地執(zhí)行公證文書立卷、歸檔及保管等工作內(nèi)容。

（三）缺乏復(fù)合型管理人才。疾病預(yù)防控制中心保存著各類病案，需要詳細(xì)記錄疾病情況，以便將相關(guān)疾病專業(yè)資料提供給研究人員使用。這樣一來，疾病預(yù)防控制中心檔案管理就具有了更強(qiáng)的專業(yè)性，立足于信息化角度而言，也提出了較強(qiáng)的科學(xué)歸納、專業(yè)管理要求?，F(xiàn)下，疾病預(yù)防控制中心已將各類疾病進(jìn)行了大類處理，同一類檔案沒有實(shí)施二級或三級分類，檔案資料利用率無法提升，查閱人員也無法將相關(guān)檔案更迅速地找出。對此，檔案管理人員必須擁有計(jì)算機(jī)操作能力、檔案分類能力，方可在計(jì)算機(jī)信息化系統(tǒng)的運(yùn)用下，結(jié)合疾病專業(yè)化檔案管理情況合理分類檔案信息。若是此類復(fù)合型管理人才缺乏，會在一定程度上阻礙疾病預(yù)防控制中心檔案信息化管理工作的開展及發(fā)展。

（四）信息化基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。疾病控制檔案管理工作具備自身特性，要想切實(shí)提升檔案信息化程度，就必須保障軟硬件能滿足實(shí)際需要，如大容量服務(wù)器、優(yōu)良性能的電腦及局域網(wǎng)等，同時(shí)需要進(jìn)行檔案管理專用軟件的開發(fā)，著重強(qiáng)調(diào)檔案網(wǎng)絡(luò)日常維護(hù)管理工作等。但是，疾控中心檔案管理部門資金基本都源自于財(cái)政開支，有關(guān)檔案信息化管理資金方面的需求難以滿足，信息化基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。

三、基層疾病預(yù)防控制檔案信息化管理策略

（一）全面增強(qiáng)重視程度。檔案管理工作中現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，要求信息化管理人員盡力獲取更多的支持，在與領(lǐng)導(dǎo)的積極溝通、交流下，促使檔案信息化管理的重要性、價(jià)值深入人心，達(dá)成全員共識。同時(shí)，在講座、培訓(xùn)、會議或是新媒體視頻等多樣化宣傳形式的運(yùn)用下，促使檔案工作人員尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)人對其職業(yè)生涯中檔案管理的重要作用具有更深刻的了解，逐漸提升他們對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，推進(jìn)檔案管理正確認(rèn)識的形成。普通疾病檔案管理中，需要將其對疾病的認(rèn)識增強(qiáng)，促進(jìn)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的形成，以便研究人員科研分析、學(xué)術(shù)交流得以順利進(jìn)行。

（二）構(gòu)建檔案信息化管理體系。檔案信息化管理體系的構(gòu)建，是保障檔案管理信息化得以順利發(fā)展的重要基礎(chǔ)，而在此基礎(chǔ)上加大檔案信息化管理制度的完善力度，可將有力的信息保障供于疾控事業(yè)的發(fā)展，有助于檔案資源共享便捷性的提升，在填寫檔案時(shí)也能優(yōu)選具有更高準(zhǔn)確性的選項(xiàng)形式。同時(shí)，確保所制定的檔案管理制度具有規(guī)范性、嚴(yán)謹(jǐn)性和科學(xué)性，依托信息化系統(tǒng)進(jìn)行檔案的管理，并將不規(guī)范的問題翔實(shí)記錄，將必填項(xiàng)的內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及填寫格式明確。信息系統(tǒng)中，將可讀權(quán)限明確規(guī)定，將病人重要信息的保密性、安全性落實(shí)，委派專人負(fù)責(zé)提交信息的審查，針對信息記錄不準(zhǔn)確、不全面或與標(biāo)準(zhǔn)不符合的檔案需要駁回，并再次填寫。

（三）培養(yǎng)復(fù)合型管理人才。在培養(yǎng)檔案管理人才時(shí)，應(yīng)當(dāng)選取集中培訓(xùn)方式，促使他們成為具有信息化管理的計(jì)算機(jī)操作能力的復(fù)合型人才。邀請計(jì)算機(jī)專業(yè)人才開展培訓(xùn)活動，為現(xiàn)有檔案管理人員提供計(jì)算機(jī)相關(guān)的專業(yè)化培訓(xùn)機(jī)會，幫助他們將專業(yè)信息化操作能力及檔案管理知識掌握，并在檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)靈活運(yùn)用，如此一來，方可將復(fù)合型檔案管理人才不斷輸送給疾病預(yù)防控制中心，有助于檔案信息化管理工作的順利開展。

（四）加強(qiáng)信息基礎(chǔ)化設(shè)施建設(shè)。檔案信息化管理中，必須落實(shí)各類操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲設(shè)備、信息安全系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。計(jì)算機(jī)、設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)等硬件可謂是檔案管理信息化得以實(shí)現(xiàn)的必要支持，加強(qiáng)檔案軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和經(jīng)費(fèi)投入：一方面，逐步購置增加計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、移動硬盤、密集架等硬件設(shè)備;另一方面，逐步實(shí)施數(shù)據(jù)庫、檔案查詢系統(tǒng)、信息安全軟件、局域網(wǎng)等軟件建設(shè);在落實(shí)安全網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的構(gòu)建、信息化平臺的搭建之后，方可為檔案信息化的發(fā)展提供科學(xué)與可持續(xù)的保障。同時(shí)，需進(jìn)行部分升級空間的預(yù)留，在檔案存儲新途徑的積極探索下，促進(jìn)檔案信息管理整體效率的充分發(fā)揮。在新型信息化管理模式的運(yùn)用下，全面提升疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量與效率的提升。

四、結(jié)語

綜上所述，信息化時(shí)代背景下，疾控中心檔案管理工作的發(fā)展必定趨于信息化。檔案信息化管理工作開展期間，必須著重提高重視度，盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，構(gòu)建檔案信息化管理體系，培養(yǎng)復(fù)合型管理人才，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保管理實(shí)效性更足，主動提供利用，提升檔案實(shí)際利用率，如此一來，疾病預(yù)防控制工作方可真正且高效地服務(wù)于廣大人民群眾。

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