淺談高職學(xué)院辦公室工作的體會

李欣星 曹陽 孔祥陽 李清

【摘要】辦公室作為高校的中樞部門，在整個高校管理中發(fā)揮著總攬全局、溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)各方的特殊職能，其工作的高效開展有賴于有效的制度建設(shè)、規(guī)范的辦事流程、良好的工作預(yù)見性。辦公室工作人員應(yīng)在平時的工作中不斷總結(jié)、解放思想、主動學(xué)習(xí)，切實(shí)提高自身綜合素質(zhì)和能力。

【關(guān)鍵詞】高校辦公室;制度建設(shè);規(guī)范程序;工作預(yù)見性

2014年5月，習(xí)近平總書記視察中央辦公廳并同中央辦公廳領(lǐng)導(dǎo)干部和職工代表座談，提出中央辦公廳工作“五個堅持”的標(biāo)準(zhǔn)：堅持絕對忠誠的政治品格、堅持高度自覺的大局意識、堅持極端負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)、堅持無怨無悔的奉獻(xiàn)精神、堅持廉潔自律的道德操守。作為中央辦公廳工作及其黨員干部行為的最高標(biāo)準(zhǔn)，“五個堅持”理所當(dāng)然也是高校辦公室必須堅持的最高工作標(biāo)準(zhǔn)和人員素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)。辦公室作為綜合辦事機(jī)構(gòu)，是學(xué)院管理決策的“外腦”，是協(xié)調(diào)各方面的“橋梁”，是總攬全局、溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外的“樞紐”。辦公室日常工作面廣量大，突發(fā)性、臨時性、應(yīng)急性工作較多，建立健全規(guī)章制度，合理設(shè)計業(yè)務(wù)流程，真正做到依規(guī)辦事、有案可查、簡明高效，方能保證辦公室各項工作的完成質(zhì)量。第一，辦公室人少事多、一人多崗、一崗多責(zé)，對工作的時效性要求很高。第二，要保證人人有事做、事事有人管，要充分發(fā)揮每一位工作人員的聰明才智，確保各項常規(guī)工作和專項任務(wù)都能落到實(shí)處。第三，要全面提升工作人員的能力素質(zhì)和工作經(jīng)驗(yàn)，讓每一位工作人員都成為工作的“萬金油”，從而滿足辦公室超常規(guī)工作強(qiáng)度的需要。第四，辦公室工作涉及“三公經(jīng)費(fèi)”，嚴(yán)守“八項規(guī)定”是做好辦公室一切工作的最根本前提，所以，辦公室工作的開展要站在講政治的高度，把黨的規(guī)矩和紀(jì)律意識挺在前面，牢固樹立大局意識，在繁雜的工作任務(wù)中把握好事情的輕重緩急，在自覺踐行習(xí)近平總書記“五個堅持”標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，緊緊圍繞“立德樹人”這一根本任務(wù)，解放思想，對標(biāo)找差，主動學(xué)習(xí)，切實(shí)提升“服務(wù)發(fā)展、服務(wù)決策、服務(wù)落實(shí)”所需要的綜合素質(zhì)和能力。

一、確章立規(guī)，加強(qiáng)制度建設(shè)，守好發(fā)展底線

擺正辦公室在新形勢下和高校發(fā)展新要求中應(yīng)處的位置和應(yīng)有的作用，細(xì)化辦公室業(yè)務(wù)范圍，建立有效工作章程，制定清晰工作目標(biāo)。安全穩(wěn)定方面，制定了學(xué)校安全穩(wěn)定管理辦法、領(lǐng)導(dǎo)帶班和中干值班制度等，建立了治安穩(wěn)定巡查和督辦機(jī)制，堅持每季度進(jìn)行安全專項整治，堅持每天由值班領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)校重點(diǎn)區(qū)域進(jìn)行巡查;外事工作方面，堅持“外事無小事”，嚴(yán)格執(zhí)行上級關(guān)于外事工作的各項規(guī)定，制定學(xué)校《來華留學(xué)生招收教育教學(xué)管理辦法》《因公出國管理規(guī)定》《外籍教師管理辦法》等，確保外事工作有序推進(jìn);三公經(jīng)費(fèi)方面，制定完善了學(xué)?！豆珓?wù)用車管理辦法》《公務(wù)出差管理辦法》《公務(wù)接待管理暫行辦法》《外賓接待經(jīng)費(fèi)管理辦法》等，嚴(yán)格遵守中央八項規(guī)定和省委省政府十項規(guī)定，守好發(fā)展底線。

二、注重落實(shí)，嚴(yán)格規(guī)范程序，確保服務(wù)質(zhì)量

強(qiáng)化大局意識和責(zé)任意識，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)、從嚴(yán)要求、優(yōu)質(zhì)服務(wù)，高質(zhì)量完成各項工作。學(xué)校各類文件嚴(yán)格按照上級主管部門下發(fā)的公文格式標(biāo)準(zhǔn)，從公文的起草、送審、印發(fā)等各個環(huán)節(jié)，統(tǒng)一規(guī)范、專人管理，著力推進(jìn)辦文規(guī)范化;合理設(shè)計車輛管理、印章管理、教育統(tǒng)計等業(yè)務(wù)的流程，真正做到依規(guī)辦事、有案可查、簡明高效，著力推進(jìn)日常工作規(guī)范化;在領(lǐng)導(dǎo)視察、重要會議等接待工作上，擬定工作方案、召開工作協(xié)調(diào)會，確保工作規(guī)范有序，不出紕漏。目前，學(xué)校成為德陽市對外交流的窗口單位，多次接待教育部、省委省政府領(lǐng)導(dǎo)視察，承辦教育部高職擴(kuò)招、四川省裝備制造業(yè)產(chǎn)教聯(lián)盟成立等方面重要會議，得到了各級領(lǐng)導(dǎo)的高度肯定。在工作中，及時總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，將工作中的好經(jīng)驗(yàn)、好做法程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、固定化，提高工作效率，確保服務(wù)質(zhì)量。

三、合理分工，注重梳理總結(jié)，鼓勵開拓創(chuàng)新

高度重視挖掘每個人員的內(nèi)在潛能，最大限度發(fā)揮他們自身的優(yōu)勢，幫助部門人員充分認(rèn)識自身工作的重要作用，幫助他們在個人的工作崗位中各盡其職，幫助他們實(shí)現(xiàn)個人價值。辦公室不僅僅是他們努力付出的收益人，更是他們勇于創(chuàng)新的擁護(hù)者和守護(hù)人。在合理分工安排的基礎(chǔ)上，與部門人員充分交流，幫助他們充分認(rèn)識工作的意義和價值;做好過程把控，盡全力為部門人員保駕護(hù)航、排憂解難，做他們有效執(zhí)行工作的堅強(qiáng)后盾;強(qiáng)化人員的大局意識和責(zé)任意識，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)、從嚴(yán)要求、優(yōu)質(zhì)服務(wù)，高質(zhì)量完成各項工作。定期組織部門人員開展工作交流，對各項常規(guī)工作的實(shí)施情況進(jìn)行觀察、分析、評價，并及時反饋，優(yōu)化流程、總結(jié)提煉，不斷尋求創(chuàng)新突破口和切入點(diǎn)。對重要活動、工作集思廣益、加強(qiáng)管控，決策前及時發(fā)現(xiàn)問題、及時糾正;執(zhí)行中穩(wěn)扎穩(wěn)打，減少或避免發(fā)生新問題;完成后及時梳理、查缺補(bǔ)漏，發(fā)現(xiàn)好的經(jīng)驗(yàn)、做法及時提煉、內(nèi)化、推廣。

四、有效激勵，注重人性化需求，完善考核體系

注重辦公室人員的人性需求，加強(qiáng)與部門人員之間的有效溝通，實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)的更好協(xié)調(diào)、更合理安排。充分激發(fā)辦公室人員的工作主動性、積極性和創(chuàng)造性。待人熱情、細(xì)微處見服務(wù);公平、公正、嚴(yán)謹(jǐn)、周到;在繁雜的工作中提高服務(wù)規(guī)范化水平，最大限度贏得師生、員工的認(rèn)可與支持，推動辦公室工作的高效進(jìn)行。充分明晰考核目標(biāo)，將其進(jìn)行科學(xué)合理的分解和細(xì)化，使之與辦公室實(shí)際工作相契合;建立和完善考核管理體系，真實(shí)全面反映部門人員崗位工作特征和工作實(shí)績，幫助部門人員對標(biāo)找差，不斷提升工作水平和能力;個人發(fā)展與學(xué)校發(fā)展緊密結(jié)合，支持和鼓勵部門人員的職稱與職務(wù)晉升，為學(xué)校管理人才梯隊培養(yǎng)和輸送合格后備力量。

五、張弛有度，增強(qiáng)工作預(yù)見性，突出中樞作用

多積累多觀察，及時了解和掌握學(xué)校發(fā)展形勢，擺正位置，堅持“到位不越位、攬事不攬權(quán)”原則，正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，為學(xué)校發(fā)展建言獻(xiàn)策、有理有節(jié)，起好參謀助手作用;重要事件及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，突發(fā)性問題及時協(xié)調(diào)處理，切實(shí)發(fā)揮好辦公室上下溝通橋梁、師生聯(lián)系紐帶作用;盡可能將可以預(yù)見的事情列入工作計劃中，主動加強(qiáng)與其他職能部門的溝通協(xié)調(diào)，工作上有韌性、有彈性，做到有條不紊、從容不迫;勤于思考，善于從繁瑣的事務(wù)中解脫出來，富有創(chuàng)造性地開展工作，力求事半功倍、“四兩撥千斤”的工作效果;主動作為，積極參與學(xué)校一系列重要工作的研究與決策，在中國特色高水平高職學(xué)校、國家級教學(xué)成果獎、四川省優(yōu)質(zhì)高職學(xué)校的申報和建設(shè)中，既參與具體工作，也為重點(diǎn)工作的開展統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，成效顯著，辦公室中樞作用得以凸顯。

六、結(jié)語

2018年7月，在中國機(jī)械工業(yè)教育協(xié)會院校行政管理研究會工作年會上，協(xié)會前秘書長楊光院長在講話中總結(jié)了辦公室工作十二條，受益匪淺，在此分享并共勉。一是提高兩級想問題，靠前一級抓落實(shí)。二是想好了再說，干完了再歇。三是匯報工作要勤快，請示工作要有建議。四是大事多請示，小事自處理，準(zhǔn)確把握度的事。五是領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的事一定要及時匯報進(jìn)展。六是件件有著落，事事有回音。七是不拖事，急事急辦。八是會內(nèi)的事不要會外講，醞釀的事不要隨便講。九是提建議要爭取被采納。十是隨時為領(lǐng)導(dǎo)減輕壓力。十一是工作要有創(chuàng)新意識。十二是善于做好頂層設(shè)計，工作超前謀劃，重要活動、會議、工作均在把控下進(jìn)行。新時代，信息化、智能化的不斷發(fā)展對于學(xué)院辦公室的工作是新機(jī)遇也是新挑戰(zhàn)。在接下來的工作中，辦公室將在制度更新、辦公自動化水平提升、工作方式方法創(chuàng)新、人員主觀能動性加強(qiáng)等方面做出更多的思考和探索，在自覺踐行“五個堅持”標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，繼續(xù)緊緊圍繞“立德樹人”這一根本任務(wù)，開拓進(jìn)取，不斷創(chuàng)新，為學(xué)校的發(fā)展作出更大貢獻(xiàn)。

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