淺談如何做好企業(yè)檔案信息化管理工作

何麗

【摘要】信息技術(shù)不僅對(duì)人類的生活有著影響，也對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展有著很深刻的影響，這關(guān)系到企業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)和管理模式的優(yōu)化調(diào)整，特別是對(duì)企業(yè)的檔案管理水平提出了新的挑戰(zhàn)和要求。本文探討了新時(shí)代背景下企業(yè)檔案管理的新需求，揭示了企業(yè)檔案信息化管理的必要性和常見(jiàn)問(wèn)題，提出了做好企業(yè)檔案信息化管理的幾項(xiàng)建議。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)代;信息;企業(yè)管理;企業(yè)檔案管理

一、新時(shí)代企業(yè)檔案管理的需求

在新時(shí)代科技日益發(fā)達(dá)、信息高速流通的背景下，現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)迅速調(diào)整管理模式，充分利用科學(xué)技術(shù)，發(fā)掘信息資源，才能在日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)有利地位。企業(yè)檔案是企業(yè)信息的來(lái)源、決策的依據(jù)、發(fā)展的淵源和強(qiáng)本固基的基石，是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，作為信息資源管理的主要對(duì)象之一，如何高效、有效地管理、利用、挖掘檔案資源，是對(duì)新時(shí)代企業(yè)檔案管理提出的新挑戰(zhàn)。那么在這樣的新時(shí)代下，企業(yè)檔案管理有哪些特點(diǎn)呢？

（一）新時(shí)代企業(yè)檔案管理具有革新性。由于信息技術(shù)的應(yīng)用，傳統(tǒng)模式下的檔案資源管理模式已經(jīng)不再適用。從前對(duì)紙質(zhì)文件材料移交、整理、數(shù)字化的工作方法已被徹底顛覆，檔案的信息資源管理要求企業(yè)能夠?qū)n案管理業(yè)務(wù)流程固化在電子檔案管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源的自動(dòng)化管理，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成文件的收、管、存、用。

（二）新時(shí)代企業(yè)檔案管理具有高效性。新時(shí)代，特別是對(duì)于大型企業(yè)集團(tuán)來(lái)講，檔案數(shù)目增長(zhǎng)迅速，檔案管理工作日益復(fù)雜，如何處理好傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案、集團(tuán)檔案與子公司檔案的關(guān)系尤為重要，因此，高效管理和運(yùn)用檔案，都是企業(yè)檔案工作目前面臨的主要問(wèn)題。

（三）新時(shí)代企業(yè)檔案管理具有價(jià)值性。新時(shí)代，能夠充分利用、預(yù)判、發(fā)揮各種信息資源的企業(yè)管理者，才能抓住市場(chǎng)的先機(jī)。企業(yè)檔案作為記錄企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的載體，包含著許多重大潛在使用價(jià)值的信息資源，因此，企業(yè)檔案管理工作的水平?jīng)Q定了企業(yè)是否可以利用檔案挖掘資源，以提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

二、企業(yè)檔案信息化管理的內(nèi)涵

想要充分實(shí)現(xiàn)新時(shí)代檔案管理的革新性、高效性和價(jià)值性，企業(yè)就必須打破傳統(tǒng)檔案管理的模式，實(shí)行檔案的信息化管理。

企業(yè)檔案信息化管理，指企業(yè)利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)以及通信技術(shù)等現(xiàn)代科技，對(duì)信息資源進(jìn)行收集、整理、加工和利用，把各類分散的信息資源分類后有效存儲(chǔ)，用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的方法進(jìn)行管理，并且以網(wǎng)絡(luò)化的方式進(jìn)行連接，用戶可以利用網(wǎng)絡(luò)方便快捷地獲得授權(quán)了的檔案信息和進(jìn)行相關(guān)合法合規(guī)操作，從而提高資源利用率，實(shí)現(xiàn)資源共享。

企業(yè)檔案信息化管理主要包括三方面的內(nèi)容：一是對(duì)傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化，通過(guò)掃描、微縮等現(xiàn)代化科技手段轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)庫(kù)中的電子資源。二是對(duì)電子檔案的收集歸檔，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將電子檔案收集到數(shù)據(jù)庫(kù)中。三是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的網(wǎng)絡(luò)化和管理利用一體化。

三、檔案信息化管理存在的常見(jiàn)問(wèn)題

（一）檔案信息化管理的觀念落后。一是從檔案信息化管理的理解上較為落后。如大多數(shù)企業(yè)對(duì)檔案信息化管理的理解僅僅停留在對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換上，認(rèn)為實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的安裝，數(shù)據(jù)條目的錄入，紙質(zhì)文件的掃描，就是實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理。二是從檔案信息化建設(shè)的理解上較為滯后。如大多數(shù)企業(yè)偏重辦公、財(cái)務(wù)等系統(tǒng)的信息化建設(shè)，而忽視了檔案管理的信息化建設(shè)，有些企業(yè)沒(méi)有將檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)同步部署。三是從檔案信息化管理內(nèi)容的認(rèn)識(shí)上較為狹隘，如大多數(shù)企業(yè)偏重對(duì)紙質(zhì)檔案的收集管理，忽視了電子檔案的重要性，更加忽視了企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重要性。

（二）檔案信息化管理人員素質(zhì)較低。在檔案信息化管理的過(guò)程中，無(wú)論是檔案的信息化建設(shè)，還是檔案的資源利用，都對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了新的要求。新時(shí)代的檔案管理人員除了要具有檔案管理能力，還要有計(jì)算機(jī)專業(yè)技能和信息處理的能力。但從實(shí)際情況來(lái)看，有些檔案管理人員缺乏檔案信息化管理知識(shí)，不能站在企業(yè)管理的高度上使企業(yè)管理者重視檔案信息化建設(shè)，更多的是依賴于固有的檔案管理模式，只重視紙質(zhì)檔案，認(rèn)為保存管理好紙質(zhì)檔案就是保存好企業(yè)資源。有些檔案管理人員缺乏計(jì)算機(jī)管理能力，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，完全依賴于企業(yè)信息化管理人員，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)缺乏實(shí)操性，無(wú)法達(dá)到實(shí)際效果。

（三）檔案信息化管理的安全意識(shí)有待加強(qiáng)。檔案的信息化使企業(yè)檔案管理更加高效和便捷，但在實(shí)際操作中，檔案安全意識(shí)的薄弱很容易導(dǎo)致企業(yè)信息的泄露，造成更大的損失。檔案信息化管理必須以計(jì)算機(jī)為載體，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)完成，企業(yè)通常是采用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)并用的方式處理數(shù)據(jù)，在這個(gè)過(guò)程中無(wú)法完全保證檔案信息的安全。

四、做好企業(yè)檔案信息化管理的建議

（一）提高重視程度，是做好企業(yè)檔案信息化管理的基礎(chǔ)。企業(yè)檔案信息化不單只是檔案人員負(fù)責(zé)思考的事情，而是整個(gè)企業(yè)應(yīng)該重視的大事之一，企業(yè)管理者應(yīng)將檔案信息化管理納入企業(yè)管理的層面上來(lái)研究，真正從上到下重視檔案信息化工作，轉(zhuǎn)變對(duì)檔案工作“不用不重視”的老思想，將“死檔案”變成“活資源”，充分利用檔案信息為企業(yè)提供借鑒、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、守住利益、創(chuàng)造效益。

（二）完善檔案制度，是做好企業(yè)檔案信息化管理的保障。除領(lǐng)導(dǎo)重視外，檔案信息化管理需要一系列的制度來(lái)進(jìn)行規(guī)范和支撐。我國(guó)目前已經(jīng)出臺(tái)了一系列國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)則應(yīng)該結(jié)合自身實(shí)際，制定和完善檔案信息化制度和相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，在檔案信息化管理中少走彎路，使檔案能夠真正為企業(yè)所用。

（三）培養(yǎng)檔案人才，是做好企業(yè)檔案信息化管理的持續(xù)動(dòng)力。原有“存用”檔案的工作模式已不能滿足當(dāng)今時(shí)代企業(yè)對(duì)信息資源的迫切需求，企業(yè)檔案管理需要的是既具備檔案業(yè)務(wù)和管理能力，又具備可以利用現(xiàn)代科技處理信息資源能力的復(fù)合型人才。企業(yè)應(yīng)定期舉辦檔案知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)全體人員的檔案意識(shí)，并有計(jì)劃地培養(yǎng)檔案人員綜合素質(zhì)，為新時(shí)代的企業(yè)檔案管理提供原動(dòng)力。

（四）維護(hù)檔案安全，是做好企業(yè)檔案信息化管理的底線。除了保證檔案實(shí)體不受侵害外，新時(shí)代下，維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全是企業(yè)檔案管理，乃至是企業(yè)管理的新要求。企業(yè)在享受檔案信息化所帶來(lái)便利的基礎(chǔ)上，要充分利用反病毒、反黑客等技術(shù)手段來(lái)保護(hù)檔案信息資源，同時(shí)，區(qū)分檔案的密級(jí)和重要程度，做到分類加密管理。

五、結(jié)語(yǔ)

在新時(shí)代，企業(yè)應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)檔案的信息資源作用，以信息安全為底線，從觀念上更加重視，從制度建設(shè)和人才培養(yǎng)上下功夫，做好檔案信息化管理工作，從根本上為企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天奪取數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮出檔案真正的價(jià)值。

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