關(guān)于做好檔案管理信息化建設(shè)的思考

王哲

【摘要】隨著時代的不斷發(fā)展和進(jìn)步，計算機(jī)技術(shù)得到了迅速發(fā)展，在信息技術(shù)高速發(fā)展的時代大背景下，檔案管理信息化建設(shè)日趨重要，也是適應(yīng)科技迅猛發(fā)展的必然趨勢。本文對檔案管理信息化建設(shè)的思考進(jìn)行了簡單的探索與研究。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化建設(shè);思考

近些年來，我國經(jīng)濟(jì)水平不斷提高，計算機(jī)應(yīng)用得到了空前的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)滲透到了各行各業(yè)，任何行業(yè)都脫離不開網(wǎng)絡(luò)，這也就對檔案管理信息化建設(shè)提出了要求，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不符合當(dāng)代需求，因此需要建設(shè)一種符合當(dāng)今社會且可行性大的檔案管理方法，本文結(jié)合如今檔案建設(shè)的實際，就如何開展檔案信息化管理建設(shè)、提高檔案管理水平展開探討。

一、我國檔案管理信息化現(xiàn)狀及存在問題

（一）我國檔案信息化建設(shè)存在地域差異。當(dāng)前，我國檔案管理信息化在不同的地域，發(fā)展的水平也存在著很大的差異，有的地方檔案管理方面先進(jìn)，有的地方則稍微落后，例如，在經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的東南沿海地區(qū)，無論是在教育還是在科技、人才、技術(shù)方面都遠(yuǎn)遠(yuǎn)領(lǐng)先于我國的西部地區(qū)。因此，在我國東南沿海地區(qū)的，我們國家檔案信息化管理得到了很大的發(fā)展，目前發(fā)展已經(jīng)非常成熟，基本已經(jīng)采取了十分先進(jìn)的檔案管理模式。在西部地區(qū)檔案的信息化管理問題仍然是一個亟待解決的問題，根本原因在于這些地區(qū)經(jīng)濟(jì)落后，投入的建設(shè)經(jīng)費、管理經(jīng)費不足，人才短缺，所以在檔案信息化管理方面一直處于落后狀態(tài)，依然沿用傳統(tǒng)模式，效率低下，改進(jìn)較慢，導(dǎo)致檔案信息化管理一直處于落后狀態(tài)。

（二）檔案信息使用率處于低狀態(tài)。對于大多數(shù)檔案管理人員來講，檔案工作要注重從事人員的責(zé)任感，和檔案人員的技術(shù)是否過硬，能否勝任工作，因為這個職位十分重要，掌管著全部的信息，然而檔案的信息使用率一直處于低迷的狀態(tài)，主要原因是不重視，這就造成了檔案信息化管理很長一段時間得不到發(fā)展。因為早期我國在信息注冊上并不關(guān)注，主要表現(xiàn)在我們在購買東西不用提交相關(guān)信息證明，如手機(jī)號碼的購買，這就使得我們電子信息詐騙現(xiàn)象比較嚴(yán)重，因此我們在購買那些需要征信的物品時，相關(guān)的企業(yè)應(yīng)當(dāng)核實真實信息，這樣就使得人們重視檔案信息的重要性。并且如果能夠提高檔案的利用率，能使檔案為大家?guī)б恍┬?，那么檔案的信息化管理進(jìn)程應(yīng)該也會得到提高。

（三）檔案管理人員的能力有限?？v觀全國各大地域，對于檔案方面的管理不是非常重視，這就造成對檔案館人員的能力要求不是十分高，他們大多數(shù)思想理念仍然是傳統(tǒng)的理念，思想落后時代，大多數(shù)不理解信息化管理，也不支持信息化管理，這也是造成檔案信息化管理一直得不到發(fā)展的重要原因，要想做到信息化管理必須提高檔案管理人員的素質(zhì)，并且在一定程度加大檔案管理人員能力和技術(shù)的培養(yǎng)，從而推動檔案信息化的快速進(jìn)步。

（四）我國檔案信息技術(shù)受限。隨著我國的不斷向前發(fā)展，20世紀(jì)末互聯(lián)網(wǎng)逐漸在我國興起，信息管理被重視起來。但由于其發(fā)展比較晚，其他領(lǐng)域?qū)τ诨ヂ?lián)網(wǎng)科技的引用更是少之又少。尤其在檔案管理方面，雖然我們平時對于檔案的利用并沒有太多次數(shù)，但其仍是我國最為保密的事物，一旦造成大量信息泄露，后果十分嚴(yán)重。因此，將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)引入檔案管理有著極大爭議，因為我國的信息技術(shù)最初并不完善，將信息化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入檔案管理上，雖然在一定程度上能夠使得檔案管理更為快捷和方便，但從另一個角度來看，由于檔案管理的信息技術(shù)不完善，很有可能會導(dǎo)致我們的檔案信息泄露或者丟失。這就要求我們應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理信息技術(shù)的研究，加強(qiáng)對其的投入，并且促進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)。

二、檔案信息化建設(shè)措施

（一）轉(zhuǎn)變認(rèn)知，改變觀念。實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)任務(wù)十分繁重，這就要求廣大檔案管理工作人員最先重視起來，為了實現(xiàn)檔案管理的信息化，我們必須要統(tǒng)攬全局，認(rèn)識到信息化建設(shè)任務(wù)繁重，時間急迫，不斷思考，促進(jìn)思想觀念的轉(zhuǎn)變，爭取早日做到我國檔案管理的信息化。

（二）不斷提高服務(wù)，擴(kuò)展檔案的利用。在檔案管理體制的完善中，要提高服務(wù)并且擴(kuò)展檔案的利用。在這個方面，以我國檔案信息化建設(shè)為例，管理縝密、健全的單位，最能突出的就是個人的檔案信息，一個單位的檔案管理信息化水平，便能體現(xiàn)出整個單位的人事管理思想，所以檔案管理工作十分艱巨，這對檔案管理人員提出了要求，管理人員應(yīng)該時常關(guān)注管理工作中遇到的問題，具體問題具體分析，采取合理的策略和方法，不斷開闊新視野，擴(kuò)寬新思路，綜合運用自身總結(jié)的各種方法處理好檔案工作中出現(xiàn)的問題。這也需要檔案管理者熟悉工作流程，在工作中能夠創(chuàng)新模式，創(chuàng)立檔案管理反饋和產(chǎn)生模式，時時刻刻改正管理上出現(xiàn)的不足，擴(kuò)大檔案資源利用的范圍，從而更加有利于檔案信息化管理的建設(shè)。

（三）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)方面的建設(shè)。檔案的信息化管理與互聯(lián)網(wǎng)密不可分，這就需要檔案管理人員將傳統(tǒng)的檔案信息，傳輸?shù)交ヂ?lián)網(wǎng)上來，為每件事建立一個電子檔案，這對從事檔案管理的人員也提出了要求，管理人員要擅長計算技術(shù)，提高效率，也有益于減少工作操作造成的失誤。要想將信息化管理做好，就要把信息做好，需要確立一個現(xiàn)代的信息服務(wù)模式，更加信息化、網(wǎng)絡(luò)化，因此要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)方面的建設(shè)，將檔案信息和網(wǎng)絡(luò)緊密結(jié)合起來。

（四）做好檔案的附加值，合理開發(fā)檔案資源。因為對檔案工作有了好的開展，檔案管理的信息化建設(shè)逐步確立起來。這體現(xiàn)在，計算機(jī)信息的應(yīng)用大幅度提高，有了計算機(jī)，處理檔案工作的效率得到提高。因此檔案的信息化管理工作也離不開計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，同時計算機(jī)能夠最大速度管理檔案信息，其速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了人力，所以檔案的使用范圍能夠得到空前的提升，對檔案資源的利用程度就會大大加深，這就方便了工作，能夠最快、最準(zhǔn)確地查到所需要的信息，有效提高工作效率。

（五）提高檔案保存技術(shù)，最大限度保留信息。通過提高檔案的保存技術(shù)，能夠長時間、最大限度地保留檔案的信息，同時在互聯(lián)網(wǎng)上留下各種各樣的幫助模式，通過這種保存技術(shù)，使想要利用信息的人員能夠得到應(yīng)有的便利。通過這種技術(shù)，我們能夠最大程度減少對原始檔案的翻閱，從而減少了對原始檔案的破壞，保證初始數(shù)據(jù)的真實性，能保護(hù)信息的安全，通過計算機(jī)的技術(shù)加密對電子檔案進(jìn)行保護(hù)，這樣十分有利于當(dāng)下檔案管理的信息化建設(shè)。

三、總結(jié)

檔案管理信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，加強(qiáng)檔案管理工作人員的認(rèn)知，不斷創(chuàng)新，使工作內(nèi)容更加符合社會發(fā)展的潮流，適應(yīng)時代發(fā)展的需要，制定出適宜的創(chuàng)新手段，吸納更多專業(yè)人才，同時還要牢抓信息化建設(shè)的主要時機(jī)，構(gòu)建科學(xué)的檔案信息管理平臺，從而提高檔案管理人員的工作效率，提高專業(yè)服務(wù)質(zhì)量，只有這樣，使檔案管理信息化水平邁入一個全新的高度，促使檔案發(fā)展。

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