衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理的信息化管理

沈新勇

摘 要：目前，信息化時代全面到來，衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)信息化程度不斷提高，信息技術(shù)與衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)管理工作進行了緊密的融合。其中，檔案管理工作作為衛(wèi)生機構(gòu)監(jiān)督管理的重要組成，已經(jīng)全面實行了信息化管理?；诖?，本人結(jié)合自身工作實際，對檔案管理工作的信息化管理方式進行分析。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生監(jiān)督;檔案管理;信息化

前言：衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)在工作開展過程中會形成多種不同的資料，為了使這些資料可以得到妥善的保存，需要為其建立專門的檔案，這些資料來源廣泛，對管理人員來說也是一種沉重的工作壓力。因此，衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案信息化管理，已經(jīng)成為促進衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理水平提升的重要方式。

一、檔案管理的重要意義

隨著時代的變化，檔案管理形式發(fā)生了根本性的變化，由以往的文字檔案逐漸向圖片方向轉(zhuǎn)變，使檔案管理形式更加多元。這些不同載體檔案的出現(xiàn)，使得檔案管理人員面臨更加嚴峻的工作挑戰(zhàn)，同時也充分凸顯了檔案管理工作的重要性，特別是在信息化背景下，如何進行規(guī)范性的檔案管理，更是檔案管理人員首要研究的問題。

檔案管理方式之所以會出現(xiàn)如此大的變化，只要就是因為受到信息化的影響，以為檔案管理方式轉(zhuǎn)變創(chuàng)造了良好的條件采取信息化管理，可以使各項資源得到全面的戰(zhàn)爭和和優(yōu)化，進一步提高資源的利用效率，為人們提供更多的生活便利。同時，以信息化道德方式管理檔案，可以有效豐富檔案載體，以直觀的方式展示檔案信息，為檔案管理提供便利。在信息化的影響下，資源可以實時共享，使檔案可以發(fā)揮更多的作用和價值，為檔案管理人員提供管理便利，減少檔案管理工作量。

二、檔案管理工作的信息化管理

檔案管理衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的人力資源管理與發(fā)展具有密切的關(guān)系?？梢砸孕畔⒒夹g(shù)為依據(jù)，建立檔案管理與激勵機制，使檔案管理人員可以主動學習專業(yè)知識，促進檔案管理學習方式的轉(zhuǎn)變。

（一）檔案管理信息化的內(nèi)容

1.文書檔案管理信息化

文書是檔案管理的重要基礎(chǔ)，文書處理質(zhì)量對檔案管理質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響，實現(xiàn)檔案管理信息化，必須對各類文件進行準確的登記、傳閱和整理，使標準化建設(shè)持續(xù)推進。

2.專業(yè)檔案管理信息化

管理信息化與衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法各工作環(huán)節(jié)進行緊密的融合，是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)工作開展的核心。衛(wèi)生監(jiān)督電子檔案，不僅涉及范圍較為廣闊，同時在實施時會面臨許多的困難，加之衛(wèi)生監(jiān)督單位對信息保密性有著非常嚴格的要求，因此，衛(wèi)生監(jiān)督檔案必須具有加密功能，使文件信息可以得到有效的保護。

3.聲像檔案管理信息化

聲像檔案資料根據(jù)記錄形式，可以將其分為多種不同的資料。衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)聲像資料包括多方面的業(yè)務內(nèi)容，衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)在衛(wèi)生監(jiān)督過程中需要收集各項活動的聲像資料，或者傳遞外部聲像，資料聲像檔案管理信息化后，可以使資料調(diào)取更加便利，以直觀的方式進行展現(xiàn)。

（二）信息化技術(shù)在檔案管理中的應用

1.應用計算機建立檔案查借閱管理

以信息化技術(shù)為基礎(chǔ)，建立檔案查借閱管理。準確登記日常檔案查借閱記錄，可以根據(jù)借閱時間、檔案編號等詳細信息，指定任意條件進行針對性的查詢和匯總。例如，可以查詢某一時間到某一時間段內(nèi)的借閱人信息，只需要輸入該時間段就可以準確查到該信息，對比以往人工進行匯總更加準確簡單有效。

利用計算機技術(shù)可以對檔案進行統(tǒng)計。在進行檔案統(tǒng)計時，可以根據(jù)檔案的種類作出報表，為檔案工作者進行決策提供準確的依據(jù)。同時統(tǒng)計靈活方便，可以指定不同的統(tǒng)計項，只需要輕點鼠標，就可以通過計算機進行直接的統(tǒng)計，并對報表進行打印。

2.計算機在檔案目錄管理中的應用

另外，在檔案目錄管理中應用計算機技術(shù)，可以快速修改檔案目錄，相對于以往人工進行登記，更加簡單、快速，有效避免紙張的浪費。通過對日常收集的文件進行登記，可以根據(jù)收文日期進行針對性的查詢。

3.計算機在人員檔案信息查詢中的應用

在管理人事檔案時，計算機可以自動生成人員的信息，并根據(jù)其在職情況對其檔案進行歸類，使檔案信息可以與人員實際信息相符合，使干部人事檔案管理更加標準規(guī)范。在進行人員檔案信息管理時，通過登記人員的基本信息，可根據(jù)人員的姓名、單位等信息進行查詢匯總。

利用計算機的檢索功能，檔案管理人員可以在短時間內(nèi)迅速找到所需要的檔案，并對其目錄和全文信息進行打印。要求計算機軟件需要滿足相應的要求，在查詢方式上可以通過設(shè)定一定的范圍進行模糊查詢，或者工作人員通過輸入關(guān)鍵詞，就可以馬上找到查詢結(jié)果。

4.計算機在檔案保管使用方面中的應用

計算機因其軟件方面的優(yōu)勢，可以對檔案進行針對性的管理，以往在進行檔案管理時并不具備豐富的功能，人們在對照片檔案進行管理時，需要對內(nèi)容進行比照后，才能進行針對性的查詢。應用計算機技術(shù)，可以通過計算機系統(tǒng)對檔案內(nèi)容進行自動掃描，并根據(jù)檔案的類型進行準確的分類，復制存儲不同的信息，同時即使經(jīng)過再長的時間其也不會出現(xiàn)照片褪色的問題。

5.計算機在檔案資源共享方面的應用

利用計算機管理檔案可以使資源得到及時的共享。以往在對檔案進行管理時，根本無法對檔案資源進行及時的共享，很多檔案信息處于封閉的狀態(tài)，得不到充分的利用，但是計算機技術(shù)的應用，可以使信息在各領(lǐng)域中得到廣泛的應用。

6.多元化技術(shù)在檔案管理中的運用

信息化技術(shù)具有多元性的特征，在進行檔案管理時，可以應用多維度的技術(shù)對檔案進行管理。通過多元性的信息化技術(shù)可以為檔案管理提供穩(wěn)定的基礎(chǔ)，首先可以充分運用多媒體技術(shù)，以聲音、文字等多種不同的手段，對信息進行人性化的搜索和定位，為檔案調(diào)用提供便利。其次，需要充分運用信息化方式進行存儲。另外，也可以應用二維碼技術(shù)對檔案進行管理，二維碼可以包含龐大的信息，使信息化檔案管理效率得到進一步的提升。

三、促進衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理信息化發(fā)展的舉措

（一）提高信息化管理意識

為了使檔案管理可以與計算機技術(shù)進行緊密的融合，以計算機統(tǒng)一進行管理，必須進一步提高計算機的應用效率，建立以信息化建設(shè)為基礎(chǔ)的檔案管理方式，以此促進檔案管理工作的規(guī)范化。這就需要衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)加強創(chuàng)新，提高信息化管理意識。

（二）提高管理人才素質(zhì)

作為檔案管理人員來說，需要認真開展工作，加強對自身工作的重視，不斷加強理論知識學習，使自己的知識范圍可以得到進一步的延伸，虛心向同事進行請教，提高自己在計算機應用和管理中解決問題的能力，結(jié)合時代發(fā)展需要，更好的滿足工作要求。

四 結(jié)束語

在信息會背景下，信息化技術(shù)對衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理工作產(chǎn)生積極的影響，其可以有效推動衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理規(guī)范化建設(shè)。雖然計算機技術(shù)在應用時存在一定的安全問題，利用計算機在最大案進行管理時，雖然可以提為檔案管理提供諸多的便利，但總體而言，信息化技術(shù)可以有效提高檔案管理水平。

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