國有大型企業(yè)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的思考

盛琍

摘 要：在新時(shí)期，針對(duì)國有大型企業(yè)檔案管理中出現(xiàn)的新情況和新問題，開展對(duì)企業(yè)所屬基層單位檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作尤為重要。本文結(jié)合淮南礦業(yè)集團(tuán)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的實(shí)踐，在增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的針對(duì)性和指導(dǎo)工作的具體措施等方面進(jìn)行了一些思考和探索，對(duì)提高企業(yè)檔案管理工作具有一定指導(dǎo)作用。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;國有大型企業(yè);檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)

國有大型企業(yè)集團(tuán)檔案館一般都具有監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查本企業(yè)所屬單位檔案工作的職能，在這三項(xiàng)工作中，指導(dǎo)是基礎(chǔ)，監(jiān)督和檢查是促進(jìn)和檢驗(yàn)，指導(dǎo)是責(zé)，監(jiān)督和檢查是權(quán)。要想做好檔案館工作，我們既要行使“權(quán)”，更要真正的履行好“責(zé)”[1]。因此，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作是決定企業(yè)集團(tuán)檔案工作整體水平和質(zhì)量的一項(xiàng)重要的實(shí)質(zhì)性工作。那么，如何履行這一職責(zé)呢？下面筆者結(jié)合淮南礦業(yè)集團(tuán)檔案館開展的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作實(shí)踐談一些感想和構(gòu)思。

一、日常檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的開展

從1897年開發(fā)建設(shè)以來，淮南煤礦已經(jīng)走過了一百二十年的曲折歷程，建國后，于1955年成立淮南礦務(wù)局，1998年，企業(yè)改組成立了“淮南礦業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司”，進(jìn)入新世紀(jì)，淮南礦業(yè)集團(tuán)加快建設(shè)國家新型煤電能源基地，實(shí)現(xiàn)了從單一煤炭產(chǎn)業(yè)向煤炭、電力、清潔能源、健康養(yǎng)老、物流、金融等多產(chǎn)業(yè)發(fā)展的歷史性轉(zhuǎn)型，業(yè)務(wù)的拓展對(duì)集團(tuán)公司檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作提出了更高的要求，為了更好的開展指導(dǎo)工作，檔案館首先開展摸底調(diào)查，經(jīng)統(tǒng)計(jì)淮南礦業(yè)集團(tuán)直屬的礦、廠多達(dá)四十余家，下面還有二級(jí)、三級(jí)等單位多達(dá)上百家，這些單位檔案管理水平參差不齊，筆者把集團(tuán)所屬單位的檔案工作發(fā)展水平分為兩個(gè)層次：一是檔案工作成績較為突出的，處于這一層次的有各大煤礦和電廠，這些單位存續(xù)時(shí)間久，檔案工作有很長的歷史，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作較為重視，管理制度健全，有較為順暢的業(yè)務(wù)流程，業(yè)務(wù)人員相對(duì)穩(wěn)定，檔案工作基礎(chǔ)比較扎實(shí)。二是檔案工作較為薄弱，甚至處于空白狀態(tài)的單位，處于這一層次的多是集團(tuán)近年來新拓展的業(yè)務(wù)，涉足到其他一些行業(yè)成立的新單位，如清潔能源、健康養(yǎng)老、物流、金融等等，這些單位從無到有，檔案業(yè)務(wù)剛剛起步，有的單位甚至還未樹立管理檔案的意識(shí)，也未將本單位的檔案工作擺上議事日程。針對(duì)這些情況，我們提出了實(shí)施檔案分層次指導(dǎo)的方案。對(duì)于檔案管理較好的單位，視情況對(duì)其提出高標(biāo)準(zhǔn)，定期去實(shí)地查看平時(shí)的檔案管理情況，年底進(jìn)行年檢，促進(jìn)其更快更好發(fā)展。對(duì)于新成立單位，結(jié)合實(shí)際情況，找出他們檔案業(yè)務(wù)工作中存在的問題，指導(dǎo)解決這些問題的方法，而不是大包大攬，“授之于魚，不如授之于漁?！卑褭n案業(yè)務(wù)工作的方法和技能傳授給被指導(dǎo)人員，重點(diǎn)放在基層檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能的培養(yǎng)和提高上，在業(yè)務(wù)指導(dǎo)過程中確保高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求，改進(jìn)檔案管理人員在檔案管理中存在的一些不合適的做法，針對(duì)檔案管理具體業(yè)務(wù)活動(dòng)提供技術(shù)和理論幫助[2]。具體地，我們開展了以下幾項(xiàng)工作：首先是指導(dǎo)他們成立檔案機(jī)構(gòu)，建立起檔案工作網(wǎng)絡(luò);其次指導(dǎo)他們建章立制，明確有關(guān)檔案管理職責(zé);三是根據(jù)不同行業(yè)的管理內(nèi)容和管理方式確定其單位的檔案收集內(nèi)容和管理規(guī)范，通過一系列的基礎(chǔ)性工作為其今后的檔案工作打好基礎(chǔ)。同時(shí)對(duì)其檔案室工作人員進(jìn)行具體的檔案專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)，使其檔案室能正常運(yùn)轉(zhuǎn)起來，為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)。對(duì)于這些基礎(chǔ)較薄弱的單位，我們經(jīng)常組織檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題，幫助其協(xié)調(diào)解決，耐心地引導(dǎo)，幫助其克服缺點(diǎn)，從而不斷縮小差距，提高業(yè)務(wù)水平，推動(dòng)整個(gè)集團(tuán)公司檔案工作的發(fā)展。

二、特殊時(shí)期檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)

在淮南煤礦這百年歷史中，企業(yè)兼并、轉(zhuǎn)制、重組、分立、新建的情況時(shí)有發(fā)生。例如：根據(jù)國家政策要求，企業(yè)要移交社會(huì)職能，將原有的學(xué)校、醫(yī)院、后勤物業(yè)等移交社會(huì)，移交后這些單位的檔案如何處置;再如為順應(yīng)國家推進(jìn)化解過剩產(chǎn)能政策，集團(tuán)公司關(guān)停了李嘴孜、謝一、新莊孜、潘一等煤礦，這些單位的檔案又該如何處置，對(duì)于這些特殊情況，出現(xiàn)的新問題，筆者認(rèn)為要抓住三個(gè)要點(diǎn)對(duì)檔案歸屬和流向進(jìn)行監(jiān)控和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保檔案不流失并安全移交：一是在公司改制重組或清產(chǎn)核資時(shí)，檔案館要積極爭取將相關(guān)檔案的處置工作納入改制的總體方案和操作程序中，獲取相應(yīng)的權(quán)利和職責(zé)，使這一工作真正成為整體工作中一個(gè)不可或缺的環(huán)節(jié)。二是根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際制訂相適宜的檔案處置條例，既不能棄之不顧，也不能爭搶歸屬權(quán)，要兼顧各方利益，維護(hù)檔案安全，同時(shí)保持單位檔案的連續(xù)性，便于以后的利用[3]。三是及早介入、及早跟蹤，通過與改制小組的及時(shí)溝通，隨時(shí)獲取企業(yè)改組單位的信息，掌握主動(dòng)權(quán)，密切跟蹤，關(guān)注改組單位的動(dòng)向，指導(dǎo)他們按計(jì)劃、有條理地開展檔案清理、鑒定、銷毀及按歸屬移交等一系列工作。

三、新時(shí)期檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的探討

隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能的發(fā)展，我們已經(jīng)進(jìn)入數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化等信息時(shí)代。近年來，電子政務(wù)、無紙化辦公越來越普遍，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能的研究應(yīng)用也越來越深入，這些都對(duì)檔案產(chǎn)生極其深刻的影響，極大地改變了檔案工作的內(nèi)容、方法和手段。這個(gè)時(shí)期檔案工作經(jīng)歷了以下幾方面的變革：一是從接收以紙質(zhì)檔案為主轉(zhuǎn)向?yàn)榻邮占堎|(zhì)檔案與電子檔案并重;二是檔案管理由保管檔案實(shí)體為主，向保管檔案實(shí)體與保管檔案數(shù)據(jù)并重;三是檔案工作從以手工操作為主，向信息化、智能化操作邁進(jìn)[4];四是檔案資源從分散利用逐步到互聯(lián)網(wǎng)共享利用?；茨系V業(yè)集團(tuán)作為一個(gè)現(xiàn)代化的大型企業(yè)，檔案工作也正經(jīng)歷著由傳統(tǒng)的以保管為主向現(xiàn)代化的知識(shí)管理和信息資源開發(fā)利用轉(zhuǎn)變。為實(shí)現(xiàn)館藏檔案的信息化和數(shù)字化管理，對(duì)全集團(tuán)范圍內(nèi)所藏檔案案卷級(jí)、文件級(jí)目錄、紙質(zhì)檔案、照片檔案，音頻檔案、視頻檔案、電子檔案以及登記備份的歸檔電子文件進(jìn)行數(shù)字化處理。為了做好檔案的形成、管理、利用一體化，檔案管理與各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)一體化，檔案與其它信息資源的一體化，我們首先搭建檔案網(wǎng)絡(luò)體系，把下屬各單位全部納入該網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，并制定了相關(guān)的檔案信息工作規(guī)范，做到提前介入，提前研究規(guī)范，提前指導(dǎo)服務(wù)，使檔案在工作中形成規(guī)范，又為規(guī)范工作服務(wù)。其次，開展專題培訓(xùn)，組織基層檔案員統(tǒng)一學(xué)習(xí)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)，包括對(duì)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)檔案電子目錄，數(shù)字化全文，電子檔案在線接收的檢查，館藏檔案的清點(diǎn)、開放鑒定、調(diào)閱、網(wǎng)上登記、網(wǎng)上的利用審批等方面進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)。再次是舉辦技能競賽，評(píng)選優(yōu)秀，當(dāng)一項(xiàng)新的檔案業(yè)務(wù)工作開始之初， 面臨的新情況、新問題又比較多，抓好典型，帶動(dòng)一般，利用榜樣的力量，以點(diǎn)帶面，調(diào)動(dòng)基層工作的積極性，這更是一種行之有效的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)方法。目前，我們的檔案信息化工作正在有條不紊地進(jìn)行著，向新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展目標(biāo)又邁進(jìn)了一步。

四、結(jié)論

綜上所述，筆者認(rèn)為，開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，既要以宏觀做主導(dǎo)，又要以微觀做基礎(chǔ)，沒有宏觀的指導(dǎo)就沒有工作目標(biāo)，沒有微觀基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)指導(dǎo)就成了空中樓閣[5]。在現(xiàn)階段，企業(yè)檔案領(lǐng)域不斷擴(kuò)大，工作成倍增加，這就要求我們業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員的自身素質(zhì)高，業(yè)務(wù)能力過硬，還要對(duì)現(xiàn)場(chǎng)有較強(qiáng)的靈活運(yùn)用能力，因此我們只有轉(zhuǎn)變觀念，抓住時(shí)機(jī)，培養(yǎng)一支政策性強(qiáng)、知識(shí)面廣，有責(zé)任心、全盤性、掌控力，有奉獻(xiàn)和創(chuàng)新精神的高素質(zhì)的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)隊(duì)伍，才能把企業(yè)檔案工作推向更高層次的發(fā)展。

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