大數(shù)據(jù)時代提高高校辦公室管理服務水平的思考

陳潔

摘? ?要：本文闡述了大數(shù)據(jù)技術為高校辦公室管理服務水平的提升帶來機遇，從網站服務水平有待提高和辦公室信息數(shù)據(jù)相對獨立的高校辦公室管理目前的現(xiàn)狀入手，進一步提出全方位提升高校辦公室網站建設，加強辦公室網站服務能力;建立統(tǒng)一的信息共享數(shù)據(jù)標準，實現(xiàn)信息資源跨部門互聯(lián)互通，充分發(fā)揮辦公室綜合管理和信息服務的職能，促進高校教育與管理工作的高質高效科學發(fā)展。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)? 高校辦公室管理? 服務水平

隨著信息技術的飛速發(fā)展，計算機技術的發(fā)展和應用，使得行政辦公方式發(fā)生巨大的變化，高校教育模式和管理方式也隨著信息化建設不斷改善，尤其是在大數(shù)據(jù)時代背景下，順應時代的發(fā)展要求，借助大數(shù)據(jù)技術提高高校管理服務的效率和速度，提高高校管理服務的質量和水平，為師生提供更優(yōu)質的服務，是值得深入思考的問題。

1? 大數(shù)據(jù)與高校辦公室管理

大數(shù)據(jù)，字面理解為規(guī)模宏大的數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)的戰(zhàn)略意義不在于擁有龐大的數(shù)據(jù)信息，而在于對這些信息進行采集、分析、預測和評估，從而提煉出具有潛在知識價值，提供準確的數(shù)據(jù)服務。大數(shù)據(jù)時代，高校教育數(shù)據(jù)信息成為寶貴的資源，通過對教育和管理工作中大數(shù)據(jù)資源的挖掘，從而為教育改革和創(chuàng)新發(fā)展注入了強大的動力，大大提高了高校教育和管理服務的質量和水平。

高校辦公室的管理是一項綜合性服務，服務對象是高校所有教師和學生。高校辦公室是學校的重要職能部門，發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調各方、聯(lián)系內外的樞紐作用。隨著大數(shù)據(jù)技術的發(fā)展，高校辦公室應順應時代的發(fā)展要求，借助大數(shù)據(jù)技術來提升管理服務功能，為全校師生和社會提供全面優(yōu)質的服務和保障。

2? 高校辦公室管理服務水平的現(xiàn)狀

2.1 辦公室網站服務水平有待提高

目前高校辦公室網站建設以信息公開為主，網站框架結構規(guī)劃單一，大都僅提供辦公室相關的辦事流程和辦事文件下載服務，網站提供的信息大多處于靜態(tài)，不能及時更新信息，與師生交互性較差，缺乏人性化。特別對于辦公室的窗口科室，辦公室網站沒有可以提供很好地信息化支撐，僅僅依靠窗口人工管理和重復勞動的傳統(tǒng)的行政辦公方式，服務方式落后，行政管理工作效率低下，工作質量不能讓高校師生滿意。

2.2 辦公室信息數(shù)據(jù)相對獨立

高校辦公室工作很多數(shù)據(jù)和信息都具備相關性，由于管理數(shù)據(jù)和信息的主體不同，數(shù)據(jù)的跨部門合作中的信息無障礙流動顯得尤為重要。目前辦公室的信息數(shù)據(jù)相對獨立，信息零散，使得信息資源無法實現(xiàn)共享影響了整個辦公效能的發(fā)揮，信息孤島問題嚴重，反復的數(shù)據(jù)征集嚴重影響辦公室人員的工作積極性和產生倦怠情緒，更重要的是影響數(shù)據(jù)的準確性。

3? 大數(shù)據(jù)為高校辦公室管理服務水平的提升帶來機遇

高校辦公室管理是一個動態(tài)的過程，它要求高校辦公室不僅要提供豐富的服務內容，滿足師生的不同需求，而且要采取多樣的服務方式。提供優(yōu)質服務是高校辦公室管理的一項重要職能，這意味著不僅要提升高校管理服務水平，而且要提升高校行政辦公效能。大數(shù)據(jù)時代的到來，為實現(xiàn)這一目標注入了強大的動力。大數(shù)據(jù)的應用能使管理服務依據(jù)的豐富性和準確性得到顯著提升，進而為管理方式的改進與優(yōu)化提供更加科學與嚴謹?shù)幕A，減少跨部門合作中的管理層級，推進管理服務精細化人性化，為管理服務水平的提升提供了重要支撐。

4? 大數(shù)據(jù)時代提高辦公室管理服務水平的思考

4.1 全方位提升高校辦公室網站建設，加強辦公室網站服務能力

結合高校辦公室服務內容，構建完善的信息化網絡平臺，促進信息公開，推動在線服務，加強師生互動交流。

信息公開服務：健全數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，豐富辦公室的服務資源，辦公室網站為師生提供精準有效、內容豐富的信息資源，允許師生通過多種方式在網站平臺獲取與他們密切相關的重要信息事項。提升信息系統(tǒng)分析能力，通過對信息資源的獲取大數(shù)據(jù)的分析，提前把握或定期統(tǒng)計分析師生的信息資源需求，變被動為主動，變單一為多元服務，提升辦公室監(jiān)測、預警和防范管理，不斷提高信息公開服務質量和水平。

在線辦事服務：以辦公室網站為平臺，向師生提供給不同的服務項目，建立完善的會務申請、車輛安排、公共通知、公務接待、文件流轉等相關信息庫，把涉及辦公室服務的數(shù)據(jù)集成化和標準化，利用大數(shù)據(jù)平臺共享交換，讓數(shù)據(jù)信息多跑路，讓師生辦事少跑腿。通過簡化服務事項、優(yōu)化服務流程，避免服務對象重復提交材料，降低行政成本，促進跨部門溝通，提高服務效率，為師生方便、高效、精準的服務，促進辦公室服務智能化、人性化。

互動交流服務：為師生提供精準有效、內容豐富的服務的同時，通過領導信箱、師生心聲、意見征集、留言板、動態(tài)評價等方式，網站平臺另外建立與師生的互動交流平臺，集思廣益，有效保障師生的各項事務參與，加強師生的使命感和對學校的歸屬感，有效促進服務透明化。如果沒有師生的參與，辦公室無法了解到最新的服務發(fā)展需求，建立動態(tài)互動的網站平臺，及時掌握師生需求，及時改進管理中的不足，及時改進和完善，減少不必要的問題，便于師生服務。

4.2 建立統(tǒng)一的信息共享數(shù)據(jù)標準，實現(xiàn)信息資源跨部門互聯(lián)互通

基于合作模式的不同建立跨部門協(xié)同服務信息共享平臺，將分散在各部門的數(shù)據(jù)信息匯聚，通過收集、梳理、分類、傳遞和反饋，形成信息數(shù)據(jù)合力，并能夠使信息數(shù)據(jù)在各部門順暢傳遞，實現(xiàn)跨部門合作中的信息無障礙流動，共同推動信息數(shù)據(jù)服務效率的提升。

要形成一個系統(tǒng)化的信息數(shù)據(jù)庫，避免重復征集，首先要建立統(tǒng)一的信息共享數(shù)據(jù)標準，使得各部門相關信息數(shù)據(jù)規(guī)范化和標準化。標準格式的信息數(shù)據(jù)采集的建立，最大程度打通各部門數(shù)據(jù)錯位亂象，解決部門間信息數(shù)據(jù)互不兼容的問題，進而實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的交流與共享，促進跨部門合作。

5? 結語

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，大數(shù)據(jù)給高校辦公室管理服務水平的提升帶來了機遇，促進辦公室服務人性化、高效化，信息資源跨部門互聯(lián)互通，充分發(fā)揮辦公室綜合管理和信息服務的職能，促進高校教育與管理工作的高質高效科學發(fā)展。

參考文獻

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