ERP在企業(yè)內(nèi)控管理中的應(yīng)用及其局限性

楊杰

摘 要：目前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革不斷深入，企業(yè)之間的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)也日趨激烈，為了能提高企業(yè)的發(fā)展水平，就需要完善內(nèi)部控制體系，實(shí)施高效的內(nèi)部控制計(jì)劃。本文對(duì)ERP在內(nèi)部控制中的應(yīng)用進(jìn)行分析，并分析其在內(nèi)部控制中的具體運(yùn)用方式及其局限性，以期對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制效果的提高提供參考。

關(guān)鍵詞：ERP ?內(nèi)控管理 ?應(yīng)用 ?局限性

一、ERP與內(nèi)部控制概念

ERP指的是企業(yè)資源計(jì)劃，是對(duì)企業(yè)的資源予以合理的規(guī)劃，以實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、采購(gòu)、銷售等價(jià)值鏈的科學(xué)管理。其發(fā)展是建立在信息技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)上，為決策層和員工提供信息服務(wù)的平臺(tái)。

內(nèi)部控制是企業(yè)為了提高經(jīng)營(yíng)效率，保障日常經(jīng)營(yíng)，控制經(jīng)營(yíng)過程中的風(fēng)險(xiǎn)，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)而制定的一系列控制方法以及管理措施。內(nèi)部控制涵蓋了企業(yè)各經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)活動(dòng)，還涉及各職能部門的效益管理。

二、ERP對(duì)增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控的重要性

近年來我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)壓力逐漸加大，企業(yè)面臨的生存壓力與日俱增。企業(yè)如在內(nèi)部控制過程中出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，可能導(dǎo)致一系列的經(jīng)營(yíng)危機(jī)，甚至導(dǎo)致破產(chǎn)。為了有效改善企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程中的管理，加強(qiáng)對(duì)資產(chǎn)等資源的監(jiān)督與控制，企業(yè)就必須要改善內(nèi)部控制的方法，提高內(nèi)部控制的效果。傳統(tǒng)的內(nèi)部控制，難以發(fā)揮最好的效果，甚至經(jīng)常出現(xiàn)資金流失和企業(yè)人員違規(guī)現(xiàn)象。傳統(tǒng)的內(nèi)部控制方式采用人工操作，不僅效率低下，且存在較高的人工成本。隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模的不斷加大，企業(yè)涉及的信息不斷增多，傳統(tǒng)的內(nèi)部控制方式難以適應(yīng)飛速發(fā)展的信息模式，無(wú)法保障企業(yè)的成本效益，降低了企業(yè)整體的管理效率。將系統(tǒng)與內(nèi)部控制相結(jié)合，不僅能提高內(nèi)部控制的效果，還能有效提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)受到合理的監(jiān)督與控制，保障內(nèi)部各項(xiàng)制度的貫徹執(zhí)行。該系統(tǒng)要求操作人員必須按照系統(tǒng)規(guī)定的流程進(jìn)行操作，在無(wú)形中也保障了內(nèi)部控制按流程執(zhí)行，避免了人工操作帶來的一系列風(fēng)險(xiǎn)。

三、ERP在企業(yè)內(nèi)控管理中的具體運(yùn)用

（一）組織規(guī)劃設(shè)計(jì)和授權(quán)

企業(yè)要根據(jù)自身的實(shí)際情況和市場(chǎng)的具體需求，選擇合適的ERP管理模式，并根據(jù)自身的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)合理的授權(quán)系統(tǒng)，使其能夠符合企業(yè)的各項(xiàng)特點(diǎn)與要求，并與相應(yīng)員工的崗位職責(zé)相適應(yīng)，規(guī)劃明確每一位員工對(duì)操作系統(tǒng)的使用權(quán)限，規(guī)范員工修改、查詢、審批、授權(quán)等一系列操作，避免出現(xiàn)操作系統(tǒng)權(quán)限管理混亂的現(xiàn)象。

（二）會(huì)計(jì)系統(tǒng)

財(cái)務(wù)管理部門是企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)記錄和核算資金活動(dòng)的部門，對(duì)企業(yè)管理效益的影響較大。為了確保財(cái)務(wù)部門的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，促進(jìn)資金的正常運(yùn)營(yíng)，需要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)部門的ERP系統(tǒng)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的重視程度。根據(jù)財(cái)務(wù)管理部門的具體會(huì)計(jì)核算工作，對(duì)系統(tǒng)的具體內(nèi)容進(jìn)行設(shè)計(jì)，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的查詢權(quán)限設(shè)置，規(guī)定基層會(huì)計(jì)人員的操作權(quán)限，確保管理人員才能查閱相應(yīng)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，保障財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性。企業(yè)的會(huì)計(jì)制度是否健全，關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)內(nèi)控對(duì)該系統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算要求不僅體現(xiàn)在系統(tǒng)要有明細(xì)確的會(huì)計(jì)核算模塊與操作權(quán)限規(guī)范，同時(shí)要確保數(shù)據(jù)的安全性，防止會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在后期被惡意篡改，同時(shí)要及時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份與存檔，實(shí)行雙備份制度。

（三）人力資源系統(tǒng)

人力資源是企業(yè)重要的資源，也是推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的動(dòng)力。內(nèi)部控制的效果是由員工的個(gè)人素養(yǎng)和職業(yè)技能等一系列因素所影響的，因此企業(yè)必須要將人力資源當(dāng)做一項(xiàng)重要資源，在內(nèi)部控制活動(dòng)中予以重視。在系統(tǒng)的內(nèi)部控制中，將人力資源的控制重點(diǎn)建設(shè)，建立與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的人力資源管理模式，量化各部門員工的考核指標(biāo)，提高員工的工作效率與工作積極性。企業(yè)要健全該系統(tǒng)中的各項(xiàng)功能，建立與人力資源特點(diǎn)相適應(yīng)的員工檔案，加強(qiáng)對(duì)員工的考核機(jī)制的執(zhí)行，確保員工在今后的今生中有據(jù)可依。

（四）預(yù)算管理

內(nèi)控管理的重要工具之一是完善的資金預(yù)算系統(tǒng)。資金預(yù)算是企業(yè)內(nèi)部控制的重要內(nèi)容之一，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃，落實(shí)戰(zhàn)略目標(biāo)的渠道。ERP管理系統(tǒng)中應(yīng)該體現(xiàn)資金預(yù)算管理，提高企業(yè)在資金預(yù)算過程中的準(zhǔn)確度，為企業(yè)的日常資金使用與安排提供科學(xué)的依據(jù)，通過系統(tǒng)收集企業(yè)業(yè)務(wù)信息，并對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中的各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行合理的分析，判斷相應(yīng)的資金是否得到高效率的使用，使資金預(yù)算的目的得到落實(shí)。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生之后，應(yīng)該使用系統(tǒng)中的審批功能幫助決策者進(jìn)行決策。

（五）財(cái)產(chǎn)保全控制

企業(yè)資產(chǎn)管理的重要目的之一是實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的保值與增值，企業(yè)需要通過ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)對(duì)資產(chǎn)的有效管理。例如系統(tǒng)的應(yīng)收與應(yīng)付模塊可以有效的實(shí)現(xiàn)對(duì)上游供應(yīng)商應(yīng)付賬款管理與下游客戶應(yīng)收賬款管理，實(shí)現(xiàn)賬齡分析等一系列功能，并對(duì)相應(yīng)的款項(xiàng)進(jìn)行核對(duì)，提交項(xiàng)責(zé)任人進(jìn)行催收，防止出現(xiàn)呆壞賬。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)制定相應(yīng)的固定資產(chǎn)管理制度，明確固定資產(chǎn)的采購(gòu)、轉(zhuǎn)移、損失、報(bào)廢等審批手續(xù)，并將全部流程錄入系統(tǒng)中，讓資產(chǎn)的使用流程都能夠有跡可查，并定期對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)與清查。另一方面，使用系統(tǒng)對(duì)存貨的采購(gòu)、保管、領(lǐng)用等進(jìn)行記錄與審批，體現(xiàn)存貨的變動(dòng)情況，讓財(cái)務(wù)人員及時(shí)了解存貨的信息。以充分地對(duì)存貨進(jìn)行管理。

（六）風(fēng)險(xiǎn)防范

企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)可能會(huì)影響企業(yè)的正常經(jīng)營(yíng)，甚至導(dǎo)致企業(yè)面臨破產(chǎn)危機(jī)。因此，內(nèi)部控制的重要工作的任務(wù)之一是為了實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的控制。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過程中，要將企業(yè)可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行細(xì)化與分解，建立相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)模型，通過設(shè)定相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)的測(cè)算公式，使系統(tǒng)自動(dòng)收集相應(yīng)的數(shù)據(jù)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行測(cè)算，若風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警程度則自動(dòng)發(fā)出警報(bào)，由相關(guān)人員對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行處理，同時(shí)可以開展會(huì)議探討解決風(fēng)險(xiǎn)的措施，以對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的防范。

（七）內(nèi)部審計(jì)

內(nèi)部審計(jì)部門是企業(yè)設(shè)置的監(jiān)督機(jī)構(gòu)，其任務(wù)之一是根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要，對(duì)內(nèi)部控制的有效性與合理性進(jìn)行及時(shí)的評(píng)價(jià)，并對(duì)內(nèi)部控制的執(zhí)行效果予以評(píng)價(jià)，防止出現(xiàn)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)。在實(shí)際中，可以設(shè)置專門的內(nèi)部審計(jì)模塊，幫助內(nèi)部審計(jì)部門更順利地開展工作。在報(bào)表功能中預(yù)設(shè)內(nèi)部審計(jì)報(bào)表，自動(dòng)生成部分表格，通過對(duì)相應(yīng)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)處理減少審計(jì)部門的工作量，降低企業(yè)的人力資源成本，提高企業(yè)的管理效率。

四、ERP系統(tǒng)適用的局限性

ERP系統(tǒng)有多個(gè)不同的版本與類型，不同廠家有其自身特點(diǎn)與側(cè)重點(diǎn)，模塊設(shè)置也有一定的差異。如果軟件不符合企業(yè)自身的特點(diǎn)與內(nèi)部控制管理的要求，可能會(huì)影響內(nèi)部控制的效果。該系統(tǒng)能夠?qū)ζ髽I(yè)的各項(xiàng)資源進(jìn)行集成式管理，但是還仍然無(wú)法涵蓋內(nèi)部控制的全部?jī)?nèi)容與企業(yè)活動(dòng)的全過程，因此企業(yè)要根據(jù)自身的實(shí)際情況對(duì)系統(tǒng)加以優(yōu)化，以讓員工更加順利地使用系統(tǒng)，并對(duì)內(nèi)部控制制度進(jìn)行貫徹落實(shí)。企業(yè)在選擇時(shí)，要充分考慮自身的實(shí)際情況與行業(yè)特征，減少系統(tǒng)與企業(yè)之間的摩擦，以滿足企業(yè)的管理需求。

五、結(jié)束語(yǔ)

隨著信息化時(shí)代的到來，ERP系統(tǒng)的使用能夠極大地提高內(nèi)部控制的效率與企業(yè)管理效率，但是內(nèi)部控制在使用過程中也存在一定的局限性，企業(yè)要將該系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部控制的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來，并合理考慮實(shí)際存在的局限性，以提高企業(yè)內(nèi)部控制的管理效果。

參考文獻(xiàn)

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