省檔案館2019年檔案利用數(shù)據(jù)分析

■ 楊 萍

利用者在云南省檔案館查閱利用大廳利用檔案(1)

檔案利用是檔案工作的根本目的，2019年來省檔案館查閱利用工作在嚴(yán)格遵循《云南省檔案館館藏檔案資料利用規(guī)定》的同時(shí)，不斷改進(jìn)工作作風(fēng)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，簡化查檔利用手續(xù)，充分利用檔案數(shù)字化成果，著力開展查檔咨詢和個(gè)性化指導(dǎo)，在確保檔案實(shí)體安全和信息安全的基礎(chǔ)上，提高檔案利用工作的工作效率，不斷擴(kuò)大了檔案的作用，在服務(wù)中心工作、編史修志、惠及民生、活躍文化、傳承歷史、學(xué)術(shù)研究等取得進(jìn)展。

一、2019年檔案利用基本情況

2019年省檔案館的檔案查閱利用達(dá)到了一個(gè)歷史上的峰值，全年共接待查閱利用者1319家單位、5605 人次，提供查閱檔案598250 件次，利用者摘抄檔案27672 份24706 頁，復(fù)印901份7923 頁，通過數(shù)字化利用復(fù)制1652 份13069 頁，翻拍拷貝檔案655 份14851 頁。

2015—2019年檔案查閱統(tǒng)計(jì)比較表

2015—2019年檔案查閱統(tǒng)計(jì)比較圖

從上面的表格和圖表可以看出，近五年來，每一年檔案利用人次都在上升，前三年都是勻速增長，而從2018年底開始，檔案利用人次明顯大幅度提高，提供利用的檔案數(shù)量從2018年開始都比前一年明顯增加，2018年利用檔案從2017直的一萬多件次一下提高到474712 卷（件）次，2019年達(dá)598250 卷（件）次。

利用者在云南省檔案館查閱利用大廳利用檔案(2)

二、檔案利用數(shù)據(jù)具體分析

檔案利用按照用途主要分為五大類：編史修志、工作查考、學(xué)術(shù)研究、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、民生需求。

1、編史修志

2015—2019年編史修志利用統(tǒng)計(jì)比較表

隨著我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展，人民生活顯著提高，有些鄉(xiāng)鎮(zhèn)村甚至家庭，開始了編寫村志、家史，走進(jìn)檔案館查閱檔案。但是編史修志工作具有一定的時(shí)間性，一般五年或十年會(huì)啟動(dòng)新一輪的編史修志工作，而此項(xiàng)工作能否順利開展，能否取得完滿的成果，離不開查閱檔案。檔案為編史修志提供真實(shí)、準(zhǔn)確的信息，如果脫離了檔案，編史修志就失去了其作為歷史的啟迪借鑒參考作用。

從上表可以看出，2019年以編史修志為目的的檔案利用單位從前幾年的幾十家一下陡增到144 家，人次1106 次，這是因?yàn)樵颇鲜⌒乱惠喌摹对颇鲜≈尽肪幨沸拗竟ぷ饕?019年底完成，各機(jī)關(guān)單位在這一年時(shí)間集中完成此項(xiàng)工作。隨著此項(xiàng)工作的完成，在以后的工作中編史修志的利用又將有所下降。

2、工作查考

2015—2019年工作查考利用統(tǒng)計(jì)比較表

工作查考是檔案利用的主體，為省委、省政府各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位各部門提供真實(shí)、準(zhǔn)確的信息資料，為工作查考、紀(jì)檢查案、機(jī)構(gòu)改革等提供原始記錄作為依據(jù)。

從上表可以看出，工作查考五年來都基本維持在一個(gè)平穩(wěn)的水平，利用單位、人次、卷次每一年都在一個(gè)平穩(wěn)的范圍內(nèi)。2018年、2019年的利用有一定幅度提升，是因?yàn)殡S著我館數(shù)字化工作的加快，通過主題詞等方式可以快速檢索到所需文件，提高了查全率和查準(zhǔn)率。

3、學(xué)術(shù)研究

2015—2019年學(xué)術(shù)研究利用統(tǒng)計(jì)比較表

隨著社會(huì)檔案意識(shí)的增強(qiáng)，越來越多的公眾走進(jìn)檔案館，檔案作為一次文獻(xiàn)，其原始性為學(xué)術(shù)研究提供真實(shí)可靠的信息，成為學(xué)術(shù)研究的支撐點(diǎn)。云南和平解放，民國政府的檔案資料完整的接收保存下來，云南省檔案館的館藏民國檔案資料為研究云南歷史提供了極有價(jià)值的第一手資料。越來越多的學(xué)術(shù)研究者、高校學(xué)生走進(jìn)檔案館，為他們的著作和學(xué)術(shù)研究活動(dòng)、畢業(yè)論文搜尋一手資料，豐富其研究內(nèi)容。特別是高校歷史系的學(xué)生，在完成他們的論文時(shí)，云南省檔案館保存的大量檔案資料為他們提供豐富的素材，提高了畢業(yè)論文質(zhì)量。

4、經(jīng)濟(jì)建設(shè)

2015—2019年經(jīng)濟(jì)建設(shè)利用統(tǒng)計(jì)比較表

省檔案館保管的主要是省級(jí)機(jī)關(guān)的文書檔案，經(jīng)濟(jì)類檔案數(shù)量相對(duì)較少，這是經(jīng)濟(jì)建設(shè)的查檔數(shù)量較少的直接原因。

5、民生查考

2015—2019年民生查考利用統(tǒng)計(jì)比較表

近年來，隨著國家政策的變化，更多的檔案資料被用于解決民生問題，主要體現(xiàn)在利用檔案核實(shí)工齡、辦理社保、辦理退休、房產(chǎn)過戶、財(cái)產(chǎn)繼承、解決待遇、補(bǔ)充完善人事檔案、咨詢政策等提供有效證明。民生方面的需求與國家的政策緊密相關(guān)聯(lián)的，在辦理社保退休，在核算退休金時(shí)要對(duì)個(gè)人檔案中的工齡仔細(xì)計(jì)算，在辦理過程中許多的人事檔案中發(fā)現(xiàn)個(gè)人相關(guān)檔案如招工、調(diào)動(dòng)等信息的缺失，很多人來到檔案館查閱其相關(guān)的個(gè)人信息，使其人事檔案完善。2017年中組部下發(fā)加強(qiáng)干部檔案規(guī)范管理的通知，要求各單位對(duì)人事檔案進(jìn)行規(guī)范整理，各單位在整理人事檔案的過程中發(fā)現(xiàn)許多人事檔案的缺失，連續(xù)不斷的有單位來查找相關(guān)的人事信息。2018年機(jī)構(gòu)調(diào)整，退役軍人局成立，對(duì)退役軍人進(jìn)行登記，許多退役軍人到檔案館查詢自己的入伍、轉(zhuǎn)業(yè)等證明。2018年11月底開始，曾經(jīng)在云南生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)的知青們蜂擁到省檔案館來查找其當(dāng)初到兵團(tuán)的花名冊(cè)。隨著以后政策的變化，民眾查閱的需求將有所變化。

三、檔案利用工作的分析及建議

通過對(duì)檔案利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析，我們得出以下結(jié)論：一是全社會(huì)的檔案意識(shí)越來越強(qiáng)，越來越多的人走進(jìn)檔案館，檔案的利用人次每年都在增長；二是檔案在學(xué)術(shù)研究、民生應(yīng)用上發(fā)揮著越來越大的作用；三是隨著這一輪編史修志工作的結(jié)束，來檔案館查閱進(jìn)行編史的高峰將告一段落，2020年以后將以零星的單位和個(gè)人為主，到下輪新的編史修志工作開始，又將迎來大批查閱者；四是工作查考一直都還會(huì)是檔案利用的主體，但是以后隨著各省級(jí)機(jī)關(guān)單位開展數(shù)字化工作、無紙化辦公，本單位保存一套電子文檔等措施的推進(jìn)，到檔案館查閱的將會(huì)有所減少。

在下一階段的利用工作中，我們提出如下建議：

在應(yīng)對(duì)學(xué)術(shù)研究方面要加快開放鑒定步伐。分析近五年的數(shù)據(jù)，學(xué)術(shù)研究利用需求在不斷增長，這要求我們要相應(yīng)做好檔案的鑒定開放工作，要在確保檔案信息安全的基礎(chǔ)上，將館藏檔案分類進(jìn)行開放利用，做好檔案鑒定開放工作，爭取應(yīng)開盡開，以滿足學(xué)術(shù)研究的利用需求。此外，隨著我館檔案數(shù)字化以及開放鑒定工作的加快，可將數(shù)字檔案館遠(yuǎn)程查閱設(shè)定為目標(biāo)，這將為學(xué)術(shù)研究提供極大的便利，利用者可以通過互聯(lián)網(wǎng)在云南檔案信息網(wǎng)上查閱自己所需的目錄或檔案。

在應(yīng)對(duì)民生需求方面要以便民為主。要加強(qiáng)檔案前期的基礎(chǔ)工作，簡化查檔手續(xù)，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)查檔。不斷改進(jìn)工作作風(fēng)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，簡化利用手續(xù)，著力開展查檔咨詢和個(gè)性化指導(dǎo)，充分利用檔案數(shù)字化成果，在確保檔案實(shí)體安全和信息安全的基礎(chǔ)上，不斷推出新的查檔方式，如電話查檔、微信查檔、郵件查檔等，跨館出證，以適應(yīng)社會(huì)的信息化進(jìn)程，為民眾查檔提供更加快捷、方便的服務(wù)。