公眾參與檔案著錄工作相關(guān)分析

■ 張 慧

“歡迎來(lái)到公民檔案管理員項(xiàng)目。你可以通過(guò)給檔案標(biāo)記、著錄和添加評(píng)論，為國(guó)家檔案館的檢索系統(tǒng)貢獻(xiàn)力量，使它們更加方便利用和查找。加入我們，你的每一項(xiàng)貢獻(xiàn)都將幫助解鎖歷史?！边@段振奮人心的廣告語(yǔ)，每天在美國(guó)國(guó)家檔案館的網(wǎng)站(https：//www.archives.gov/citizenarchivist)上滾動(dòng)提示，吸引著越來(lái)越多的瀏覽者點(diǎn)擊進(jìn)入，一探究竟。

2012年1月，美國(guó)國(guó)家檔案與文件管理署(NARA) 率先發(fā)起了一項(xiàng)號(hào)召公眾對(duì)歷史手稿進(jìn)行整理的活動(dòng)。在社會(huì)大眾的廣泛參與之下，大量檔案信息被詳細(xì)著錄，更多歷史手稿被抄錄，僅兩周時(shí)間就收到了1000 多頁(yè)抄錄副本，其中包括奴隸逃跑事件記錄、總統(tǒng)有關(guān)文件記錄、選舉請(qǐng)?jiān)笗日滟F檔案，極大地提高了用戶檢索利用這些檔案的效率和質(zhì)量。時(shí)至今日，這個(gè)名為“公民檔案管理員”（Citizen Archivist）的公眾參與檔案著錄項(xiàng)目不斷延續(xù)，并且取得了較好的成效。通過(guò)發(fā)動(dòng)普通公民參與檔案管理工作中的分類、著錄、抄錄等環(huán)節(jié)，在一定程度上借助社會(huì)力量提高了檔案管理的效率和質(zhì)量，同時(shí)也增加了公民與檔案館之間的交流和互動(dòng)，加深了公民對(duì)檔案工作的了解[1]。

“公民檔案管理員”項(xiàng)目的實(shí)施也吸引了一些中國(guó)學(xué)者的關(guān)注和研究[2]。但是在各級(jí)國(guó)家綜合檔案館，公眾參與檔案著錄工作的項(xiàng)目活動(dòng)尚未真正有效開(kāi)展。本文嘗試對(duì)“公民檔案管理員”項(xiàng)目活動(dòng)的主要特點(diǎn)進(jìn)行分析，在此基礎(chǔ)上結(jié)合我國(guó)檔案工作實(shí)際情況，提出在國(guó)家綜合檔案館開(kāi)展公眾參與檔案著錄工作的可行性建議。

一、“公民檔案管理員”項(xiàng)目活動(dòng)特點(diǎn)分析

“公民檔案管理員”項(xiàng)目通過(guò)檔案館網(wǎng)站發(fā)布數(shù)字化檔案信息資源，提供公眾廣泛參與檔案著錄工作的各種可能性。以美國(guó)國(guó)家檔案館網(wǎng)站為例，進(jìn)入“公民檔案管理員模塊”首先可以看到一段引導(dǎo)語(yǔ)：“未來(lái)有一天我們的檔案將會(huì)全部在線，你能夠幫助我們讓這一目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，你可以成為一名公民檔案管理員——只需點(diǎn)擊下面的標(biāo)題去開(kāi)始。”其下則設(shè)計(jì)有注冊(cè)登記、任務(wù)發(fā)布、目錄查詢、幫助導(dǎo)覽等子項(xiàng)，可以指引公眾快速、便捷地參與到項(xiàng)目活動(dòng)中去。為了更大程度激發(fā)公眾的參與熱情，“公民檔案管理員”在項(xiàng)目設(shè)計(jì)上具有以下特點(diǎn)：

（一）任務(wù)選題大眾化：貼近公眾感興趣的關(guān)注焦點(diǎn)

2018年11月13日，美國(guó)國(guó)家檔案館創(chuàng)新中心推出了一項(xiàng)以“第二次世界大戰(zhàn)中的美國(guó)士兵”為主題的著錄項(xiàng)目。該項(xiàng)目由弗吉尼亞理工大學(xué)、國(guó)家檔案館和國(guó)家人文基金會(huì)共同合作，并得到了社會(huì)科學(xué)研究委員會(huì)的額外支持。公眾的著錄對(duì)象是65,000 頁(yè)未經(jīng)整理的二戰(zhàn)期間美國(guó)士兵的手寫稿。這些不同尋常的戰(zhàn)時(shí)文件可以進(jìn)一步擴(kuò)大公民對(duì)第二次世界大戰(zhàn)期間美國(guó)士兵共同經(jīng)歷的理解。

美國(guó)國(guó)家檔案館定期發(fā)布與上述案例相類似的公眾感興趣的社會(huì)熱點(diǎn)選題，從而吸引更多的社會(huì)民眾參與到“公民檔案管理員”項(xiàng)目活動(dòng)中去。2019年美國(guó)國(guó)家檔案館面向公眾在線發(fā)布的三項(xiàng)著錄任務(wù)，選題分別是“國(guó)務(wù)院和財(cái)政部收到的信件（1789—1882）”、“公共建筑維修來(lái)往信件”、“富蘭克林·德拉諾·羅斯福演講文件”。其中所包含的文件，有些與美國(guó)建國(guó)初期的船運(yùn)及進(jìn)出口貿(mào)易有關(guān)，有些是社會(huì)大眾熟悉的公共建筑的結(jié)構(gòu)、檢查、維修記錄，有些是擔(dān)任過(guò)四屆總統(tǒng)的羅斯福先生一生不同時(shí)期的演講稿。這些選題更加容易激發(fā)社會(huì)大眾的好奇心理，驅(qū)使他們更加積極主動(dòng)地投入到著錄工作中去，通過(guò)自己的閱讀和思考去揭示文件中所記錄的各種“秘密”。

（二）任務(wù)目標(biāo)個(gè)性化：區(qū)別專業(yè)要求與“業(yè)余”方式

美國(guó)國(guó)家檔案館發(fā)布的“公民檔案管理員”工作任務(wù)目標(biāo)，根據(jù)公民參與者的實(shí)際能力進(jìn)行了個(gè)性化區(qū)分。例如，對(duì)于一些辨識(shí)難度較高的手寫體信件，任務(wù)要求是“你可以通過(guò)著錄幫助我們提升歷史檔案的利用效率”；對(duì)于一些時(shí)間久遠(yuǎn)、難以考證形成背景的歷史文獻(xiàn)，任務(wù)要求是通過(guò)“在國(guó)家檔案館的館藏照片和文件上添加標(biāo)記”，逐漸積累和豐富相關(guān)著錄要素。

2018年11月8日，美國(guó)國(guó)家檔案館創(chuàng)新中心舉辦了一場(chǎng)“姓名標(biāo)簽”活動(dòng)。館方通過(guò)掃描美國(guó)海軍和美國(guó)海岸警衛(wèi)隊(duì)日志等文本記錄，并將其上傳至網(wǎng)站，使得公民參與者可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)瀏覽和放大每個(gè)頁(yè)面，從而方便查找到文件中可能存在的姓名。參與者瀏覽選定的數(shù)字化文本，查找這份歷史記錄中的人員姓名，在“標(biāo)記”字段中鍵入所看到的姓名，單擊“查看/添加貢獻(xiàn)”，使這項(xiàng)標(biāo)記今后可以按姓名進(jìn)行檢索。這個(gè)活動(dòng)的重點(diǎn)是識(shí)別和標(biāo)記文件中的名稱，而不是完整的著錄或抄錄。在此活動(dòng)期間，館方希望盡可能多地增加記錄，使退伍軍人及其家人更容易在目錄中找到他們的名字。

（三）展示成果便捷化：利用互聯(lián)網(wǎng)與新技術(shù)加強(qiáng)互動(dòng)

在紙質(zhì)載體或縮微膠片時(shí)代，類似于“公民檔案管理員”這樣的項(xiàng)目只能在少數(shù)本地志愿者人群中開(kāi)展，社會(huì)影響力無(wú)法形成規(guī)模效應(yīng)。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與數(shù)字化副本的應(yīng)用，使得項(xiàng)目在全美各地得以遠(yuǎn)程實(shí)施，實(shí)際參與人數(shù)呈幾何級(jí)增長(zhǎng)。目前公眾在美國(guó)國(guó)家檔案館網(wǎng)頁(yè)上添加記錄參與檔案著錄工作，又多了一種更加有趣的方式。參與者從手機(jī)或電腦桌面直接導(dǎo)航到National Archives Facebook 頁(yè)面，然后開(kāi)始與機(jī)器人（Facebook Messenger Chatbot）聊天。參與者通過(guò)聊天機(jī)器人著錄和分類文檔，也可以使用機(jī)器人來(lái)回答有關(guān)國(guó)家檔案館的相關(guān)問(wèn)題并開(kāi)始自己的研究，了解檔案情況或從館藏目錄中查看有趣照片。方便攜帶的手機(jī)終端和智能化聊天機(jī)器人，使得參與“公民檔案管理員”的人群進(jìn)一步擴(kuò)大，參與時(shí)間、參與地點(diǎn)也有了更多的自主選擇。

二、公眾參與檔案著錄工作的現(xiàn)實(shí)需要分析

公眾參與檔案著錄工作的現(xiàn)實(shí)需要，源自于兩方面：一方面是公眾有進(jìn)一步“解讀”檔案信息、了解檔案工作的愿望；另一方面，檔案館也有進(jìn)一步宣傳檔案工作、不斷擴(kuò)大其社會(huì)影響力的實(shí)際需求。對(duì)于中國(guó)的各級(jí)國(guó)家綜合檔案館而言，美國(guó)“公民檔案管理員”項(xiàng)目借助社會(huì)力量開(kāi)展檔案著錄工作，有一定參考借鑒意義。

（一）在全面建成小康社會(huì)的時(shí)代背景下，公眾可以通過(guò)深度體驗(yàn)檔案著錄工作，實(shí)現(xiàn)檔案“歷史文化之旅”

在全面建成小康社會(huì)的時(shí)代背景下，人民日益增長(zhǎng)的美好生活需要不僅體現(xiàn)于物質(zhì)層面，而且體現(xiàn)于精神層面。當(dāng)下隨著檔案的憑證價(jià)值和參考價(jià)值日益在百姓日常生活中發(fā)揮作用，以及檔案部門利用檔案信息資源主動(dòng)擴(kuò)大社會(huì)宣傳，公眾對(duì)于檔案和檔案工作的認(rèn)知水平也在不斷提高。然而除了像“國(guó)際檔案日”這樣一年才開(kāi)展一次的宣傳活動(dòng)之外，公眾了解檔案和檔案工作的機(jī)會(huì)并不多；并且每年的“國(guó)際檔案日”，檔案部門提供公眾接觸檔案信息的形式手段也比較單一，大多局限于檔案展覽出版、媒體宣傳、論壇講座等。

2015年8月23日 習(xí)近平總書記在致第二十二屆國(guó)際歷史科學(xué)大會(huì)的賀信中指出：“人事有代謝，往來(lái)成古今。歷史研究是一切社會(huì)科學(xué)的基礎(chǔ)”。對(duì)于社會(huì)大眾的精神需求而言，深度解讀一份因某一歷史事件而產(chǎn)生的文檔，了解事件的前因后果，不亞于一次穿越時(shí)光的“歷史文化之旅”?？此坪?jiǎn)單的一次檔案標(biāo)識(shí)，實(shí)際卻有著“解鎖歷史”的深刻含義。公眾參與檔案著錄工作，為進(jìn)一步密切社會(huì)大眾與檔案部門之間的聯(lián)系，從而進(jìn)一步提升社會(huì)檔案意識(shí)，提供了新的契機(jī)。

（二）在基礎(chǔ)工作相對(duì)薄弱的實(shí)際狀況下，檔案館可以借助社會(huì)力量解決著錄工作中的一些“疑難雜癥”

2016年5月，國(guó)家檔案局在《國(guó)家重點(diǎn)檔案保護(hù)與開(kāi)發(fā)項(xiàng)目管理辦法》中明確提出了開(kāi)展“國(guó)家重點(diǎn)檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項(xiàng)目”的工作要求，以省級(jí)、計(jì)劃單列市檔案館為依托，結(jié)合“十三五”時(shí)期開(kāi)展的國(guó)家重點(diǎn)檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)工作，完成全國(guó)50%國(guó)家重點(diǎn)檔案文件級(jí)目錄采集工作任務(wù)，搭建起全國(guó)性國(guó)家重點(diǎn)檔案利用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)國(guó)家重點(diǎn)檔案目錄資源共享。但從2018年5月至10月國(guó)家檔案局對(duì)全國(guó)副省級(jí)以上綜合檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)工作進(jìn)行測(cè)評(píng)的反饋結(jié)果來(lái)看，各館普遍薄弱的工作環(huán)節(jié)之一就是館藏文件級(jí)機(jī)讀目錄編制工作。

提升館藏文件級(jí)機(jī)讀目錄編制工作的質(zhì)量和水平，有內(nèi)挖潛力、外包服務(wù)等多種途徑。而對(duì)于館藏中一些形成年代久遠(yuǎn)、字體較難辨識(shí)的歷史檔案，或者無(wú)法考證拍攝者、拍攝時(shí)間、拍攝地點(diǎn)、拍攝對(duì)象的“無(wú)主”照片而言，由于關(guān)鍵著錄元素的缺失，即便館方投入再多的人力物力，也較難取得明顯成效。但是如果發(fā)動(dòng)社會(huì)大眾的力量處置這些“疑難雜癥”，借助公眾的千萬(wàn)雙眼睛去辨識(shí)文檔中包含的各種線索，則有可能為檔案著錄另辟蹊徑提供有效方式。同時(shí)在著錄線索征集的過(guò)程中，檔案館也將進(jìn)一步擴(kuò)大其社會(huì)影響力。

三、公眾參與檔案著錄工作的可行性分析

從近年來(lái)各地檔案部門的業(yè)務(wù)建設(shè)情況，以及本次國(guó)家檔案局開(kāi)展的測(cè)評(píng)情況來(lái)看，在副省級(jí)以上綜合檔案館率先開(kāi)展公眾參與檔案著錄工作，其可行性條件已基本具備。主要體現(xiàn)為：

（一）檔案信息共享服務(wù)平臺(tái)基本建成，為公眾遠(yuǎn)程參與檔案著錄工作提供了技術(shù)支撐

副省級(jí)以上綜合檔案館都已建成網(wǎng)站，依托互聯(lián)網(wǎng)定期向公眾發(fā)布檔案信息，有的甚至已經(jīng)在檢索系統(tǒng)內(nèi)發(fā)布較大數(shù)量的檔案文件級(jí)目錄和數(shù)字化全文。如浙江省檔案館網(wǎng)站，“查檔服務(wù)”項(xiàng)下的“歷史圖庫(kù)”中發(fā)布有數(shù)百?gòu)堈掌瑪?shù)字化件。此外，副省級(jí)以上綜合檔案館普遍都已建立微信公眾號(hào)，上海市、區(qū)兩級(jí)檔案部門已經(jīng)基本建立覆蓋全域的微信公眾號(hào)矩陣，在檔案工作宣介和文化傳播方面發(fā)揮重要作用。這些檔案信息共享服務(wù)平臺(tái)，為公眾遠(yuǎn)程參與檔案著錄工作提供了技術(shù)支撐。

（二）檔案開(kāi)放鑒定內(nèi)審機(jī)制不斷完善，為甄選可供公眾著錄的開(kāi)放檔案數(shù)字化文本提供了工作基礎(chǔ)

副省級(jí)以上綜合檔案館都依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施辦法、《各級(jí)國(guó)家檔案館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》等法律法規(guī)，建立健全了檔案開(kāi)放鑒定工作機(jī)制。如上海市檔案館通過(guò)館內(nèi)職能部門以及檔案鑒定委員會(huì)專家的初審、復(fù)審、終審，開(kāi)展常規(guī)化的檔案開(kāi)放鑒定工作。檔案開(kāi)放鑒定內(nèi)審機(jī)制的建立，能夠杜絕涉密文件信息、以及涉及國(guó)家利益或個(gè)人隱私的敏感檔案信息泄露，為甄選可供公眾著錄的開(kāi)放檔案數(shù)字化文本提供了工作基礎(chǔ)。

（三）檔案資源發(fā)揮資政育人作用日益顯著，為確定公眾感興趣的著錄選題提供了明確方向

副省級(jí)以上綜合檔案館都已具備較為成熟的檔案文化項(xiàng)目策劃和實(shí)施能力，每年圍繞黨委和政府的中心工作要求，聚焦社會(huì)大眾關(guān)心的熱點(diǎn)問(wèn)題，定期組織開(kāi)展檔案文化活動(dòng)。檔案館在圍繞“紀(jì)念建國(guó)70 周年”、“紀(jì)念建黨100 周年”等主題開(kāi)展檔案展覽、史料出版、論壇講座系列活動(dòng)時(shí)，可以嘗試同步發(fā)布尚未整理的相關(guān)館藏檔案數(shù)字化文本，推出相應(yīng)主題的檔案著錄線索征集活動(dòng)，在此基礎(chǔ)上對(duì)公眾提供的著錄線索進(jìn)行梳理匯總，并通過(guò)媒體進(jìn)一步宣傳報(bào)道“檔案背后的故事”，從而進(jìn)一步擴(kuò)大檔案工作的社會(huì)影響力。