OA系統(tǒng)在采購中心耗材采購管理中的實(shí)施

蔣國榮

（常州市第七人民醫(yī)院采購中心，江蘇 常州 213011）

改革開放為行業(yè)與企業(yè)的發(fā)展打開了更大的空間，企業(yè)發(fā)展規(guī)模越來越大，企業(yè)朝著集團(tuán)化、國際化方向發(fā)展的，組織機(jī)構(gòu)越來越大，而在這個過程中對材料消耗需求越來與越高。OA 系統(tǒng)就是 OFFICE AUTOMATION，人們也稱其為辦公自動化系統(tǒng)，是將現(xiàn)代化辦公與計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能相組合的一種新型辦公方式，在實(shí)際使用過程中為內(nèi)部人員提供了高效快捷的信息，保證高效協(xié)同工作的同時提高了辦公效率，實(shí)現(xiàn)辦公自動化。目前大醫(yī)院的耗材管理主要有HRP、SPD等系統(tǒng)，本院在還沒有HRP的情況下，充分利用現(xiàn)有的信息資源---OA系統(tǒng)開展醫(yī)用耗材的信息化管理。

1 OA系統(tǒng)

在早期OA系統(tǒng)主要是打印機(jī)與復(fù)印機(jī)等，屬于辦公標(biāo)志的最初形態(tài)，發(fā)展到今天與計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，在今天基本上都實(shí)現(xiàn)了自動化，跟隨科技的發(fā)展而發(fā)展，隨著人們的辦公方式、習(xí)慣、管理方式的變化而變化，最終目標(biāo)是保證提高辦公效率，做好日常辦公管理，強(qiáng)化工作協(xié)調(diào)性能，降低人工操作的重復(fù)性與復(fù)雜程度，改善在傳統(tǒng)辦公過程中存在的存儲、分發(fā)、管理、分布等缺陷，為各級領(lǐng)導(dǎo)的宏觀管理提供高效且便利的服務(wù)，幫助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策，有利于提高企業(yè)的辦公效率，起到非常積極的作用[1]。

OA 系統(tǒng)當(dāng)中的辦公軟件自動化管理能實(shí)現(xiàn)采購流程的全過程精準(zhǔn)管理，但是需要有完善的采購方式，在強(qiáng)大軟件、硬件系統(tǒng)的支撐下完成。如果軟件系統(tǒng)殘缺且品質(zhì)不同， 就會影響到實(shí)際的工作情況。針對采購軟件模塊，根據(jù)現(xiàn)有的采購管理辦法自定義出采購流程的，筆者在這里簡要闡述一下采購流程：

①部門提出采購需求，經(jīng)過提出人、審批人、核準(zhǔn)人之后，系統(tǒng)生成需求信息；

②采購部門接收到需求信息，審核需求信息，核對需求信息，確認(rèn)實(shí)際需求與需求信息相符合；

③將采購信息轉(zhuǎn)接到外部信息發(fā)出詢問價錢的提示；

④對比價格，根據(jù)供應(yīng)商提供的報價與單價進(jìn)行對比與議價；

⑤議價完畢之后確定價格，之后將價格提供給需求部門、采購主管部門簽名審核的；

⑥審批確定的單價，作為系統(tǒng)采購訂單的正式價格，成為系統(tǒng)訂單。

2 OA系統(tǒng)采購平臺的搭建

2.1 搭建精準(zhǔn)的采購工作流程

OA系統(tǒng)首先發(fā)起采購需求，這個環(huán)節(jié)分別是采購需求、預(yù)算、立項(xiàng)審批；接下來選擇供應(yīng)商、簽訂采購合同；下單訂貨、付款；驗(yàn)收入庫。這個環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)組織采購業(yè)務(wù)的全流程封閉管理，這里整理一下管理架構(gòu)：第一步，采購申請，分為產(chǎn)生采購需求、需求確認(rèn)分析、發(fā)起采購申請；第二步，采購簽約階段。簽訂采購合約、選擇供應(yīng)商；第三步，主項(xiàng)與預(yù)算審批階段；分為預(yù)算與主項(xiàng)審批、問價與制定預(yù)算；第四步，下單訂貨、采購付款、發(fā)貨、驗(yàn)收入庫。其中在每一個環(huán)節(jié)當(dāng)中都設(shè)定了貼合醫(yī)院采購管理的工作流程，權(quán)責(zé)明確且蹤跡可查，審批便捷工作透明。

2.2 OA系統(tǒng)在醫(yī)院耗材采購中的應(yīng)用

OA系統(tǒng)根據(jù)實(shí)際需求構(gòu)建了一個實(shí)用性很強(qiáng)的預(yù)算審批流程，可以針對不同需求使用不同崗位職級的流程[2]。采購中心提出要求，由信息科會同軟件公司，創(chuàng)建了醫(yī)用耗材首次使用審批流程、醫(yī)用耗材臨時使用審批流程、醫(yī)用耗材試用審批流程等。

（1）醫(yī)用耗材首次申請審批流程圖（附）

（2）用耗材臨時申請審批流程圖（附）

（3）醫(yī)用耗材試用申請審批流程圖（附）

2.3 自動匹配審批人的采購申請

當(dāng)有采購需求，基于不同部門的高度協(xié)同采購申請也可以完成。比如臨床醫(yī)護(hù)人員針對開展醫(yī)療項(xiàng)目所需要的耗材情況發(fā)出采購申請，之后庫管對應(yīng)采購耗材對庫存材料進(jìn)行核對分析，在核對通過之后系統(tǒng)會根據(jù)采購申請名單來自動尋找本次采購物資。如果是已經(jīng)在常規(guī)采購目錄內(nèi)的物資的采購申請，部門在審批的通過之后，就可直接采購；如果是沒有在常規(guī)采購目錄內(nèi)但已經(jīng)在醫(yī)院使用的物資，走臨時采購流程，進(jìn)行有關(guān)部門的審核，經(jīng)審核通過后方可采購；若是首次在醫(yī)院內(nèi)使用，必須走首次采購流程，由科室申請后，須經(jīng)相關(guān)職能部門提出有關(guān)技術(shù)在求及審批意見，采購中心做好市場調(diào)研，將所有具體情況上傳到分管領(lǐng)導(dǎo)，審批通過后方可采購。

3 OA系統(tǒng)在醫(yī)院耗材采購中的應(yīng)用體會

3.1 有效提高透明性與時效性

隨著信息技術(shù)和醫(yī)療技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的醫(yī)用耗材管理模式由于存在著時效性低等弊端，已不能適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院信息化民展的潮流。通過信息化管理，可提高耗材管理的透明性和時效性，有效減少由耗材問題引發(fā)的安全隱患。

3.2 可以落實(shí)預(yù)算及收費(fèi)管理

預(yù)算與采購的申請通過之后資料就會被傳遞到采購部門，采購人員根據(jù)預(yù)算、采購申請等接收到資料，給供應(yīng)商發(fā)出采購信息。首次采購流程或有調(diào)價流程，必須經(jīng)過財務(wù)科的物價員，及醫(yī)?？频膶徟挥性谧龊檬召M(fèi)目錄后，才能進(jìn)入采購環(huán)節(jié)，確保了耗材的收費(fèi)。

3.3 可以提高驗(yàn)收速度與質(zhì)量

驗(yàn)收可多部門確認(rèn)，當(dāng)所采購的耗材抵達(dá)現(xiàn)場之后，線下各個相關(guān)部門都可以對物資進(jìn)行確認(rèn)，在確認(rèn)過程中，OA系統(tǒng)的到貨物資信息流也會在相應(yīng)的人員之間相互流傳確認(rèn)。分別由庫管、采購人員、使用科室等到貨物資進(jìn)行確認(rèn)驗(yàn)收，最后確定物質(zhì)驗(yàn)收單，流傳到庫管之后，庫管辦理入庫登記。

3.4 可以提高付款質(zhì)量

經(jīng)過預(yù)算審批、采購申請 、合同審批、物資驗(yàn)收、臨床使用等環(huán)節(jié)的操作之后，采購中心業(yè)務(wù)流程進(jìn)入到付款環(huán)節(jié)時，采購人員可以再次核對采購信息，確認(rèn)付款項(xiàng)目與付款日期。

3.5 數(shù)據(jù)可視化

OA系統(tǒng)將不同類型組織在采購當(dāng)中的執(zhí)行、管理中涉及到的信息生成數(shù)據(jù)圖，或者是臺賬，無論是采購需求、還是預(yù)算與立項(xiàng)數(shù)據(jù)等，這些信息都被真實(shí)記錄在采購管理系統(tǒng)的后臺數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。內(nèi)部人員與管理人員可以根據(jù)自身的實(shí)際業(yè)務(wù)管理需求，檢索與調(diào)用數(shù)據(jù)庫的不同數(shù)據(jù)資源，同時生成不同種類的數(shù)據(jù)圖表。

4 醫(yī)用耗材信息管理

醫(yī)用耗材的信息化管理，目前主要是HRP系統(tǒng)，由于我院經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)較簿，至今沒有完善的HRP系統(tǒng)，更沒有SPD系統(tǒng)。為了充分利用醫(yī)院現(xiàn)有的信息資源，發(fā)揮OA系統(tǒng)的作用，用于耗材的管理[3]。對于醫(yī)院而言，定制化OA系統(tǒng)的發(fā)展并非全部是優(yōu)勢，在發(fā)展的過程中需要考慮本身的需求，找到適合本身發(fā)展適用的OA系統(tǒng)模式。為達(dá)到真正的耗材信息化管理，醫(yī)院將上HRP系統(tǒng)，在OA系統(tǒng)中不能完成的工作，將在以后的信息化建設(shè)中得到改進(jìn)。

5 結(jié) 語

從上述內(nèi)容不難看出，在沒有HRP、SPD的情況下，OA系統(tǒng)的采購管理平臺具備非常大優(yōu)勢，而且在當(dāng)前廣泛運(yùn)用在諸多企業(yè)當(dāng)中，和傳統(tǒng)的采購平臺相比，OA系統(tǒng)本身具備的工作流審批功能，顯著提升了流程審批效率，打破了供需壁壘，實(shí)現(xiàn)了無縫對接，在后臺實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動生成，提供可視化圖表的功能，大大節(jié)省了人力統(tǒng)計需要消耗的成本。