信息化建設(shè)中事業(yè)單位人事檔案管理探究

劉娟

摘要：隨著時代的不斷發(fā)展，信息化管理方式逐漸運(yùn)用于事業(yè)單位管理工作。在事業(yè)單位的工作中，檔案管理是非常重要的內(nèi)容，因為良好的檔案管理工作能有效促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展?；诖?，本文探究了信息化建設(shè)中事業(yè)單位人事檔案管理工作的方法。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)? ?事業(yè)單位? ?人事檔案

一、事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

1.管理制度松懈

目前，部分事業(yè)單位不重視人事檔案管理工作，有的事業(yè)單位甚至沒有設(shè)立專門的人事檔案管理部門，也不重視信息建設(shè)在檔案管理中的作用。不僅如此，事業(yè)單位普遍對人事檔案管理工作比較松懈，導(dǎo)致檔案管理工作混亂，管理力度薄弱，容易導(dǎo)致人員的沖突與不滿。

2.人員技術(shù)較弱

在事業(yè)單位人事管理工作過程中，優(yōu)秀的管理人員是非常重要的。但是，部分檔案管理工作人員自身能力不足，缺乏專業(yè)的培訓(xùn)，所以只采取實體檔案的管理方式，拒絕使用信息化管理。即使部分事業(yè)單位采用了信息化管理方式，但是由于檔案管理工作人員信息技術(shù)水平不高，沒有實際操作的經(jīng)驗，導(dǎo)致人事檔案管理雜亂無章。

3.以紙質(zhì)檔案為主

檔案分為電子檔案和實體檔案，電子檔案主要是指信息化檔案，可以存放在電腦和硬盤之內(nèi)，也稱為虛體檔案;紙質(zhì)檔案是存放在現(xiàn)實中的檔案，也稱為實體檔案。目前，事業(yè)單位普遍采用實體的人事檔案管理方式，但是這樣的管理方式存在很多缺陷。首先，檔案的保管不安全，容易被損毀。在長時間的存放中，紙質(zhì)檔案容易發(fā)生潮濕、發(fā)霉或者腐壞等情況，導(dǎo)致人事檔案的信息保存不完善。不僅如此，如果發(fā)生火災(zāi)等突發(fā)事件，也極易對紙質(zhì)檔案造成重大損失。其次，在管理方面，紙質(zhì)檔案比較麻煩。隨著事業(yè)單位的人員調(diào)動，每年的人員都會有所增加或減少，人事檔案也在不斷地變動，紙質(zhì)檔案降低了工作效率。

二、信息化管理事業(yè)單位人事檔案的優(yōu)點

信息化管理事業(yè)單位人事檔案，能夠?qū)n案進(jìn)行備份，提高檔案的安全性，從而更好地保存檔案。同時，信息化管理能有效規(guī)避紙質(zhì)檔案容易損毀的弊端，不會存在信息保存不完善的問題。另外，信息化管理不但能有效整理、分類檔案，減少紙質(zhì)檔案保存時的繁雜程序，而且能夠采取直接搜索，有效提高了工作效率，使事業(yè)單位人事檔案管理工作變得快捷化，有利于事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)步。

三、事業(yè)單位人事檔案管理信息建設(shè)的方法

1.提高管理人員的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)

事業(yè)單位應(yīng)提升檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)水平，組織相關(guān)的培訓(xùn)，使他們打破傳統(tǒng)的管理觀念，樹立新的信息化管理意識，及時更新檔案的信息資料，養(yǎng)成良好的管理習(xí)慣。同時，事業(yè)單位應(yīng)有效發(fā)揮不同崗位工作者的作用，協(xié)調(diào)好各部門之間人員的關(guān)系，加強(qiáng)各部門與檔案管理人員的合作與交流。

2.完善管理制度

事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)重視人事檔案管理，制訂檔案管理部門，安排專業(yè)的管理人員，調(diào)動他們檔案管理工作的主動性和積極性，優(yōu)化他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)。另外，事業(yè)單位應(yīng)針對檔案管理部門制訂相應(yīng)的規(guī)范制度，并在人事檔案管理工作中不斷發(fā)現(xiàn)問題，完善管理制度，提高管理工作人員的執(zhí)行能力，促進(jìn)人事檔案管理工作正常開展。

3.建設(shè)信息化平臺

事業(yè)單位應(yīng)重視檔案工作的信息化管理，建設(shè)信息化平臺，加強(qiáng)信息化推廣，讓檔案管理人員了解信息化建設(shè)的重要性。除此之外，事業(yè)單位要不斷學(xué)習(xí)優(yōu)秀企業(yè)的成功經(jīng)驗，完善自身的信息化建設(shè)，提高工作效率。

4.減少實體檔案

在人事檔案管理中，事業(yè)單位應(yīng)安排專業(yè)人員將實體檔案進(jìn)行信息錄入，減少實體檔案的使用，加強(qiáng)信息化管理的實際運(yùn)用，節(jié)約國家資源，節(jié)省事業(yè)單位存放人事檔案的空間。

四、結(jié)語

綜上所述，在人事檔案管理工作方面，事業(yè)單位仍然存在許多不足。因此，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高人事檔案管理工作的效率。

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（作者單位：山東省煙臺市棲霞市桃村鎮(zhèn)政府）