企業(yè)文件與檔案管理體系的轉(zhuǎn)型與發(fā)展

吳志杰

摘要：《數(shù)據(jù)時(shí)代面向知識(shí)共享的企業(yè)文件與檔案管理研究》是數(shù)據(jù)時(shí)代指導(dǎo)企業(yè)文件與檔案管理體系轉(zhuǎn)型與發(fā)展的一部力作。本文以“理念架構(gòu)—框架解構(gòu)—方案建構(gòu)”的評(píng)析思路分析了該書的主要內(nèi)容及特點(diǎn)，認(rèn)為該書為數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)文件與檔案管理體系的轉(zhuǎn)型與發(fā)展提供了理念指引、框架指南和實(shí)踐指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)文件與檔案管理知識(shí)共享管理理念管理框架

文件形成領(lǐng)域技術(shù)的變化導(dǎo)致文件形態(tài)發(fā)生了“模擬態(tài)—數(shù)字態(tài)—數(shù)據(jù)態(tài)”的嬗變，數(shù)據(jù)日益成為文件與檔案管理的主要管理對(duì)象。[1]管理對(duì)象不同，與之匹配的管理理念、方法與工具也需要調(diào)整與更新。所以，如何重構(gòu)數(shù)據(jù)時(shí)代的文件與檔案管理理念、如何完善數(shù)據(jù)時(shí)代的文件與檔案管理體系以及如何選擇數(shù)據(jù)時(shí)代的文件與檔案管理策略，以實(shí)現(xiàn)文件與檔案管理工作的轉(zhuǎn)型與發(fā)展，是每位檔案工作者和研究者都需要解答的時(shí)代問題。

2019年河北大學(xué)李穎副教授出版的專著《數(shù)據(jù)時(shí)代面向知識(shí)共享的企業(yè)文件與檔案管理研究》一書即對(duì)這些命題進(jìn)行了積極探索并嘗試進(jìn)行回答。該書立足于“數(shù)據(jù)作為重要生產(chǎn)要素”的時(shí)代背景，聚焦企業(yè)文件與檔案管理工作，以知識(shí)共享和文件與檔案管理的融合與互動(dòng)為線索，介紹了面向知識(shí)共享的企業(yè)文件與檔案管理的科學(xué)理念、框架構(gòu)建，分析了知識(shí)共享環(huán)境下企業(yè)文件與檔案管理的困境及成因，并提出了面向知識(shí)共享的企業(yè)文件與檔案管理的實(shí)現(xiàn)路徑和關(guān)鍵策略。該書思路清晰、觀點(diǎn)明確、論證嚴(yán)謹(jǐn)、結(jié)論合理，是兼具理論創(chuàng)新性和實(shí)踐指導(dǎo)性的一部力作。

一、《數(shù)據(jù)時(shí)代面向知識(shí)共享的企業(yè)文件與檔案管理研究》簡(jiǎn)介

除了緒論部分之外，全書共分為七部分。在第一部分中，作者從概念實(shí)質(zhì)和價(jià)值內(nèi)涵角度明確了知識(shí)共享和企業(yè)文件與檔案管理的契合性。在第二部分中，作者提出了詮釋組織記憶、以全面質(zhì)量管理確保企業(yè)文件與檔案的價(jià)值實(shí)現(xiàn)、維持企業(yè)信息生態(tài)系統(tǒng)平衡和“藍(lán)海戰(zhàn)略”的價(jià)值創(chuàng)新理念四種面向知識(shí)共享的企業(yè)文件與檔案管理的科學(xué)理念。作者重點(diǎn)論述了第三部分，即面向知識(shí)共享的企業(yè)文件與檔案管理框架構(gòu)建。該部分包括框架特征分析、框架內(nèi)容闡述和框架保障研究。為了增加現(xiàn)實(shí)關(guān)照，作者在第四部分中歸納出了知識(shí)共享環(huán)境下企業(yè)文件與檔案管理工作存在的主要困境及其成因。作者按照“啟動(dòng)—轉(zhuǎn)動(dòng)—推動(dòng)”的整體思路，設(shè)計(jì)出了環(huán)環(huán)緊扣的、具有復(fù)用性的實(shí)現(xiàn)路徑，這構(gòu)成了第五部分的主要內(nèi)容。在第六部分中，作者分別從知識(shí)共享和企業(yè)文件與檔案管理方面探討了面向知識(shí)共享的企業(yè)文件與檔案管理的關(guān)鍵策略。最后，作者在第七部分中選取了國(guó)家電網(wǎng)檔案館、中國(guó)中化集團(tuán)和沙特阿美石油公司三個(gè)案例來考察企業(yè)文件與檔案管理和知識(shí)共享的融合程度。

二、《數(shù)據(jù)時(shí)代面向知識(shí)共享的企業(yè)文件與檔案管理研究》評(píng)析

（一）理念架構(gòu)：經(jīng)典理念的繼承與創(chuàng)新理念的提出

“組織記憶觀”是檔案記憶觀在企業(yè)文件與檔案管理領(lǐng)域的具體應(yīng)用。20世紀(jì)末以來，越來越多的學(xué)者開始關(guān)注并認(rèn)可檔案的記憶屬性，形成了檔案記憶觀的檔案學(xué)新視點(diǎn)，檔案記憶觀為檔案和檔案管理的研究與實(shí)踐提供了新的視角和思維方式。[2]作者提出的以詮釋組織記憶為核心的“組織記憶觀”是檔案記憶觀在企業(yè)領(lǐng)域的具體應(yīng)用。該理念能夠指導(dǎo)企業(yè)提升核心競(jìng)爭(zhēng)力并對(duì)社會(huì)記憶的留存予以相應(yīng)補(bǔ)充。

“全面質(zhì)量管理觀”是“一個(gè)組織以質(zhì)量為中心，以全員參與為基礎(chǔ)，目的在于通過讓顧客滿意和本組織所有成員及社會(huì)受益而達(dá)到長(zhǎng)期成功的管理途徑?！盵3]企業(yè)文件與檔案管理工作是多元主體參與的、由一系列緊密聯(lián)系的活動(dòng)組成的一項(xiàng)工作，以“全面質(zhì)量管理觀”為指導(dǎo)，能夠保證企業(yè)文件與檔案管理的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，進(jìn)而有利于企業(yè)文件與檔案價(jià)值、企業(yè)文件與檔案管理活動(dòng)價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

“生態(tài)系統(tǒng)觀”是實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息生態(tài)系統(tǒng)健康發(fā)展的必要理念。文件與檔案管理既是企業(yè)信息生態(tài)系統(tǒng)中的一個(gè)重要子系統(tǒng)，作為有機(jī)整體直接影響著企業(yè)信息生態(tài)系統(tǒng)的平衡，又能夠從信息、信息人、信息環(huán)境等方面對(duì)企業(yè)信息生態(tài)系統(tǒng)的平衡有決定性影響。

“藍(lán)海戰(zhàn)略觀”是推動(dòng)企業(yè)知識(shí)共享和文件與檔案管理活動(dòng)價(jià)值創(chuàng)新的有效指引。“藍(lán)?！贝硇屡d市場(chǎng)，蘊(yùn)含巨大的利潤(rùn)高速增長(zhǎng)的機(jī)會(huì)。在面向知識(shí)共享的企業(yè)文件與檔案管理中，“藍(lán)海戰(zhàn)略觀”指導(dǎo)我們既應(yīng)立足企業(yè)文件與檔案，因人而異、因地制宜地實(shí)施顯性知識(shí)共享、挖掘隱性知識(shí)，又要探索企業(yè)文件與檔案的有效管理與共享，以便輸出更多的活性知識(shí)（見圖1）。

（二）框架解構(gòu)：從理論分析到實(shí)踐保障的框架

面向知識(shí)共享的企業(yè)文件與檔案管理框架的理論分析是對(duì)框架特征及內(nèi)容的識(shí)別與闡述。知識(shí)共享和文件與檔案管理根本目標(biāo)的一致性決定了兩者之間存在雙向互動(dòng)關(guān)系。知識(shí)共享既可以被視為企業(yè)文件與檔案管理的目標(biāo)，又可以被視為良好的企業(yè)文件與檔案管理的結(jié)果；良好的企業(yè)文件與檔案管理既是知識(shí)共享的實(shí)現(xiàn)途徑，又是知識(shí)共享的重要內(nèi)容?；诖擞^點(diǎn)，作者從穩(wěn)定性、完整性和動(dòng)態(tài)性三個(gè)方面對(duì)面向知識(shí)共享的企業(yè)文件與檔案管理框架的特征進(jìn)行了闡述。在框架特征的指導(dǎo)下，結(jié)合數(shù)據(jù)時(shí)代知識(shí)共享的需求，作者認(rèn)為可信任的領(lǐng)導(dǎo)主體、健全的制度體系、企業(yè)文件與檔案的資源聚合體以及先進(jìn)的信息管理技術(shù)是面向知識(shí)共享的企業(yè)文件與檔案管理框架的主要內(nèi)容。

面向知識(shí)共享的企業(yè)文件與檔案管理框架的實(shí)踐保障包含“科學(xué)的戰(zhàn)略定位”和“協(xié)同論的全局觀”兩個(gè)方面（見圖2）。其一，作者創(chuàng)新性地提出了頗具辯證意味的“化整為零戰(zhàn)略：檔案數(shù)據(jù)化”和“合零為整戰(zhàn)略：數(shù)據(jù)檔案化”兩大基本保障戰(zhàn)略?！皺n案數(shù)據(jù)化”是根據(jù)企業(yè)管理和決策需求，將文件與檔案分解為適合的信息單元，以便與其他不同來源、不同類型的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合分析。[4]“數(shù)據(jù)檔案化”是指從時(shí)間和空間的不同維度，從形成主體到各項(xiàng)活動(dòng)，全面統(tǒng)合企業(yè)的文件與檔案，構(gòu)建完整的企業(yè)記憶框架和豐富的記憶素材庫(kù)，凝練、解讀和彰顯企業(yè)文化。[5]此兩種戰(zhàn)略著眼于從整體上增加檔案資源的總量、優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)以使其更加完整和全面。其二，面向知識(shí)共享的企業(yè)文件與檔案管理體系是一個(gè)復(fù)雜的開放系統(tǒng)，涉及多個(gè)子系統(tǒng)，因而如何實(shí)現(xiàn)不同子系統(tǒng)之間的協(xié)同，以推動(dòng)企業(yè)整體文件與檔案管理體系功能的實(shí)現(xiàn)是實(shí)踐保障需要解決的主要問題。結(jié)合協(xié)同論的全局觀，作者提出“人—人協(xié)同”“人—技協(xié)同”“文件與檔案—非文件與檔案協(xié)同”的協(xié)同戰(zhàn)略。該戰(zhàn)略從系統(tǒng)視角出發(fā)，強(qiáng)調(diào)企業(yè)文件與檔案管理體系內(nèi)部的各個(gè)子要素之間以及企業(yè)文件與檔案管理體系和外部其他各種相關(guān)事物之間的協(xié)同作用，以便發(fā)揮“1+1>2”的管理效果。

（三）方案建構(gòu)：融合路徑和策略的實(shí)施方案

構(gòu)建面向知識(shí)共享的企業(yè)文件與檔案管理體系依賴于合理的實(shí)施路徑與有效的應(yīng)對(duì)策略。于實(shí)施路徑而言，基于面向知識(shí)共享的企業(yè)文件與檔案管理框架之應(yīng)然與企業(yè)文件與檔案管理之實(shí)然的對(duì)比，作者描述了實(shí)現(xiàn)面向知識(shí)共享的企業(yè)文件與檔案管理的軌跡全景，即“啟動(dòng)—推動(dòng)—轉(zhuǎn)動(dòng)”[6]。首先，作者認(rèn)為啟動(dòng)面向知識(shí)共享的企業(yè)文件與檔案管理的關(guān)鍵在于識(shí)別共享環(huán)境和培育共享文化，以便形成“共享文化+文檔管理”的融合。其次，作者指出高效轉(zhuǎn)動(dòng)的面向知識(shí)共享的企業(yè)文件與檔案管理必須依賴完善的共享制度和合理的共享方式。最后，作者認(rèn)為共享成效的正確評(píng)估和共享結(jié)果的及時(shí)反饋能夠使面向知識(shí)共享的企業(yè)文件與檔案管理在持續(xù)推動(dòng)中實(shí)現(xiàn)螺旋上升式發(fā)展。于應(yīng)對(duì)策略而言，作者提出了“文件與檔案管理之知識(shí)共享”和“知識(shí)共享之文件與檔案管理”的雙向?qū)嵤┎呗裕ㄒ妶D3）。具體來說，面向知識(shí)共享的企業(yè)文件與檔案管理中知識(shí)共享和文件與檔案管理是可并行開展而又互為支持的兩項(xiàng)管理活動(dòng)。在文件與檔案管理視角下，為了實(shí)現(xiàn)有效的知識(shí)共享，不僅應(yīng)該在文件形成之初就要對(duì)文件的擬制進(jìn)行精細(xì)化管理以優(yōu)化文件質(zhì)量，而且還需要將大眾分類法與傳統(tǒng)分類法相融合以有效整合碎片化的信息。此外，還應(yīng)提升文件與檔案服務(wù)的可感知性以最大化地發(fā)掘文件與檔案的知識(shí)價(jià)值。在知識(shí)共享視角下，一方面文件與檔案管理能夠有效推動(dòng)知識(shí)共享中“創(chuàng)始場(chǎng)”“對(duì)話場(chǎng)”“系統(tǒng)場(chǎng)”和“實(shí)踐場(chǎng)”的建設(shè)，以形成知識(shí)共享良性循環(huán)的長(zhǎng)效機(jī)制；另一方面對(duì)知識(shí)共享中文件與檔案形成的控制能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)內(nèi)部知識(shí)的積累、獲取并固化企業(yè)外部知識(shí)和推動(dòng)企業(yè)知識(shí)向外擴(kuò)散，以提升知識(shí)共享相關(guān)效率并降低共享成本。

三、《數(shù)據(jù)時(shí)代面向知識(shí)共享的企業(yè)文件與檔案管理研究》的價(jià)值

對(duì)面向知識(shí)共享的企業(yè)文件與檔案管理的理念、框架、實(shí)現(xiàn)路徑和關(guān)鍵策略的細(xì)致闡述與詳細(xì)論證既構(gòu)成了本書的主要研究?jī)?nèi)容，又體現(xiàn)了本書的基本價(jià)值貢獻(xiàn)。

其一，本書是對(duì)轉(zhuǎn)變數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)文件與檔案管理理念的積極回應(yīng)。傳統(tǒng)被動(dòng)、單一的管理理念難以適應(yīng)數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)文件與檔案管理的管理對(duì)象、管理環(huán)境、管理方法和工具發(fā)生的巨大變化。本書立足于繼承與發(fā)展的角度提供了適應(yīng)數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)文件與檔案管理理念。

其二，本書提供了解決知識(shí)共享環(huán)境下企業(yè)文件與檔案管理困境的有效探索。企業(yè)文件與檔案管理是一項(xiàng)實(shí)踐性很強(qiáng)的工作，必須立足實(shí)踐、服務(wù)實(shí)踐和指導(dǎo)實(shí)踐。作者通過充分的實(shí)踐調(diào)研來聚焦實(shí)踐中突出存在的問題，為解決實(shí)際管理困境提供了有效的路徑和策略指導(dǎo)。

其三，本書為構(gòu)建面向知識(shí)共享的企業(yè)文件與檔案管理體系提供了科學(xué)指導(dǎo)?？v觀全書，本書包含繼承與發(fā)展的理念指引、理論與實(shí)踐的框架分析以及路徑與策略的實(shí)踐指南，能夠?yàn)槊嫦蛑R(shí)共享的企業(yè)文件與檔案管理體系的建設(shè)提供全面合理、科學(xué)有效的指導(dǎo)。

四、研究展望

該書以翔實(shí)的敘述、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼撟C明確了知識(shí)共享和企業(yè)文件與檔案管理具有的雙向互動(dòng)關(guān)系，這種雙向互動(dòng)關(guān)系使得二者能夠在管理目標(biāo)、管理內(nèi)容、管理手段上融合共生、協(xié)同發(fā)展。然而，數(shù)據(jù)時(shí)代無論是文件與檔案還是知識(shí)都能夠“降維”至數(shù)據(jù)維度進(jìn)行分析、關(guān)聯(lián)、挖掘和序化。[7]數(shù)據(jù)成為重塑知識(shí)共享和文件與檔案管理關(guān)系的重要影響因素。所以，未來應(yīng)就如何從數(shù)據(jù)視角審視知識(shí)共享和文件與檔案管理關(guān)系、如何從數(shù)據(jù)視角促進(jìn)知識(shí)共享和文件與檔案管理等問題進(jìn)行深入研究。

注釋及參考文獻(xiàn)：

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作者單位：中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院