關于利用信息技術提升職業(yè)學校檔案管理質(zhì)量

邵彬

摘 要：隨著我國新課改的不斷深入發(fā)展，高職院校的教學質(zhì)量與水平有了非常大的提高，但高職院校的管理方面仍存在一定的問題，在高職院校的管理工作中，檔案管理在其中占據(jù)著非常重要的部分，在信心技術迅猛發(fā)展的背景下，高職院校的檔案管理要緊跟時代發(fā)展，在傳統(tǒng)的檔案管理方式上做出更新與轉變，結合信息技術展開管理，切實保證檔案管理的真實性與安全性，為實現(xiàn)高質(zhì)量的檔案管理打下基礎。下文將重點闡述利用信息技術提高職業(yè)學校檔案管理質(zhì)量的方針策略。

關鍵詞：信息技術;職業(yè)學校;檔案管理;方針策略

對于學校單位來說，檔案在其中有著非常重要的地位，是對單位歷史發(fā)展記錄的手段。隨著我國科技的不斷創(chuàng)新，信息技術在其中有著非常重要的影響。在現(xiàn)代，信息技術逐漸融入了人們生活的方方面面，我國很多領域都有了非常大的改變，像是生活智能化等等，但在教育領域，在傳統(tǒng)的教育管理中融入信息技術，更是對校園的管理工作有了質(zhì)的改變，在不斷發(fā)展中，我們都充分認識到校園管理工作的重要性，其中在檔案管理中融入信息技術逐漸得到了各個高職院校的廣泛應用。

一、高職院校檔案管理結合信息技術的重要性以及現(xiàn)狀

在高職院校中，檔案擔負著記錄教師工作職責、學生學習情況以及其他工作的責任，這些資料對院校的發(fā)展有著重要的影響，如何對這些資料進行高效的整理，成為了現(xiàn)如今高職院校關注的問題。在互聯(lián)網(wǎng)背景下，在院校管理中應用信息技術不僅能夠切實實現(xiàn)整理數(shù)據(jù)的功能，還能夠提高對資料的查閱、獲取效率，一定程度上保證了對檔案管理的科學性。在對檔案進行分析的過程中，傳統(tǒng)的分析方式只能對一小部分的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，而很難真正完全體現(xiàn)各個檔案數(shù)據(jù)的特點，其中出現(xiàn)偶然性的概念較大，對檔案分析結果有很大的干擾性，不僅如此，在實際分析過程中，院校需要花費的人力、時間較多，整理、分析檔案的效率整體偏低。在這樣的背景下，在傳統(tǒng)的高職院校檔案管理方式上做出更新與轉變，能夠大大降低院校的工作量，獲得更加準確的數(shù)據(jù)，在安全性、保密性上也有了更高的保證，很大程度上提高了對數(shù)據(jù)資料的查閱效率，為教師、學校的工作提供了較大的便利，為學校做出決定策略提出更加有力的依據(jù)。

二、利用信息技術提升職業(yè)學校檔案管理質(zhì)量的方針策略

（一）強化檔案管理中的信息化建設意識

對于高職院校來說，其檔案管理要以傳統(tǒng)的管理模式為基礎，在這個基礎上展開對信息技術的利用應用。在結合信息技術展開管理的過程中，首先要樹立正確的檔案管理意識，促使管理人員對信息化建設的重視，不僅如此，高職院校在融入信息化管理的過程中，要加強對其的宣傳，堅持落實其制度，制定具體的措施：首先，高職院校要對利用信息技術管理的管理模式有正確的認識，并引導相關的檔案管理人員給予高度重視，不僅要將信息技術管理檔案設置為重點管理內(nèi)容，還要對高職院校的持續(xù)性發(fā)展做好準備。其次，在對高職院校檔案展開信息化管理檔案的基礎上，還要投入更多的資金，為高職院校的建設打下堅實基礎，這是因為高職院校在管理檔案方面需要投入大量的資金，在后期維護方面更需要進行護理，因此，高職院校在檔案管理方面要建設信息化的需求，對其設置專項小組，投入專項資金，保證信息技術管理的高效性。最后，高職院校要重視對檔案管理的落實，合理利用信息技術管理流程，對檔案管理建立規(guī)范，確定管理工作人員的工作職責，保證相關工作能夠?qū)崿F(xiàn)更加具體，規(guī)范檔案工作操作。

（二）提高管理人員信息技術應用能力

為了切實實現(xiàn)信息技術檔案管理，在管理高職院校的檔案的過程中，應首先將提高管理人員信息技術作為前提條件，在實行信息技術檔案管理的過程中，如果院校相關工作人員在交流過程中在技術能力方面有一定的不足，那么這名工作人員會對檔案管理系統(tǒng)造成直接的影響，會大大將地管理系統(tǒng)發(fā)揮功能的效率。因此，高職院校在推動信息技術在檔案管理中的應用的過程中，要重視對相關工作人員進行培訓，參與相關的活動，引導其樹立信息技術管理理念，提高相關工作人員的綜合素質(zhì)能力。不僅如此，高職院校還需提高對相關工作人員的選拔要求，重點選拔專業(yè)素質(zhì)高、能力強的人員任職，實行具有一定計劃的人才納入工作，為做好檔案管理工作打下基礎，保證對信息技術的高效利用。

（三）加強檔案信息的安全保障

在實行檔案管理的過程中，難免會出現(xiàn)安全性的問題。例如在實現(xiàn)版本更行的過程中，很有可能會出現(xiàn)不兼容、不可讀的現(xiàn)象，從而造成損壞丟失數(shù)據(jù)的情況;還有在構建信息化檔案管理系統(tǒng)的過程中，也很有可能會出現(xiàn)檔案信息錯誤、泄密以及丟失的現(xiàn)象，對高職院校造成一定的損失。因此，在實際工作過程中，高職院校要全方面考慮可能出現(xiàn)的問題，并為其意外情況做好相應的準備工作，對計算機加密功能實現(xiàn)針對性的加密，保證檔案資料使用的保密性，在保證安全性的基礎上，還要為其提供更大的便利，切實實現(xiàn)信息技術在高職院校檔案管理中的運用。

三、結束語

在信息技術迅速發(fā)展的背景下，高職院校要重視在校園管理工作中融入信息技術展開工作，給予信息技術高度的重視，不斷完善管理制度，優(yōu)化管理體制，對相關工作人員展開培訓，使其能夠充分發(fā)揮信息技術在檔案管理中的功能，切實提高檔案管理的質(zhì)量，為高職院校的持續(xù)性發(fā)展打下堅實基礎。

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