基于可持續(xù)發(fā)展理念的高校檔案數(shù)字化建設研究

周雪玉

摘 要：在可持續(xù)發(fā)展理念的背景之下，高校要開展檔案數(shù)字化管理工作，就必須不斷建設自身的基礎設施和信息環(huán)境，保證社會和檔案的有效銜接。筆者結合個人多年的工作經(jīng)驗，在本文之中主要闡述了高校檔案數(shù)字化建設的工作思路以及優(yōu)化策略，旨在提升高校的檔案管理水平，促進高校的健康可持續(xù)發(fā)展。

關鍵詞：可持續(xù)發(fā)展理念;高校;檔案管理;數(shù)字化建設;策略

高校檔案在高校的運營中占據(jù)非常重要的位置，能夠有效的幫助高校培養(yǎng)人才，建設學科，促進高校的科研事業(yè)發(fā)展等。在互聯(lián)網(wǎng)的背景之下，為了可以提升檔案管理工作的質量，最大程度上的實現(xiàn)檔案的利用價值，高校必須要開展檔案數(shù)字化建設。讓教職工和學生，都能夠通過檔案，搜索和查詢到自己想要的信息，提升檔案查詢的效率和質量。

一、基于可持續(xù)發(fā)展理念的高校檔案數(shù)字化建設研究

（一）注重信息化建設

筆者認為，信息化建設，主要從以下幾個方面進行：

首先，要在校園之內(nèi)，構建科學的資源共享平臺，實現(xiàn)資源共享和交流，這樣的話，能夠有效的補充資源了;其次，構建電子文件中心。保證檔案歸檔時的數(shù)字化管理，實現(xiàn)檔案文件的數(shù)字化;最后，在建設數(shù)字化檔案時，一定要深入的探討高校政務渠道，使得檔案信息資源能夠和高校的信息平臺實現(xiàn)有效的銜接。同時，在實現(xiàn)檔案數(shù)字化的道路上，高校要學會正確的開發(fā)檔案資源，提升檔案的使用率，為高校的學生和教職工提供更好的服務質量。提升服務水平，豐富服務手段，培養(yǎng)服務意識，加強宣傳力度，讓檔案管理工作得以順利開展。

（二）注重學校的重點工作

在進行檔案管理時，還要注重學校的重點工作。比如說高校舉辦的一些大型活動、科研項目、會議等等，這些活動在開展的過程之中，會留下大量的視頻資源、圖像資源、音頻資源等。要將這些資料都保存好，豐富館藏資源，提升館藏資源的層次。每當高校召開大型活動時候，要提前召開檔案工作，全方位的進行跟蹤和記錄，盡量拿到一手資源。

（三）進一步的了解高校文化，優(yōu)化檔案服務

高校的檔案館建設要與時俱進，不斷創(chuàng)新，最大程度地提升檔案信息資源的利用率。比如說，在檔案館之中，建立一個愛國教育的基底。以更加靈活的方式，帶領學生們?nèi)チ私飧咝v史，弘揚傳統(tǒng)文化，宣傳高校特色。通過這樣的活動，可以讓學生們感受到高校的文化魅力，提升校園凝聚力，促進高校的健康可持續(xù)發(fā)展。要充分的挖掘高校的文化資源，在建設校園文化時，充分利用檔案信息，積極宣傳館藏資源，了解校史。比如說，可以在高校的六十周年紀念日中，開展展覽活動，有效的發(fā)揮檔案的價值，促進高校和諧發(fā)展。

二、在數(shù)字化的背景下，高校檔案部們的應對策略

（一）加強宣傳力度，培養(yǎng)數(shù)字化意識

高校必須要注重檔案管理的數(shù)字化建設，從政策、人力、財力等多方面，給予支持。要先從思想上，樹立數(shù)字化意識，才能促進檔案管理工作的順利進行，推動檔案的數(shù)字化建設。同時，高校要結合自身發(fā)展實際，加強宣傳力度，讓大家意識到數(shù)字化建設的重要性。開展相關的培訓活動，培養(yǎng)工作人員的安全意識和法制意識。制定完善的安全保障體系，引入先進科學的安全技術，最大程度上保障信息化管理的安全性。

（二）借助先進技術，進行檔案數(shù)字化管理

科技的不斷發(fā)展和創(chuàng)新，改善了人們的生活和工作方式。二維碼技術的出現(xiàn)，有效的促進了社會發(fā)展，提升了工作效率。在高校的檔案管理之中，也可以運用這一技術。通過二維碼子系統(tǒng)，完成生成二維碼、識別二維碼、登陸、請求等各項功能。也就是說，可以把用戶的主要信息，以二維碼名片的形式反映過來。這樣用戶就可以通過二維碼，快速的登陸到高校的檔案網(wǎng)站中去，完成這樣搜索、查詢、下載、借閱等操作內(nèi)容[1]。同時，檔案的信息也可以生成二維碼，將二維碼名片張貼在檔案資料上面。這種方式，可以有效的提升管理人員的工作效率，也便于用戶快速搜索。

（三）構建完善的管理體系

想要實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，就必須要建立相應的管理體系，從數(shù)字化入手，保障管理工作的順利開展。比如說，制定安全保密制度，檔案管理制度，一體化文檔制度，身份認證等。只有建立了完善的管理體系，才能夠最大程度上保證數(shù)字化檔案的安全性，實現(xiàn)其真正價值。另外，由于是數(shù)字化管理，還需要定期開展備份工作，以免因為其他故障，導致信息丟失，給檔案館帶來不可估量的損失。

（四）培養(yǎng)一支高質量的管理隊伍

管理人員的素質，在一定程度上決定了檔案數(shù)字化管理的質量。因此，高校必須要注重人才隊伍的培養(yǎng)，不斷的開展培訓工作，優(yōu)化管理結構，提升工作人員的管理技能，帶領他們學習先進的管理技術?，F(xiàn)在是互聯(lián)網(wǎng)的時代，工作人員必須要掌握相應的計算機操作能力，要不斷學習，豐富管理手段，提升服務意識。建立激勵獎懲制度，讓員工明確自身職責，規(guī)范員工的日常行為，提升他們的工作質量和工作效率，促進檔案管理工作的順利開展。

（五）將檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)結合起來

借助web service技術，把檔案管理和辦公自化系統(tǒng)，有效的結合。這樣的話，能夠實現(xiàn)雙方的信息交互和銜接[2]。其實也就是，將辦公自動化系統(tǒng)里面的店子文檔，都轉換為xml格式，之后將其存入數(shù)據(jù)庫之中，就可以進行檢索。如此一來，辦公就可以實現(xiàn)數(shù)字化，保障文件歸檔的完整性。

三、結語

高校在建設數(shù)字化檔案的道路上，必定是探索和思考并存的，必須要堅持可持續(xù)發(fā)展原則，以科學目標為引導，制定合理科學的工作策略，保障工作的順利進行。只有保障了檔案數(shù)字化管理工作，才能夠為高校的學生、教職工們提供更加良好的服務環(huán)境，讓他們更好的去進行教育或學習。筆者以可持續(xù)發(fā)展為核心，在本文之中詳細研究了數(shù)字化檔案建設的策略，旨在進一步的提升高校檔案管理質量，促進高校健康發(fā)展。

參考文獻：

[1]秦佳.基于高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡化平臺的建設分析[J].卷宗，2019，9（19）：173.

[2]畢曉琛.高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡化平臺的建設[J].卷宗，2019，9（16）：41.

[3]趙宗明.高校檔案數(shù)字化建設面臨的問題與解決策略[J].辦公室業(yè)務，2019，（5）：191-192.