大數(shù)據(jù)時(shí)代電力企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的探索

姚才蘋

[摘? ? 要] 大數(shù)據(jù)時(shí)代正悄然改變著各行各業(yè)的管理模式。依托大數(shù)據(jù)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，電力企業(yè)也在不斷進(jìn)行檔案管理模式的創(chuàng)新探索。文章首先闡述了大數(shù)據(jù)的概念，接著結(jié)合電力行業(yè)分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理出現(xiàn)的新特點(diǎn)和潛在威脅，最后給出了相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略。

[關(guān)鍵詞] 大數(shù)據(jù);電力企業(yè);檔案管理;創(chuàng)新

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 03. 073

[中圖分類號(hào)] G271? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]? A? ? ? [文章編號(hào)]? 1673 - 0194（2020）03- 0178- 02

0? ? ? 引? ? 言

在現(xiàn)代檔案管理模式下，大多數(shù)電力企業(yè)已將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通過數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)換成了便于存儲(chǔ)和查閱的電子檔案，檔案管理人員在收集、整理、保管等環(huán)節(jié)的工作量得以減輕。同時(shí)，檔案數(shù)字化管理平臺(tái)打破了檢索和查閱的時(shí)間、空間限制，檔案利用變得更加便捷。作為一把“雙刃劍”，大數(shù)據(jù)給檔案工作帶來便利的同時(shí)也給檔案工作也帶來更為嚴(yán)峻的考驗(yàn)。海量電子數(shù)據(jù)如何存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)安全如何保障，以及檔案服務(wù)質(zhì)量如何適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求，這些都是擺在檔案管理人員面前的現(xiàn)實(shí)問題。電力企業(yè)在不斷深化改革、適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的同時(shí)，檔案管理工作也必須緊跟時(shí)代的步伐。

1? ? ? 大數(shù)據(jù)的概念

大數(shù)據(jù)最早起源于Apache Org的開源項(xiàng)目Nutch，目的是為了有效地整合網(wǎng)絡(luò)所需的各種數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)被廣泛推廣和應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域是從20世紀(jì)開始的，且不同領(lǐng)域?qū)ζ涠x也不盡相同。通常情況下，將在一定時(shí)間內(nèi)，為確保企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)所積累和整合的相關(guān)數(shù)據(jù)都被稱為大數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)一般可以分為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)三種類型。其中，通過表結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)的數(shù)據(jù)被稱為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù);無法通過表結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)的數(shù)據(jù)被稱為非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù);介于兩者之間的則是半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。作為當(dāng)前的主流數(shù)據(jù)，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)較為復(fù)雜且不便處理[1]。

2? ? ? 大數(shù)據(jù)時(shí)代下電力企業(yè)檔案管理的新特點(diǎn)

電力行業(yè)是一個(gè)涉及國(guó)計(jì)民生問題的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，社會(huì)的生產(chǎn)、生活都離不開電力的保障。正是由于電力行業(yè)與各行各業(yè)存在的廣泛聯(lián)系，加上日新月異的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，大數(shù)據(jù)背景下電力企業(yè)的檔案管理呈現(xiàn)出了更為特殊的一面。

2.1? ?檔案數(shù)據(jù)資源激增且種類繁多

電力產(chǎn)業(yè)從生產(chǎn)、運(yùn)輸、運(yùn)行到銷售、計(jì)量、使用、結(jié)算、管理是一個(gè)十分復(fù)雜的過程。隨著電力體制改革和智能電網(wǎng)的發(fā)展，電力企業(yè)開發(fā)了覆蓋各個(gè)管理環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)平臺(tái)。從這些系統(tǒng)平臺(tái)中生成的數(shù)據(jù)資源最終流向檔案管理系統(tǒng)，成為檔案收集的對(duì)象。在管理過程中，不同部門的工作任務(wù)有時(shí)還會(huì)存在交叉（比如從各部門抽調(diào)專家成立的項(xiàng)目小組）。因此，不同管理系統(tǒng)之間針對(duì)同一事項(xiàng)會(huì)產(chǎn)生重復(fù)的數(shù)據(jù)信息，匯總到檔案管理系統(tǒng)就會(huì)導(dǎo)致重復(fù)歸檔。隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展，大量的網(wǎng)頁(yè)信息如今也納入檔案收集歸檔的范圍，這些數(shù)據(jù)往往以TB甚至ZB級(jí)別存儲(chǔ)[2]。

電力企業(yè)在日常經(jīng)營(yíng)及管理活動(dòng)中通常涉及文書檔案、電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案、自身基建項(xiàng)目檔案、采購(gòu)活動(dòng)檔案、科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、實(shí)物檔案等九項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案的歸檔。按照檔案載體來分，又可以分為紙質(zhì)檔案、膠片檔案、光盤檔案、磁性載體檔案、電子檔案等等。這些載體類型各異的檔案在保管方式、存儲(chǔ)條件的要求上也存在較大差別。面對(duì)爆發(fā)式增長(zhǎng)的數(shù)據(jù)資源和多樣化的檔案類型，檔案管理工作該何去何從？筆者認(rèn)為解決電子檔案的存儲(chǔ)問題是當(dāng)前檔案管理人員必須面對(duì)和思考的頭等要?jiǎng)?wù)。

2.2? ?檔案數(shù)據(jù)信息安全問題日益突出

檔案管理平臺(tái)的開發(fā)讓各種智能化操作得以實(shí)現(xiàn)。但處于網(wǎng)絡(luò)虛擬環(huán)境下的各種應(yīng)用系統(tǒng)、軟硬件設(shè)備的安全問題則成為檔案管理安全工作的隱憂。由于電力行業(yè)的特殊性，檔案信息中包含很多涉密信息。其中包括員工的個(gè)人隱私，企業(yè)秘密，甚至是國(guó)家秘密。這類檔案信息一旦泄露會(huì)使國(guó)家、企業(yè)和個(gè)人的利益遭受嚴(yán)重?fù)p害。根據(jù)保密管理制度規(guī)定，這部分涉密文件不得進(jìn)行數(shù)字化處理錄入檔案系統(tǒng)中，而是以紙質(zhì)文件的形式保存于檔案室內(nèi)，而且要與非涉密文件分開整理，專盒、專柜存放。

傳統(tǒng)檔案的載體主要是紙質(zhì)的，通過執(zhí)行檔案管理規(guī)定，落實(shí)庫(kù)房“八防”要求，定期巡查、盤點(diǎn)、開展應(yīng)急演練等，檔案安全相對(duì)可控。而處于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)面對(duì)的主要是來自外部的各種網(wǎng)絡(luò)威脅：計(jì)算機(jī)病毒、惡意軟件、篡改程序、黑客等等。網(wǎng)絡(luò)安全問題往往具有隱蔽性、傳染性、復(fù)雜性等特點(diǎn)，可控性較差。目前國(guó)家針對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)方面的法律法規(guī)體系還很不完善，檔案數(shù)據(jù)安全問題形勢(shì)嚴(yán)峻。盡管存在著諸多不利因素，但這并不代表只能坐以待斃。檔案管理人員通過對(duì)安全威脅充分了解并加以重視，就可以利用現(xiàn)有的技術(shù)和管理手段加以防范。

2.3? ?用戶對(duì)檔案服務(wù)質(zhì)量的要求不斷提高

大數(shù)據(jù)時(shí)代是信息爆炸的時(shí)代，現(xiàn)今人們每天產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息超過了過去幾千年的總和，并且還在加速增長(zhǎng)中。面對(duì)龐大的數(shù)據(jù)，如何快速為用戶找到有效的數(shù)據(jù)信息，成為檔案管理人員提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)的關(guān)鍵，也是用戶極為關(guān)注的問題。2011年，國(guó)家電網(wǎng)公司發(fā)布了大眾傳播品牌口號(hào)——你用電，我用心，充分體現(xiàn)了國(guó)家電網(wǎng)公司的服務(wù)理念。檔案服務(wù)作為行業(yè)整體服務(wù)的一部分也應(yīng)當(dāng)積極踐行這一理論要求。

對(duì)于檔案服務(wù)，過去存在著一些認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)。比如有人認(rèn)為檔案工作是一種事務(wù)性工作，任何人都可以做;有人認(rèn)為檔案具有機(jī)密性，所以一般不能對(duì)外提供利用。事實(shí)上，檔案工作人員屬于專業(yè)技術(shù)人員，檔案工作有著很強(qiáng)的專業(yè)性要求，加上大數(shù)據(jù)技術(shù)的融入，一名合格的檔案管理人員既要擁有高水平的專業(yè)技能，同時(shí)也要具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)[3]。當(dāng)今世界是信息開放的時(shí)代，大眾對(duì)信息的共享程度要求也越來越高，就連政府機(jī)關(guān)都已提出政務(wù)公開和政府信息公開，因此檔案服務(wù)也應(yīng)該做到與時(shí)俱進(jìn)。檔案人員在實(shí)際工作中要注意處理好檔案保密和利用之間的關(guān)系，不可偏廢。

3? ? ? 電力企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新的對(duì)策

3.1? ?加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程

目前，檔案信息化建設(shè)工作已經(jīng)在全國(guó)范圍內(nèi)開展，其中檔案管理信息平臺(tái)的開發(fā)對(duì)于解決電子檔案存儲(chǔ)問題具有重要的意義。

一部分電力企業(yè)已經(jīng)開發(fā)了數(shù)字檔案館系統(tǒng)。它的優(yōu)勢(shì)在于：一方面可以與企業(yè)的協(xié)同辦公系統(tǒng)互通共融，實(shí)現(xiàn)公文的在線歸檔。另一方面，為存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)提供了保障。值得一提的是大數(shù)據(jù)技術(shù)中的云存儲(chǔ)模式在檔案信息化建設(shè)中的運(yùn)用，它在保障檔案存儲(chǔ)的完整性和安全性方面表現(xiàn)突出，是當(dāng)前較為先進(jìn)的一種存儲(chǔ)模式。

3.2? ?加強(qiáng)檔案信息的安全保護(hù)

“安全第一”在任何行業(yè)、任何時(shí)候都是至理名言。大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息的安全問題是檔案管理工作的重中之重。沒有數(shù)據(jù)安全保障作為前提，一切工作都是徒勞。

檔案信息的安全威脅一方面來自人為因素、設(shè)備硬件故障等內(nèi)部管理，另一方面主要來源于外部網(wǎng)絡(luò)[4]。因此，要做好檔案的安全防護(hù)需要做到以下幾點(diǎn)：首先，加強(qiáng)思想教育，樹立全體人員的檔案安全意識(shí)。在檔案日常管理工作中，檔案人員要定期對(duì)庫(kù)房、檔案專用設(shè)備、檔案實(shí)體進(jìn)行檢查，落實(shí)好檔案管理制度的各項(xiàng)要求，一旦發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)按照檔案管理應(yīng)急預(yù)案立即上報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人，做到及時(shí)處理，盡可能將損失控制在一定范圍內(nèi)。其次，建立網(wǎng)絡(luò)安全屏障。利用各類安全軟件、身份識(shí)別技術(shù)、信息加密技術(shù)、訪問權(quán)限設(shè)置等防止計(jì)算機(jī)病毒入侵和非法用戶的攻擊。在網(wǎng)絡(luò)使用方面，內(nèi)、外網(wǎng)計(jì)算機(jī)分開使用，檔案系統(tǒng)應(yīng)盡量安裝在內(nèi)網(wǎng)計(jì)算上，并嚴(yán)禁聯(lián)入未經(jīng)加密處理的移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備;所有計(jì)算機(jī)的殺毒軟件需要定期更新和升級(jí)，確保檔案系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)信息的完整、真實(shí)、可用。再次，要對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行全方位、多層次的數(shù)據(jù)備份，以防因意外事故造成數(shù)據(jù)丟失。按照異地備份的要求，電力企業(yè)各兄弟單位之間、電力企業(yè)與各大檔案館之間應(yīng)加強(qiáng)合作、聯(lián)動(dòng)，開展遠(yuǎn)程異地備份。此外，還可以建立數(shù)據(jù)容災(zāi)中心和災(zāi)害應(yīng)急恢復(fù)機(jī)制，最大程度確保檔案數(shù)據(jù)的安全。

3.3? ?提升檔案管理工作的整體服務(wù)水平

電力企業(yè)在檔案管理方面利用了先進(jìn)的技術(shù)手段，檔案服務(wù)工作的“量”已有了大幅度的增長(zhǎng)。那么，檔案服務(wù)的“質(zhì)”又該如何保證？這與檔案管理人員的整體素質(zhì)有著直接的關(guān)系。檔案人員既要不斷學(xué)習(xí)、提升專業(yè)技能，還要掌握前沿的信息技術(shù)，成為復(fù)合型檔案管理人才。檔案人員要確保歸檔內(nèi)容的真實(shí)、完整和有效性，并加以鑒定、分類、劃分保管期限，防止交叉、無歸檔價(jià)值的信息進(jìn)入檔案系統(tǒng)。另一方面，檔案人員要秉承電力行業(yè)的服務(wù)理念，做到用心服務(wù)，滿足當(dāng)前用戶對(duì)檔案信息多元化的需求。此外，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)為用戶提供檔案數(shù)據(jù)分析服務(wù)[5]，也可以利用關(guān)鍵詞檢索和系統(tǒng)聯(lián)想功能，為用戶推送更多的相關(guān)信息。通過對(duì)用戶的利用方式、檔案類型、用途、數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、利用效果分析，檔案管理人員可以掌握用戶檔案利用的總體趨勢(shì)和方向，檔案服務(wù)工作也能做到“知己知彼”。另外，還可以每年對(duì)用戶開展?jié)M意度調(diào)查，收集用戶對(duì)檔案系統(tǒng)、服務(wù)方面的意見和建議，幫助檔案人員認(rèn)識(shí)檔案服務(wù)工作中的不足，并針對(duì)性地加以調(diào)整和改進(jìn)，不斷提高檔案服務(wù)的滿意度。

4? ? ? 小? ? 結(jié)

檔案管理模式的創(chuàng)新是檔案工作不斷進(jìn)步的動(dòng)力。電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)緊跟大數(shù)據(jù)時(shí)代的步伐，在保障檔案信息安全的前提下，持續(xù)提升檔案管理的效率和服務(wù)質(zhì)量，為電力事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

主要參考文獻(xiàn)

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[4]張海鵬，劉一辰，侯俊合.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式變化研究[J].法制博覽，2019（1）：297.

[5]張譯之，鄭良杰，鄭重.現(xiàn)代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式研究[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2018（22）：71-72.