新時代地方高校檔案資源開發(fā)策略研究

廖利香 劉愛敏

摘要? 合理合法地開發(fā)和利用檔案資源，是檔案工作的重點，也是有效實現(xiàn)檔案資源價值的途徑。本文以湖南科技學(xué)院檔案館為例，在分析新時代給地方高校檔案資源開發(fā)帶來新機遇的基礎(chǔ)上，從創(chuàng)新檔案資源開發(fā)理念、夯實檔案資源開發(fā)基礎(chǔ)、改進檔案資源開發(fā)方式、提升檔案開發(fā)人員素質(zhì)四個方面，提出新時代地方高校檔案資源開發(fā)的策略。

關(guān)鍵詞? 新時代 地方高校 檔案資源 開發(fā)

檔案資源是社會信息資源的重要組成部分，是見證、還原、保存歷史的重要途徑。檔案資源的開發(fā)利用是檔案工作的生命線，是實現(xiàn)檔案工作價值的重要保障。如何利用新時代給地方高校檔案資源開發(fā)帶來的新機遇，做好地方高校檔案資源開發(fā)工作，有效實現(xiàn)檔案資源的價值，值得每位檔案管理人員深思。本文以湖南科技學(xué)院檔案館為例，對問題進行探討，以期為新時代其他地方高校檔案資源開發(fā)提供借鑒作用。

一、新時代給地方高校檔案資源開發(fā)帶來新的機遇

電子信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)、高鐵、高速公路和物流等快速發(fā)展，人民物質(zhì)和文化需求獲得了極大滿足，中國進入了新時代。進入新時代以來，黨、國家和民眾對檔案資源的重視，給地方高校檔案資源開發(fā)帶來新的機遇。

1.國家高度重視為地方高校檔案資源開發(fā)提供了法制保障。近些年來，國家對檔案事業(yè)越來越重視，檔案相關(guān)法律法規(guī)制度日趨完善。2014年2月，中辦、國辦印發(fā)了《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，這是黨和國家關(guān)于檔案管理工作的最新最高指導(dǎo)性文件，體現(xiàn)了黨和國家對檔案工作的重視。2016年4月，國家檔案局印發(fā)了《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，明確提出要深化和拓展檔案利用服務(wù)[1]。2018年3月，全國人大代表莫小峰認(rèn)為當(dāng)前的《檔案法》已經(jīng)難以適應(yīng)新時代檔案事業(yè)發(fā)展，應(yīng)加快修訂完善新的《檔案法》，用法治來保障檔案事業(yè)更好發(fā)展。2019年3月29日的全國檔案局長館長會議上提及，2019年國家將出臺新的《檔案法》，新的《檔案法》增加了一個專章“信息化建設(shè)”，共增加了六條，這反映了黨和國家對電子檔案管理和數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重視和支持。這些檔案相關(guān)法律法規(guī)的制定，為地方高校檔案資源開發(fā)利用提供了法制保障。

2.信息社會發(fā)展為地方高校檔案資源開發(fā)提供了技術(shù)支撐。當(dāng)前信息高速發(fā)展，電腦和筆記本的使用在工作中得到普及，互聯(lián)網(wǎng)和新媒體技術(shù)在檔案資源的收集、整合、保存、共享、傳播過程中發(fā)揮了重要作用。信息技術(shù)在檔案資源開發(fā)中的應(yīng)用，拓寬了檔案資源收集渠道，提高了檔案資源的管理效率，能使資源得到有效整合，節(jié)省了存儲空間，使檔案的利用突破了時空限制，有利于檔案資源收集開發(fā)者與利用者之間的互動交流，進而提升用戶的滿意度。

3.公眾現(xiàn)實需求為地方高校檔案資源開發(fā)提供了發(fā)展動力。公眾現(xiàn)實需求為地方高校檔案資源開發(fā)提供了不竭的發(fā)展動力，具體體現(xiàn)在以下三方面：首先，隨著服務(wù)型政府理念的倡導(dǎo)和法制建設(shè)的推進，公眾的信息意識和權(quán)利意識愈發(fā)增強;其次，各級部門對公眾個人的調(diào)遷、升職、職稱晉升過程中檔案資源信息核查的重視，以及公眾對自身檔案相關(guān)資源關(guān)注度大為提升，檔案利用率持續(xù)上升;再者，地方高校為地方培養(yǎng)了大量人才，每年大量的各類檔案資源的收集和整理，相關(guān)聯(lián)人數(shù)眾多，做好地方高校檔案資源開發(fā)，才能滿足公眾的各種需求。安全保管檔案是檔案館的基本職能，也是檔案工作者的基本職責(zé)，保管好的檔案得到公眾的利用，是體現(xiàn)其價值方式之一。迅速、便捷、完整和系統(tǒng)地為公眾提供所需檔案資源，地方高校需要對檔案資源進行有效開發(fā)。

4.檔案隊伍增強為地方高校檔案資源開發(fā)提供了實施可行性。地方高校檔案資源開發(fā)依靠檔案工作者來實施，檔案隊伍直接影響到檔案資源的收集整理和開發(fā)利用。新時代氛圍下，國家對檔案管理工作提出了更多和更高的要求，檔案管理相關(guān)部門開展檔案管理工作培訓(xùn)會，提高檔案工作者技能和素質(zhì)，以滿足當(dāng)前檔案資源的收集、整理、開發(fā)和利用。以湖南科技學(xué)院檔案館為例，參加的全國檔案管理培訓(xùn)有：2017年6月底在湘潭大學(xué)舉行的第四屆全國高校青年檔案學(xué)者學(xué)術(shù)論壇會議、2018年5月7日在南寧舉行的第七屆中國檔案職業(yè)發(fā)展論壇、2019年7月在貴陽舉行的由《檔案學(xué)通訊》雜志社舉辦的全國高等院校人事檔案規(guī)范化管理與信息化建設(shè)暨《干部人事檔案工作條例》宣貫培訓(xùn)研討班;參加的省級培訓(xùn)有：2016年7月的湖南省檔案業(yè)務(wù)人員崗位培訓(xùn)班，學(xué)習(xí)了《檔案人員職業(yè)道德》《檔案利用服務(wù)》《檔案信息化建設(shè)》等課程;檔案館還多次邀請省市檔案管理專家來學(xué)校對檔案館工作人員和其他相關(guān)部門人員進行培訓(xùn)，力圖全面提高檔案收集、整理和利用的質(zhì)量和水平。

二、新時代地方高校檔案資源開發(fā)應(yīng)采取的對策

地方高校檔案管理部門要抓住新時代的機遇，切實做好檔案資源開發(fā)利用，順應(yīng)時勢，克服自身不足，采取合適對策，充分發(fā)揮檔案資源的價值，也展示出檔案管理部門的重要價值。

1.創(chuàng)新檔案資源開發(fā)理念。檔案資源開發(fā)利用，涉及多環(huán)節(jié)和相關(guān)技術(shù)，轉(zhuǎn)變管理理念，是整個檔案信息資源開發(fā)的先行條件[2]。地方高校檔案管理人員應(yīng)積極緊跟新時代要求，探索檔案資源管理創(chuàng)新理念。其一，建立檔案資源價值新理念，檔案資源被開發(fā)利用才能體現(xiàn)其價值，歸檔和保管不是目的而是過程，管理人員要從“被動服務(wù)”到“主動服務(wù)”，努力實現(xiàn)檔案資源的價值，才能實現(xiàn)自身價值。其二，認(rèn)識和抓住新時代機遇，與時俱進、勇于創(chuàng)新，積極學(xué)習(xí)檔案管理新知識、新理念，學(xué)習(xí)信息時代的檔案管理新技術(shù)，提高工作效率[3]。其三，借腦、借力、借勢，加大檔案資源開發(fā)重要性的宣傳，可以利用重大紀(jì)念日，如6月9日“國際檔案日”，擴大檔案館的影響力，爭取學(xué)校和相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案資源開發(fā)工作的人力、物力、財力各方面的支持，提高檔案開發(fā)人員的自信心和積極性。

2.夯實檔案資源開發(fā)基礎(chǔ)。擁有優(yōu)質(zhì)和豐富的檔案館藏，是檔案管理部門進行檔案資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)。檔案資源的收集和整理是檔案工作的第一步，其工作成果直接影響后續(xù)工作成效[4]。具體可以從以下幾個方面著手：第一，拓寬檔案資源收集內(nèi)容，注意人物檔案、特色檔案和電子檔案的收集。湖南科技學(xué)院檔案館應(yīng)該收集中國工程院院士、優(yōu)秀校友歐陽曉平的檔案;應(yīng)該將女書文化和柳宗元文化等資源作為地方特色進行收集，樹立珍品意識;意識到電子檔案將成為將來檔案館館藏資源的重要形式，檔案館加強與各職能部門軟件管理系統(tǒng)的無縫對接，加強電子檔案的收集。第二，豐富檔案資源收集方式。一方面實行歸檔制度化。如，湖南科技學(xué)院檔案館文書檔案的收集，采取了常規(guī)接收歸檔工作和檔案征集工作相結(jié)合兩種方式。常規(guī)接收歸檔工作主要依據(jù)《檔案實體分類方案》《文件材料歸檔范圍及保管期限表》制定了部門立卷制度，嚴(yán)格按照制度進行年度歸檔，確保接收、歸檔的檔案齊全、完整、準(zhǔn)確。另一方面加強學(xué)校相關(guān)檔案的征集工作，對一些散落在個人（如教職工、校友、退休教職工等）手中但能反映學(xué)校發(fā)展歷史、具有保存價值的榮譽等檔案資源，指派專人，通過捐贈、復(fù)制等方式，接收進館。

3.改進檔案資源開發(fā)方式。新時代對檔案資源開發(fā)工作提出了新的要求，傳統(tǒng)的檔案資源開發(fā)方式已不能滿足民眾的需求。所以，檔案部門管理者及檔案開發(fā)人員應(yīng)當(dāng)與時俱進，積極改進檔案資源開發(fā)方式。第一，加快檔案數(shù)字化建設(shè)進程。在檔案目錄數(shù)字化的基礎(chǔ)上，逐步實現(xiàn)全文數(shù)字化，重視電子檔案的收集與整理，實現(xiàn)電子資源在各部門間在線移交和接收。第二，將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、多媒體技術(shù)充分應(yīng)用到檔案資源開發(fā)工作中，開設(shè)便民的網(wǎng)絡(luò)或微信等新型查詢方式，讓民眾更愿意采用;加強與民眾的交流互動和利用信息反饋，吸引民眾參與檔案資源開發(fā)工作，從而提高檔案資源開發(fā)的效果;還可以拍攝檔案資源的微電影，利用微電影的主題鮮明、內(nèi)容完整和獲取方便等特點，將部分檔案資源放在手機、網(wǎng)絡(luò)等平臺供民眾使用[5]。第三，加強與校內(nèi)圖書館、校友辦及兄弟院校檔案館之間的合作開發(fā)，特色資源上優(yōu)勢互補，信息內(nèi)容上互通有無，設(shè)施和技術(shù)上合作共享，力圖拓寬檔案資源的使用價值。

4.提升檔案開發(fā)人員素質(zhì)。地方高校檔案管理和開發(fā)人員的素質(zhì)極大地影響著檔案管理工作的效率，也影響著檔案資源開發(fā)的實際成效。因此，必須提升檔案開發(fā)人員的綜合素質(zhì)[6]。對于檔案館當(dāng)前工作人員，可以采取“請進來、走出去”的方式來提高他們的管理和開發(fā)技能，增強他們的開發(fā)和保密意識?！罢堖M來”就是請檔案管理專家來本單位進行專業(yè)講座，“走出去”就是送他們出去培訓(xùn)、參觀和學(xué)習(xí)。其次，地方學(xué)校要重視檔案管理隊伍建設(shè)，通過校內(nèi)崗位調(diào)整或校外招聘等形式，吸納熱愛檔案事業(yè)又熟悉計算機、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的各方人才來加強檔案管理隊伍。再者，學(xué)校要在職稱晉升、職務(wù)升遷等政策方面給予檔案館一定的傾斜，提高檔案館工作人員在從事檔案管理和開發(fā)利用工作中的積極性。

新時代的到來，為地方高校檔案資源開發(fā)帶來了新機遇，高校檔案工作者應(yīng)抓住時代機遇，順應(yīng)形勢的變化，探索新時代檔案資源開發(fā)利用的方法和策略，提升檔案資源服務(wù)水平，進一步拓展檔案資源的價值，為地方高校和社會的發(fā)展做出更大的貢獻。