大數(shù)據(jù)背景下的高校人事檔案信息化建設(shè)研究

吳彧一

摘要? 在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校人事檔案管理信息化建設(shè)，能夠改變傳統(tǒng)檔案管理中存在的主觀(guān)性、非科學(xué)、信息應(yīng)用不足等弱性，實(shí)現(xiàn)高校人力資源管理的可持續(xù)發(fā)展。本文基于大數(shù)據(jù)發(fā)展背景，對(duì)高校人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)行研究，探索了信息化建設(shè)過(guò)程中存在的主要問(wèn)題，并構(gòu)建對(duì)策建議，即：樹(shù)立大數(shù)據(jù)意識(shí)，提高數(shù)據(jù)素養(yǎng)，加強(qiáng)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，拓展人事檔案的數(shù)據(jù)和信息應(yīng)用范圍，深化高校人力資源開(kāi)發(fā)，建立健全高校人事檔案信息管理制度和機(jī)制。

關(guān)鍵詞? 大數(shù)據(jù) 高校人事檔案 信息化

一、前言

當(dāng)前，在我國(guó)高校人力資源管理過(guò)程中存在著多種困境，表現(xiàn)為人才流失嚴(yán)重，教職工績(jī)效考核缺乏公正的、公平的客觀(guān)環(huán)境，教師積極性有待進(jìn)一步發(fā)揮等。為了改變以上當(dāng)前我國(guó)人力資源管理方面的困境，必須從多個(gè)角度對(duì)當(dāng)前人力資源管理問(wèn)題產(chǎn)生的原因進(jìn)行分析，從而得出問(wèn)題解決的關(guān)鍵措施。根據(jù)筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，其中人事檔案管理作為高校人力資源管理的基礎(chǔ)性工作，在教師考評(píng)、激發(fā)教職工積極性、增強(qiáng)教師工作穩(wěn)定性方面具有極為關(guān)鍵的作用，尤其是人事檔案信息化管理能有效提升人力資源管理績(jī)效。然而根據(jù)對(duì)當(dāng)前我國(guó)高校人力資源管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國(guó)絕大多數(shù)高校人事檔案管理信息化建設(shè)處于起步階段，75%以上的高校人事檔案信息化建設(shè)，僅僅停留于簡(jiǎn)單的電子化模式上，學(xué)校僅僅付費(fèi)從第三方引進(jìn)人事檔案信息管理系統(tǒng)，并將其應(yīng)用于人力資源管理中，這從真正意義上來(lái)講還不能稱(chēng)之為一個(gè)真正的人事檔案信息化建設(shè)過(guò)程。針對(duì)當(dāng)前我國(guó)高校人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀，結(jié)合信息化管理體系進(jìn)行落實(shí)，是大數(shù)據(jù)時(shí)代秉承大數(shù)據(jù)思維，提升人力資源管理的新路徑。

實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明，我國(guó)高校人事檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)是大數(shù)據(jù)時(shí)代人力資源管理科學(xué)化的重要表現(xiàn)，也是促進(jìn)教職工管理由傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)、智能、便利管理模式轉(zhuǎn)變的重要模式[1]。將信息化建設(shè)應(yīng)用于高校人事檔案管理的過(guò)程能夠有效提升人力資源配置的實(shí)施性和可操作性;增強(qiáng)人事管理的實(shí)時(shí)性、可操作性;提供有針對(duì)性、個(gè)性化的激勵(lì)和培訓(xùn)措施，實(shí)現(xiàn)績(jī)效考核客觀(guān)公正;有利于增強(qiáng)人力管理績(jī)效，完善人力資源規(guī)劃，防止高級(jí)人力流失。

二、高校人事檔案信息化建設(shè)存在的主要困境

根據(jù)實(shí)踐調(diào)查，當(dāng)前我國(guó)高校人事檔案信息化建設(shè)普遍存在參差不齊的現(xiàn)狀，大多數(shù)高校的人事檔案信息化建設(shè)存在諸多問(wèn)題。

第一，檔案信息內(nèi)容有限，信息來(lái)源渠道單一，涵蓋信息不全面。我國(guó)高校人事檔案管理之所以出現(xiàn)該種狀況，主要在于：一方面，檔案信息內(nèi)容對(duì)教師的衡量維度較狹隘，僅僅局限于“十大類(lèi)”， 但是這“十大類(lèi)”很難對(duì)教師的整體情況進(jìn)行一個(gè)全面的綜合把握，與教師密切相關(guān)的科研流程、調(diào)查實(shí)踐過(guò)程、教學(xué)實(shí)踐等均不包含在“十大類(lèi)”內(nèi)。尤其是，當(dāng)前教育體制改革，要求重視理論結(jié)合實(shí)踐，教師深層次地進(jìn)入企事業(yè)單位和服務(wù)社會(huì)調(diào)查的實(shí)踐材料等都不在歸檔范圍內(nèi)。這與“大人事檔案資料”的要求相差甚遠(yuǎn)[2]。另一方面，歸檔材料涵蓋的信息內(nèi)容也十分有限，教師工作業(yè)績(jī)考核的年度考核表總結(jié)內(nèi)容有三分之二，信息數(shù)據(jù)十分少。

第二，人事檔案信息利用不充分，沒(méi)有發(fā)揮出信息數(shù)據(jù)的重要作用。根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前高校的人事檔案信息基本是被動(dòng)使用，“應(yīng)申請(qǐng)而查”，信息數(shù)據(jù)僅用于日常管理的信息統(tǒng)計(jì)和管理。只有在相關(guān)部門(mén)考察某個(gè)人或者組織部門(mén)要核對(duì)某個(gè)信息時(shí)才會(huì)到檔案室查看檔案。并且，由于人事檔案材料歸檔不完整，造成人事檔案價(jià)值降低，加之人事檔案的保密性，從而導(dǎo)致了人事檔案的利用率低，不能充分發(fā)揮其利用價(jià)值。

第三，高校人事檔案信息化建設(shè)資金支撐有限。人事檔案管理信息化的核心基礎(chǔ)是現(xiàn)代科技水平，而現(xiàn)代科技手段的應(yīng)用，則以學(xué)校經(jīng)費(fèi)投入為根本。當(dāng)前高校競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，生源競(jìng)爭(zhēng)是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層著重考慮的焦點(diǎn)問(wèn)題，將學(xué)校競(jìng)爭(zhēng)力提升到更高的水平，已成為高校各級(jí)決策者的一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題。因此，高校決策層的關(guān)注主要集中在師資、招生、專(zhuān)業(yè)建設(shè)、科研等方面，人事檔案管理作為教學(xué)管理的輔助工作往往受到領(lǐng)導(dǎo)層的忽視。尤其是經(jīng)濟(jì)發(fā)展相對(duì)落后的地方性高校，有限的教育經(jīng)費(fèi)，重點(diǎn)投入在教研、教職工等領(lǐng)域，對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)幾乎不設(shè)計(jì)經(jīng)費(fèi)投入計(jì)劃。高校管理層對(duì)高校人事檔案信息化建設(shè)的投入不足以及主觀(guān)意識(shí)上的忽視，限制了當(dāng)前高校人事檔案信息化建設(shè)。另外，還有一些學(xué)校利用信息管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔，配置服務(wù)器，但沒(méi)有與其他子系統(tǒng)和Internet的數(shù)據(jù)接口，大數(shù)據(jù)下的信息難以傳遞，云存儲(chǔ)、云計(jì)算、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)根本難以實(shí)現(xiàn)。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

1.增強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用思維，提高員工數(shù)據(jù)素養(yǎng)。為了避免被大數(shù)據(jù)浪潮所淘汰，高校檔案管理有關(guān)人員都應(yīng)該努力提高人事檔案數(shù)據(jù)意識(shí)，重視人事檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量差帶來(lái)的潛在風(fēng)險(xiǎn)和損失，使大數(shù)據(jù)思維成為自我的基本素養(yǎng)[3]。首先，作為人事檔案管理工作人員，直接參與人事檔案信息化建設(shè)實(shí)踐，與信息化建設(shè)最為密切，因此要樹(shù)立大數(shù)據(jù)意識(shí)，增強(qiáng)數(shù)據(jù)價(jià)值性的認(rèn)知，重視大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)高校人事檔案管理的影響。其次，鼓勵(lì)檔案管理人員參與培訓(xùn)和工作實(shí)踐。在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式下，檔案人員往往重視收集和保管，輕視對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)與研究。因此在大數(shù)據(jù)時(shí)代構(gòu)建人事檔案信息化管理中，首先要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行數(shù)據(jù)價(jià)值管理意識(shí)的培訓(xùn)，培育員工數(shù)字管理技能，熟練運(yùn)用人力檔案信息管理系統(tǒng)，完成數(shù)據(jù)信息的篩選、組織和存儲(chǔ)等，利用大數(shù)據(jù)思維去解決檔案信息化管理過(guò)程中存在的各種問(wèn)題。作為高校的管理層，則要意識(shí)到高校人大信息化管理的重要性，增強(qiáng)信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)電子文檔的集成，增強(qiáng)檔案信息對(duì)提高高校人事決策、人才規(guī)劃和改革科學(xué)性和可預(yù)見(jiàn)性等方面的作用，避免決策失誤，實(shí)現(xiàn)規(guī)范高校人事檔案資源管理，完善人力資源管理流程和效果[4]。

2.加強(qiáng)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校需要進(jìn)一步強(qiáng)化人事檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，在傳統(tǒng)的高校人力資源管理中，僅基于人力資源的特點(diǎn)進(jìn)行主觀(guān)管理的模式是不正確的。大數(shù)據(jù)時(shí)代為科學(xué)、客觀(guān)管理提供了可能。在高校人力資源管理工作中，要將各要素?cái)?shù)字化，使之具有可比性，將數(shù)據(jù)信息與人力管理相互結(jié)合，發(fā)揮數(shù)據(jù)價(jià)值。例如，利用人事檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)員工進(jìn)行績(jī)效考核，加強(qiáng)薪酬設(shè)計(jì)等。

一是整合人事檔案信息資源，在管理系統(tǒng)中設(shè)置檔案號(hào)、模板設(shè)置與應(yīng)用、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)、檢索與利用、流程定制、元數(shù)據(jù)管理等功能模塊。對(duì)于非機(jī)密的人事檔案信息在數(shù)字化校園平臺(tái)上按照檔案管理的規(guī)定進(jìn)行公開(kāi)管理，但需要注意的是要強(qiáng)化控制各功能模塊的權(quán)限，避免因權(quán)限管理不當(dāng)，造成信息泄露等問(wèn)題，確保文件所有者個(gè)人信息的安全。二是對(duì)高?，F(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫(kù)功能，建議進(jìn)一步開(kāi)發(fā)與設(shè)計(jì)。例如，為了便于人員數(shù)據(jù)信息的快速查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)，高校有必要建立一個(gè)基于數(shù)字校園平臺(tái)的通用人員信息數(shù)據(jù)庫(kù)和人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，健全身份管理、檢索、在線(xiàn)瀏覽、打印等功能。另外，由于高校人事管理體制的改革，人事檔案信息需要隨時(shí)更新。因此，應(yīng)建立人事檔案信息更新功能，使人事檔案管理人員能夠根據(jù)高校人事變動(dòng)情況，及時(shí)更新高校人事檔案數(shù)據(jù)信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)信息管理。優(yōu)化管理流程，簡(jiǎn)化管理環(huán)節(jié)，為高校組織人事部門(mén)提供數(shù)字化、信息化的“一站式”服務(wù)和實(shí)時(shí)服務(wù)[5]。

3.拓展人事檔案的數(shù)據(jù)和信息應(yīng)用范圍，形成大人事檔案管理體系。針對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息利用不充分的問(wèn)題，我國(guó)高校需要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息數(shù)據(jù)的有效分析，輔助高校人力資源管理工作，例如防止人才流失、穩(wěn)定人才隊(duì)伍、提高高校管理效率等。這就要求要堅(jiān)持“大人事檔案信息管理”理念，豐富高校人事檔案信息系統(tǒng)中的信息數(shù)據(jù)資料，拓展人事檔案信息渠道，形成大數(shù)據(jù)的檔案信息庫(kù)，拓展信息數(shù)據(jù)的應(yīng)用范圍。

建立一個(gè)完善的“大人事檔案管理體系”，首先我國(guó)高校要在現(xiàn)有人事檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，對(duì)有關(guān)教職工基礎(chǔ)信息的履歷、職稱(chēng)、姓名、性別等數(shù)據(jù)資料進(jìn)行全部收錄，納入高校人事檔案信息管理系統(tǒng)。同時(shí)，還要重點(diǎn)對(duì)教職工的繼續(xù)培訓(xùn)、實(shí)踐、業(yè)績(jī)成果等信息數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)自動(dòng)采集。再次，建立與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、考勤系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，對(duì)員工日常辦公數(shù)據(jù)信息，如考勤信息、競(jìng)賽結(jié)果信息、任務(wù)量完成等數(shù)據(jù)信息進(jìn)行錄入。最后，在互聯(lián)時(shí)代，很多個(gè)人信息可以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中得到鏈接，例如教職工的社會(huì)關(guān)系網(wǎng)絡(luò)、旅行信息、手機(jī)網(wǎng)絡(luò)視頻發(fā)布信息、個(gè)人生活偏好等信息資源，這些均進(jìn)行收錄。通過(guò)拓展該類(lèi)數(shù)據(jù)信息，體現(xiàn)了大數(shù)據(jù)時(shí)代海量挖掘數(shù)據(jù)資源的特點(diǎn)，同時(shí)通過(guò)不斷拓展各類(lèi)數(shù)據(jù)來(lái)源，增強(qiáng)人事檔案信息管理的“廣度與厚度”，從而最終可以為高校人力資源管理提供準(zhǔn)確判斷。

4.建立高校人事檔案信息化管理體制或細(xì)則。人事檔案信息化建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，必然需要一個(gè)完善的制度來(lái)保障落實(shí)。當(dāng)前，我國(guó)高校領(lǐng)導(dǎo)班子普遍缺乏對(duì)人事檔案信息管理制度和機(jī)制的建設(shè)，無(wú)制度不成方圓，相關(guān)制度無(wú)法建立，在實(shí)施過(guò)程中，管理必然非規(guī)范化和非科學(xué)化。實(shí)際上，建立和健全高校人事檔案信息管理制度和機(jī)制也關(guān)系到高校自身的發(fā)展，要將高校人事檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校黨政管理工作體系中，形成有效的制度保障。當(dāng)然，“制度的生命在于落實(shí)，而落實(shí)不能脫離責(zé)任”，這就需要進(jìn)一步落實(shí)責(zé)任規(guī)范，健全相關(guān)配套措施，例如制定和實(shí)施獎(jiǎng)懲細(xì)則、人事信息報(bào)送制度和修訂等配套制度，為信息化建設(shè)提供相關(guān)保障。

綜上，做好基于大數(shù)據(jù)的高校人事檔案信息建設(shè)，能更好地實(shí)施高校教師發(fā)展戰(zhàn)略，滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和社會(huì)服務(wù)的需要，服務(wù)于區(qū)域經(jīng)濟(jì)和社會(huì)。