電子文件在實際應(yīng)用中的利與弊

童莊慧 周喜青

摘要? 社會信息化的高速發(fā)展衍生出了許多新產(chǎn)物，電子文件就是其中之一，其具有深刻的社會背景和技術(shù)基礎(chǔ)。檔案管理工作的有效實施一定程度上依賴于電子文件的存儲和記憶。就電子文件的特點，研究分析了電子文件在檔案管理工作中的利與弊。

關(guān)鍵詞? 電子文件 檔案管理 利與弊

網(wǎng)絡(luò)信息時代的發(fā)展推動了當(dāng)代檔案管理工作發(fā)展的腳步，而檔案管理又和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)密不可分[1]。檔案管理手段的優(yōu)劣在極大程度上影響著工作的成效，檔案從業(yè)人員在面對復(fù)雜多變的群體檔案時，為了提升工作效率，應(yīng)該積極認(rèn)識到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在輔助檔案工作開展中起著決定性作用。

一、電子文件的特點

計算機(jī)的出現(xiàn)產(chǎn)生了新的記錄信息的方式——以數(shù)字編碼記錄信息，極大地促進(jìn)了檔案文件信息的利用，對廣大用戶來說，這是一種非常便捷高效的信息利用方式。電子文件是社會信息化發(fā)展的必然結(jié)果，相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，其顯著擁有更為優(yōu)良的特性，具體表現(xiàn)在以下方面。

1.電子文件的多樣性。目前，我們所知道的企事業(yè)單位和檔案相關(guān)機(jī)構(gòu)有許多種制作和存儲電子文件的方式，比如常見的有XLS、DOC、PDF、JPEG等;并且它們的存儲方式和記憶方式是有所區(qū)別的，常見的有CD、移動硬盤、網(wǎng)絡(luò)云盤等。由于電子文件存儲方式多樣，為方便今后再次利用，企事業(yè)單位或者相關(guān)檔案機(jī)構(gòu)可以采取單一或多樣形式的記錄方式和存儲方式來保管同一份檔案。

2.電子文件的不穩(wěn)定性。電子文件信息必須依附于一定的載體，一旦載體感染病毒或者出現(xiàn)其他技術(shù)故障時，其就可能會被損壞，因此電子文件具有不穩(wěn)定性。此外，計算機(jī)還控制電子文件的保存位置，這也增加了它的不穩(wěn)定因素。例如，以PDF等形式保存的電子文件信息就很可能因為計算機(jī)系統(tǒng)軟件的更新?lián)Q代發(fā)生損壞，甚至成為無效文件，導(dǎo)致電子文件的丟失。

3.電子文件的依賴性。電子文件必須借助特定的通訊設(shè)備或載體對檔案信息進(jìn)行存儲，如計算機(jī)、光盤、硬盤等。用戶和檔案工作者如果想要對檔案信息進(jìn)行查閱等活動，也必須依賴計算機(jī)以及相關(guān)應(yīng)用軟件，而電子文件一旦形成就會產(chǎn)生記錄，這個記錄同樣需要依附于計算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)[2]。例如，當(dāng)需要查閱某員工檔案的相關(guān)信息時，用戶及檔案工作者就必須借助計算機(jī)進(jìn)入機(jī)構(gòu)內(nèi)部服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行查閱。

二、電子文件對檔案管理的益處

1.加強(qiáng)信息資源共享。作為新世紀(jì)的新興產(chǎn)物，互聯(lián)網(wǎng)極大地促進(jìn)了檔案信息交換并且實現(xiàn)了信息資源共享。當(dāng)前，相關(guān)機(jī)構(gòu)在線網(wǎng)站是現(xiàn)有前提下檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳播和信息利用不容忽視的交流平臺。各級政府機(jī)構(gòu)也選擇公開上網(wǎng)，以促進(jìn)企業(yè)及個人用戶在互聯(lián)網(wǎng)上交流獲取檔案信息。

2.節(jié)約檔案存儲空間。和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，現(xiàn)在可能僅需要十幾張小小的光盤、硬盤就可以承載初期一個面積幾十平甚至上百平庫房里的檔案信息量。由此看出，和傳統(tǒng)介質(zhì)相比，電子文件存儲密度極大提高，有效節(jié)約了存儲空間，并且有理由相信其存儲密度隨著科學(xué)技術(shù)的持續(xù)進(jìn)步將會繼續(xù)增大。

3.確保檔案內(nèi)容完整。雖然在管理過程中電子文件的存在方式有多種，但是其所承載信息內(nèi)容與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件是一致的。區(qū)別于紙質(zhì)文件，可以按照實際需要更改電子文件的存儲形式，為用戶和管理者提供便捷。另外由于年代久遠(yuǎn)，紙質(zhì)文件字跡可能消退，造成文件信息不完整即內(nèi)容缺失，而電子文件的保存期限則相對更久。綜上，電子文件的多樣性決定了檔案管理過程中紙質(zhì)載體的可替代性，更有利于確保檔案內(nèi)容的完整。

4.推動工作持續(xù)發(fā)展。隨著科技不斷發(fā)展，大眾對于手寫材料的意識逐漸淡薄，多是采用計算機(jī)進(jìn)行存儲，所以電子文件為檔案人的工作也就帶來便利。電子文件的形成等一系列過程依賴于計算機(jī)進(jìn)行操作，借助相關(guān)的系統(tǒng)軟件對文件進(jìn)行分類、匯總、修改等[3]，同時通過計算機(jī)進(jìn)行文件信息查閱、提取和傳遞等，簡單方便，高效快捷。

三、電子文件對檔案管理的弊端

1.導(dǎo)致電子文件原始性欠缺。在檔案管理工作中，可能會遇到文件需要手簽的情況，而電子文件較難進(jìn)行手簽，這就使得其原始性欠缺[4]。雖然隨著技術(shù)進(jìn)步，可以通過手機(jī)、平板電腦等進(jìn)行手簽，如銀行辦理業(yè)務(wù)的手簽形式，但目前還存在著一定局限性。同時，電子文件的存儲易受到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的影響，如果電子文件的存儲要求無法滿足，文件載體會受損致使電子文件原始信息丟失。并且隨著技術(shù)更新發(fā)展，也可能導(dǎo)致電子文件原來存儲信息無法被識讀，給檔案管理工作帶來了極大的困難。

2.影響檔案管理真實性。計算機(jī)中存儲的電子文件信息可能遭到人為惡意篡改、復(fù)制，降低電子文件的真實性和有效性。所以在電子文件管理過程中，需要有專業(yè)檔案管理人員對其進(jìn)行管理，借助一定的工具或應(yīng)用軟件對保存的電子文件進(jìn)行加密處理，以此確保后續(xù)檔案工作的順利進(jìn)行。

3.削弱檔案的原始憑證作用。在計算機(jī)系統(tǒng)中，檔案信息是相對獨立存在的，如果有人在計算機(jī)系統(tǒng)中進(jìn)行人為增刪更改檔案信息，就很難發(fā)現(xiàn)改動痕跡;其次，在電子文件形成、整理和利用等一系列過程中會產(chǎn)生大量的動態(tài)文檔，并且為切合實際，會對文件中的數(shù)據(jù)進(jìn)行增補(bǔ)，在要確保檔案文件原始性的基礎(chǔ)上，這給鑒定歸檔文件是否為“原件”帶來了極大困難;最后，不斷變化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和新的信息編碼方式，在實際利用中對于電子文件的憑證作用是一個很大的挑戰(zhàn)。

4.存儲條件和技術(shù)條件要求較高。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不同，電子文件使用的制成材料是新型載體，其一般采用的是光盤、磁帶以及磁盤等存儲方式。因此在存放保管檔案時，考慮到保管條件有變化，存放電子文件的庫房不僅要有防高溫、防塵、防盜等設(shè)備，為了避免磁盤磁帶上的檔案信息遭受破壞，還需滿足防磁防電的要求。

電子文件的使用技術(shù)要求較高體現(xiàn)為文件信息的非人工識讀性以及其系統(tǒng)依賴性[5]。首先，與人肉眼所看完全不同，在計算機(jī)系統(tǒng)中信息是以0和1的數(shù)字代碼表示的，類型不同的信息編碼方式也不同，用戶必須借助特定工具對數(shù)字代碼進(jìn)行解釋還原才可以識讀。其次，用戶要想打開電子文件就必須借助與之相匹配的計算機(jī)系統(tǒng)和應(yīng)用軟件。

四、電子化對傳統(tǒng)檔案管理工作產(chǎn)生的影響

傳統(tǒng)檔案管理工作基于紙質(zhì)檔案管理展開，當(dāng)檔案管理工作主要內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募芾頃r，其業(yè)務(wù)工作流程和管理原則、方式都會產(chǎn)生巨大變化。根據(jù)傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)流程，電子化對檔案管理工作產(chǎn)生的影響如下。

1.立卷歸檔。電子化管理背景下可以實時歸檔，而以往是按照型號研制階段歸檔或者項目完成后一次歸檔。

2.分類管理。傳統(tǒng)式管理只能逐份整理后再歸入相應(yīng)的類目，組成案卷，而電子化管理可以通過系統(tǒng)迅速高效整卷，不需組卷。

3.檔案鑒定。電子化管理在需要保存的檔案進(jìn)行鑒定或者鑒定超過檔案保管期限的文件時，可以借助某一系統(tǒng)參數(shù)進(jìn)行批量篩選，而傳統(tǒng)式管理需要人工進(jìn)行逐份、逐卷挑選剔除，任務(wù)繁重，且由于人工操作可能會產(chǎn)生紕漏。

4.檔案保管。傳統(tǒng)式檔案管理的對象是實物檔案（紙張、膠片等），而電子化管理的對象是計算機(jī)存儲介質(zhì)（磁盤、光盤、磁帶等）。

5.檔案利用。電子化管理可以借助網(wǎng)絡(luò)隨時隨地瀏覽檔案部門在網(wǎng)上提供的檔案信息，而以往則需要到檔案部門進(jìn)行借閱。

紙質(zhì)文件在我國的文件領(lǐng)域中發(fā)展歷史較長，而電子文件傳播自西方，如今伴隨著我國數(shù)字科技的進(jìn)步，已被廣泛應(yīng)用于檔案管理相關(guān)領(lǐng)域。兩者的發(fā)展背景和價值特點各異，但在工作實踐中也體現(xiàn)出一定的共通性。相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，電子文件優(yōu)勢突出、潛力巨大，但也不能忽視其弊端，合理利用、揚長避短，才能實現(xiàn)其價值最大化。